中丹秘书处三岗培训

1、中丹团学三岗培训秘书处秘 书 岗一、信息媒介：收发各类通知，作为团学和部门内部的信息中转站，接受与传达团学各类信息。每周五中午12:00前汇报下周部门工作计划；短信通知：1、早上8:00 晚上8:00； 2、礼貌用语：请、谢谢等； 3、重要短信要做好确认回复工作。二、文件管理（纸质类）：负责部门活动档案的收集、整理和保存，对各种信息、数据进行有序的整理。三、活动教室的借用四、活动物资的借用 活动教室的借用普通教室借用提前至少4天；查教室门口的课表并和相关院系管理教室的老师联系，确定教室是否闲置；填写“上海金融学院借用教室表”（需要屈老师签名、盖院系章）。注：如使用多媒体教室需一式两份，一份送至

2、 实验中心515室，一份送至物业办公室（第五教学楼128室）。活动教室的借用 学生活动中心教室借用提前至少3天学生活动中心一楼大厅服务台 值班时间：每天中午12:1512:45； 下午16:0017:00 ； 根据提示填写教室借用表格活动物资的借用先联系秘书处秘书岗负责人秘书岗负责人：何 京联系方式子邮箱：图 文 岗 职责：电子资料的整理（负责部门各类资料的整理、归档及保存，建立本部门的电子档案）。一.文件夹1.活动文件夹格式：时间+空格+活动名称 （如2013.11.5 团干培训第一场）2.文件夹内容：活动策划案、通讯稿、活动照片。通 讯 稿 的 概 念 二.通讯稿

3、 1.定义：通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式。它是记叙文的一种，是报纸、广播电台、通讯社常用的文体。通 讯 稿 的 写 作 2.写作要求：以一个通讯员的身份去写，客观讲述活动，不要添加自己的主观感情；不论报道的是事件还是人物，它一般要始终围绕“人”做文章。因此，最好在通讯里面加上一些老师、同学的一些想法或感言；有领导参加发言的时候一定要先写领导的东西后写学生发言。主题明确，材料精当，详略得当、前后呼应尽量使语言达到准确、鲜明、精炼、生动的要求；通 讯 稿 三 段 走 3.内容分布：一、时间、地点、参与人物、发生的活动或事件

4、、活动数据；二、具体刻画活动过程，突出重点，领导学生发言，活动数据；三、总结，结束语，可写事情的发展趋势，或揭示活动的意义及效果。通 讯 稿 公 式活动具体名称(标题)第一段：具体时间（X年X月X日X点） +活动具体地点及内容 +出席人物 （主要人物先写 ）。第二段：主要内容概括 +内容展开 (突出重点 生动鲜明客观；加老师、同学的一些想法或感言和活动数据等)。第三段：活动意义+总结 。落款：中丹学院团委XXX部 （换行） 日期 附加项：2到3张清晰的照片（内容健康，积极向上，能真实反应活动情况）。通讯稿格式要求1.标题：宋体，三号，加粗字形，1.5倍行距 正文：宋体，小四，常规字形，1.5倍

5、行距 落款：正文右下角，中丹学院团委部 年月日2.文件夹命名：时间+空格+活动名+通讯稿 （如2013.11.5 团干培训第一场通讯稿）通 讯 稿 上 交 要 求通讯稿一般要求上午的活动或会议当天写好上交，如下午或晚上的活动，则允许第二天上交，不能太迟以保证通讯稿的及时性。优秀通讯稿展示 图文岗负责人：张佳艺联系方式电子邮箱：财 务 报 销 财 务 报 销 在整场活动结束后统一上交（1）经费结算表；（2）发票或收据；（3）所购物店址的名片（或联系方式填于发票或收据背面），最后由秘书处同一进行审核报销并存档。发 票 类 型左：上海市商业零售统一发票右：上海市国家税务局通

6、用机打发票发 票 注 意 事 项办公用品、学习用品等总价超过100元的必须附有报销清单，写明各项商品具体名称。发 票 注 意 事 项不予以报销：出租车票、餐饮发票，餐饮类定额发票，通讯费、公交卡充值卡发票。如特殊情况需报销请于空白处注明用途。 可予以报销：普通公交车票，轨道交通发票，报销交通费时需写明交通路线及人数。用于报销的发票必须是税务部门统一打印并印有财务监制章；有编号和水印；发票应为发票联，由复写纸书写或打印而成，有修改过的无效，手写发票一律不予报销。发 票 注 意 事 项同类型的发票（如等面值的车票）每10张以鱼鳞式的方式粘在一起。财 务 报 销整理好所需材料后，交到秘书处当日值勤干事处。时间：每天中午12:3013:00地点：金保楼305财 务 报 销所有项目