公共关系第四章.组织机构和人员课件

1、第四章 公共关系的组织机构和人员第一节 公共关系的组织机构第二节 公共关系人员第一节 公共关系的组织机构定义：公共关系的组织机构是专门执行公共关系任务、实现公共关系功能的行为主体，是公共关系工作的专业职能机构，属于社会咨询机构或组织的职能部门。 一般来说，公共关系组织机构可以分为两大类：一类是为社会上各类组织提供咨询和技术服务的公共关系咨询公司（或称公共关系顾问公司）；另一类是各企事业单位内部的专门从事公共关系工作的公关部一、公共关系部 公共关系部是贯彻组织公共关系思想，实现公共关系目标的专业性机构。它与组织内部的人事、财务、计划、业务、技术等部门一样，是组织的重要职能部门。（一）公共关系部的

2、地位 公共关系部是贯彻组织公共关系思想,实现公共关系目标的专业性机构.公共关系部在组织中既是组织的管理职能部门,又是组织的决策参谋部门.公共关系部在组织中的决策参谋地位,主要是由以下几方面的职能决定的: 资料储存中心.信息发布中心. 环境监测中心.趋势预测中心. 公众接待中心.（二）公共关系部的职责1.收集和处理情报 通过民意测验、市场调查、报刊剪辑、上级机构和本单位文件的汇集等手段，集中收集、整理和储存与组织密切相关的各种情报。并在此基础上进行调查、预测工作。它根据所收集到的情报，监测社会环境，了解社会政治、经济、文化等各种因素的变化，预测未来的发展趋势，提出科学的见解和方案。2.新闻宣传和

3、编辑制作 具体的工作有：组织各类展览、参观、访问、联谊会、信息发布会、记者招待会、交流会以及各种专题活动。3.咨询和建议 把采集到的各种情报，即时认真地进行分析整理，分门别类地迅速反馈给领导层和各个职能部门，为其决策提供咨询和建议。4.协调和交往 通过正常的途径，善处理好各种关系，如内部公众之间的关系，组织与组织之间的关系。 它需要接待来访、来信、投诉等，必要时需协助组织进行协调各种关系的谈判、洽谈活动。（三）公关部的特点1.专业性 它作为组织内从事公关工作的机构必须保证其队伍的专业化和工作内容的专业化。公共关系人员一定要受过专业训练并有一定的专业水准与能力。部门工作不是“杂货店”也不是临时班

4、子。2.协同性 在实现公关计划所确定的目标时，不能只靠自身单枪匹马，孤军作战，还应依靠组织中各部门的相互配合及全体成员的共同努力。发挥其它部门的作用3.自主性 要有独立的地位，有一定的权限范围，可以自主地开展各项工作。4.服务性 公共关系部门不是直接的管理者，也不是领导和生产者，其职能作用主要体现在向组织决策者和组织各职能机构提供有效的服务。因此公共关系人员一定要在工作作风上树立服务意识。（四）公共关系部的设置原则1.规模适应性 规模的大小应当与组织的规模及其发展相适应.2.整体协调性 设置时，应与组织内各部门相协调，以免制造矛盾。 首先，要使它与内部的各个部门相互协调，并起到协调各部门关系的

5、作用 其次，要对内部与外部社会关系的协调起积极的作用。3.工作针对性 在设置公共关系部时，要根据不同的工作性质和组织面对不同的公众来设置机构，安排人员，没有一个固定的模式。只有这样才能使机构富有特色，更加有效和实用4、机构权威性 公共关系部作为高层的管理机构，其负责人应进入组织的最高决策层，至少有直接向决策层汇报、提建议或参与决策讨论的权利。在组织内部任何其他部门无权干预公共关系部门的工作，无权对公共关系部门下达命令，公共关系部直接对组织最高领导层负责。在组织外部，公共关系部应具有代表组织发布信息、处理组织与外部环境事务的权利。总之，公共关系部必须有职有权，才能有效地发挥职能作用。 （2）公共

6、关系手段型 也叫做公共关系技术型。即公共关系部所属机构的名称分别是一种公共关系技术手段的名称。 这种手段型结构的优点是：各部门的工作内容按照工作人员的技术专业划分，工作人员根据自己所从事的工作，着重在提高专业技术水平方面下功夫，便于熟练地掌握和运用各自的公共关系手段，开展多方面的公共关系活动。 公共关系部新闻通讯组美术制作组专项活动组社会调查组编辑出版组公共关系手段型结构模式（3）公共关系复合型。 这种模式的优点是：把手段型和对象型结构合二为一，根据实际需要来设置下属机构，不拘泥于固定模式。在机构内具体部门其机构名称既反映公共关系的工作手段，又反映公共关系的对象。2、按领导方式分类 公关部的设

7、置可分为四种类型： 即总经理直接负责型、总经理间接负责型、部门所属型和公共关系委员会。公共关系部员工关系组社区关系组顾客关系组传播媒介组外商接待组编辑出版组公共关系复合型结构模式 从目前国内外情况看，公共关系部在组织中的隶属关系主要有以下几种：1)隶属于经营部门。 由经营部门的负责人兼任公共关系部的领导，这种关系强调了公共关系在生产、营销和流通等环节的作用2)隶属于销售部门。 由销售部门的负责人兼任公共关系部的领导，这种关系强调了公共关系的促销功能。3)隶属于广告宣传部门 这种隶属关系侧重于公共关系部的传播功能。4)隶属于人事部门 这种隶属关系侧重于对内部从事关系的协调功能。5)隶属于接待部门

8、。 这种隶属关系侧重于公共关系的社会交往作用。上述五种模式的特点是： 增加了公共关系部与最高管理决策层之间的环节，侧重于公共关系某一方面职能的发挥。6)隶属于行政办公室。 一般由办公室的负责人（主任或副主任）兼任公共关系部的领导。在这种隶属关系中，公共关系部仍然和最高层次比较接近，联系也比较方便。与隶属于其他部门的公共关系部比较，有利条件必较多。 这种模式有优点是：机构简单，一般具有两个层次，人员也较少，适合于小型企事业单位。3、按公共关系部机构的规模分类 从公共关系部机构的规模考察，公共关系部的设置可分为小、中、大三种类型。 这种模式一般具有三个层次.其特点是:机构齐全，层次分明，分工明确，

9、形式完整的工作机构， 适用于中型企事业单位。二、公共关系公司 又称公共关系顾问公司或公共关系咨询公司。由各具专长的公关专家和人员组成，专门从事有关咨询和实施等活动，或受具体单位委托，为其开展公关工作提供设计方案、决策参考的社会服务机构。（一）公共关系公司的工作内容基本职能：为委托者（或称客户）提供全部或单项服务进行指导监督 帮助或代替实施帮助沟通社会公众间的双向信息交流目的在于建立起良好的信誉和形象，以利于委托者的经营和发展工作内容主要有：1.确立目标 调查研究2.制定和实施计划 3.协助委托者编制公共关系预算 4.协助委托者开展内部与外部的公共关系工作 5.协助委托者评价、估计公共关系工作计

10、划实施的效果 此外公共关系公司还开展一些单项服务。其内容主要有：1、咨询性服务2、专门技术服务3、职业培训服务（二）公关公司组织机构根据规模 可分为小型 中型 大型公关公司根据服务项目 有综合性的公关公司 也有专项性的公关公司根据经营方式 有独立经营的公关公司 也有与广告公司合营的公关公司大中型公共关系公司一般由四部分组成：1、行政部门 2、审计部门 3、专业技术部门4、国际和地区部门（三）公关公司工作原则1.遵纪守法2.讲求真实准确 3.不干涉内务4.保守秘密5.避免为相互竞争的委托单位同时服务6.一切为客户着想三、公共关系组织机构的综合利用 公共关系部与公共关系公司各有所长也各有所短，为了

11、有效地开展公共关系活动，首先必须了解本组织的情况，在此基础上综合利用这两种公共关系组织机构（一）公关部的利和弊1.优势（1）成员熟悉组织情况，工作针对性较强，结合组织客观实际制定的公关计划更加切实可行（2）组织内设立公关部 ，从人力 物力 财力上保证了公关活动的连续性 稳定性 （3）与组织存在直接利益关系，在不影响公关活动效果、能达成预期目标的前提下，能自觉为组织节约开支（4）作为内部职能机构，可随时为组织提供各方面的服务，及时处理组织面临的公关问题2.不足之处（1）职责不明，负担过重（2）看问题有时不够客观（3）有时可能成为组织的一种负担（二）公关公司的利和弊1.优势（1）职业水准比较高 （

12、2）看问题比较客观（3）社会关系广泛（4）信息比较灵通（5）机动性强（6）建议容易为人们所重视（7）节约经费 2.不足之处（1）不太熟悉客户情况（2）工作缺乏连续性持久性（3）远离客户 第二节 公共关系人员 是对从事公共关系工作人员的普遍而又常见的称呼，指以公共关系理论研究、教学和实践为职业的人员。国内许多学者把这些人统称为公共关系工作者。 应该说，公共关系工作是一项复杂、高级的劳动，绝对不是什么人都可以胜任的，因此有必要让同学们了解从事公共关系工作的人员应具备的素质，及担当的角色。一、公共关系人员的素质优秀的公关人员在性格上应具备以下特征：开朗 有耐心 能宽容 沉着冷静 勇敢顽强 富有幽默感

13、 （三）品德实事求是、公正无私、勤奋努力、乐于助人、光明磊落（四）智慧（五）知识 公共关系人员的知识结构应该是“T”字形，即专业知识要深，一般知识要博。 “T”字形的知识结构能使公共关系人员集专才与通才于一身，熔科学与艺术于一炉.（六）能力1.组织能力2.表达能力3.宣传推广能力4.社交能力5.创新能力6.应变能力7.自我调节的控制能力3.宣传推广能力 主要表现在善于周密策划，精心设计组织形象，并使组织形象进入一个崭新而又陌生的领域，深入到社会公众的心目中去，能为社会公众所普遍接受。4.社交能力 社交能力是衡量一个现代人能否适应开放社会的标准之一。缺乏社交能力的人，往往会在自己与周围人之间形成

14、一道无形的心理屏障，是不可能完成公关工作的。5.创新能力 是指人创立新的思想、新的事物和新的环境等，以满足自我或适应自我变化的能力。 在与同行的竞争中只有不断求新、求异才能技高一筹，领先一步，才能达到扩大影响、树立形象、推销产品、争取公众的目的。 6、应变能力 是指应付情况突然变化的能力。处乱不惊，以自己的语言或行为挽救可能出现的不利局面。7.自我调节的控制能力 是指一个人自我控制自己的情绪的能力。二、公共关系人员的角色 公共关系人员角色大体上可以分为四种类型:专家型、领导型、技术型、事物型。（一）专家型角色 专家型角色是研究和解决公共关系理论与实践问题的权威,他们有渊博的知识,丰富的经验,有较高的理论水平与宣传推广能力.他们是公共关系队伍中的中坚和精华.专家型角色主要包括以下人员:公共关系顾问,公共关系学者和教育家.（二）领导型角色 领导型角色是指在各公共关系组织或相关单位中担任领导职务者。他们包括经理、部长、主任、兼职领导、社会活动家等1.经理、部长、主任2.兼