新时期高校教学秘书工作初探

1、新时期高校教学秘书工作初探【摘要】高校教学秘书有着一般企事业单位秘书工作的共性,也有着自身工作的个性。高校教学秘书作为院系指导的助手,直接参与教学管理工作,在高校教学管理队伍中起着不可或缺的作用。本文通过对高校教学秘书的角色定位、工作任务、工作方法及其在实际工作中遇到的问题和困难进展阐述分析,结合笔者的工作经历,做了几点理性的考虑。【关键词】教学秘书教学管理辅助决策效劳意识1教学秘书的角色定位和工作职能“秘书一词在?辞海?中的意思是:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。该解释明确了“秘书的工作职责,同时又认定了“秘书在社会各级机关中所充当的角色和应具备的角色意识。教学秘书具有区别

2、于一般秘书的特性。作为基层的教学管理人员,一方面,他们要协助院系分管指导管理教学方面的常规事务,有力地保证教学工作的正常运转;另一方面,他们将老师、教研室、实验室的工作情况、教学成果等资料统计汇总、归纳分析向指导汇报,为指导决策提供信息,起到参谋、助手的作用,成为指导总体职能的有机补充。教学秘书是效劳者,为教学、老师、学生效劳,为院系指导决策效劳。工作的效劳性决定了其工作的非主导性,即辅助性。教学秘书在系部年度教学方案的制定,各项教学管理措施的出台等方面当好指导参谋和助手,及时提供教学工作所需的部分资料和设备,办理停、调课手续等为老师的授课和学生的学习提供支持性保障。教学秘书的工作决定了他们必

3、须具备三重角色:管理者、效劳者和沟通者,且这三种角色是有机统一的。作为教学秘书,必需要树立效劳意识,因为管理和沟通的最终归属就是效劳,而且效劳意识表达得更详细、更直接,只有真正树立效劳意识才能使工作有的放矢,才能真正表达教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性,才会让人觉得秘书工作也是伟大、神圣、受人尊敬的,而不是可有可无的。2如何做好教学秘书工作2.1思想上重视工作教学秘书的三重角色及其工作职能充分说明了他们工作的重要性,他们是整个院系常规教学活动正常开展所必不可少的环节,工作稍有忽略可能直接导致一系列教学事故的发生,这就要求他们时刻保持严谨的作风。因此,作为教学秘书自身而言,必需要从思想上加强认

4、识,明确自己任务的重大和自身岗位的重要性,树立责任意识。2.2注重自身才能的培养教学秘书必需要提升综合才能才能满足其工作复杂性和多样性的需要,才能适应教育教学管理的新变化,进步工作效率。教学秘书要成为多技能高素质的管理人才,必须具备以下多种综合才能。首先,教学秘书要具备计算机操作和应用才能,利用计算机网络在日常教务管理中对各类教学信息进展自动处理,通过信息交换、资源共享等技术,使各项教学管理工作快速、方便、准确、标准、平安地得到实现。其次,教学秘书要具备相当强的沟通和协调才能,妥善解决和处理各种关系。如处理好教务处与所在院系之间的关系,处理好院系与教研室、实验室及班级之间的关系,处理好老师与学

5、生之间的关系等。再次,教学秘书要具备综合分析才能,利用各种信息及时纠正教学过程中执行的偏向,反响方案施行过程中出现的问题,使有关部门指导对客观变化做出迅速反响,提出应对措施。最后,教学秘书在履行岗位职责时,还要具备统筹兼顾的才能,明确自己所处的位置。做一个好的教学秘书不仅仅要帮助上级指导处理各种详细的繁琐事务,而且完全可以在自己力所能及的范围内为指导出谋划策,充当指导的智囊。2.3进步综合素质教学秘书根本素质是多方面的,除了政治素质和道德素质外,还要掌握教育科学根本理论,如秘书学、教育学、心理学、高校管理学和人际关系学等。除此之外,亦要熟悉学生管理和教务管理的有关规定,具备与工作相适应的管理才

6、能、写作才能、组织协调才能,具备相应的学历、职称等。3教学秘书工作中存在的一些问题及其解决方法随着高校招生规模不断扩大,教学改革持续深化,教学管理向信息化、现代化开展,给教学管理工作带来新的机遇和挑战。当前高校教学秘书岗位存在一些问题,这些问题会直接影响教学秘书的工作,必须加以改良。3.1教学秘书的理论程度有待进步知识构造单一,技术职称偏低。资料显示,绝大多数教学秘书所学专业与从事的工作不相一致,技术职称在中初级,甚至没有技术职称。由于工作责任重,压力大,而待遇相对低,造成部分教学秘书心理失衡,对工作没有热情,不能积极主动地投入到教育管理事业中去。3.2教学秘书的工作程序有待标准工作程序是按一

7、定顺序和方法工作的规那么。标准工作程序是进步工作效率的关键。教学秘书在行政上属于二级院系,在业务上却附属于教务处,很多工作都直接承受教务处安排。为此,教学秘书经常处于办公室事务和教务事务的“两难境地,职、责、权别离。在组织活动中,职务、责任、权利三者互为条件,且必须相称和平衡。如有责无权,那么无法尽其责;如有权无责,就会滥用权利。教学秘书是基层的教学管理人员,有一定的管理权限,事实上,教学秘书通常是有责而无权,职责权无法统一,充当的是“救火队员这一为难的角色,整个工作的重心偏向于“干事而不是“管理鼓励方案,也不能经常隐于众多行政事务工作和会议、文件之中难以自拔。要擅长根据轻重缓急有方案有条理的安排工作,抽出时间深化教学第一线,积极开展调查研究。要从办公室走进课堂听课,要定期开展师生座谈会,听取老师和学生对教学工作的意见和建议。教学秘书要擅长发现并解决教学工作中出现的问题,做好教与学的协调工作。随着高等教育的飞速开展、高等学校办学规模的不断扩大,教学秘书工作迎来了前所未有的宏大挑战。广阔教学秘书只有首先从进步自身综合素质下手,才能适应日新月异的高校教育教学改革。虽然系级秘书这一职业并未走到高校教改的前沿,但随着改革的不断深化,必将涉及到我们的身上,只有早作准备,顺应开展趋势,才能真正成为一名优秀的教学秘书。参考文献1鼓劲杨.谈系部教学秘书的工作特性J.湖南冶金职业技术学院学报