公文写作概述

1、公文写作概述第1页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一一、公文概念的界定广义： 1通用文书 2行业专用文书（1）法定公文 包括计划、总结、调查报告、讲话稿、述职报告、规章制度、会议记录、开幕词、闭幕词、简报等。（2）事务文书：第2页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一一、公文概念的界定 行业文书指的是专业性较强的文书。主要有： 1财经文书：如市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、审计报告、经济合同、招标书、投标书等。 2司法文书：如起诉状、答辩状、上诉状、判决书、公证书等。 3科技文书：如科技论文，科技报告、毕业设计报告、实验报告

2、、产品说明书等。 4传播文书：如消息、通讯、特写、广告等。 行业专业文书还有外交、军事方面等专业文书，第3页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一一、公文概念的界定狭义：法定文书国家行政机关公文处理办法由国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行。根据办法国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据中共中央办公厅1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会

3、议纪要。第4页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一中泰集团公文写作培训授课计划表 2008年8月17日学时教 学 内 容 摘 要备 注333333公文写作概述 法定文书写作：决定 命令 公告 通告 通报 通知报告 批复 请示 议案 意见 函 会议纪要与会议记录事务文书写作领导讲话 开幕词、闭幕词、主持词事务文书写作总结 计划 述职报告 事务文书写作简报 调研报告 合同 常用司法文书授课方式：讲授基本知识，分析常见问题，随堂练习主讲教师 贲鸿雁 第5页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一文种繁多易混淆，课堂笔记不能少。多写多看能上路， 修成“笔杆”路遥遥。

4、 极易掌握 极难写好第6页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一第一节 公文写作知识概述一、公文概念的界定二、公文的分类三、公文的特点四、公文的格式第7页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一二、公文的分类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求：紧急公文(特急 急件)、常规公文 按其机密程度：保密公文（绝密 机密 秘密）、普通公文 第8页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一三、公文的特点作者的法定性，特定的读者性 作用的权威性限定的时效性体式的规范性第9页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一 被动性写

5、不写，写什么，何时写，怎么写都要看领导意图。这一特点要求作者必须树立一个意识服从三、公文的特点第10页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一美国学者约翰.奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个方向一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力” 。“笔杆子，枪杆子，革命要靠两杆子。”（邓小平）笔威于剑“一字入公文，九牛拔不出”； “笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。 为什么要学习公文

6、写作？第11页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一从办公室的角度看它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。从法人单位的角度看它是组织领导水平的客观反映；是塑造单位良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。 为什么要学习公文写作？从个人角度看它是文秘职业的必修课也是从事办公室工作的必备技能第12页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一四、公文的格式惯用格式：如果格式被大家接受，约定俗成，就成为惯用格式； 规范格式：如果格式被法定固化，就称为规范格式。 文书一般有惯用格式，其中国家行政机关公文具有规范格式。格式稳

7、定性的作用： 使不同的文种清晰醒目： 便于写作、阅读、承办、归档、查询，达到行文的目的。 第13页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间一、公文的格式第14页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一00001天开20053号关于加强文书档案工作的通知各分公司，各处、室： 为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（瓯府20052号）的精神，加强本

8、公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、瓯江市人民政府意见 2、瓯江市档案馆的通知二五年一月二日主题词：文书 档案 通知抄送：市档案局，市经贸委。天开电化有限公司办公室2005年1月印发眉首主体版记机 密一年特 急1、传达行文意图；2、表明文书的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围。1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。天开电化有限公司文件1、表明文书的法定权威和信息源；2、确定文书的处理缓急和安全要求；3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。第15页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一（一）用纸：国际标准A4，幅面尺寸2

9、10mm297mm（二）公文页边与版心公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)排印格式第16页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一排印格式（三）公文中的颜色：一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。（四）排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 第17页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一下行、平行公文首页格式平行文、下行文，至版心上边缘25mm第18页，共71页，2022年，5月20日，18点27

10、分，星期一上报公文首页版式上行文至版心上边缘为80mm第19页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一眉首部分 份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。（二）秘密等级和保密期限秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级 。3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“”隔开。第20页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一另：企业商业秘密： 企业商业秘

11、密分“商密AAA”、“商密AA”和“商密A”三种；保密期限比照国家秘密期限。例：商密A 1年。 眉首部分 第21页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一份号 秘密等级和保密期限3号黑体字空一字 “” 第22页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一眉首部分（三）紧急程度紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 第23页，共71页，2022年，5月20日，18点2

12、7分，星期一第24页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一眉首部分（四）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“ 公司文件”。发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为小标宋体。第25页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一字体为小标宋体。大小：22mm55mm约为初号字 第26页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一上下居中 公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示

13、正文为止 第27页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一居中 机关代字 年份 序号 六角括号 （五）发文字号发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。常见问题：冀教 84 第161号教高（2003）05号中办发2004字37号教（84）字第161号眉首部分发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称,用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加“第”字。第28页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一眉首部分（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容

14、负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。 第29页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 居左空1字 居右空1字 主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 第30页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一信函式文头文件字号加于此处距上页边30mm红色，长均为170mm

15、距下页边20mm第31页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一特急第32页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一命令（令）格式第33页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一 会议纪要格式：会议纪要标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。第34页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一XX发2005号XX发2005号中共委员会文件党的机关公文版头中共委员会（通知）第35页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一第36页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星

16、期一主体部分 （一）标题：完整的公文标题：发文机关+主题+文种 如中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定主题+文种：关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示。发文机关+文种：中华人民共和国公报新大地公司通知文种：通知第37页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一 a.标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如 关于的规划、 关于的总结。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如关于转发的方案。 b.不伦不类的标题 两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。 混用文种 将“请示”错用成“申请”。公文标题病误第38页，共71页，

17、2022年，5月20日，18点27分，星期一c.标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文中乱用标点符号主要表现在： 1).转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。 2).不必用其他标点符号而随意使用。 如关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知。公文标题病误第39页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分 1、全国人民代表大会常务委员会教师节的决定 少关联词“关于”,主题表达不全2、关于对张进行欺骗伪造病假条错误的通报 内容重复啰嗦：关于张伪造病假条错误的通报3、市公安局关于表扬的通知 文种使用错误，应用关于表彰的通报

18、 4、县政府办公室关于批转市长在会议上讲话的通知 不可用批转，只能用印发（上级才可用批转）第40页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一 格式：公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 制作标题时注意三点： 一是不要文字太多，标题太长。如：*大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见这个标题57个字。还有一些转发性文件，多层转发处理不当，造成了标题太长。二是不要随意省略标题要素，只写文种。如有的公文只写通知两个字，读者通过标题，得不到任何

19、信息，更无法了解公文的主旨，是不符合要求的标题。三是标题中除法规、规章名称使用书名号外，一般不使用标点符号。主体部分第41页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）” 第42页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全

20、社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。 第43页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一标题 主送机关 第44页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：” 第45

21、页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括开头（缘由）、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。 第46页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一1）开头特点：开头要开门见山，起句立意，简洁精炼，富于概括力，能够引领下文。 方式： *一是根据式 “根据”、“遵照”、“按照”等作为标志 *二是目的式 “为了”、“为”等作为标志 *三是起因式 “鉴于”、“由于”、“随着”等作为标志 *四是时间式 “最近”、“近年来”等作为标志主体部分正文第

22、47页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一2）事项特点：主题单一、内容准确、语言简洁朴实、论证符合逻辑方式：*按事物发展的时间顺序排列会议纪要、通报、大事记*按事件构成要素的逻辑次序排列（时间、地点、任务、过程、原因、结果）通报、报告、通知*按提出问题分析问题解决问题的事理层次为序排列主体部分正文第48页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一3）结尾特点：简练、直接要求 *对主题再作简要概括或强调 *强调行文目的或陈诉行文要求主体部分正文第49页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年

23、份不能回行。3号或4号仿宋体印刷。 2号小标宋体第50页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上。 第51页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。 第52页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分（六）发文机关：发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简

24、称。 若是联合行文，主办机关排列在前。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。（七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。也可签署。第53页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一上不压正文、下不离日期、骑年盖月，下弧无文字时下套下弧有文字时中套不得标识此页无正文当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整字距、行距的措施，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决第54页，共71页，2022年，5月20日，18点27分

25、，星期一中套方式下套方式第55页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一当联合行文需加盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，应将成文日期拉开，左右各空七个字，主办机关印章在左侧，两印章不得相交或相切，两个印章平行排列，上距正文一行之内，采用同种加盖印章方式(或下套方式，或中套方式)当联合行文需盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应落款发文机关名称（可用简称），主办机关名称排列在前，印章对应盖在机关名称之上，每排最多排三个印章。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，成文日期标示在最后一排印章之下空一行位置，右空两个字。主体部分第56页，共71页，2022年，5月20日，18点

26、27分，星期一两个机关联合行文加盖印章规范三个以上机关联合行文加盖印章规范第57页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一主体部分（八）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。用汉字书写，不能用阿拉伯数字与汉字混用，“零”写为“” 。一般文件，以领导人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； 会议通过的公文，以通过日期为准； 法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。 第58页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一 （九）附注：是对公文使用时需要注意的其他事项的说明。如术语

27、的解释、文件的传阅范围、使用方法等。位于成文日期的下一行，居左空两个字，用圆括号括入。如：（此件发至县、团级，传达到全体党员）。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。主体部分第59页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一2号小标宋体第60页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一版记部分（一）主题词：反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。 标引主题词必须使用有关主题词表（如国务院主题词表教育类公文主题词表等）。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个， 词与词之间，不写标点，空1个字的间距。 主题词用3

28、号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。第61页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为35个 第62页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一版记部分（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范

29、围或漏送，名称应为全称或规范化简称。位于文件末页主题词下方。 第63页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一版记部分主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 第64页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一版记部分（三）印发标记：由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。 第65页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一版记示意图第66页，共71页，2022年，5月20日，18点27分，星期一版记部分印发机关和印刷日期同一行