高校二级学院行政秘书的自我定位与能力培养

1、高校二级学院行政秘书的自我定位与才能培养高校二级学院行政秘书的自我定位与才能培养【摘要】高校行政秘书作为一支新兴队伍，在高校管理工作占据着举足轻重的作用。高校管理的不断成熟对行政秘书的工作提出了更高的要求。本文从行政秘书的自我定位及才能培养两方面讨论了高校行政秘书的角色问题。【关键字】行政秘书；自我定位；才能培养中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-8809202212-0082-01高校二级学院办公室是学院工作的窗口，而行政秘书在办公室建立与学院开展中发挥着举足轻重的作用。高校管理的不断成熟对行政秘书的工作提出了更高的要求。它在上传下达学校的有关精神，左右联络学院师生及同事之

2、间的团队合作，内外沟通学院内部及学院与其他职能部门之前的公关协调，发挥着越来越重要的作用。这就要求行政秘书要充分理解职责分工中对自己的角色期待，才能脚踏实地效劳好教学和科研，效劳好教师与学生，从而表达自己的岗位价值。一、高校行政秘书的自我定位1、综合性与专一性的统一二级学院行政秘书的工作头绪多，事物杂，范围广，具有很强的综合性。工作范围几乎涉及到二级学院机关工作的各个方面。除了要完成每天各类报刊文件的分发传阅、各个会议的筹备与后勤效劳，各种来电来访的接待与处理之外，还需向学院各基层单位提供政策咨询和优化资源的引导，建立与其他兄弟单位的行政秘书及本单位同事之间的左右联络，互相配合。可谓集各种工作

3、角色于一身，成为多面手。同时，行政秘书又具有很强的专一性。如方案生育、财务的管理都带有严格的政策法律性，假设缺乏专门训练或态度马虎，就很容易出纰漏，甚至给学院的工作带来宏大的损失。2、效劳性与创造性的统一3、主动性与被动性的统一秘书工作的效劳性决定了行政秘书工作的被动性。首先是工作性质被动。行政秘书工作的变化总是随着上级部门及本单位指导工作的变化而变化，这决定了秘书工作的附属性，即被动性。其次是工作时空被动。不同时期、不同地方、不同指导对秘书活动的要求是不同的。秘书必须想指导之所想，急指导之所急，解指导之所难，帮指导之所需，不能分开指导和指导工作而单独开展工作。三是工作绩效的被动。秘书活动的本

4、职决定了秘书人员必须甘居幕后，默默无闻地工作。行政秘书的工作虽具有被动性，但其角色职能也赋予了其鲜明的主动性。在详细工作中，行政秘书是上传下达，联络左右，沟通内外的纽带。其作用的发挥需要行政秘书具有主动意识，即充分发挥主观能动性，主动参与，主动效劳，不应付、不敷衍。4、公开性与保密性的统一秘书工作的岗位职责决定了工作内容的公开性。小到上级文件精神的传达，大到办公用品，大宗设备仪器的采购都需做到公开透明。以公开促公正，以公平树形象。同时，保密性也是办公室工作本身的客观要求，是行政秘书的神圣职责。办公室一个信息的集散地，秘书工作环境的特殊性，要求行政秘书具有强烈的保密意识。假设失去了秘书，就变成的

5、文书。二、高校行政秘书才能培养作为行政秘书，在明确以上角色后，就应着重培养自己与之相适应的才能，加强自身建立，从而更好的为学院效劳。1、要具备较强的文字表达及人际沟通才能由于行政秘书承担着文件的接收与传递，学院与其他职能部门之间的公关、沟通，这就需要其用语言或文字对相关部门和人员进展陈述，清楚地、有说服力地表达思想和意图，让对方一听、一看那么明，从而进步工作效率。因此，行政秘书必须语言精练、表达流畅，可以标准书写一般应用文，如工作方案、工作总结、会议通知、纪要等。2、要具备利用现代化工具获取和处理信息的才能科学技术的开展，早已改变传统的办公方法和手段，整个行政管理工作的科学化、现代化要求越来越

6、高。现代办公离不开计算机、 机、扫描仪、投影仪、数码相机等电子设备。这就要求行政秘书掌握最根本的操作才能，在工作中不断纯熟，以增加纯熟程度。同时，行政秘书的角色还要求其擅长利用现代化设备捕捉多方面的信息，运用已有知识对信息进展加工处理，取其精华、去其糟粕，以进步效率和质量。3、要具备敬锐的洞祭力及正确分析和解决问题的才能行政秘书主动性与被动性的统一的特点，决定了其在管理过程中会遇到不同的人和事，特别是突发事件的降临。因此，行政秘书必须具备敏锐的洞察力，保持冷静，平静待人，对问题或事件进展客观、公正的评判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及时拿出可行性解决方案或处理意见，以保证学院管理工作及时有效的进展。待问题解决之后，要认真分析发生的原因，评价结果解决的合理性和正确性，从而为今后的工作提供借鉴。三、结论随着我国教育改革的不断开展，高校二级学院的管理也日趋成熟。这对于行政秘书来说，即使机遇也是挑战。高校行政秘书只有在明确自己的角色定位后，才能有效