文书档案管理制度汇编

1、文书档案案管理制制度在很多企企业尤其其是中小小公司看看来会议议文书档档案的管管理制度度可有可可无影响响不大其其实不然然即使一一个再小小的公司司如果对对这些看看似琐碎碎的方方方面面失失于管理理就会使使公司的的运作陷陷入一种种无序的的状态长长此以往往公司的的管理势势必陷入入混乱因因此要想想避免这这种后果果必须掌掌握以下下几个方方面一.文印印室管理理规定第一条 为了加加强公司司的文件件管理特特制定本本规定第二条 公司的的文件有有打印必必要时方方予打印印内部传传递的简简单请示示报告或或其他不不需打印印的文件件一般不不予打印印第三条 公司发发文需由由起草人人定稿抄抄正经有有批准发发文权的的领导签签字同意

2、意后方准准打印一一般文件件的打印印复印传传真须经经所在部部门负责责人签字字同意后后才予办办理部门门经理不不在时可可经总裁裁办公室室主任同同意后办办理第四条 私人资资料不得得在公司司打印复复印或用用公司传传真机传传送以免免影响公公司的正正常工作作第五条 文印室室工作人人员应认认真做好好本职工工作按时时完成任任务对收收到的文文件资料料应及时时给有关关部门人人员送发发或及时时通知有有关人员员到文印印室取回回不得延延误第六条 文印室室人员应应树立严严格的保保密观念念不得随随意将打打印复印印或传真真资料中中有关商商业秘密密或公司司管理中中须保密密的事项项透露给给他人不不得载留留任何文文件第七条 文印室室

3、对送来来打印复复印传真真的文件件资料应应做好登登记并在在月终作作统计核核算属业业务部门门的由各各部门承承担费用用属行政政管理部部门的统统一列行行政开支支第八条文文印室工工作人员员初次违违反上述述规定的的给予批批评或处处元以下下罚款屡屡教不改改或给公公司造成成不良的的社会影影响或较较大经济济损失处处元以上上罚款直直至辞退退第九条 本规定定自年月月日起执执行行文表发文号保密区分绝对机密密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法限时送特快送快件核办人核稿人承办人普通保存年二.文件件收发规规定第一条 公司的的文件由由办公室室负责起起草和审审核公司司总经理理签发公公司

4、本部部各部门门的文件件由各部部门负责责起草办办公室审审核总经经理签发发第二条 文件签签发后送送办公室室统一安安排打字字打印后后送回起起草部门门校对校校对无误误方能复复印盖章章第三条 文件和和原稿由由办公室室分类归归档保存存备查第四条 属于秘秘密的文文件核稿稿人应该该注明秘秘密字样样并确定定报送范范围秘密密文件按按保密规规定由专专人印制制报送第五条 文件统统一由办办公室负负责发送送送件人人应将文文件内容容报送日日期部门门接件人人等事项项登记清清楚并向向文件签签发人报报告报送送结果秘秘密文件件由专人人按核定定的范围围报送第六条 外来的的文件由由办公室室专人负负责签收收并分类类登记由由办公室室主任提

5、提出处理理意见后后签收人人应于接接件当日日即按文文件的要要求报送送给有关关部门不不得积压压迟误属属急件的的应在接接件后即即时报送送第七条 传阅文文件由办办公室专专人负责责收回对对领导指指示的文文件办公公室应及及时组织织传达和和落实往来信函函记录表表客户或单单位:类别日期来去函内容容处理人回函日期期回函内容容去来三.公司司报刊邮邮件函电电收发制制度第一条 全公司司公私报报刊外来来邮件外外发公启启函电等等由公司司收发室室负责收收发第二条 外发函函电要求求1、 各部门门因公需需外发函函电经办办人员应应于每天天下午点点以前将将函件电电报底稿稿送到收收发室另另填写挂挂号平信信电报外外发登记记表2、 每天

6、下下午点以以前公司司收发室室应将当当日外发发函电清清点累计计送交邮邮局寄发发信函寄发发记录表表业务类类公共共关系采购类类总务务类 发函日期期发函单位位文别内容寄发单位位回函日期期回函内容容第三条 外来邮邮件管理理1、 外来邮邮件一律律公司收收发室签签收分发发2、 凡挂号号纸包包包裹单货货运单等等由收发发室通知知收件人人到收发发室当面面签收3、 一般公公启函电电和公司司内职工工私人信信件由收收发室开开具清单单分放到到各单位位信报箱箱内4、 私人不不明平信信一律放放到信架架信袋内内由个人人自取5、 不论公公私邮件件收发室室应随到到随清及及时分发发不得丢丢失损坏坏搁置延延误对国国外来函函应检查查封口

7、邮邮戳如发发现被拆拆封或邮邮票被撕撕应拒绝绝签收并并向邮局局反映查查明原由由6、 凡挂号号信汇款款单包裹裹单货运运单等的的收件人人在收发发室通知知发出后后应随即即到收发发室领取取邮单并并及时去去邮局取取款取件件超期罚罚款收发发室概不不负责第四条 报刊订订购与收收发1、报刊刊订购（1） 订购时时间：上上半年下半年（2）订订购手续续：不论论单位和和个人均均需先到到收发室室查阅报报刊目录录再将需需要订购购的报刊刊代号名名称出版版日期单单价订购购份数期期数填写写清楚交交收发员员核对算算价确认认无误后后当面缴缴款开票票公费订订购报刊刊由收发发员持订订单到财财务部门门办理付付款托收收手续归归口管理理报刊公

8、公费订购购的单位位除按上上述要求求填写预预订单外外还须填填写报刊刊分发清清单详细细写明各各种报刊刊分发到到哪些单单位或个个人2、报刊刊收发（1） 收发发员每天天对邮局局送来的的报刊应应对照邮邮局分送送清单分分类清点点发现有有差错应应及时登登记并要要求补缺缺退任（2） 收发发员收到到邮局送送来的报报刊后应应及时分分发不得得耽搁延延误收发发员清点点分发报报刊时间间为小时时任何人人不得进进入收发发室四.公司司文件管管理规定定（一）总总则第一条为减少少发文数数量提高高办文速速度和发发文质量量充分发发挥文件件在各项项工作中中的指导导作用特特制订本本制度第二条文件管管理内容容主要包包括上级级函电来来文同级

9、级函电来来文本厂上上报下发发的各种种文件资资料第三条按照党党政分工工的原则则全厂各各类文件件分别由由党委办办公室和和厂部办办以下简简称两办办归口管管理送发公文文登记簿簿日期文号收文单位位文别事由附件附本回涵内容容表格档案案处理工工作一览览表部门表格档案名称联数负责职别表格性质质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收收文的管管理第四条 公文的的签收1、 凡来厂厂公启文文件除厂厂领导订订启的外外均由厂厂收发员员登记签签收由上上级或邮邮电局机机要通讯讯员直送送机要室室的机要要文件除除外后分分别交两两办机要要秘书拆拆封在签签收和拆拆封时收收发员和和机要秘秘书均需需注意检检查封口口和邮戳戳对开

10、口口和邮票票撕毁函函件应查查明原因因对密件件开口和和国外信信函邮票票被撕应应拒绝签签收2、 对上级级机要部部门发来来的文件件要进行行信封文文件文号号机要编编号的四四对口核核定如果果其中一一项不对对口应立立即报告告上级机机要部门门并登记记差错文文件的文文号第五条 公文的的编号保保管1、 两办机机要秘书书对上级级来文拆拆封后应应及时附附上文件件处理传传阅单并并分类登登记编号号保管须须由工厂厂承办或或归档的的厂领导导亲启文文件厂领领导启封封后也应应分别交交两办办办理正常常手续2、 本厂外外出人员员开会带带回的文文件及资资料应及及时分别别送交两两办机要要秘书进进行登记记编号保保管不得得个人保保存第六条

11、 公文的的阅批与与分转1、 凡正式式文件均均需分别别由两办办主任或或副主任任根据文文件内容容和性质质阅签后后由机要要秘书分分送承办办部门阅阅办重要要文件应应呈送厂厂领导或或分管领领导亲自自阅批后后分送承承办部门门阅办为为避免文文件积压压误事一一般应在在当天阅阅签完紧紧急文件件要月即即办2、 一般函函电单据据等分别别由两办办机要秘秘书直接接分转处处理如涉涉及几个个单位会会办的文文件应同同主办单单位联系系后再分分转处理理3、 为加速速文件运运转机要要秘书应应在当天天或第二二天将文文件送到到厂领导导和承办办部门如如关系到到两个以以上业务务部门应应按批示示次序依依次传阅阅最迟不不得超过过天特殊殊情况例

12、例外第七条 文件的的传阅与与催办1、 传阅文文件应严严格遵守守传阅范范围和保保密规定定不得将将有密级级的文件件带回家家宿舍或或公共场场所也不不得将文文件转借借其他人人阅看对对尚未传传达的文文件不得得向外泄泄露内容容2、 阅读文文件应抓抓紧时间间当天阅阅完后应应在下班班前将文文件交机机要室阅阅批文件件一般不不得超过过天阅后后应签名名以示负负责如有有领导批批示拟办办意见两两办应责责成有关关部门和和人员按按文件所所提要求求和领导导批示办办理有关关事宜3、 阅文时时不得抄抄录全文文不得任任意取走走文件夹夹内任何何文件及及附件如如确系工工作需要要要办理理借阅手手续以防防止丢失失泄密4、 文件阅阅完后应应

13、送交两两办机要要秘书切切忌横传传5、 两办机机要秘书书对文件件负有催催办检查查督促的的责任承承办部门门接到文文件函电电应立即即指定专专人办理理不得将将文件压压放分散散如需备备查应按按照有关关保密规规定并征征得两办办同意后后予以复复印或摘摘抄原件件应及时时归档周周转6、 按照阅阅文范围围离退休休干部一一般由有有关部门门定期组组织学习习有关文文件或由由两办机机要室通通知到机机要室阅阅文（三）发发文的管管理第八条 发文的的规定1、 全厂上上报下发发正式文文件的权权力集中中于厂部部各群众众团体和和部门一一律不得得自行向向上向下下发送正正式文件件2、 各群众众团体部部门需要要向上反反映汇报报重要情情况或

14、向向下安排排布置重重要工作作要求发发文应向向厂部提提出发文文申请并并将文件件底稿交交厂办审审核厂部部同意发发文则由由厂办按按机构设设置与业业务分工工统一归归口以厂厂字发文文3、 对全厂厂影响较较大涉及及两个以以上厂领领导分管管范围的的文件须须由厂长长批准签签发其余余文件均均由分管管厂领导导批准签签发第九条 发文的的范围1、 凡是以以厂部名名义发出出的文件件通告决决定决议议请示报报告编写写的会议议纪要和和会议简简报均属属发文范范围2、 厂部下下发文件件主要用用于（1） 公布全全厂规章章制度（2） 转发上上级文件件或根据据上级文文件精神神制订的的工厂文文件（3） 公布工工厂体制制机构变变动或干干部

15、任免免事项（4） 公布全全厂性的的重大生生产技术术经营管管理政治治工作生生活福利利等工作作的决定定（5） 发布有有关奖惩惩决定和和通报（6） 其他有有关全厂厂的重大大事项3、 上行文文外发文文主要用用于（1） 对上级级机关呈呈报工作作计划请请示报告告处理决决定（2） 同兄弟弟单位联联系有关关工厂重重大生产产技术人人事劳资资物资供供应科研研基建经经营管理理等事宜宜4、 在工厂厂日常生生产技术术经营管管理中有有关图纸纸技术文文件工艺艺修改审审批工作作安排部部署传达达上级指指示等事事项应按按有关制制度办理理经分管管厂领导导批准后后由主管管业务科科室书面面或口头头通知执执行一般般不用厂厂部文件件发布5

16、、 凡各业业务科室室如开专专题会议议所作的的决定一一般都不不应发文文不备查查考可以以科室名名义用工工作简讯讯发会议议纪要6、 各业务务科室与与外单位位发生的的一般业业务联系系可用各各科室的的名义对对外发函函应各自自编号备备查不用用厂部名名义发文文（四）发发文程序序与要求求第十条 发文程程序规定定1、 各单位位需要发发文应事事先向厂厂部提出出申请2、 厂部同同意发文文时主办办单位应应以国家家法令上上级指示示或工作作实际需需要草拟拟文件初初稿表格管理理登记表表申请单位位申请年月月日表格名称称表格编号号表格用途途备考3、 草拟文文稿必须须从全厂厂角度出出发做到到情况确确实观点点鲜明条条理清楚楚层次分

17、分明文字字简练标标点符号号正确书书写工整整严禁使使用铅笔笔圆珠笔笔红墨水水和彩笔笔书写4、 文稿拟拟就后拟拟稿人应应填附发发文稿纸纸首页详详细写明明文件标标题发送送范围印印刷份数数拟稿单单位与拟拟稿人并并签名盖盖章标定定日期和和密级5、 厂办应应根据厂厂部的要要求和上上级有关关指示精精神有关关文件规规定对文文稿进行行审查和和修改对对涂改不不清文字字错漏严严重内容容不妥格格式不符符的文稿稿应退回回拟稿单单位重新新拟稿6、 经厂办办审查修修改后的的文稿送送部门主主管领导导核稿对对文稿内内容质量量负责7、 对审核核时修改改较多有有碍打印印和存档档的文稿稿应由拟拟稿部门门重新誊誊写清楚楚8、 需经会会

18、签的文文稿应在在交付打打印前送送会签部部门会签签文稿审审核会签签后按批批准权限限的规定定呈送厂厂部领导导审定批批准签发发9、 经领导导批准签签发后的的文稿交交厂办机机要秘书书统一编编号送打打字室打打印10、 文件件打印清清样应由由拟稿人人校对校校对人员员应在发发文稿上上签名11、 文件件打字后后由厂办办派专人人按数印印刷再由由两办机机要秘书书分发并并检查落落实情况况对印刷刷质量不不好的文文件机要要秘书应应拒绝盖盖印分发发（五）文文件的借借阅和清清退第十一条条 各部部门有关关工作人人员因工工作需要要借阅一一般文件件需经本本部门负负责人签签写便条条对有密密级的文文件须两两办主任任同意后后方可借借阅

19、第十二条条 借阅阅文件应应严格履履行借阅阅登记手手续就地地阅看按按时归还还任何人人不得将将文件带带走或全全文抄录录不允许许拆卷和和在文件件上勾画画等第十三条条 两办办机要秘秘书对承承办的公公文应抓抓紧催办办应定期期对事情情已经办办妥的本本厂文件件和上级级要求限限期清退退的文件件进行收收缴清退退工作一一般为月月底一小小清季末末一中清清年终一一总清如如发现文文件丢失失必须及及时查明明原因和和责任者者并如实实向领导导报告第十四条条 各部部门应指指定一位位责任心心强的同同志负责责文件收收交保管管保密催办检检查工作作（六）文文件的立立卷与归归档第十五条条 文件件的归档档范围1、凡下下列文件件统一分分别由

20、两两办负责责归档（1） 上级机机关来文文包括上上级对工工厂报告告申请的的批复（2） 厂部发发出的报报告指示示决定决决议通报报纪要重重要通知知工作总总结领导导发言和和生产经经营工作作的各类类计划统统计季度度年度报报表等（3） 厂长办办公室厂厂务会工工厂管理理委员会会中层干干部会以以及各种种专业例例会记录录（4） 厂一级级组织召召开的代代表大会会所形成成的报告告总结决决议发言言简报会会议记录录等（5） 有保存存价值的的人民来来信来访访记录及及处理结结果（6） 参加上上级召开开的各种种会议带带回的文文件资料料及本厂厂在会上上汇报发发言材料料等（7） 上级机机关领导导同志来来厂检查查视察工工作的报报告

21、指示示记录以以及本厂厂向上级级进行汇汇报的提提纲和材材料（8） 反映本本厂生产产经营活活动先进进人物事事迹及厂厂领导工工作等的的音像摄摄制品（9） 工厂日日志和大大事记（10） 工厂向向上级请请示批复复的文件件及上报报的有关关材料2、业务务科室各各群众团团体日常常工作中中形成的的活动资资料由各各业务科科室群众众团体负负责立卷卷归档第十六条条 立卷卷要求1、 文件立立卷应按按照内容容名称作作者时间间顺序分分门别类类地进行行整理归归档2、 立卷时时要求把把文件的的批复正正本底稿稿主件附附件收集集齐全保保持文件件材料的的完整性性3、 要坚持持平时立立卷与年年终立卷卷归档相相结合的的原则重重要工作作重

22、要会会议形成成的文件件材料要要及时立立卷归档档4、 上年度度形成的的文件材材料要求求在下年年度月份份以前整整理完月月份正式式向档案案馆室移移交清单单一式两两份接交交单位各各留存一一份备查查（七）文文件的销销毁第十七条条 对于于多余重重复过时时和无保保存价值值的文件件厂办机机要室应应定期清清理造册册并按上上级有关关规定办办理申请请销毁手手续第十八条条 经审审核同意意销毁的的文件应应派专车车分别由由厂办机机要秘书书和正副副主任护护送到上上级机关关指定的的纸厂监监视销毁毁五.公司司文书管管理制度度(一)总总则第一条 为确保保文书事事务正常常顺利进进行促进进与提高高组织管管理工作作的效率率特制定定本制

23、度度第二条 所谓文文书是指指业务工工作上往往来公文文报告会会议决议议规定合合同书专专利许可可证书电电报各种种账簿图图表参考考书等一一切业务务用书与与公文第三条 全部文文书归公公司所有有并收藏藏任何个个人不得得私自占占有第四条 必须严严格保守守文书的的机密第五条 文书按按下列要要点处置置或办理理凡重要事事宜的指指示请示示汇报报报告传达达答复等等等一律律以文书书的形式式进行所所有文书书的处置置都必须须以准确确与迅速速为原则则必须明明确责任任即使在紧紧急状况况下以口口头或电电话形式式处置的的事项事事后也必必须以文文书形式记录录下来第六条 文书的的管理原原则规定定如下:1. 文书的的收发领领取与寄寄送

24、原则则上由总总公司总总务部负负责2. 分公司司或分支支机构的的文书管管理另有有文书管管理细则则做出规规定(二)文文书的收收发第七条到到达文书书全部由由文书主主管部门门接收并并按下列列要点处处置1、 一般文文书予以以启封分分送各部部门2、 私人文文书不必必开启直直接送收收信人3、 分送各各部门的的文书若若有差错错必须立立即退回回总务部部(三)文文书的处处理第八条 文书按按机密程程度可分分为以下下几类:1. 绝密指指极为重重要并且且不得向向无关人人员泄漏漏内容的的文书2. 秘密指指次重要要并且所所涉及内内容不能能向公司司内外无无关人员员透露的的文书表表格登登记单图表名称联数填制单位移送单位功能内容

25、性质印制日期数量表格编号每月用量产品经理室自存生管部产品说明明产品说明明规格订定定各产品工程分析表工程分析析工程标准准品检标准品检组品检标准准品检标准准领退料单领料人自存会计生管领料凭证证领退料名名称数量凭证原物料库存卡卡仓库物料管理理原物料耗耗用状况账卡耗用月报表自存会计生管对账控制制原物料耗耗用状况月报库存月报表原物料库库存记录制造通知单生管自存业务生产部部派工用制造说明明原物料说说明发工用生产进度表生产进度度生产状况表自存程序控制制用细步进度度产量控制制工作表完工报告告单自存经理室计算成本本原物料工工时品质记记录每批报告品检日报表品管自存生管品检状况况各批品检检状况日报品检记录表自存工作

26、表3、机密密：指不不宜向公公司以外外人员透透露内容容的文书书4、 普通：指非机机密文书书如果附附有其他他调查问问卷之类类的重要要东西则则另当别别论5、 传阅：指在本本公司内内部传阅阅或传达达的文书书第九条 普通文文书的处处理原则则如下1、 由部门门经理以以上级别别的主管管负责对对文书进进行审阅阅回答批批办以及及其他必必要的处处理或者者由其指指定下属属对文书书进行具具体处理理2、 如果遇遇到重要要或异常常事项必必须及时时与上一一级主管管取得联联系按上上级指示示办理3、 各种有有关联的的事项必必须与各各部门商商议后方方能予以以处置第十条 机密文文书的处处理原则则如下1、 机密文文书原则则上由责责任

27、者或或当事者者自行处处理2、 指名或或亲启文文书原则则上应在在封面上上注明文文书所涉涉及事项项的要点点和发文文者姓名名并由发发文者封封缄3、 到达的的指名或或亲启文文书原则则上由信信封上所所指名的的人开启启其他人人不得擅擅自启封封如果某某主管在在职务上上有权替替代来件件所指名名者不受受本条规规定的约约束第十一条条 文书书的阅览览原则如如下1、 某文书书被阅览览后阅览览者必须须签字表表示已经经阅览完完毕如有有必要可可在文书书的空白白处填写写阅览后后的意见见并转给给或交还还文书的的主管2、 有必要要在各部部门传阅阅的文书书必须附附上传阅阅登记簿簿按传阅阅登记簿簿规定栏栏目填写写并最终终交还文文书主

28、管管第十二条条 与各各部门有有关的文文书在处处理意见见上如果果存在分分歧则由由文书的的主管部部门出面面进行协协商如果果不能协协商一致致上报或或请示上上级领导导由上级级裁决(四)请请示审批批第十三条条 请示示审批是是公司经经营的一一项重要要程序凡凡公司经经营重要要事项都都必须经经请示获获得董事事会总裁裁和常务务董事审审查裁决决和公文文批复之之后方能能实行第十四条条 须请请示审批批事项如如下1、 职务及及重要人人事安排排2、 各种制制度性规规定的变变更3、 重要契契约的缔缔结解除除与变更更4、 诉讼行行为5、 与政府府机构有有关的各各种重要要的请示示回执申申请等等等6、 土地建建筑物以以及事务务所

29、权利利的购买买与转让让7、 大额馈馈赠谢礼礼以及宣宣传广告告费用的的开支8、 分支机机构的增增减与升升降9、 预算与与决算事事宜10、 借款款与贷款款以及借借贷银行行的开设设与变更更11、 重要要或高额额物品的的采购不不急用或或不需要要物品的的转让或或廉价出出售12、 定期期或不定定期刊物物发刊修修改与废废除以及及费用开开支的修修订13、 有关关公司经经营的重重要计划划与企划划14、 其他他上述未未涉及的的重要事事项第十五条条 请示示审批者者为分公公司经理理以及以以此为标标准确定定的主管管第十六条条 对请请示审批批的提案案文书必必须进行行仔细斟斟酌以便便能顺利利实施第十七条条 请示示审批的的事

30、项必必须以提提案文书书的方式式经主管管呈交总总部如果果事情紧紧急允许许直接以以非文书书形式请请示但事事后必须须尽快撰撰写请示示提案文文书上报报第十八条条 请示示提案文文书的内内容包括括标题正正文理由由说明和和附录提提案文书书应一式式多份分分送有关关部门如如业务部部门出版版部门总总务部门门和财务务部门等等等第十九条条 请示示提案文文书必须须编号注注明起草草者或请请示者所所属分支支机构及及部门并并签名盖盖章第二十条条 请示示审批内内容一旦旦被上级级认可并并做出决决定则以以请示提提案书副副本替代代批复返返回并请请示部门门予以执执行第二十一一条 请请示提案案原本由由总务部部保管(五)文文书的制制作第二

31、十二二条 文文书制度度要领如如下1、 文书必必须简明明扼要一一事一议议语言措措辞力求求准确规规范2、 起草文文书的理理由包括括起因以以及中间间交涉过过程加以以证明必必须做出出交代必必要时附附上相关关资料与与文件3、 必须明明确起草草文书的的责任者者并署上上请示审审批提案案者姓名名对请示示提案文文书进行行修改时时修改者者必须认认真审阅阅原件修修改后必必须署名名第二十三三条 文文书的起起草必须须征得主主管同意意并且在在主管有有了明确确的决定定之后进进行文书书起草只只是一个个文书化化的过程程与结果果文书的的草案必必须予以以保存第二十四四条 重重要文书书必须经经过公证证并且在在正式文文书形成成前掌握握

32、并附上上具有价价值的证证据或证证明文件件第二十五五条 文文书的署署名按下下列规定定进行1、 公司内内文书如如果是一一般往来来文书只只需主管管署名如如果是单单纯的上上报文书书或者不不涉及各各部门且且内容不不重要的的文书只只需部门门署名如如果是重重要文书书按责任任范围由由总裁副副总裁常常务董事事署名或或者署有有关部门门的主管管姓名与与职务2、 对外文文书如合合同书责责任状政政府许可可申请书书回执公公告等重重要文书书一律署署总裁职职务与姓姓名如果果是总裁裁委托事事项可由由指名责责任者署署名上列列规定以以外的文文书也可可署分公公司或分分支机构构主管的的职务与与姓名第二十六六条 文文书的盖盖章按下下列要

33、点点进行1、 在正本本上必须须加盖文文书署名名者的印印章副本本可以加加盖署名名者或所所在部门门印章2、 如果文文书署名名者不在在可加盖盖职务或或代理者者印章并并加盖具具体执行行者印章章替代但但在这种种情况下下文书存存档前必必须加盖盖署名者者印章3、 以部门门或公司司名义起起草的文文书在旁旁侧加盖盖有关责责任者印印章第二十七七条 总总裁与公公司印章章按下列列原则使使用1、 在有必必要加盖盖总裁公公司印章章时必须须填写委委托申请请书经所所属部门门主管认认可并且且加盖印印章之后后向总务务部门提提出2、 总务部部主管经经审核签签名盖章章批准申申请如有有必要则则需请示示总裁3、 在需要要总裁签签字的情情

34、况下手手续同前前4、 经总务务部批准准后去印印章保管管员处加加盖公司司印章5、 一些带带有公司司字样或或总裁职职务字样样的印章章须经主主管同意意直接向向印章保保管员申申请加盖盖(六)文文书的发发送第二十八八条 一一些需要要邮寄或或专人递递交的文文书按下下列要点点进行发发送必要要时还须须给文秘秘室以回回复或回回执调查查报告不不受本条条规定限限制1、 文书封封面必须须明确写写清发送送或接收收单位单单位地址址以及收收件人姓姓名并且且注明快快递邮寄寄面呈或或转交等等字样2、 公司内内部文书书原则上上不作封封缄第二十九九条 各各部门的的邮寄文文书必须须于发送送前在发发信登记记本与邮邮资明细细账上做做好登

35、记记并填写写表格请印印申请单单第一联 请印单单位存 第二联联 存采采购单位位 第三三联 存存总务部部门请印单位位表格名称称用途联数及分送单位式 联联 第联联第2联第3联请印日期期需要日期期表格编号号表格格式式依旧格格式印刷刷品 依依附样印印刷现有存量量请印数量量每月耗量量使用年数数需校对否否需 否否(七)文文书的整整理与保保存第三十条条 文书书按内容容进行整整理后分分为两类类保管一一类是尚尚未完结结的文书书另一类类是可以以归档的的文书第三十一一条 全全部完结结的文书书分别按按所属部部门文件件机密程程度整理理编号和和保存年年限进行行整理与与编辑并并在文书书保存簿簿上做好好登记归归档保存存第三十二

36、二条 制制度规定定不动产产权利书书合同书书往来公公文与特特许专利利等特别别重要的的文书由由总务部部填写重重要文书书目录后后予以保保存第三十三三条 分分公司或或分支机机构的文文书分为为两类一一类是特特别重要要的文书书直接归归主管保保存另一一类是一一般的文文书留存存各部门门保管第三十四四条 文文书的保保存年限限如下1、 永久保保存文书书包括章章程股东东大会及及董事会会议事记记录重要要的制度度性规定定重要的的契约书书协议书书登记注注册文书书股票关关系书类类重要的的诉讼关关系文书书重要的的政府许许可证书书有关公公司历史史的文书书决算书书和其他他重要的的文书2、 保存十十年文书书包括请请求审批批提案文文

37、书人事事任命文文书奖金金工资与与津贴有有关文书书财务会会计账簿簿传票与与会计分分析报表表以及永永久保存存以外的的重要文文书3、 保存五五年文书书指不需需要保存存十年的的次重要要文书4、 保存一一年文书书指无关关紧要或或者临时时性文书书如果是是调查报报告原件件则由所所在部门门主管负负责确定定保存年年限第三十五五条 全全部重要要的机密密文书一一律存放放在保险险柜或带带锁的文文件柜中中第三十六六条保存存期满以以及没必必要继续续保存的的经主管管决定填填写废除除理由和和日期之之后予以以销毁机机要文书书一律以以焚烧的的方式销销毁第三十七七条 如如果职务务或部门门划分发发生变更更或者做做出调整整则必须须在有

38、关关登记簿簿上注明明变更与与调整的的理由以以及变更更与调整整后的结结果第三十八八条 必必须做好好重要文文件的借借阅登记记工作并并注明归归还日期期一切借借阅都必必须出具具借阅证证第三十九九条 在在制度难难以执行行时须与与总务部部联系由由文书主主管做出出裁定第四十条条 本制制度自颁颁布之日日起实施施六.公司司文书制制作制度度第一条 适应范范围凡公司内内的公务务文件除除有特殊殊规定外外一律依依照本制制度制作作发往公司司以外的的文件除除有特殊殊规定外外也适用用本制度度第二条 名义公务文件件的往来来以各部部门经理理的名义义签署有有些简单单事项的的文件应应以部门门的名义义签署第三条 呈交公公司经理理的文件

39、件凡需呈递递公司经经理文件件须逐级级上报各各级主管管须在调调查核实实的基础础上写出出意见注注明需呈呈报经理理的理由由然后上上报若不不需呈报报则在该该文书右右上方空空白处注注明公司司部门的的名称文文号年月月日第四条 文书格格式1、 公务文文件应使使用楷书书尽可能能简单准准确2、 陈述理理由和经经过时若若正文繁繁复则将将此部分分内容作作为附件件记在另另外的文文件上第五条 文件编编码文件上应应有制发发单位规规定的号号码还应应标明与与此份文文件有关关的关键键词及复复文文件件的号码码和年月月日以便便处理第六条 书写格格式1、 通常在在第一行行写文号号第二行行写文件件内容的的标题另另起一行行写制发发年月日

40、日制发者者名称再再一行写写明收文文件人的的姓名然然后再写写文件内内容2、 在属于于提复审审报的情情况下通通常采取取在文件件末尾处处用后记记的形式式证明在在文件末末尾隔一一行处写写下复审审件的号号码必要要事项年年月日及及复审者者姓名3、 由经理理发出的的指令性性文件上上应有各各收件单单位的名名称必要要时要写写上号码码和年月月日第七条 签署应应用文件制发发者及收收件者应应注明职职务根据据情况只只署姓名名在文件件制发者者个人或或单位的的下方盖盖上制发发者个人人或制发发单位的的印章作作为文件件处理的的依据但但同时发发往多个个单位的的文件如如通知等等为了简简便多采采用印制制好的印印刷品此此时签名名或盖印

41、印可省略略第八条 封签上上的记录录文件信封封上的记记录依照照以下各各条进行行1、 在用于于普通文文件的信信封上要要写明送送达单位位的名称称同时在在左侧写写上是否否加急挂挂号等并并在其下下写上发发文号码码信封背背面写发发文单位位2、 秘密文文件的信信封上除除要在正正面的左左侧写上上秘外其其他参照照第一项项3、 必须由由收文者者亲自开开启的文文件信封封上要写写姓名并并在左侧侧写上亲亲启字样样4、 机密文文件要用用二层信信封内封封上写文文件标题题外封上上的标志志参照以以上各条条在左侧侧写明秘秘的字样样5、 文件内内特别需需要保密密的或有有其他重重要内容容的在信信封上要要标明秘秘的字样样6、 本条第第

42、一项中中所列内内容除有有关机密密的外简简易的文文件可依依照第二二条进行行只要在在封面左左下角用用小号字字印上单单位名即即可第九条 文件用用纸文件所用用纸张另另行规定定略第十条 墨水文件原则则上应用用黑色墨墨水书写写在使用用墨水时时要选用用性能较较好的纸纸张文字字应清晰晰可辨第十一条条 文件件种类的的区分部门经理理发文应应根据文文件的不不同作用用按以下下原则区区别使用用不同文文种1、 提案，不仅仅仅是发出出的指令令而且希希望将其其意见进进行广泛泛讨论2、 承认就就有关事事务进行行认定定期报表表发送记记录类别：财财务会计计报表名称称类别报告提出出日期份数呈送单位位日报月报年报1、现金金收支表表隔日

43、或翌翌月日1副总经理2、营业业报告表表隔月初日日2自存副总经理3、损益益表隔月自存副总经理总经理4、资产产负债表表5、6、7、8、3、 请求所所报内容容等候裁裁定4、 报告关关于指示示的答复复性汇报报5、 申请请请求对自自己或有有关事项项处理的的许可和和承认也也可用于于单方面面提出申申请第十二条条 指示示类文件件的区别别公司总经经理及各各部门经经理对下下属发布布的文件件按下列列要求区区别使用用1、 指示对对申请请请示及要要求的答答复2、 传达有有关事务务上的指指令第十三条条 电文文依靠电信信传达的的文件要要求特别别简明避避免使用用容易误误解的文文字并省省略敬语语以使电电文简短短电报通通常在结结

44、尾处注注明发电电单位的的代号重重要的电电信文书书在发出出电报的的同时还还应将有有关材料料以书写写或印刷刷的方式式送交发发件人第十四条条 本制制度自颁颁布之日日起实施施七.公司司文书收收发制度度第一条 范围本公司文文件本公公司及其其事务所所之间的的书信文文件传票票小包裹裹等以及及公司外外文件的的收发分分发等均均按本制制度执行行第二条 统管部部门文书的收收发分布布等事务务由本公公司及各各事务所所的总务务部统一一管理第三条 部门文文书责任任者在部处室室中设文文书负责责人负责责本部门门内文件件的分发发保管等等工作第四条 文书的的收受对公司外外来文书书的接收收由总务务部收件件室负责责第五条 收文的的处理

45、收文中除除亲启信信函挂号号信传递递证明外外其余一一般信函函应全部部拆封拆拆封后以以件为单单位将收收文印章章盖在文文件上方方空白处处将信封封附上用用别针别别在一起起收件室将将全部收收文的收收受日期期发文单单位发文文者姓名名文件标标题内容容概要分分发地点点等项目目登在收收文簿上上并将文文件及收收文簿一一并交给给总务部部经销第六条 审核以以及分发发批示总务部经经理在对对文件及及收文簿簿加以审审核后对对收件室室做出分分发批示示当总务务部经理理外出时时如有事事务急需需处理可可由副经经理代理理承担上上述工作第七条 分发收件室将将收文簿簿及文件件分发各各部门各各部门的的文书负负责人应应该在收收文簿上上盖印签

46、签收第八条 处部门门内部文文书处理理文书负责责人在收收到文件件上加盖盖传阅印印并递交交有关部部门有关部门门经理阅阅文后对对文书负负责人做做出分发发传阅的的批示文文书负责责人据此此分发文文件给有有关工作作人员在文书承承办量分分发量较较大的部部门可设设文书整整理簿并并据此处处理文件件第九条 发送文书的发发送全部部由总务务部收件件室负责责在特殊殊必要时时亦可由由适当的的业务部办理第十条 部门内内总发送送文书的的处理文书发送送者在信信封上写写清收件件人地点点姓名并并注明是是否采用用挂号快快递等方方式文书负责责人将本本部门文文件分类类别请示示发送第十一条条 发送送的处理理总务部发发件室将将各部处处室交来

47、来的所发发文的发发文日期期发送地地点发文文者名称称全名内内容等项项目登记记在发文文簿上贴贴好邮票票投递出出去第十二条条 投递递文件投递递通常一一天三次次按以下下时间投投出：第一次上上午十点点第二次下下午三点点第三次下下午五点点遇有紧急急投递的的文书可可不受上上述时间间限制第十三条条 邮票票的收付付保管邮票购入入付出保保管等情情况应登登记在邮邮票收付付保管明明细表并并在年末末计算出出余额与与现存邮邮票数量量加以核核对第十四条条 公司司内部的的定期专专递不利用国国家邮政政而是通通过公司司内部定定期专递递发送的的信函文文书传票票小包裹裹钱款以以及其他他物品的的收集和和递送可可依照本本制度的的有关规规

48、定办理理对本公司司及各事事务所之之间的定定期专递递的管理理由各事事务所总总务室负负责第十五条条 定期期专递收收发文簿簿的制作作在发送定定期专递递时各部部门应在在定期专专递收文文簿上登登记其内内容一式式二页副副页留存存正页与与发送物物品同时时放入定定期专递递箱定期期专递收收发文簿簿作为发发文单位位记录可可代替发发文簿每每天进行行整理清清点对于于收文部部门定期期专递收收发文簿簿可代替替收文簿簿每天进进行整理理清点八.公司司文书处处理制度度(一)总总则第一条 范围本公司文文书处理理均按本本制度执执行在特特殊情况况下的应应急处理理事后也也须按本本制度补补齐有关关手续第二条 定义本制度所所指文书书包括以

49、以下内容容:1. 高层决决策文书书以及基基层下达达的文件件2. 部门会会议文书书与转阅阅文件3. 合同书书证券证证书和劳劳动协议议书4. 志愿书书违约收收文往来来公文专专利证明明和注册册登记文文书5. 收支预预算与决决算书账账本票据据凭证各各种明细细表各种种规定与与计划书书6. 往来书书信电报报任命书书意见书书7. 各种报报告各种种统计表表8. 其中与与项文书书的处理理原则上上按会议议决定处处理第三条 类别划划分上述文书书按机密密程度可可划分为为以下几几类:1. 机密文文书（1） 绝密（2） 秘密（3） 保密2. 普通文文书即机机密文书书以外的的文书3. 其他文文书如公公开发行行的书籍籍杂志报

50、报纸以及及调查资资料类的的印刷品品或复印印誊写物物品的第四条 适用原原则表格使使用状况况调查表表送： 送送出单位位表格管制制单位日期年 月 日日名称如为为新表请请简要解解释表号如为为新表免免填作用此表表之其他他部门表格内容有关事项此表目的的及用途途是否送出出厂外？是 否能否用透透明窗信信封？是 否对现行程程序的影影响说明明改变或或增加之之处资料来自自何处的的注出表表号资料送往往何处注注出表号号此表设计计将影响响其他何何表 有有何其他他表需重重加设计计 与与何表同同时参以以使用可以取代代何种表表注出表表号何表作废废注出表表号现有废表表之处理理销毁 新新表未使使用前仍仍继续使使用 通知知已领出出者

51、使用用完为止止其他处办办理填写用铅笔钢笔笔复写打打字其他填写写方式如如系机械械注明名名称及型式式牌特殊装订订所需级级边或印印刷留纸纸边使用情形形在办公公室内用用 在工工场或库库房使用用 在室室外用复制方法法油印其他方法法领用情形形其他副副本数量量每日 每周周 每月月使用此表表需增添添新设备备如需要要请注明明并估计计费用是 否副本送递递单位数副本送递递单位名名称必需用用之单位位保存时间间月年处理时间间每月日日每月极少少每一单位位如何填填写填写日期期及编号号等等盖图记等等等（1）原原234567规格需用量需印连续续号码否否请说明明是 否装订成册册是 否年量张张 份 份份期交货货 月数及及数量本 册

52、册第一次用用量使用久暂暂永久 临时(多久时时间)交货日期期特殊事项项不够填填写时请请用背面面签章申请人 日日期 审核人人 日期期 批准人人 日期公司各部部门依据据本制度度保管与与处理本本部门有有关事务务文书(二)文文书的收收发第五条 收发到达本公公司的文文书原则则上由总总务部或或者另行行规定的的其他部部门接受受所有文文书按下下列原则则处置或或送发1、 普通文文书全部部由接受受部门开开启或开开封启封封时编上上文书的的收发编编号注明明收发日日期在文文书登记记簿上作作好登记记由接受受部门的的主管或或者由指指定的文文书保管管员送交交有关部部门有关关人员文文书当事事人必须须签名盖盖章领取取文书但但是不涉

53、涉及特别别事项的的文书可可以简化化登记手手续2、 绝密文文书或亲亲启文书书必须直直接送交交当事者者由文书书当事者者开封与与处 置第六条 制度时时间外的的处理1、 值班人人员能够够判定为为是紧急急重要的的文书或或者直接接写给公公司高层层领导的的文书应应立即通通知秘书书室主任任其他次次重要文文书只需需通知收收发室的的主任并并按其指指示处理理2、 所有到到达的文文书值班班人员都都必须一一一作好好登记于于此后第第一个工工作日早早晨转交交收发室室第七条 收发决决定所有文书书的接受受转交登登记与领领取事宜宜都必须须由收发发室主任任做出决决定与指指示第八条 设立信信使在文书的的接受与与处理过过程中各各部门间

54、间经常需需要相互互传递文文书因此此在文书书档案室室设一名名信使来来回传递递各类文文书(三)文文书的处处理第九条 处理原原则文书处理理的基本本原则是是准确与与及时并并且明确确文书处处理的责责任者第十条 成文原原则凡重要的的往来交交涉都必必须形成成文书或或形成记记录即使使情况特特殊也必必须事后后追忆形形成备忘忘录第十一条条 特例例对那些并并不重要要的事项项或者通通过电话话会面等等简单形形式处理理的事项项只需要要事后将将处理结结果的要要点记录录下来即即可第十二条条 处理理手续领取文书书的部门门按下列列规定及及时予以以处理1、 凡重要要事项或或者异常常事项应应立即向向所在部部门主管管做出报报告并逐逐级

55、向上上请示必必要情况况下必须须与其他他部门取取得联系系等候并并按照上上级指示示处理文文书中涉涉及的有有关事项项2、 如果文文书中涉涉及的事事项与其其他部门门有关必必须在与与其他部部门取得得联系后后达成一一致意见见再行事事3、 在具体体处理时时如果认认为有必必要请其其他部门门做出配配合并且且其他部部门提供供配合需需要一定定的时间间在这种种情况下下应事先先征得对对方的意意见4、 如果事事情涉及及两个以以上的部部门并且且难以判判断由何何部门出出面主持持时应听听取其他他部门的的处理意意见第十三条条 防止止拖延文书档案案部门有有责任督督促有关关部门处处理文书书指定的的事项以以防止文文书的处处理延迟迟或停

56、顿顿如发生生延迟或或停顿现现象应立立即交文文书档案案部门处处理第十四条条 重重要文书书的保管管机要或绝绝密文书书以及其其他重要要文件必必须存放放在带锁锁的档案案文件柜柜中予以以严格保保管文件柜的的存放必必须选择择在发生生意外时时能够安安全迅速速转移出出去放在在容易发发现的醒醒目位置置(四)文文书的制制作第十五条条 用纸纸的规格格制作文书书的用纸纸除特殊殊情况外外原则上上采用规规格第十六条条 字句句文书应以以简单明明了的文文体记述述采用标标准的简简体汉字字避免使使用艰涩涩的词句句第十七条条 文体体全部文书书一律采采用书面面文体第十八条条 复印印绝密文书书未经主主管认可可不得擅擅自制作作或复印印副

57、本在在特别有有必要的的情况下下必须注注明包括括正本在在内共复复印多少少份送往往何部门门等等第十九条条 署名名在文书发发送与转转交时必必须按下下列要求求署名特特殊情况况或有专专项指示示的情况除外1、 代表公公司名义义缔结的的合同书书往来公公文公司司公告及及向政府府机构提提交的报报告全部部署名董董事会代代表2、 对外广广告及宣宣传采用用公司名名称3、 除此之之外的文文书署上上相关业业务部门门名称以以及部门门经理的的职务与与姓名不重要的的文书只只需署上上经办人人姓名(五)文文书整理理第二十条条 编写写符号各种文书书都必须须按整理理的要求求编写符符号表示示文书的的类别再再按符号号编辑数数字符号号给各文

58、文书排序序以便于于检索第二十一一条 文文书的符符号与编编号按下下列规定定使用1、 表示部部门名称称的符号号用部门门名称的的第一个个汉字如如制造部部门工艺艺室用制制工表示示2、 文书类类别直接接用绝密密密等字字样表示示3、 各种文文书按先先后顺序序用自然然数排序序编号4、 同一文文书或同同一名称称的文书书追加一一组自然然数用隔隔开如制制工密编编号按年年度更新新第二十二二条 填填写文书书登记簿簿所有文书书的符号号与编号号都必须须填写在在文书登登记簿上上第二十三三条 整整理文书处理理完结之之后按文文书的符符号与编编号进行行编辑整整理将大大部分没没有必要要查询与与翻阅的的归为一一类进行行另一类类需要经

59、经常查阅阅的文书书尽管文文书处理理已经结结束但文文书的效效用还没没有终结结仍需要要单独整整理第二十四四条 保保管文书整理理后大量量不重要要的文件件直接送送总务部部门保管管其他少少量的重重要文书书在一定定的期限限内由责责任部门门妥善保保管(六)文文书的送送发与交交接第二十五五条 主主管部门门全部文书书的发送送与交接接由总务务部负责责在特殊殊情况下下公司内内文书的的送发与与交接由由相应的的部门负负责第二十六六条 绝绝密与亲亲启文书书绝密与亲亲启文书书必须加加封并在在封面上上加盖转转交邮寄寄与面呈呈字样的的印章第二十七七条 转转交邮寄寄予面呈呈送交的重重要文书书必须在在封面上上加盖转转交邮寄寄与面呈

60、呈字样印印章分别别表示可可以由专专职传递递员以外外的人员员转交或或在书信信接受者者不在的的情况下下留下文文书嘱咐咐由指定定传递者者当面呈呈交的文文书可以以通过邮邮寄传递递的文书书必须由由指定传传递者当当面呈交交的文书书第二十八八条 填填写送发发登记簿簿所有送发发文书按按转交邮邮寄与面面呈分别别填写送送发登记记簿对于于面呈文文书还必必须在相相应的备备注栏目目注明送送交过程程的要点点以及领领取文书书的当事事人签名名盖章(七)文文书的存存档与废废除第二十九九条 存存档由本公司司总部的的行政室室按文书书的整理理符号与与编号进进行编辑辑归档第三十条条 编辑辑行政室按按年度把把重要的的经各部部门整理理编号