公文写作培训(行政会)

1、 公文写作培训 李 军 工作计划写作 一、工作计划的概念 工作计划是预先对一定时期内即将开展的工作或要完成的任务写出的书面的、条理化的设计、安排或打算，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。 二、工作计划的作用 古人说：“凡事预则立，不预则废。” 无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。同时，计划本身又是对工作进度和质量的考核标准，对大家有较强的约束和督促作用。所以计划对工作既有指导作用，又有推动作用，搞好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要

2、手段 。三、工作计划的分类 按内容分，有全面的综合性计划，如我校的学年工作计划；有单项计划，如我校教学工作计划、德育工作计划等（区别）。按范围分，有单位的、部门的、个人的计划等。按时间分，有多年性的，一般又称为规划；有近期的，如年度、季度、月份的计划等。按计划的详细程度分，有计划要点、简要计划和详细计划（区别）。 四、写作原则（一）可行性原则 在制定计划时，要进行认真、系统、全面的调查研究，把调查研究作为制定计划的前提。在调查研究的基础上，分析主客观诸样因素，反复酝酿、讨论，对未来的工作作出科学的预测。（结合上学期在执行计划中出现的一些问题，）千万不可忽视客观规律，闭门造车。 （二）科学性原则

3、 即从实际出发，按客观规律办事。一是要根据客观存在的实际情况及事物的发展规律来制定计划，而不是根据个人的主观愿望、理想、热情和意志来制定；二是要对现实情况作具体科学的分析，依据分析的结果制定计划，而不是从抽象入手。 （三）政策性原则 制定计划时，要考虑哪些事情应当做，哪些事情不应当做，这一切均要以党和国家的方针政策为依据为尺度。故制定好工作计划，事前须认真学习上级的有关方针政策，深刻领会其精神实质。 （四）统筹性原则 制定工作计划，要个体服从整体，局部服从全局，下级服从上级；又要与平行部门协调一致，以大局为重，以整体利益为上，兼顾兄弟部门和个人的利益；也要正确处理好一般工作与中心工作的关系，注

4、意计划本身的综合平衡，抓住工作重点，使各项工作均衡、协调地发展；还要依据“轻重缓急”的原则，安排好工作的先后顺序。 （五）明确性原则 计划上的任务、目的、指标、措施、办法、步骤、负责单位或个人等应写得具体明确、责任分明。这样，既便于执行计划，也便于检查工作。 （六）效益性原则 计划的目标、措施等都要考虑节省人力、物力，本着勤俭节约的原则；还要考虑计划实施有可能产生的负面效益，注重的综合性社会效益。（七）恰当性原则 制定计划不要把话说死了，不要绝对化，要留有修正的余地，在执行中可不断根据变化的实际情况进行修订。这样 ，就会给计划执行者留有创造的天地。那些超标准的计划 ，看似振奋人心，实为空文；那

5、些要求过低的计划，虽易执行，却不会起到促进工作、鼓舞士气、充分挖掘潜力的作用。 五、工作计划的结构 工作计划大体分为标题、正文、结尾三部分。 1、标 题 由单位名称、适用时期、内容和文种构成。 如：华阳小学20132014学年教学工作计划，其中“华阳小学”是单位名称，“20132014”是计划时限，“教学工作”是计划内容，“计划”是文种。 2.正文 由前言和计划事项构成。 包括制订计划的指导思想、依据、工作任务、要求和具体措施等，这是计划的核心部分，应写得详细、明确。 （1）计划的前言 要简明扼要说明制定计划的指导思想、目的或依据，提出工作的总任务或总目标。前言常用“为此，今年（或某一时期）要

6、抓好以下几项工作”作结，并领起下述的计划事项。 主要说明“为什么做”。 （2）计划事项 是总的计划下面的各个分计划项目。这部分一般要分项来写，有时，大的项目下有小的项目，大的项目是一个大的方面要做的工作，小的项目是在大的方面要做的每一项工作。主要说明“做什么”。 3、结尾 制定计划的单位或个人的署名及制定的时间。在各项内容之后和署名之前，有的还提出注意事项及检查修订办法，有的还可写上完成计划的决心。工作总结 一、工作总结的概念 工作总结是对一定时期内的工作进行全面系统的回顾，分析、概括出经验与教训，揭示出规律性认识的一种事务文书。 二、工作总结的作用 1、工作总结是做好各项工作的重要环节。通过

7、它，可以全面地、系统地了解以往的工作情况，可以正确认识以往工作中的优缺点；可以明确下一步工作的方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效益。 2、工作总结是由感性认识上升到理性认识的必经之路。通过工作总结，使零星的、肤浅的、表面的感性认识上升到全面的、系统的、本质的理性认识上来，寻找出工作和事物发展的规律，从而掌握并运用这些规律。 3、写好工作总结，须勤于思索，善于总结。这样可以提高你的行政水平，写总结实际上就是一个人理论与实践相结合过程，使你的工作能力更强。 总结过程中，要对工作的失误和缺点等有个正确的认识，勇于承认错误，可以形成批评与自我批评的良好作风。写好总结，须从以往的工作实际出发，可养成调

8、查研究之风。 总之，写好工作总结是非常重要的，但也要非常困难的。难度主要表现在两方面：一是“总”（过去的工作），二是“结”（工作的经验、教训、规律）。要正确处理好两者关系：“总”是“结”的依据，“结”是“总”的概括。 三、工作总结的种类 1.按内容划分有思想总结、工作总结、学习总结等； 2.按范围划分有单位工作总结、部门工作总结、个人工作总结等； 3.按时间划分有周总结、月总结、季度工作总结、年度工作总结等； 4.按性质划分有综合性总结和专题性总结。 四、工作总结的特点 1.客观性 总结是对过去工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。 2.典型性 总结出的经验教训是基本的、突出的、

9、本质的、有规律性的东西，在日常学习、工作、生活中很有现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。 3.指导性 通过工作总结，深知过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后少犯错误，取得更大的成绩。 4.证明性 这是说总结的基本表达手段是被动的（严格地说是证明），它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明它所指出的各个判断的正确性。 五、工作总结的内容 一般包括以下几个方面： 1.基本情况 包括工作的有关条件、工作经过情况和一些数据等等。 2.成绩、缺点 这是工作总结的中心重点。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。 3.经验教训 在写总结时，须注意发掘事物的本质及规律，使感性认识

10、上升为理性认识，以指导将来的工作。六、工作总结的格式 总结的格式，也就是总结的结构，是组织和安排材料的表现形式。其格式不固定，一般有以下几种： 1.条文式 条文式也称条款式，是用序数词给每一自然段编号的文章格式。通过给每个自然段编号，总结被分为几个问题，按问题谈情况和体会。这种格式有灵活、方便的特点。 2.两段式 总结分为两部分：前一部分为“总”，主要写做了哪些工作，取得了什么成绩；后一部分是“结”，主要讲经验、教训。这种总结格式具有结构简单、中心明确的特点。 3.贯通式 贯通式是围绕主题对工作发展的全过程逐步进行总结，要以各个主要阶段的情况、完成任务的方法以及结果进行较为具体的叙述。常按时间

11、顺序叙述情况、谈经验。这种格式具有结构紧凑、内容连贯的特点。 4.标题式 把总结的内容分成若干部分，每部分提炼出一个小标题，分别阐述。这种格式具有层次分明、重点突出的特点。 一篇总结，采用何种格式来组织和安排材料，是由内容决定的。所选结论应反映事物的内在联系，服从全文中心。 七、工作总结的构成 总结一般是由标题、正文、署名和日期几个部分构成的。 1. 标 题 标题，即总结的名称。标明总结的单位、期限、内容、文种。如：华阳小学2013学年工作总结 其中“华阳小学”是单位，“2013”是期限，“工作”是内容，“总结”是文种。 2.正 文 正文一般又分为三个部分：开头、主体和结尾。 （1）开 头 或

12、交待总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简炼，使总结很快进入主体。 （2）主 体 是总结的主要部分，是总结的重点和中心。叙写主要经验和教训。 主要说明在什么思想指导下，采取哪些措施，取得哪些成绩和经验，并要求把这些经验教训从感性上升到理性来认识，使之条理化。总结成绩和经验既要谈看法、认识，更要用典型事例、具体数据来证明，使之更有说服力；叙述教训时，应当分析原因，找出根源，引以为戒。 （3）结 尾 是总结的最后一部分，对全文进行归纳、总结。或突出成绩；或写今后的打算和努力的方向；或

13、指出工作中的缺点和存在的问题。 3.署名和日期 如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明。最后还要在署名的下面写明日期。 九、例文（一） 天河区华阳小学2013年招生工作总结 一、概况 二、今年招生工作的几项主要措施 1、坚决执行全面实行“地段”招生制度 2、适时调整我校本年度招生数量 3、加强招生工作宣传力度，努力提高我校的知名度 4、认真培训招生干部、老师 5、坚持不懈抓好廉政建设 6、全面实行电子管理。 三、今年招生工作的不足和今后的打算 例文（二） 华阳小学2014年工会工作总结 一、概述 二、成绩和经验 1、开展多种教育，提高教师素质 2、加强民主管理，积极参政

14、议政 3、开展知识竞赛，提高工作效益 4、关心教师生活，维护教师利益 三、存在的问题 四、今后进一步加强的工作 报告、请示与函 请示与报告“请示适用于请求指示、批准。” “报告适用于汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。” 广州市天河区华阳小学文件穗天教华【2014】01号 签发人 ：周 洁 关于购置执法车辆的报告（请示）天河区教育局： 目前，我校现有的车辆已经不能满足工作需要。为此，特申请新购置公务用车4辆。另外，我校教师人员多，工作压力大，请一并考虑解决。 妥否，请予批准。 天河区华阳小学（章） 2014年4月25日 广州市天河区华阳小学文件穗天教华【2014】01号 签发人 ：周 洁

15、关于购置执法车辆的报告（请示）天河区教育局： 目前，我校教师人员多，工作压力大，现有的车辆已经不能满足工作需要。特申请新购置公务用车4辆。 妥否，请予批准。 天河区华阳小学（章） 2014年4月25日请示的写作要求 一文一事。一份请示只能写一件事，这是办法所规定的，也是实际工作的需要。如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。 单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。不越级请示。这一点，请示与其它行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直

16、接送领导个人 。 不抄送下级。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。请示与报告的区别:行文目的不同 请示一般要求上级机关给予直接答复，即批复 报告主要是下情上达，不要求批复，或只是请求批转有关单位知照行文时间不同 请示必须事前行文，不允许“先斩后奏” 报告可随时行文，事前、事中、事后均可内容要求不同 请示内容必须一文一事 报告可具有综合性特点，可同时反映多方面情况和问题处理结果不同 请示行文后，要求上级机关必须给予答复 报告行文后，不一定需要上级机关批复篇幅不同 请示一般都比较简短 报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长结束用

17、语不同 请示结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等，必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求 报告结尾多用“特此报告”等，一般不写需要上级必须予以答复的词语 请示与报告使用中的常见问题 1. 错用文种：用于平行或不相隶属机关之间 2. “报告”与“请示”“函”混用 3.报告中夹带请示事项 “打个报告” “请示报告” 关于申请购买x x x x的报告 解决若干问题的请示 情况报告 请示报告 申请报告 函 “适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求等。”“不相隶属机关”：一个系统内部的平级机关是不相隶属机关。凡是双方在行政或组织上没有领导与被领

18、导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关。无需考虑双方的级别大小，如果双方之间有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文体。 新办法第十五条：“政府各部门，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”（政府各部门与下一级政府之间视为不相隶属关系，行文只能用“函”）原办法第十三条：“政府各部门，可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。”（政府各部门与下一级政府间视为隶属关系，可直接行文） 有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间如： 上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文体显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。 上级机

19、关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函，下级同样要回以报告。 天河区人民政府办公室关于询问小学违规收费情况的函区教育局： 据羊城晚报2525年2月2日二版报道，我 区小学连续两年违规收取“建校费”达120亿元。此事经媒体披露后，在群众中引起强烈反响。但据了解，自报道刊发至今，已逾半月，该校始终未向媒体作出任何解释，你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况，导致众多家长联名写信向主管区长反映。 根据区政府领导同志指示，特函知你局迅速处 理此事，并将有关情况及时上报。 二五年月日国务院办公厅关于扬州雕版印刷博物馆冠名问题的复函江苏省人民政府： 你省关于请批准将扬

20、州雕版印刷博物馆冠名为中国雕版印刷博物馆的请示（苏政发200334号）收悉。经商有关部门并报国务院领导同志同意，现函复如下： 同意“扬州雕版印刷博物馆”冠名为“扬州中国雕版印刷博物馆”。 （ 国务院办公厅印） 二三年八月二十二日常见问题：1.用请示、批复、报告、通知等文种代替函乡人民政府给县直各单位的关于解决修路所需经费的请示市教育局给县政府关于调整县职业教育结构的批复2.写作上随意性大（不拟标题；主送单位不清；正文用语随便，缺乏应有礼貌甚至以势压人或强人所难；文尾不规范，缺项等）规范盖公章如何识别假公章方法一：看字体 公司的印章，包括公章，合同章，财务章，法人章，都必须在公安局指定的刻印社制

21、作，国家对公章的字体也有标准的要求，对于境内一般的单位最常见的是宋体或者仿宋体，虽然不是绝对的，但是假如使用了其他字体，请保持怀疑的态度，提高警惕。上面的案例中两个假印章使用的都不是宋体。方法二：看颜色 真正的公章，要保存到电脑中上面已经介绍了，需要沾印泥，盖印然后再扫描，印泥的颜色经过扫描后从电脑上看一般来说呈现出深红的颜色，最重要的是颜色看起来有密密麻麻的不规则杂点，要么有小黑点，要么有小空白，这是因为真正的印章毕竟是在物体的表面刻出来的，而这个印章坯子的表面是不可能做到绝对光滑的，沾印泥盖印的过程中由于油墨不均匀，力度不一致，白纸以及下面的桌面都不可能是绝对光滑的，所以盖出来的印总有颜色不均匀的地方。而电脑制作的假印章一般是非常均匀的红色，整个印章没有一点色差，也没有一点杂质和空白。方法三：看形状 包括字的形状和周围圆圈的形状。先说字，无论是圆形还是椭圆形的印章，虽然字都不是横平竖直的，但是每个字单独看都是规规矩矩的长