合同管理制度(试行)

1、PAGE PAGE - 12 -合同管理制度(试行)YX/BBG-223-220088目的为加强合合同管理理，保障障公司的的合法权权益，预预防合同同纠纷，促进公公司依法法经营管管理，特制定定本制度度。2适用范范围本制度适适用于公公司各部部门、本本制度适适用于加加盟、广广告、代理销销售、采采购、维维修等方方面的合合同。分公司司可参照照本制度度另行制制订细则则。有关劳动动合同和和劳务合合同管理理制度另另行制定定，不适适用本制制度。3 职职责权限限3.1总总部总裁裁办法务务主管负负责总部部直属各各类合同同的文本本规范及及法律风风险的防防范，包包括合同同内容和和形式的的合法性性、严密性性、可行行性等。

2、3.2财财务部门主要负负责审查查合同支支付要约约是否符符合公司司的财务务管理及及支付条条件，并并督导收收付履约约。3.3合合同经办办部门负负责合同同的履行行跟踪、及所经办办合同资资料的整整理归档档。3.4总总部签订订的合同同，根据据分权权规范管管理办法法，可可由权限限内分管管领导批批准；涉涉及到费费用大于于20000元、或有合合同违约约、变更更事宜的的，统一一由执行行总裁审审核、总总裁批准准；合同同的履行行，视其其所涉金金额大小小，根据据分权权规范管管理办法法和财财务有关关审批制制度，由由权限内内的分管管领导审审批。合合同履约约责任，由各部部长承担担。3.5 各直营营公司、经经营单位位的合同同

3、管理需需依据分分公司首首责人权权限设置置，权限限内的合合同签订订和履行行，报备备总部总总裁办，权限外外的合同同签订和和履行报报总部批批准。合合同的履履约责任任由各公公司、经经营单位位首责人人承担。总裁办办有权对分分公司合合同管理理工作进进行监督督检查。4 内内容与要要求4.1 合同同的签订订准备4.1.1签订订合同，必须严严格遵守守国家的的法律、法规、政策以以及其他他有关规规定。4.1.2 在在签订合合同前，洽谈人人、经办办人、签签约人必必须做好好以下各各项工作作后，方方可签订订合同。主要包包括：a) 对方当当事人主主体资格格(营业业执照)、经营营权限、履约能能力（各各种资质质证书）以及资资信

4、情况况（附件件3）、对方签签约人的的签约权权限等。b) 我方的的履约能能力、对对市场进进行预测测和调查查、合同同的可行行性和合合法性，防止签签订无效效合同。c) 对资信信不明、资信状状况不好好，且无无可靠担担保单位位的，不不得与之之签约。4.1.3签订订合同，应验证证对方相相关证明明文件，核对无无误后方方可正式式签订合合同，对对方交验验的证明明文件要要妥善保保管。4.2 合同同签订流流程及权权限法务财务执行总裁加盟洽谈填写格式合同审核YESNO审核NO审核YESNOYES审核NO签订合同YES总裁YES批准NO4.2.1 加加盟合同同签订流流程1洽谈谈 由加盟盟工作人人员负责责与客户户进行洽洽

5、谈，洽洽谈时注注意控制制选址的的确认。2填写写格式合合同 由洽谈谈经理负负责与客客户进行行沟通，相关权权利义务务经双方方确认无无异议后后，填写写加盟格格式合同同，报上级审核核批准。如有条条款修改改，必须须先填写写加盟合合同呈报报签批表表，报法法务、执行总总裁审核核、并经经总裁批批准后，方可修修改签约约。3合同同评审 洽谈谈经理书书写完成成加盟合合同（或或加盟意意向书）后，填填写合合同评审审记录表表，先先交由加加盟首责责人从内内容上对对合同进进行审核核，再交交由总裁裁办法务务主管从从法律上上对合同同进行审审查，由由财务对对加盟费费收取是是否符合合标准进进行审查查，最后后交执行行总裁和和总裁审审核

6、，审审核人员员审核后后均须将将意见写写入合合同评审审记录表表（附附件4）。4合同同签订 合合同评审审完成后后，由加加盟商（乙方）代表人人签字。其后，由行政政人员填填写裕裕兴公司司公章使使用申请请单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时时加盖骑骑逢章。4.2.2 采采购合同同(流程程图见附附件5)1与供供方洽谈谈一般采购购由物流流中心采采购人员员与供方方进行洽洽谈，确确认到货货方式和和时间、验收标标准、价格和和付款方方式。涉涉及年度度采购总总额在2200001000000元的项项目，需需提供三三家以上上询比价价记录并并报财务务、执行行总裁审审核、总总裁审批批；涉及及年度采采购总额额在1

7、000000元以上上的项目目，需进进行招标标采购。2起草草合同我公司有有固定采购购合同的的尽量使使用本公公司合同同文本，本公司司没有的的可重新新起草或或使用其其它文本本。3合同同评审无论是本本公司起起草的合合同还是是借用其其他合同同文本，均需填写写合同同评审记记录表，先由由物流中中心首责责人从内内容上进进行审核核，再由法法务审核核合同的的合法性性、财务对对合同付付款方式式、付款金金额及票票据合法法性进行行审核，最后报报总裁审审核。审审核人员员审核后后均须将将意见写写入合合同评审审记录表表。4合同同签订 合合同评审审完成后后，由供供方（乙乙方）代代表人签签字并盖盖章，采购经经办人填填写裕裕兴公司

8、司公章使使用申请请单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时时加盖骑骑逢章。4.2.3广告告业务合合同(流流程图见见附件55)1洽谈谈公司对外外广告业业务合同同，统一由由品牌管管理中心心负责对对外进行行洽谈。2起草草合同。由品牌管管理中心心负责合合同内容容的拟定定，明确确双方的的义务和和权利。3合同同评审（协协议）合同起草草经办人填写合同评评审记录录表品品牌管理理中心首首责人审审核 法法务审核核 财务审审核 总裁裁审核。审核人人员审核核后均须须将意见见写入合同评评审记录录表。4合同同签订合同评审审完成后后，由供供方（乙乙方）代代表人签签字并盖盖章 品牌牌管理中中心经办办人填写写裕兴兴公

9、司公公章使用用申请单单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时时加盖骑骑逢章。4.2.4维修/装装修合同同(流程程图见附附件5)1洽谈谈一般维修修/装修修项目，由物流流中心选选择维修修/装修修合作方方，并对对维修/装装修合作作方式，价格，付款方方式等相相关内容容进行洽洽谈。维维修/装装修项目目，年度度总额在在200001100000元的的项目，需提供供三家以以上询比比价记录录并报财财务、执执行总裁裁审核、总裁审审批；年年度总额额在1000000元以上上的项目目，需进进行招标标。2起草草合同物流中心心经办人人就合作作双方洽洽谈情况况起草合合同，合合同应公公平公正正。3合同同评审合同起草草

10、完成后后 经办人人填写合同评评审记录录表 物流流中心首首责人审审核 法法务审核核 财务审审核 总裁裁审核。审核人人员审核核后均须须将意见见写入合同评评审记录录表4合同同签订合同评审审完成后后，由供供方（乙乙方）代代表人签签字并盖盖章 物流流中心经经办人填填写裕裕兴公司司公章使使用申请请单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时时加盖骑骑逢章。4.2.5业务务类合同同租赁、置置换等业业务类合合同，公公司已有有格式版版本，如如需修改，由公司司法务人人员或杭杭州公司司行政人人员修改改，初稿稿完成后后，需组组织相关关财务、业务等等人员一一起讨论论、对合合同进行行评审，评审通通过的报报分管领领导

11、审批批，批准准后需到到工商局局备案，再发放放到各片片区、门门店，启启用新的的格式合合同。4.2.6其它它合同签签订流程程： 经办办人洽谈谈 经经办人起起草合同同 合合同评审审（部门门首责人人/法务务/财务务/执行行总裁/总裁依依次序审审核） 签订订合同4.3合合同的履履行4.3.1 合合同依法法成立，即具有有法律约约束力。一切与与履行合合同有关关的部门门、单位位和员工工都必须须本着“重合同同、守信信誉”的原则则，严格格执行合合同所规规定的义义务，确确保合同同的实际际履行或或全面履履行。4.3.2 合合同签订订后，合合同经办部门门必须指指定一名名合适的的员工作作为合同同的履行行责任人人。被指指定

12、的员员工对该该合同的的履行承承担责任任，负责责到底。指定合合同履行行责任人人后，在在该合同同履行完完毕之前前，原则则上不更更换人。特殊情情况需要要更换履履行责任任人的，双方应应当做好好交接工工作，并并及时书书面通知知合同相相对方。原履行行责任人人必须将将合同资资料完整整地移交交给接任任人。4.3.3财务务部门按按照合同同的规定定收款或或付款。支付与与合同有有关的款款项，务务必认真真审查合合同内容容，确认认对方单单位的名名称、开开户行、银行帐帐号等是是否与合合同规定定一致，以防错错付。除除对方单单位正式式书面委委托以外外，严禁禁任何人人擅自改改变收款款单位付付出款项项。合同同履行中中的收款款或付

13、款款细则，参见合同费费用收付付管理细细则。4.3.4在合同履履行过程程中，对对任何涉涉及各方方当事人人的或者者义务发发生变化化的事项项，均必必须获得得有关当当事人的的书面同同意或者者确认，取得书书面凭证证。4.3.5合同同履行中中在向对方方当事人人发出或或者签收收、确认认改变合合同权利利、义务务的书面面凭证之之前，应应当先咨咨询公司司法务主主管律师师意见并并获得其其认可。违者按按其造成成的后果果承担行行政责任任、经济济赔偿责责任直至至法律责责任。4.3.6合同同的履行行责任人人，必须须完整地地收集合合同履行行过程中中产生的的全部书书面凭证证并妥善善保管。丢失合合同有关关资料的的，按其其造成的的

14、后果承承担相应应的行政政责任、经济赔赔偿责任任直至法法律责任任。4.3.7 合合同履行行完毕的的标准，应以合合同约定定或法律律规定为为准。没没有合同同约定或或法律规规定的，一般应应以物资资交清、工程竣竣工并验验收合格格、价款款结清、无遗留留交涉手手续为准准。验收收报告一一律要按按合同规规定并通通过合同同管理部部门批准准方可向向对方出出具。4.3.8公司司总部有有关部门门、签约约人和经经办人应应随时了了解、掌掌握合同同的履行行情况，发现问问题及时时处理或或向总裁裁汇报。对于因因自身原原因造成成合同不不能履行行、不能能完全履履行的，应追究究有关人人员的责责任。4.4合合同的管管理4.4.1公司司对

15、合同实行行分级管管理、专专业归口口及法人人授权委委托书管管理、公公章管理理、档案管理理等制度度。凡公公司有定定式合同同的，要要求优先先使用定定式合同同。4.4.2合同同经办部部门在合合同签订订时，要要求一式式三份，一份本本部门使使用，一一份交财财务，一一份交档案案室存档档。4.4.3档案室室及合同同经办部部门要做做好以下下基本工工作。具具体内容容如下：建立合同同档案。做好本本公司的的合同的档档案管理理，每一一份合同同都必须须有一个个编号，不得重重复、遗遗漏。每每一份合合同包括括合同正本本、副本本及附件件，合同同文本的的签收记录录，合同同分批履履行的情情况记录录，变更更、解除除合同的的协议(包括

16、文文书、函函电等)，均应应妥善保保管。建立合同同管理台台帐：合同承办办部门应根根据合同同的不同同种类，建立合合同台帐帐(一式式二份)。其主主要内容容包括：序号、合同号号、经办办人、对对方单位位、签约约日期、合同标标的、价价金、履履行期限限、履行行情况及及备注等等。合同同台帐一一份按月月登记，另一份份按年度度登记，留本部部门长期期保存。4.4.4法务务部应建建立合同同台账，包括公公司各类类合同的的基本格格式、审审核过的的合同明明细登记记、合同同修订记记录等。4.4.5财务务部应就就合同中中与费用用收付有有关的问问题，建建立单独独明细账账，对款款项支付付根据时时间和重重要性、紧迫性性程度进进行排序

17、序，使能能够时时时明确合合同履行行的程度度、费用用收付的的进度、合理安安排款项项进出。4.4.6合同同的借用用存档合同同要借用用时，必必须按以以下流程程操作：4.4.6.1借用用人填写写借用审审批单 合同同借用部部门首责责人签字字 合同同经办部部门首责责人签字字 档案案室负责责人签字字 凭凭表到档档案室借借用4.4.6.2如借借用人为为合同经经办部门门人员时时，可直直接填写写工作联联系单到到档案管管理部门门签字后后，可直直接到档档案室借借用。4.4.7 每每半年需需进行一一次集中中的合同同盘点，先由经经办部门门、法务务部、财财务部、档案室室各自整整理台账账及其资资料，再再由法务务部牵头头召开总

18、总结讨论论会，内内容为半半年内合合同的起起草、定定式、合合同履行行、合同同档案等等合同管管理问题题，目的的在于及及时总结结经验教教训，对对于同类类型合同同，可尽尽早定式式，对于于个性合合同，可可寻找风风险防范范的方法法，以及及发现合合同在签签订、履履行等过过程中的的问题。4.7 奖励励与惩罚罚4.7.1本公公司对在在合同管管理中成成绩显著著和为本本公司获获得超额额收益或或避免、挽回重重大经济济损失的的部门和和个人，给予表表扬或一一定奖励励。4.7.2 违违反国家家法律、法规和和本规定定，在签签订、履履行合同同和合同同管理中中失职、渎职或或以权谋谋私，损损害国家家和本公公司利益益的，应应视情节节

19、轻重，依据有有关规定定追究责责任人的的行政、经济责责任；构构成犯罪罪的，移移交司法法机关依依法追究究刑事责责任。4.7.3签订订合同，必必须以维维护公司司合法权权益和提提高经济济效益为为宗旨，严禁借借签订合合同假公公济私、损公肥肥私。合合同洽谈谈人、经经办人对对所洽谈谈、经办办的合同同的下列列事项负负责并承承担责任任：对方当事事人的情情况；合同内容容的真实实性；价格条款款的合理理公平。合同洽谈谈人、经经办人因因过失或或故意导导致上列列情况不不明、不不实、不不公，造造成我方方经济损损失的，应按其其过失或或故意所所造成的的损害后后果，承承担相应应的行政政责任、经济赔赔偿责任任直至法法律责任任。4.

20、7.4 负负责审查查合同的的部门和和员工，因工作作失职或或循私舞舞弊而疏疏忽、放放任审查查，致使使不该签签订的合合同得到到签订而而造成经经济损失失的，应应按后果果及其责责任的大大小，承承担相应应的行政政责任、经济赔赔偿责任任直至法法律责任任。4.7.5合同同承办人人不得以以口头承承认形式式改变合合同权利利或者义义务。对对因口说说无凭造造成损失失的，责责任人应应按后果果及责任任的大小小，承担担相应的的行政责责任、经经济赔偿偿责任直直至法律律责任。4.7.6以变变更、解解除合同同为名，以权谋谋私、假假公济私私、损公公肥私的的，一经经发现，提请司司法机关关追究其其法律责责任。4.7.7 合同履履行不

21、能能或变更更、解除除而造成成损失，过错在在我方的的，公司司保留追追究相关关责任人人的管理理责任和和法律责责任的权权力。5 其其它5.1 本制制度由公公司总裁裁办负责责解释。5.2 本制制度经总总裁签发发批准之之日起实实施。版次次第一版批准准人人张裕兴日期20088924有效期限限20088年9月月-20009年年3月审核部门门负责人人郑瑛日期20088923起草部门门负责人人吴江屏日期20088922起草部门门总裁办起草草人人钭卓珍日期20088920附件1法人委托托书申请请单申请被授授权人：姓名：性性别：年龄：工作部门门：职务：申请被授授权人在在（工作作部门）从事工工作，其其与有限限公司的的

22、劳动合合同期限限从年月日始至至年月日止。现申请请代表 有限公公司进行行（授权权范围）万元人人民币以以内的合同同的商谈谈、会议议纪要、意向书书及合同同草稿及及相关书书面文件件的签署署，对有有限公司司形成法法律约束束力的文文件，必必须盖合合同专用用章确认认。被授权人人义务：被授权人人以有限限公司所所进行的的一切活活动必须须在以上上授权范范围内进进行被授权人人不得将将法人委委托书擅擅自涂改改、转借借、滥用用或丢失失被授权人人必须遵遵守并执执行公司司内部相相关管理理规程被授权人人如违反反协议中中相关内内容，公公司可对对其进行行通报批批评、扣扣发工资资、扣发发绩效奖奖金、降降职、直直至解除除劳动合合同等惩惩罚，公公司同时时保留对对公司遭遭受损失失要求赔赔偿责任任的权利利。被授权人人签字：部门负负责人： 年年 月 日附件2法人委托托书本公司委委托在授授权范围围内开展展业务活活动。受受托人有有权与签签订合同同，不