办公室档案管理策略

1、办公室档案管理策略摘要：互联网时代的快速开展，为很多行业的开展都带 来了新的机遇。档案资源的管理也因互联网技术的应用 出现了更多新的思路。结合互联网时代下的基本特征， 创新办公室档案管理模式，实现档案资源的充分利用。 本文结合办公室档案资源管理、开发的重要性进行分析， 探究影响档案信息资源管理的主要因素，结合互联网时 代下档案管理存在的问题给出现代化档案管理对策。关键词：互联网；档案管理；现代化一、办公室档案信息资源开发利用的重要性在“互联网+”时代下，有效实现档案管理，有利于充分 发挥档案信息资源的作用。信息科技力量的开展迅速， “纸质档案”沿用的同时，又衍生出了形式多样的“电 子档案L各种

2、信息被整理起来之后，便成为了我们所说 的“档案信息资源:不应该仅仅是停留在把档案信息整 理存档、保管妥善的层面上，应当更加充分利用档案资 源，发挥资源的真正价值，借助信息技术来使之促进更 多行业的开展。档案信息资源并不是只出现在档案馆中 的。在社会生活中，档案信息资源无处不在，人们生活 的方方面面其实都离不开它。因此，需要结合互联网时 代下，档案资源的特性，做好管理以及资源的开发利用。二、办公室档案管理现存的主要问题（一）档案信息资源开发利用意识不强虽然当前更加提倡信息化、现代化管理模式，但这些意 识其实还只是停留在外表的。当前对于档案管理现代化 模式，更多的还需要先进的技术提供支持，有些工作

3、人 员因为守旧思想，或者对于新的理念接受比拟慢，因此 对于现代化的管理方式不是很积极，在实际工作的开展 中，仅仅只是接受，没有任何的创新，没有深入地去了 解档案信息资源到底是什么，更不用说主动参与管理和 开发。（二）槽案信息资源管理难度大 档案有各种各样的形式，很多行业都需要档案资源的支 持。如此观之，档案的信息量是非常庞大的，而这就成 为了档案信息资源管理的一个难题。在信息时代下，档 案信息量大，涉及的样式多，越来越多、复杂的内容出 现，为档案管理工作带来了更大的难度，需要针对互联 网时代所产生的巨量资源进行充分整理、管理和利用， 是一个比拟现实的难题。比方在高校图书馆里，档案信 息资源的管

4、理难度就非常大。三、“互联网+”的现代化档案管理策略（一）提高管理人员的专业素质档案信息资源的管理难度大，需要相关人员有更高的专 业素养，一望而知，最简单、最有效的措施就是提高管 理人员的专业素质、提高信息化水平。档案信息的内容 庞杂，对档案信息进行价值评估与保存也需要极高的专 业素质，所以笔者认为我们首先就是要提高管理人员的 专业素质，比方说让拥有高水平、专业素质的管理人员 定期在网上开展关于档案信息资源管理、开发利用的相 关讲座、定期对档案信息资源管理人员进行系统性的培 训此外，应该提高信息化水平。在档案信息资源开发利 用中加大智能化管理，不仅能降低档案管理人员的工作 压力，还能提高档案信

5、息的开发与传播速率。（二）提升办公室档案管理人员信息分析能力在信息时代，办公室档案管理工作人员要进一步提升对 于信息资源的分析能力，能够对海量的数据、资源进行 挖掘，发现其中所蕴含的价值，同时可以为自身提供更 多资源支持。可以在单位或者档案馆等建立云存储平台， 借助云计算技术等来有效的对庞杂的信息内容进行挖掘, 保证相关资源可以被充分利用。需要进一步推进档案管 理数字化进程，发挥科学技术，尤其是信息技术的优势。 档案信息化建设要完善的管理流程，需要按照国家技术 标准来规范操作。信息化的建设需要借助硬件以及软件 支持，因此在操作过程中需要按照标准规范来进行细化 各个细节。如扫描纸质文档时，需要做

6、好保密工作，将 传统的纸质档案转化为图像和文本时，需要严格按照规 范来构建目录，在扫描过程中需要做好细化、平安管理 等步骤，确保档案在信息化的过程中既具备平安性，也 保持完整性和准确性，使得电子档案与纸质档案完全一 致、高效可用。借助新的技术手段可以更好的实现档案 资源的共享，这样除了档案管理人员以外，其他需要对 档案资源进行查阅的人如果具备权限，就可以登录网站 对信息进行调取，这样既给用户带来了方便快捷的体验, 同时也减少了工作人员琐碎的工作步骤，不需要通过传 统的方式来对信息进行检查、收集，可以提升档案资源 的服务质量和效率。（三）维护办公室电子档案信息的真实性“互联网+”时代下，既要做好

7、办公室档案资源的有效利 用，也应该维护好电子档案的真实性。电子档案在利用 的过程中也会产生一些对档案真实性的威胁。对访问办 公室电子档案的人员进行追踪人员追踪技术，是电子档 案的真实性在利用阶段的最后一道优化措施。在电子档 案的管理系统中，应将档案管理人员对于电子档案的任 何操作都记录下来，形成操作日志。只有电子档案管理 人员和被授权的访问者有权利查看操作日志的信息，但 是任何人都不能对操作日志进行更改，直到电子档案不 再具有任何的保存的价值时，才可以对操作日志进行销 毁处理。电子档案的追踪的对象主要是查看电子档案的 人员。我们可以通过计算机系统对访问者的IP地址进行 追踪定位，这样能够在电子

8、档案利用的过程中，准确地 知道每一位访问者的具体信息。（四）做好办公室档案资源备份 在办公室电子档案的利用阶段，为了防止突发事件，例 如：系统故障导致档案的消失，计算机死机等等。档案 管理人员需要定期对电子档案进行备份处理，这样才能 够有效地预防因软件、硬件的故障所造成的档案信息丢 失。动态备份技术就是现如今档案管理需要掌握的一项 重要技术，它既能够对电子档案进行本地备份处理，还 可以对电子档案进行异地备份。不管使用哪一种备份形 式，都能够有效地维护电子档案信息的真实性，可以说 维护电子档案的真实性就是我们最终要达成的目标。为 了这一个目标的达成，需要选择合适的、使用价值高的 备份存储载体，选

9、择对的存储载体是做好电子档案备份 工作的关键因素。当前利用率较高的电子档案备份载体 主要有光盘、磁盘和云备份三种，其中云备份最受档办 公室的欢迎。云备份可以实现把本地数据备份到异地的 数据中心，这样做不仅仅帮助办公室节约了保存数据的 本钱，还减少了办公室档案内部信息数据库的存储负担。 我们生活中常用到的百度网盘、微盘、360平安云盘等等, 这一类的软件都属于云备份。另外，备份技术也需要迎 合时代开展的趋势不断的创新，这样才能够从根本上做 好电子档案的备份工作。四、结束语 当前办公室档案信息资源管理以及开发利用是一个值得 研究的领域，档案信息资源开发利用最主要的意义其实 就是为了实现档案信息资源的价值，让它能够对社会有 所用，社会能够因此得到更好地开展。需要充分认识到 互联网时代为档案管理所带来的机遇与挑战，实现传统 档案服务模式与现代化的档案管理模式相辅相成，为办 公室档案管理工作提供源源不断的内生动力。参考文献：1高校数字档案馆公共服务体系建设规范探索J.王 丹.黑龙江档案.2020 (05)2创立高校示范数字档案馆