物业住宅小区档案管理制度

1、 物业住宅小区档案管理制度物业住宅小区档案管理制度之相关制度和职责，物业项目(住宅小区)档案管理制度1整体档案管理档案资料的建立应与今后的创优结合起来,依据全国优秀示范小区评分标准的分类标准建立档案资料。第一节基础管理资料1.按规划要求.物业项目(住宅小区)档案管理制度1整体档案管理档案资料的建立应与今后的创优结合起来,依据全国优秀示范小区评分标准的分类标准建立档案资料。第一节基础管理资料1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用1)工程规划许可证2)施工许可证3)工程总平面图4)建设工程规划管理竣工验收合格证5)国有土地使用证2.办理接管验收手续1)托付物业管理合同2)工程建设施工建档移

2、交清单幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);3)商品房质量保证书4)房屋移交验收资料5)设施设备移交清单及档案资料3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)3)物管企业资质证书4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)5)上级批文(文件)4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明1)物业托付管理合同2)前期物业管理方案3)物业移交及实施看法5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权

3、、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)6. 建立修理资金的管理、使用、续筹等符合有关规定1)物业管理有限公司代管修理资金的财务管理制度a)代管修理资金的使用范围b)代管修理资金的来源和筹集方法c)代管修理资金的管理与使用方法d)代管修理资金的移交7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善1)房屋使用说明书2)公共管理制度治安管理制度消防管理制度门卫管理制度机动车停车场管理制度非机动车管理制度装修管理规定3)政府有关文件8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责1)业主委员会筹备工作资料关于组建业主委员会实施方案业主委员会

4、资料(详见业方法见调查表)业主委员会章程9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意1)创优规划2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。1)员工手册2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范3)部门职责公司组织机构示意图(管理处机构示意图)员工手册管理中心职责财务部职责护卫部内务条令、岗位职责4)部门工作程序、操作程序财务部管理制度客户服务中心工作程序工程部设备运行修理工作程序消防工作管理制度各种应急处理方案A、火警、火灾应急方案B、停电应急方案C、护

5、卫部突发大事处理措施5)管理中心综合管理制度值班制度回访制度档案管理制度原始记录、资料管理制度6)管理人员、员工考评细则管理人员考核细则财务管理人员考核细则修理人员考核细则清洁、绿化人员考核细则护卫员考核细则护卫部岗位目标管理考核方法7)护卫部培训日程、训练记录8)护卫学问考试资料9)管理中心原始记录资料门岗值班记录监控中心值班记录紧急状况记录停车场车辆进出原始记录房屋装修管理记录装饰装修申请书、责任书值班记录回访记录修理派工单住户档案修理员值班记录设施设备巡查保养等记录11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。1)管理中心管理干部学历、职

6、称、上岗证复印件2)管理中心专业技术人员资格证、操作证3)护卫员上岗证4)员工劳动合同12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。1)小区住户基本资料(备份文件夹类)2)小区物业基本资料3)办公文案4)各类管理制度、文件夹护卫类财务类管理类保洁类经营类人事类业主委员会运行修理表5)住户费用缴费统计资料13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支状况。1)年月-财务收支报告2)向住户公布费用收支状况,资料照片3)物业管理费用标准批复4)缴费通知单存根14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册,管理完善,查阅便利。1)总平

7、面图2)共用设施设备及配电系统3)可视对讲、监控系统4)消防系统5)背景音乐系统6)光纤电视系统7)办公用设备8)各种警示牌、标识卡15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册,查阅便利。1)住户档案2)商业用房业主档案(含用户)16.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并准时处理,有回访制度和记录。1)值班制度2)回访制度3)管理人员值班记录4)修理工单存根及回单5)设备巡查记录6)护卫门岗值班记录7)主动征求业主对物业管理服务的看法和建议17.定期向住户发放物业管理服务工作征求看法,对合理的建议准时整改,满意率为