秘书事务管理06团体接待

1、绪论事务01事务02事务03事务04事务05事务06事务07事务08事务09事务10事务11事务12事务13事务14事务15事务16事务17事务18事务19事务20事务21事务22事务23事务24事务25事务26事务27事务28事务29事务30事务31事务32事务33事务34事务35事务36事务37事务38 事务39事务06 团体接待学习目标学习内容课后练习课堂模拟学习内容二、制定计划三、安排迎送四、安排食宿五、安排参观、 游览和娱乐六、注意事项一、基本要求一、基本要求（二）厉行节约，经济实惠（三）规范操作，周到细致（四）高效机动，紧张有序（一）健全制度，按章办事（五）服务热情，仪表庄重（一）

2、健全制度，按章办事2006年10月20日，两办印发了党政机关国内公务接待管理规定，对公务接待的范围、原则、标准、程序、要求、监督等做出了明确的规定。每一个社会组织都应根据或参照这一规定，结合本地区、本行业的实际情况，制定本单位的具体实施办法，并严格执行，使接待工作科学化、制度化、规范化，做到接待工作有章可循、有法可依。（二）厉行节约，经济实惠在餐饮、住宿方面，要精打细算，对不同的接待对象执行不同的标准，避免铺张浪费。一般不安排来宾住高档豪华宾馆，不吃天价宴席，一般不将来宾带到豪华娱乐场所消费；提倡用地方特色菜肴招待客人，既能使客人了解当地的饮食文化，又体现了节约精神；要控制陪客吃饭人数，严禁“

3、一个客人十多人陪”的现象。力争少花钱多办事，让领导和来宾都满意。（三）规范操作，周到细致一是要认真细致地做好接待准备工作，每一个环节、每一个细节都要考虑周全，准备充分。二是在接待过程中，要根据接待方案逐一认真实施，一丝不苟，滴水不漏，确保接待工作中的每一项内容都能落实到位。三是接待任务完成后要及时认真总结，找出存在的问题，提出整改措施，精益求精，不断提高接待工作水平。（四）高效机动，紧张有序在实际接待过程中，常常会有一些意想不到的事情发生，比如来宾人数有变化、到达时间推迟、参观路线临时改变等等。这些都要求我们在短时间内迅速做出正确的判断，采取行之有效的应对措施。因此，接待人员一要头脑灵活，随机

4、应变，能够根据变化迅速调整接待方案；二要沉着冷静，准确掌握不断变化的情况，及时果断处理；三要高效工作，雷厉风行，保证各项应对措施迅速落实到位，真正做到有条不紊、忙而不乱。（五）服务热情，仪表庄重一个社会组织能否给来宾留下良好的印象，除了看这个组织本身的发展和建设水平外，接待人员的素质也是一个重要因素。因此在接待过程中，接待人员要注重接待礼仪，着装符合礼仪要求，操作规范标准，举止庄重大方，言谈热情文明，注意把握分寸和尺度。对来宾提出的任何问题或要求，都要做出热情、礼貌的回应。做到朴实、热情、真诚，使来宾有宾至如归的感觉。二、制定计划（一）了解来访目的（二）掌握基本情况（三）确定接待规格（四）草拟

5、接待计划（五）协调相关部门（六）征求对方意见（七）报请上司审批（一）了解来访目的1.通过对方的访问预约函了解；2.通过电话询问对方了解；3.通过上司或有关人员了解；（二）掌握基本情况1.来访单位基本情况：单位全称、业务范围、发展态势；2.来访团体基本情况：来访人数、名单、性别构成、职务构成、民族构成、宗教信仰等；3.主宾基本情况：个人爱好、性格特点、职业特长等；（三）确定接待规格1.接待规格的概念和种类（1）高规格接待；（2）对等接待；（3）低规格接待；2.接待规格的确定（1）考虑客人身份和来访目的；（2）考虑双方的利益关系；（3）考虑人员临时变化；（4）考虑上次接待标准；（5）秘书提出建议上

6、司最终决定；（四）草拟接待计划接待计划的内容主要有四项：1.接待规格：包括主陪、副陪、住宿、用车、餐饮的规格；2.工作人员：用于承担来访前的准备工作、来访期间的联络沟通和协调服务工作；3.日程安排：包括从迎接到送别的所有活动内容，要以表格形式详细列出。4.经费预算。青海集团计算机公司*接待活动日程安排日期时间活动内容地点参加人员备注4.经费预算（1）工作经费：包括租借会议室、打印资料等费用；（2）住宿费；（3）餐饮费；（4）劳务费：包括讲课、演讲、加班等费用；（5）交通费；（6）参观、游览、娱乐费用；（7）礼品费；（8）宣传、公关费用；（9）其他费用。（五）协调相关部门接待计划涉及本单位哪个部

7、门，秘书都要事先与之商量沟通，商定接待的时间、涉及的内容、接待地点、参加人员等。（六）征求对方意见日程安排初步定好后，要征求来访者的意见，尽量满足对方提出的合理要求。对于实在难以办到的事情，要如实向对方解释清楚。（七）报请上司审批接待计划是由秘书草拟的，但只有经过上司审定批准才能实施。一般来说，经双方认可并经上司批准的接待计划就不能再轻易地改动了。三、安排迎送（一）迎送车辆安排（三）送站安排（二）接站安排（四）交通安全保障（一）迎送车辆安排在制定接待计划的时候，秘书人员就要根据来访团体的人数和接待规格来确定接待用车。一般来说，接待规格高、人数较少团体的用小轿车；人数较多的团体可用商务车（MPV

8、）或高档中型旅行车（如丰田考斯特）。丰田考斯特车名：丰田COASTER长宽高（mm） ：622520252585 乘员人数：23人 最高时速：125 (Km/h) 参考价格：60万人民币左右（二）接站安排1.接站方式3.注意事项2.接站礼仪1.接站方式（1）主陪宾馆迎候，副陪带车接站；（2）主陪亲自带车接站；2.接站礼仪（4）主动帮助客人搬运行李（1）主动握手，表示欢迎（2）主方介绍接站人员（3）客方介绍来访人员3.注意事项如果接站人员与来访人员从未见过面，就需要事先准备一个接站牌，上标来访团体名称或其所在单位名称。字迹要工整，字面要足够大，让人能从远处看得清楚。如果是特别重要的客人，可以准备

9、一些花束，但一定要是鲜花，而且不能用白色和黄色的菊花。（三）送站安排如果客人离开的时间是上午，在前一天晚上，主人一方应安排告别晚宴，或到客人下榻的宾馆话别；如果客人离开的时间是下午或晚上，主人一方应在当天上午安排告别午宴，或到客人下榻宾馆话别。有礼物赠送的，最好也在此时进行。话别的时候，应告知客人送行的人员、车辆及时间方面的安排，让客人心中有数。（四）交通安全保障1.选派技术熟练、熟悉线路的司机；2.选用性能先进、车况良好的车辆；3.确定安全、便捷的行车路线；4.强化交通安全教育；四、安排食宿（二）住宿安排（一）饮食安排（一）饮食安排接待来访团体，接风和送行都需要正式的宴请，其他时间可以简单一

10、些，安排工作餐。正式宴请时，要注意以下事项：1.事先确定时间地点；2.事先确定陪同人员；3.事先确定桌次座次；4.事先确定菜单；5.书面邀请；1.确定宴请的时间和地点正式宴请的时间以晚上居多，地点以环境幽雅、安静的中高档餐厅为佳，一般应选择包间。预定餐厅的时候，首先要根据主人、主宾的身份确定餐厅的档次，然后再根据宴请事由和规模确定餐厅的大小。4.事先确定菜单（1）秘书授意，饭店拟定，主陪审核；（2）精美印刷，每桌（座）一份；（3）莫标价格；（二）住宿安排1.地点选择（1）交通是否方便；（2）档次是否合适；（3）环境是否幽雅；（4）有无合作背景；2.房间安排（1）主宾安排套间；（2）其他单间标间

11、；（3）朝向楼层要好；（4）事先随机抽查；五、安排参观、游览和娱乐（一）初步确定内容；（二）征求对方意见；（三）修改确定方案；（四）精心安排实施；（五）遵守注意事项；（一）初步确定内容1.参观内容的确定；2.游览内容的确定；3.娱乐内容的确定；1.参观内容的确定（1）首先明确参观目的。使参观目的与来访目的一致。（2）根据目的选择内容。参观内容的选择，应同时满足以下三点要求：A 能够满足来访者的基本要求；B 不会影响正常工作及生产；C 不会泄露核心机密。2.游览内容的确定团体接待中，一般都会安排游览本地区的著名景点。确定具体内容时，秘书应注意两点：（1）了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况，视情

12、安排；（2）熟悉景点内容，协助解答客人问题；3.娱乐内容的确定（1）了解娱乐项目种类（2）了解客人兴趣特长（3）因人而宜选择项目（4）突出特色格调高雅娱乐项目种类观看项目：音乐会、话剧、京剧、芭蕾舞、博物馆参与项目：高尔夫球、台球、卡拉OK、跳舞、游泳（四）精心安排实施1.人员安排；2.参观地点检查；3.提前预定门票；4.服务外包；1.人员安排一般来说，主陪人应当全程陪同给客人安排的娱乐活动，因特殊情况不能参加时，也要排副职代替，并提前解释。要尽量避免只派秘书人员陪同。2.参观地点检查秘书要在正式参观的前一天检查已定好的参观地点和项目，发现问题，及时与具体负责人商量解决。3.提前预定门票一些高水平的演出往往一票难求。因此，秘书要提前几天预订门票，并尽量多地掌握几种不同渠道的订票方法，以便圆满完成订票任务。选择门票的时候，观看类节目的座位以第七、八排为最好。4.服务外包如果来访团队人数较多，可以把游览、娱乐类项目外包给旅行社，他们更有经验，也拥有更多的资源来完成这类任务。但为了确保安全，一定要选择资质、信誉良好的旅行社。（五）遵守注意事项1.不要迟到早退；2.不要大声喧哗；3.根据场合调整着装；六、团体接待中的注意事项（一）严格执行规章制度（二）了解来宾风俗习惯（三）内外有别注意保密1.茶叶用量3g茶+200ml开水在此基础上，根据客人的年龄、性