公司档案管理学习制度

1、公司档案管理制度第一章总则第一条目的：为了增强公司档案管理，保护档案的完好性、一致性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要供给信息，特拟订本制度。第二章公司文件、资料归档管理第二条公司在筹办、建立、经营、管理及产权改动过程中形成的拥有保留价值的文件资料均列入归档范围。1、综合类：主要包含政府公司、行政管理部门在工作中形成的文件资料。2、房产档案：主要包含波及公司产权产籍的房子的图纸、合同、证件等文件材料。3、工程档案：主要包含公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、信件、联系单、招（投）标文件、合同样文件资料。4、经营档案：主要包含物质采买、房子销售及其余经济活动中形

2、成的档案资料。5、财务档案和人事档案由财务部和行政部独自归档。6、归档的文件资料包含纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各样载体形式。第三条则件资料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件资料的采集和整理，并按期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。2、归档文件资料一定齐备、完好、正确。3、归档文件资料一定正确地反应公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真切内容和历史相貌。4、归档文件资料一定有条有理，切合其形成规律，保持同一模卷内文件资料的有机联系。5、归档的文件资料主要包含纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。6、归档的文件资料一定为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归

3、档的合同一定附有合同会签表及会签过程中间产生的改正版。7、归档的拥有永远、长久保留价值的电子文件应有相应的纸质文件资料一并归档保留。8、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。9、外文（或少量民族文字）资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。10、为便于保留和利用，归档的文件资料用的纸张一定优秀，纸面洁净，书写文件资料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不坚固的书写资料。书写工整、图像、笔迹清楚。第四条归档时间1、公司行政部和财务部按年度归档，应在次年四月尾前归档。2、工程部应项目完工达成后一个月内将所有有关图纸、与有关业务单位的来往信件和部

4、门周会议记录归档，合同应在签署达成三日内归档，波及招（投）标程序的，招（投）标文件应与合同一同归档。3、销售部客户资料及销售合同样文件资料应在当期交房工作达成后一个月内归档。4、物质采买应在采买供给合同订立后3天内归档。第五条凡由公司与其余单位协作、合资达成的项目，公司一定保留一整套档案。第六条送交资料的部门，要填写移交档案资料登记表一式两份，接交两方署名，执行交接手续。任何部门与个人不得以任何原因积压、滞留应归档的资料。第七条归档文件保存1、因波及合同执行，经办部门自留合同复印件一份，合同执行过程中波及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；2、与政府公司、业务单位之间的信件、联系单等由经办

5、部门视状况自留复印件。第七条档案保留限时保留限时分为永远、长久、短期1、永远：凡是反应公司主要职能活动基本历史相貌、对公司有长久利用价值的档案，列为永远保留。保留限时为50年以上。2、长久：凡是反应公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长久保留。保留限时为16至50年。3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保留。第八条档案管理1、档案室应制定科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架；2、档案室应付整年档案的收进和移出、模卷数目、档案的利用等状况进行统计；3、档案室对保留限时己满的档案，应造册报总经理室同意后，予以销毁。未经同意，不得销

6、毁任何档案。4、档案室对己损坏和笔迹退色的档案，应实时修复和复制。5、档案室对所存档案和资料的保留状况按期检查，遇有特别状况，应立刻向董事会及总经理室报告，实时办理。第九条档案的利用与开放1、公司档案室所保留的档案主要供公司内部利用，公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料，需经本部门负责人署名同意。借出、查阅、复印非业务范围内的档案资料，需经总经理署名同意。2、其余单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经理同意，方可接洽。3、借出、查阅、复印只限于同意范围内的档案资料，不得任意扩大查、借阅和复印范围，对重要的、宝贵的档案和资料，一般不供给原件，如特别需要，须经总经理同意。第十

7、条档案室档案管理员岗位职责1、依据部门领导的安排，踊跃主动地展开工作，努力达成好各项工作任务和岗位职责。2、负责采集、整理、分类、判定、保留、统计全公司各种档案资料。3、对接收入库的各种档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工作供给优良服务。4、贯彻执行国家对于守旧机密的规定，保护涉密档案的安全，保护公司机密，不得利用职权私自扩大档案室利用范围，非经同意，不得私自借、阅和销毁档案材料。5、做好“八防”工作，严格恪守档案的保留、保护制度，保证各种档案资料的完好、安全，努力提升档案的使用寿命。6、努力研究各种档案的业务知识和业务技术，熟习库藏，认识库藏，每年度对各种档案数目以及改动状况作出

8、精准的统计，踊跃参加档案局举办的学习、培训。7、档案管理员在工作改动时，应严格执行档案移交锋续。第十一条对于违犯中华人民共和国档案法的行为，由公司对直接责任人员赐予办理。第十二条档案室查、借阅制度1、凡本公司各部门因工作需要，能够查借阅有关档案。2、查借阅档案者一律执行查借阅手续，并限于所申请查借阅的范围，完成后，应立刻送还并当面点清注销。3、查借一般档案由本部门负责人同意，查阅非本业务范围的档案或重要机密文件，需经总经理同意后方可查借阅。4、机密档案不办理外借手续，不得复制，不得任意抄写，若有特别需要限抄有关部分，但用完须按有关保密制度和规定办理。5、对重要的、宝贵的档案室和资料，一般不供给

9、原件使用，若有特别需要，须经总经理同意，并办理登记手续，限时送还，借出时间最长不超出一个月。6、查借阅档案时，一定爱惜档案资料，不得私自在文件上作任何标志或涂改，不得损毁和抽走模卷的张页，不得私自转借别人。7、对非机密文件，外单位或个人因工作需要复制时，应持介绍信，注明阅档内容、范围、用途，并报请总经理同意后方可复制。第十三条保密制度1、不应说的机密，绝对不说。2、不应知道的机密，绝对不记。3、不应看的机密，绝对不看。4、不得向没关人员流露档案室摆设和保密状况。5、不得在公共场所、家庭及儿女亲朋眼前讨论公司机密。6、不得在个人通讯中波及公司机密事项。7、不得随身携带机密文件。8、不得私自办理无

10、保留价值的文件资料。9、档案室接收档案应实时入库装柜，不得任意堆放他处。10、销毁档案资料时，一定造具清报领导同意，销毁时应由董事会或总经理室委派两名以上工作人员监毁，并在清册上署名。11、一年内联合节、假日进行几次保密检查，发现问题实时解决，对保密有功者赐予夸奖或奖赏，对违犯保密规定者，应依据国家保密法律，视情节轻重，赐予责备或处罚。第十四条保留束度1、公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室一致保留，任何部门或个人不得占为己有。2、非档案室工作人员，未经同意，不得任意进入档案室。3、每年按期接受各部门、各项目工程应归档的档案。4、工作人员要增强责任心，对档案的采集、借出、利用、销毁状况

11、实时进行登记，调阅后的档案立刻检查，送复原位。5、档案室的所有档案，按分类纲领整理摆列、编目、上架。6、保证档案的绝对安全，注意保护档案室内的洁净卫生，禁止抽烟，禁止易燃、易爆物件及其余杂物，做好防火、防盗、防虫、防有害气体、防光、防高温、防潮、防霉等工作，门窗箱柜的钥匙要妥当保留，随时注意封闭上锁。第三章附则第十五条行政部为档案室的管理部门。第十六条本制度由公司行政部负责解说。第十七条本制度自觉布之日起实行。行政部2013年09月附表一各种文件保留限时一览表附表二移交档案资料登记表附表一序文件种类保留限时备注号通知、名单、议程、报告、领导人发言、大会发言、提案、选举结果、议论经过的文件、1永

12、远决策、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件2贺信、贺电、议论未经过的文件长久小组会议记录、参照文件、会议服务机构的3短期计划、总结等文件资料公报、决策、决定、记录、纪要、领导人讲4永远话、议论经过的文件资料5议论未经过的文件资料等短期6主要文件资料长久7其余文件资料短期直属上司公司颁发的，属本公司主管业务8的，和非直属上司公司颁发的针对本公司主永远管业务并要执行的重要的文件资料直属上司公司颁发的属本公司主管业务并9长久要执行的一般文件资料10其余需要执行的文件资料短期党和国家领导人、上司公司视察、检查当地11区、本公司工作时形成的题辞、发言、声像永远等重要文件资料

13、本公司党组（包含推行党委制的党委）和行12永远政办公会的记录、纪要、议论经过的文件通知、名单、日程、报告、发言、决策、决13永远定、纪要、重要的声像资料14典型资料、代表发言、简报长久15小组会议记录、参照资料短期纪要、通知、总结、发言、报告、重要的声16长久像资料17典型资料、代表发言、简报短期18目标、政策法例性的，重要业务问题的永远19一般业务问题的长久20事务性有参照价值的短期21重要的法例性的长久序文件种类保留限时备注号22其余的短期23综合成就、专题成就、方案、总结、报告永远24原始记录长久25重要的永远26一般的短期27目标政策性的重要问题的永远28一般事务性问题的短期主要职能活

14、动年度和年度以上的、重要专题29永远的30半年的、季度的、一般专题的长久31年度和年度以上的永远32季度的、月份的短期33汇总的、年度和年度以上的、专题的永远34季度、月份的短期35本公司机构设置、撤并、名称改正、组织简永远则、工作条例、人员编制、启用印信交件材料本公司领导人，本公司对直属单位领导人任36免的文件资料本公司内部机构负责人的任免资料省级以上的地、县级以下的影响大、问题严重的影响、问题一般的本公司中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件资料本公司组织沿革、大事记本公司及本公司同意的有关地区变化和解永远长久永远长久永远长久长久永远永远决界限纠葛、征用土地

15、的文件资料45本公司财富、物质、档案等的交接凭据长久本公司编写的并反应主要职能活动的第一版46永远物定稿和样本47有历史意义和长久利用价值的永远序文件种类保留限时备注号48重要的长久49一般的短期50重要活动的主要文件永远51一般活动的审批手续、观察报告长久52其余文件资料短期53公司之间磋商工作的来往文件资料短期同级公司和非隶属公司制发的非本公司主54短期管业务但要贯彻执行的文件资料58有省以上领导人重要批改和办理结果的永远有上司公司或本公司领导人重要批改和处59长久理结果的60其余有重要办理结果的短期61没有办理结果的短期年度和年度以上的总结、统计报表，重要问62长久题的专题报告63年度以下的总结一般专题的报告和存案的短期附表二会计档案保留限时表序?号档案名称保留限时备?注一会计凭据类1原始凭据15年2