某医疗卫生系统创卫档案整理与归档课件

1、 内 容：医疗系统创卫档案的收集与归档 主 讲： 郑 东 日 期：2018年6月茂名市创建国家卫生城市 档案资料建档培训课程茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 内 容：医疗系统创卫档案的收集与归档茂名市创建国家卫生城创卫资料收集归档工作的重要性: 创建国家卫生城市是市委、市政府的重大决策，建立和完善创建国家卫生城市档案资料是创建工作的重要组成部分，也是考核评估环节的必查项目，是检验城市卫生长效管理的重要标志，对创建工作具有十分重要的意义。因此，我们要充分认识建立统一规范创卫档案资料的必要性和重要性，高度重视创建国家卫生城市档案资料工作，切实加强领导，落实主管责任领导和责任人员，做到机构、人员

2、、任务、经费四落实。要抓紧逐级安排部署，确保文件材料收集建档等相关工作保质、保量、按时完成。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档创卫资料收集归档工作的重要性:茂名市医疗卫生系统创卫档案整理创卫资料收集归档的要求: 一、资料收集要求。根据标准涉及应收集的资料内容，文字材料、音像、图片资料均属收集范围；文件的收集要保存原件，不应使用圆珠笔、铅笔书写和批办文件；照片要保留数码照片和文字说明；各种印证资料要能够体现工作全貌，反映工作的全过程，对影响全局工作的关键数据、工作史料、重要的统计资料，要认真进行核对，注意各种数据、时间的准确性，确保资料真实、系统、全面。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档创卫

3、资料收集归档的要求:茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档创卫资料收集归档的要求: 二、分类原则。各单位创卫资料的分类，采取统一性和灵活性相结合的原则，既要照顾迎检需要，又要兼顾归档方便。要按照国家卫生城市标准中所列的八项内容，统一划分大类，大类下是否再划分小类，由各单位视资料量的多少决定。各类别自身的内容要相对完整(可以有重复文件)。 茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档创卫资料收集归档的要求:茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：基本情况 单位基本情况（简介）医院名称、地址、级别、住院床位数、职工总人数、医护人员数等情况。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建

4、档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：一、组织管理 1、部门、单位基本情况； 2、部门、单位机构设置及人员编制文件（编委三定方案）； 3、单位成立爱卫、创卫领导工作小组及工作分工、经费文件； 4、爱卫、创卫工作年度计划、总结（至少3年）； 5、创卫网络表（有下属单位的部门）和专兼职人员花名册； 6、本单位创卫发文资料（有下属单位的部门）； 7、本单位有关创卫工作的宣传栏（每年6期）、宣传工作资料、照片等； 8、上级单位有关爱卫、创卫工作的发文。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：二、职工

5、健康教育与病人健康教育 1、健康教育领导小组成员名单，有院、科、病室三级网络人员名单（显示姓名、性别、年龄、部门、职务、学历）； 2、年度健康教育工作计划、总结； 3、有开展健康教育经费、健康教育设备一览表； 4、医务人员健康教育专业知识培训记录； 5、职工健康教育活动工作记录（会议、开展咨询活动、卫生法规、职业卫生、疾病预防、营养卫生和吸烟有害健康等保健知识讲座记录、卫生知识竞赛、工间操、开展体育活动等）；茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引： 6、职工健康档案； 7、医院门诊大厅、临床科室健康教育宣传栏个数，有出

6、版记录或照片（包括控烟宣传，由出版科室做好记录，附照片，每年至少4期）； 8、对住院病人及其家属开展多种形式的、有针对性的健康教育记录资料（由各科室做好记录）； 9、各种健康教育处方和卫生宣传资料。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：三、控烟工作 1、控烟领导小组成员名单（要求院领导为负责人）； 2、有控烟规章制度和措施（要求有明确的奖惩办法）； 3、控烟工作计划、总结 4、开展创建“无烟医院”活动的有关资料； 5、被评为无烟单位的有关文件和申报材料； 6、控烟宣传资料、禁烟标志照片。 7、病房和门诊禁烟管理人员名

7、单茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：四、医疗废弃物管理 1、医疗废弃物管理人员和负责收集、运送、暂时贮存、处置等环节工作人员名单，工作流程图； 2、工作人员培训情况资料； 3、医疗废弃物收运合同和记录等资料。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：五、医源性污水管理 1、管理人员名单； 2、污水处理站建设的有关资料； 3、对有放射性、重金属及其他有毒有害物质的污水收集、处理、排放记录； 4、消毒剂购买索证、使用记录； 5、对污水有关指标的

8、监测资料。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：六、传染病防治 1、有传染病管理部门和人员名单； 2、有传染病科或组设置、运行情况和专业人员资料； 3、有健全的突发公共卫生事件和传染病疫情信息监测报告制度（包括报告卡、总登记簿、疫情收报、核对、自查、奖惩等管理制度）； 4、 传染、内、儿、妇、皮肤、急诊等科室的门诊日志、疫情报告情况 5、关于对艾滋病、结核病、血吸虫病等重点疾病预防控制、治疗的相关资料 6、传染科室工作人员的培训和考核资料；茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创

9、卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：七、计划免疫工作 1、第一类疫苗免费接种制度； 2、有关预防接种的安全接种制度； 3、有生物制品管理制度、冷链设备档案、冰箱温度记录； 4、有完整的免疫接种各类报表，及时上报； 5、辖区流动儿童计划免疫管理措施； 6、预防接种异常反应的报告、调查处理资料； 7、相关疫苗接种率和免疫水平的监测资料； 8、开展专项活动如补种、应急接种和强化免疫接种等的相关方案和总结； 9、开展辖区幼儿园、学校学生验证入学的有关资料。 10、儿童接种卡、册齐全，登记完整清楚，保存完好； 11、有疫苗管理制度，疫苗领用、消耗帐册完整正确茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫

10、资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：八、慢性病综合防治 医院对慢性病综合防控、治疗的有关措施、方案总结等资料茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：九、临床用血管理 1、临床用血核查制度； 2、有医师合理用血培训制度和培训记录； 3、用血记录。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：十、环境卫生管理 1、单位成立环境卫生管理工作领导小组及有关卫生管理人员名单； 2、各项卫生管理制度； 3、有关爱卫月、节假日及

11、日常卫生检查的工作记录、整治措施等 4、卫生保洁人员名单和工作责任书（由保洁公司承担保洁工作的，提供合同和资质证有效证件等资料）； 5、环卫设施设置一览表； 6、日产垃圾及清运情况（清运合同和记录）； 7、卫生清洁、绿化美化的有关工作资料、照片。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：十一、食堂管理 1、饭堂有管理部门和管理人员名单，有有效食品卫生许可证和年审资料记录。管理人员、从业人员持两证（培训证、健康证）上岗的资料； 2、饭堂的各项卫生安全管理制度；包括患“五病”从业人员调离制度和调离情况； 3、饭堂除四害措施落

12、实情况、防蝇、防尘、防鼠等四防设施设置情况（附一览表、照片）； 4、食品原料采购索证的资料、台帐。 5、有饭堂食品卫生的自查记录，卫生部门对食品、餐具等检查、检验记录和检验报告。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：十二、病媒生物预防控制 1、单位成立“除四害”工作领导小组的文件； 2、年度除“四害”工作计划、总结； 3、除“四害”承包合同书及经费开支情况和消毒公司资质证、消杀人员资质证、消杀药物检验证等有效证件； 4、除“四害”消杀记录或用药记录； 5、本单位及系统“四害” 孳生地本地调查资料及防制措施情况（包括安

13、装“四防”装置、明渠改造、灭鼠屋等）； 6、除“四害”宣传资料（包括照片、视频）。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：十三、二次供水管理 1、建立健全卫生管理组织，有领导专管并配有专职或兼职卫生管理人员； 2、健全的卫生管理制度，制定取水、净水、清洗、消毒、检修、滤水产品采购与使用、岗位责任等制度； 3、备用并遵守有关生活饮用水卫生管理的法律、法规和标准；有效的卫生许可证； 4、二次供水卫生管理制度； 5、管理人员体检资料； 6、清洁制度和清洁记录； 7、饮用水卫生检测报告； 8、对可能发生污染事故的环节制定安全防

14、范措施及应急预案。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档医院创卫资料建档指引：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 文件资料向档案转化的必须环节和主要环节就是文件材料的整理。 创卫档案的整理的方法 基础步骤：区分大类（如：“爱国卫生组织管理”、“健康教育和健康促进”）区分年度区分问题 (同一性质，同一类型，同一事件) 文件排列编页号打印卷内目录拟写案卷标题撰写封面内容装订案卷装盒装订档案目录。创卫资料的归档整理茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 文件资料向档案转化的必须环节和主要环节就是文件材料的 基 本 观 念 文件资料必须经过系统整理后，才能归档保存。 采用案卷作为创卫档案的基本保管单位，

15、以立卷为归档文件材料的整理方法。 茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 基 本 观 念 文件资料必须经过系统整理后，才能归档保存。案卷是有关文件的组合体. 是关于一个或多个问题的、系统的、具有密切联系的文件集合体，它是创卫档案的基本保管单位。 什么是 案 卷？茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档案卷是有关文件的组合体. 是关于一个或多个问题的、 立卷茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 立卷茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档案 卷案卷封面卷内文件目录卷内文件：拆钉、折叠、裁切、托裱、打页码卷内备考表编案卷号茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档案 卷案卷封面茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档

16、立卷整理的基本步骤 分 类 组 卷 编 目茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档立卷整理的基本步骤 分 类茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归 简称为 类别问题 年度分类法分类：常用的分类法之一茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档分类：常用的分类法之一茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第一步 按照创卫档资料建档工作指引的分类将同一类别的文件按专项工作内容分开具体做法茂名市人民医院爱国卫生组织管理健康教育和健康促进市容环境卫生传染病防治控制院内感染医疗废弃物管理茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第一步 按照创卫档资料建档工作指引的分类将同一类别的文件按专第二步 将同一类别（例如“爱国组织管理”）

17、的文件按照文件内容分开具体做法爱国卫生组织管理爱卫、创卫机构成立和责任分工文件爱卫、创卫工作计划和总结专项活动和方案茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第二步 将同一类别（例如“爱国组织管理”）的文件按照文件内容第三步 将同一大类（爱国卫生组织管理）的同一类型或若干类型文件按形成年度分开 2016年2017年2018年爱卫、创卫机构成立和责任分工文件茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档2016年2017年2018年茂名市医疗卫生系统创卫档案整理组卷之概念 将分类的文件经过组合、排列、编号、抄目、装订等程序，组合成案卷的过程。需要工具：电钻、绵线、铁夹、钩子茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档组

18、卷之概念 将分类的文件经过组合、排 1. 组合案卷; 2. 卷内文件材料排列; 3. 编页号; 4. 填写卷内文件目录; 5. 填写备考表; 6. 拟写案卷标题 7. 填写封面; 8. 装订； 组卷 “八步” 茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 1. 组合案卷; 2. 卷内文件材料排列;第一步：组合案卷将分好类的、保管期限相同的文件，采用组合案卷的方法组成一个个的案卷爱国卫生组织管理001卷2016年院爱卫机构成立文件2017年院爱卫机构调整文件2016年院创卫机构成立文件2017年院创卫机构调整文件2016年院爱卫办工作职责分工文件2017年院创卫办职责分工文件2018年院创卫办工作职责调

19、整文件茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第一步：组合案卷将分好类的、保管期限相同的文件，采用组合案卷第二步 案卷内文件材料排列同一份文件的正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后。同一问题的来往文件，本机关在前，外机关在后。同一案件中结论性材料在前，依据性材料在后。茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第二步 案卷内文件材料排列同一份文件的正本在前，定稿在后 一卷内有几个问题的，先按问题分开，综合性的、重要的排在前面，同一个问题内再按文件的形成时间次序排。第二步 案卷内文件材料排列茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 第二步 案卷内文件材料排列茂名市医疗卫生系统创卫档案

20、第三步 案卷内文件材料编页码茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第三步 案卷内文件材料编页码茂名市医疗卫生系统创卫档案整第四步 填写卷内文件目录（至少一式三份）卷 内 文 件 目 录顺序号文号责任者题 名日期页号备注001茂人医201614号茂名市人民医院2016年创建国家卫生城市工作计划2016.04.271002茂人医201616号茂名市人民医院2016年创建国家卫生城市工作总结2016.12.275003茂人医201711号茂名市人民医院2017年创建国家卫生城市工作计划2017.02.1212004茂人医201721号茂名市人民医院2017年创建国家卫生城市工作总结2017.12.20

21、18005茂人医20189号茂名市人民医院2018年创建国家卫生城市工作计划2018.03.2735006茂人医201828号茂名市人民医院2018年创建国家卫生城市工作总结2018.12.2838/46案卷号档案室编001档案馆编茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第四步 填写卷内文件目录（至少一式三份）卷 内 文 第五步 填写备考表茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 第五步 填写备考表茂名市医疗卫生系统创卫档要求： 题文相符 简练准确 合乎语法第六步 拟写案卷标题茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档要求：第六步 拟写案卷标题茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与爱卫、创卫工作计划，总结、实施方

22、案例：拟写爱国卫生组织管理001案卷标题茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档爱卫、创卫工作计划，总结、实施方案例：拟写爱国卫生组织第七步 填写案卷封面茂名市人民医院创建国家卫生城市档案爱国卫生组织管理 爱卫、创卫工作计划总结、实施方案自 2014 年 1 月至 2016 年 12 月保管期限永 久本卷共12件56页归 档 号全宗号目录号案卷号 001茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档第七步 填写案卷封面茂名市人民医院创建国家卫生城市档案爱国不跳、不重、不空、不繁案 卷 编 号茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档不跳、不重、不空、不繁案 卷 编 号茂名市医疗卫生系统创卫档档 号 举 例创卫档案

23、的档号： 001 002 003 004茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档档 号 举 例创卫档案的档号：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理去除金属物，托裱、折叠等；排列顺序是：封面、卷内目录、文件、封底（备考表）；左边、下边对齐，三孔一线，整齐、牢固，不影响阅读。第八步 装订茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档去除金属物，托裱、第八步 装订茂名市医疗卫生系统创卫档案整 档案盒背脊填写格式：爱国卫生组织管理年 度2014-2016工作总结工作方案全 宗 号目 录 号案卷起止号001002保管期限永久茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 档案盒背脊填写格式：爱年 度2014-2016工作总 最后将整理好的案卷装入档案盒内茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档 最后将整理好的案卷装入档案盒内茂名市医疗卫生系统创卫档案整档案目录编制 全引目录： 案卷目录 卷内文件目录茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档档案目录编制 全引目录：茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与档案目录夹式样茂名市医疗卫生系统创卫档案整理与归档