酒店办公室标准化管理手册

1、PAGE 98 -Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.XXXXXX酒店办公室标准准化管理理手册二一三年年一月目 录一、办公室室组织架架构图2二、办公室室岗位说说明书3(一) 办办公室工工作职责责3(二) 办办公室岗岗位职责责42.1 办办公室主主任岗位位职责442.2 人人事主管管岗位职职责52.3 文文员岗位位职责62.4 网网管岗位位职责77三、办公室室工作流流程8(一) 办办事工作作流程8(二) 来来访工作作流程9(三) 人人力调配配工作流流程110(四) 内内部接待待工作流流程111(

2、五) 会会议通知知与组织织工作流流程113(六) 收收文工作作流程116(七) 公公文起草草工作流流程118(八) 公公文印发发工作流流程220(九) 印印章管理理工作流流程222(十) 档档案管理理工作流流程224(十一) 人力资资源管理理工作流流程334(十二) 员工招招聘、入入职、转转正、调调动、离离职管理理工作流流程338(十三) 考勤管管理工作作流程446(十四) 工资核核算发放放工作流流程550(十五) 部门考考核工作作流程553(十六) 信息发发布管理理工作流流程558(十七) 员工宿宿舍管理理工作流流程663(十八) 人事流流程相关关表格示示例677一、办公室室组织架架构图分管

3、副总/总经理办公室主任1名文员1名副主任1名网管1名分管副总/总经理办公室主任1名文员1名副主任1名网管1名人事主管1名司机1名(一) 办办公室工工作职责责部门办公室部门负责人人办公室主任任直属领导总经理工作职责1酒店各各项效益益指标、战战略目标标的制定定、设立立与督导导执行责责任；2酒店经经济效益益提升的的责任；3酒店品品牌塑造造的责任任；4酒店团团队文化化建设的的责任；5酒店各各项成本本的节约约与控制制；6酒店安安全保障障的责任任；7酒店可可持续性性发展的的责任；8酒店各各项人事事管理制制度的制制定、实实施、监监督检查查并根据据实际情情况不断断完善制制度；9. 酒店店各级员员工的招招聘管理

4、理；10酒店店薪酬体体系的建建设、管管理与完完善；11员工工入职、离离职、退退休等各各项手续续的办理理及劳动动关系处处理；12酒店店人事档档案等的的保存与与管理，人人才库的的建立；13完成成董事会会临时交交办的其其他工作作。工作权限1. 有权权主持与与酒店经经营战略略的制订订；2. 有权权主持酒酒店企业业文化的的订阅与与建设；3. 有酒酒店内人人力资源源规划、发发展的决决定权或或建议权权；4. 有权权对违反反酒店相相应制度度的行为为和过失失做出最最终裁决决；5. 有对对酒店内内部各岗岗位的员员工实行行考核及及岗位异异动、奖奖惩的最最终审核核权；6. 有行行政人事事部组织织机构建建立、员员工考核

5、核的工作作权限；7. 有行行政人事事部内部部员工的的聘用、解解聘的建建议权；8. 有要要求酒店店所有部部门配合合重大经经营活动动或工作作的权限限；9. 其他他有关经经营相关关的各项项权限。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期(二) 办办公室岗岗位职责责2.1 办办公室主主任岗位位职责岗位名称办公室主任任所属部门办公室职位编号直接上级总经理、副副总经理理、助理理调研员员直接下级办公室副主主任、人人事主管管、文员员、司机机晋升方向职责描述主要工作任任务日常行政管管理在总经理领领导下，协协调各部部门的工工作，协协助总经经理制订订、监督督、检查查各项方方针、政政策、上上级指示示和重要要决定

6、及及各项规规章制度度的执行行情况；负责酒店公公章证照照、办公公印章的的保管工工作；负责本部门门员工管管理，保保证遵守守酒店管管理规范范；认真贯彻党党和政府府有关人人事管理理方针、政政策、法法规。根根据酒店店实际情情况，协协助部门门经理合合理制定定酒店的的组织结结构和各各部门的的人员编编制计划划，经领领导批准准后组织织实施；贯彻实施有有关的劳劳保政策策，建立立、完善善劳动用用工管理理制度，严严格依法法用工，针针对员工工提出的的合理要要求，认认真、妥妥善地予予以解决决，努力力改善员员工工作作环境及及条件，不不断增强强员工的的企业凝凝聚力负责酒店网网络监管管及网络络市场推推广工作作；负责来访客客人的

7、接接待管理理工作。2、公司级级会议管管理负责安排各各类公司司级行政政工作会会议准备备工作、会会议纪要要管理工工作；负责会议精精神的传传达与会会议精神神执行等等落实工工作；负责上级公公司各项项工作指指示及文文件精神神的传达达及落实实工作。3、公司级级文件管管理按照总经理理的意图图，组织织起草综综合性的的业务报报告和起起草、修修改工作作规划、报报告、总总结、请请示、通通知等函函件，并并负责酒酒店公文文、文件件的收、发发、转等等日常事事务管理理工作；领导有关人人员做好好行政来来往文件件归档、收收发、管管理工作作；按总经理的的指示或或要求，接接受、审审阅、修修改各部部门上报报的请示示、报告告、文件件，

8、提出出处理意意见。经经总经理理审批后后，按指指示下发发或提请请有关部部门贯彻彻落实。4、车辆管管理负责车队管管理工作作，负责责领导用用车及酒酒店各部部门用车车相关的的车务管管理，确确保安全全正常运运作；根据计划和和申请合合理调度度车辆；负责司机出出车各类类台账的的登记和和汇总工工作；协助司机对对车辆进进行年检检、车辆辆缴费、保保险的购购买和办办理工作作。5、总值管管理负责酒店总总值班的的安排，协协调处理理值班记记录中反反映的有有关问题题，做好好来访和和酒店内内部投诉诉的处理理工作，并并保管好好值班记记录。外联等其他他工作（1）与与行业主主管部门门保持良良好的沟沟通，处处理相关关公文函函件，并并

9、检查相相关部门门贯彻执执行情况况；完成领导交交办的其其他工作作。任职资格1.大专以以上学历历，行政政管理等等相关专专业；2.五年以以上行政政管理工工作，相相关岗位位工作经经验至少少二年以以上；3.具有较较好的语语言与文文字表达达能力，具具有较强强的组织织协调能能力。考核指标员工对人力力资源满满意度，会会议准备备情况，部部门文件件的整理理和归档档情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期2.2 人人事主管管岗位职职责岗位名称人事主管所属部门办公室职位编号直接上级办公室主任任直接下级/晋升方向职责描述主要工作任任务日常行政人人事管理理参与制订或或修改员员工手册册、劳劳动合同同等

10、人人力资源源管理政政策和规规定；组织落实并并监督人人事、行行政管理理相关的的各项规规章制度度；负责酒店内内部招聘聘、员工工离职入入职、员员工考评评、薪酬酬管理、奖奖惩等各各项人事事工作及时了解政政府政策策和同行行业情况况变化，对对酒店各各部门人人员招聘聘及薪酬酬计划等等提出意意见。2、员工档档案管理理组织建立并并完善员员工档案案；组织建立并并丰富人人才数据据库；组织人事档档案的维维护与管管理工作作。3、部门内内外的协协调工作作与酒店其他他部门保保持有效效的沟通通，解释释并改进进人事工工作；组织与高校校、人才才交流中中心建立立良好的的工作关关系，保保证招聘聘渠道的的畅通；协调保持与与政府相相关部

11、门门及其他他相关部部门良好好关系。4、部门内内部管理传达酒店方方针政策策，下达达上级的的命令；指导、监督督、考核核下属人人员的日日常工作作；发掘培养有有发展潜潜力的下下属人员员。5、其他工工作（1）完成成上级交交办的其其他工作作。任职资格1.大专以以上学历历，具备备人力资资源管理理等相关关专业知知识；2.三年以以上人力力资源工工作经验验；3.严谨、责责任心强强、人际际沟通、协协调、组组织能力力强。考核指标人事工作计计划完成成率、招招聘计划划完成率率、绩效效考评实实施情况况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期2.3 文文员岗位位职责岗位名称文员所属部门办公室职位编号直接上级

12、办公室主任任直接下级/晋升方向职责描述主要工作任任务1、日常行行政管理理（1）协助助管理本本部门人人员，保保证遵守守酒店管管理规范范；（2）负责责酒店公公章证照照、办公公印章的的保管和和使用登登记工作作；（3）负责责办公室室办公用用品的保保管、发发放和登登记；（4）管理理与维护护打印机机等设备备；（5）对酒酒店办公公用品、低低质易耗耗品、固固定资产产进行登登记汇总总和定期期核查；（6）对来来访的客客人、应应聘人员员接待登登记；（7） 协协助办公公室主任任做好酒酒店印章章、介绍绍信、法法人授权权书等的的使用管管理工作作；（8）负责责本部门门人员考考勤工作作；（9）配合合街道居居委会，负负责酒店店

13、计划生生育和流流动人口口管理工工作。2、会议事事务准备备（1）负责责各类会会议事务务的会场场布置和和准备工工作；（2）负责责通知参参加酒店店会议人人员按时时出席会会议；（3）负责责记录会会议纪要要，并整整理成文文后下发发至各部部门；（4）对来来访人员员做好接接待、登登记工作作。3、文件管管理（1）负责责酒店公公文、文文件的收收、发、转转等日常常事务处处理工作作；（2）负责责文件的的打印、复复印和装装订工作作；（3）负责责酒店行行政文件件、人事事档案的的整理和和编号归归档。4、车辆管管理（1）受理理酒店各各部门、领领导用车车计划或或申请；（2）协助助总经办办主任根根据计划划和申请请合理调调度车辆

14、辆；（3）负责责司机出出车各类类台账的的登记和和汇总工工作；（4）协助助司机对对车辆进进行年检检、车辆辆规费、保保险的购购买和办办理工作作。5、其他工工作（1）完成成领导交交办的其其他工作作。任职资格1.大专以以上学历历、文秘秘、计算算机、管管理等相相关专业业；2.一年以以上行政政人事相相关工作作经验；3. 熟练练掌握英英语的听听、说、写写技能，具有较较强的文文字处理理能力，能能熟练操操作各种种办公自自动化设设备。考核指标员工对人力力资源满满意度，会会议准备备情况，部部门文件件的整理理和归档档情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期2.4网络络管理员员岗位职职责岗位名称网

15、络管理员员所属部门办公室职位编号直接上级网络工程师师直接下级/晋升方向职责描述负责内部局局域网络络维护和和日常管管理； 进行服务器器、路由由器等设设备管理理，以及及网络平平台的运运行监控控和维护护；进行酒店办办公设备备的日常常维护及及管理；技术档档案维护护； 负责病毒的的查杀，维维护网络络系统安安全； 处理网络及及计算机机故障； 负责内部信信息系统统建设、维维护； 负责机房服服务器的的故障排排查及维维护； 熟悉PC机机硬件维维护，各各种网络络设备基基本维护护； 对服务器、路路由器、防防火墙能能熟练操操作及维维护，具具备故障障诊断和和处理能能力； 熟悉网络流流量监测测与控制制软件； 熟悉网络布布

16、线、公公司集团团电话布布线、数数字集团团电话主主机配置置和维护护等。任职资格1. 大专专及以上上学历,计算机机、通讯讯相关专专业；2. 二年年以上网网管工作作经验；3具有良良好的职职业道德德，较强强的沟通通、协调调能力，具具有强烈烈的责任任心。考核指标工作计划的的完成率率、计算算机及网网络故障障维修及及时率。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、办公室室工作流流程(一) 办办事工作作流程办公室主任办公室主任酒店领导安排工作反馈情况酒店各职能部门要求协作反馈情况副 主 任安排工作反馈情况文员专责、人资专责、网管专责分工协作安排工作反馈情况(二) 来来访工作作流程起立招呼、礼

17、貌用语起立招呼、礼貌用语让座敬茶询问来访人姓名、单位、身份、来访目的电话来访决定接待对象和方式本人接待、领导接待、其他人接待接待完毕，礼貌送客至办公室门口填写来访记录，必要时向主任汇报(三) 人人力调配配工作流流程实时监督跟进工作将人员分配到部门确定调配人员报酬用人部门签到签退办公室落实人员办公室落实人员酒店内部调配从外部调配人员办公室重要接待或大型会议用人部门编制人力需求计划实时监督跟进工作将人员分配到部门确定调配人员报酬用人部门签到签退办公室落实人员办公室落实人员酒店内部调配从外部调配人员办公室重要接待或大型会议用人部门编制人力需求计划无特殊要求有特殊技能要求无特殊要求有特殊技能要求(四)

18、 内内部接待待工作流流程1.目的理顺、规范范酒店内内部接待待管理，使使之在成成本控制制的基础础上实现现预期友友好接待待目标。2.范围酒店客房、餐餐饮、康康乐各区区域内的的免费接接待、招招待，以以及各种种业务来来访、参参观接待待。3.操作规规程3.1 业务接接待范畴畴和分工工3.1.11 凡来来酒店检检查工作作或参观观考察的的上级领领导及有有关单位位，均统统一归口口办公室室接待。办办公室在在接受上上级布置置的接待待任务后后，及时时填写接接待通知知单，注注明接待待对象、人人数、姓姓名、职职务、招招待内容容等，及及时通知知相关部部门配合合。3.1.22 凡来来酒店参参观的人人员必须须出具单单位介绍绍

19、信或有有效证件件，经酒酒店领导导同意后后由办公公室通知知酒店宾宾客关系系主任及及相关对对口部门门负责接接待。3.1.33 大堂堂副理根根据办公公室安排排，拟定定接待参参观方案案。3.1.44 在接接待过程程中，属属酒店公公关对象象的，由由市场营营销部陪陪同接待待，并特特别注意意接待规规格和要要求，做做好接待待的准备备工作。3.1.55 凡来来酒店参参观的人人员，由由酒店市市场营销销人员视视情况负负责分送送酒店宣宣传资料料。3.1.66 要求求各部门门在接待待过程中中与来访访者建立立和保持持良好业业务合作作关系的的同时，注注意利用用每次接接待作为为捕捉开开发公共共关系的的契机，宣宣传酒店店，树立

20、立酒店形形象。3.1.77 凡无无酒店办办公室通通知，任任何部门门不得随随意引领领客人参参观酒店店不开放放部门。酒酒店保安安人员有有权对参参观者的的证件进进行检查查，并对对未经酒酒店批准准的擅自自参观者者予以阻阻止。3.2 接待工工作程序序3.2.11 对所所有来访访客人，都都必须笑笑脸相迎迎，热情情有礼，认认真接待待。3.2.22 对来来联系工工作的客客人，清清楚地了了解对方方的办事事要求，需需向总经经理引见见的，须须征求总总经理的的同意方方能引见见；与其其他部门门有关的的，及时时与有关关部门联联络并介介绍给有有关部门门。3.2.33 对酒酒店的重重要客人人，要及及时通报报总经理理，根据据总

21、经理理的指示示，协助助做好接接待安排排。3.2.44 对总总经理约约见的客客人，要要及时提提醒总经经理，如如因总经经理忙于于其他工工作未能能按时会会客，要要代为接接待，并并与总经经理联络络，按照照指示办办理。对对客人提提出的要要求，在在原则允允许的范范围内，尽尽量给予予满足。3.2.55 对上上门投诉诉的客人人或员工工，要心心平气和和，耐心心倾听其其意见，并并将客人人的投诉诉予以记记录，将将记录报报分管副副总经理理批示后后转相关关部门处处置。3.3 接接待过程程中，若若有必要要，可进进行用餐餐、住房房或其他他有关项项目的免免费接待待或折扣扣接待。(五) 会会议通知知与组织织工作流流程1.会前准

22、准备1.1 酒酒店各类类行政会会议，如如酒店总总经理办办公会议议、各类类业务会会议、部部门经理理会议、周周工作指指令会、各各种座谈谈会、员员工大会会、经济济分析会会、民主主对话会会等，均均由办公公室根据据总经理理或相关关副总经经理意图图妥善筹筹划、安安排和综综合协调调。1.2 根根据总经经理意见见和有关关情况，办办公室主主任迅速速周密地地制定出出会议题题案，即即会议的的筹备方方案，内内容包括括：1.2.11 会名:明确开开什么会会；会名名与内容容名实相相符，妥妥帖恰当当。1.2.22 议题:及早收收集和确确定议题题，会议议不讨论论没有列列入议题题的问题题。1.2.33 会期:会议时时间和议议题

23、内容容联系起起来考虑虑，不开开马拉松松式会议议。1.2.44 根据议议题确定定会议出出席人员员范围，不不邀请无无关人员员参加会会议。1.2.55 若是是酒店内内较大规规模或较较为严肃肃的会议议，要拟拟定会议议议程和和程序。开开会时，主主席台上上人手一一份，并并将议程程告诉与与会人员员。1.2.66 根据据会议内内容和人人数，与与相关部部门协调调，在以以经营为为主的前前提下，确确定会议议地点。1.2.77 做好会会场布置置。会场场布置包包括坐席席安排（序序次卡摆摆放）、会会标、标标语、花花卉置放放、音响响效果、照照明通风风控制、茶茶水供应应等。会会场布置置要讲究究气氛和和效果，并并视会议议性质和

24、和内容而而定。有有关会场场准备工工作可分分别安排排相关人人员分头头准备，如如会标、音音响、花花卉等。1.3 准准备会议议材料1.3.11 总经理理办公会会、经营营业务会会议等涉涉及的有有关材料料，由办办公室主主任负责责收集整整理，做做到充分分、完整整。1.3.22 大型会会议中，总总经理讲讲话稿件件要认真真准备，并并经总经经理审定定。1.3.33 需会会议详细细讨论并并予以通通过的材材料，要要在精心心拟写、认认真核稿稿的基础础上，及及时复印印、装订订，保证证与会人人员人手手一份。1.4 会议通通知1.4.11 办公公室制定定出的会会议预案案，经办办公室主主任、有有关领导导审定无无误后，立立即准

25、备备发出会会议通知知。1.4.22 会议议通知必必须包括括会名、议议题、会会期、起起始时间间、地点点、出席席人员范范围，有有发言议议程的，还还要通知知做好发发言准备备。1.4.33 由办公公室按既既定人员员范围发发出会议议通知，确确保通知知到位，不不漏不缺缺。原则则上通知知各与会会人员提提前5分分钟进入入会场。1.4.44 重大大会议通通知，须须发书面面通知；若属临临时小型型会议，可可口头通通知。1.5 会会前检查查1.5.11 会议之之前，办办公室要要对会议议的各项项准备工工作进行行全面、细细致的检检查。1.5.22 办公室室主任着着重对会会议材料料准备和和大型会会议会场场准备进进行检查查。

26、1.5.33 会议临临开之前前半小时时，办公公室主任任或者指指定负责责人提前前到达会会场，检检查环境境布置情情况，音音响、话话筒使用用状况和和材料到到位情况况。根据据会议主主题，确确定会场场播放音音乐曲目目（如需需要）。2.会议组组织2.1 办办公室主主任提前前15分分钟进入入会场，按按区域指指挥与会会人员进进场、入入座。2.2 维维待入场场秩序，清清理闲杂杂人员。2.3 核核定各部部门出席席会议人人数。2.4 主主任清点点人数完完毕，向向会议主主持人汇汇报会议议出席情情况。2.5 办办公室及及时做好好会议记记录，发发放会议议有关材材料。 2.6 中中型和大大型会议议，安排排供应茶茶水等会会议

27、服务务。 2.7 会会议进行行中若临临时调整整议题 ,增加加与会人人员，或或发生其其他特殊殊情况，要要根据情情况采取取应急措措施做做好会议议调度工工作。 2.8 会会议结束束后，记记录人要要全面检检查记录录，对错错漏字字字迹不清清、内容容遗漏的的地方，要要及时补补正，会会上没弄弄清楚或或发言者者表述不不清的地地方，要要及时找找有关人人员核对对。 33.会后后工作 33.1 会议结结束后及及时协助助工作人人员整理理会场。 33.2 根据会会议决定定，迅速速编写会会议纪要要或酒店店备忘录录文件，报报请相关关领导审审签后上上报或下下发执行行。 33.3 及时向向缺席会会议的人人员传达达会议精精神和决

28、决定，尤尤其是指指令性的的工作。 33.4 将所有有的会议议文件、资资料立卷卷、存入入档案室室，便于于日后查查询。 33.5 对于会会议的最最终决议议，积极极协调有有关部门门进行落落实，并并将执行行情况上上报总经经理。(六) 收收文工作作流程1.收文处处理流程程收文签收收、整理理、登记记填写收收文处理理单办公室室主任根根据文件件内容，提提出拟办办意见送酒店店主要领领导批阅阅送酒店店分管领领导转办办或传阅阅送相关关部门（按按批办意意见提出出承办意意见）承办人人具体承承办（办办结后，文文档退回回办公室室）办公室室督办向领导导报告办办理情况况文件归归档。2.职责2.1 收收文2.1.11 分工工：由

29、办办公室文文员负责责。2.1.22 要求求：收文文后及时时向办公公室主任任报告，办办理签收收、整理理、登记记程序。2.2 签签收、整整理、登登记2.2.11 分工工：由办办公室文文员负责责。2.2.22 要求求：(1) 机机要通讯讯、上级级文件等等紧急、重重要来文文，须在在收到文文件后马马上送办办公室主主任（或或电话报报告），由由办公室室主任提提出拟办办意见；涉密文文件不得得在电话话中涉及及相关内内容，需需呈送办办公室主主任阅办办。(2) 其其它文件件须在收收到文件件后1小小时内整整理、登登记完毕毕（文件件登记包包括登记记发文单单位，文文号、密密级、紧紧急程度度、标题题、份数数、收文文日期、顺

30、顺序号等等）。所所有来文文必须当当日收文文当日办办理。2.3 呈呈送2.3.11 分工工：根据据办公室室主任提提出的文文件拟办办意见，由由文员负负责呈送送酒店领领导阅批批。2.3.22 要求求：及时时准确2.4 转转办或传传阅2.4.11 分工工：根据据酒店领领导批示示，将领领导批示示文件转转送具体体部门或或专人落落实。2.4.22 要求求：及时时准确、高高效有序序。2.5 督督办2.5.11 属于于酒店领领导交办办事项或或有领导导批示的的文件等等，由办办公室主主任负责责专项督督办。2.5.22 要求求：对酒酒店领导导交办事事项和有有领导批批示的文文件的，要要将领导导交办事事项和领领导批示示下

31、发相相关承办办部门责责任人，原原则上领领导交办办事项，各各部门应应在交办办期限内内完成，若若无法按按时完成成的，要要及时向向办公室室说明情情况，申申请领导导视工作作难度同同意适当当延期完完成；有有领导批批示的文文件，一一般应在在2个工工作日内内处理完完成，对对一时难难以完成成的也要要及时向向办公室室和分管管领导报报告说明明情况。对对未按时时完成的的，办公公室要进进行督办办，并将将督办情情况列入入酒店绩绩效考评评。2.6 办办结或归归档2.6.11 分工工：由办办公室文文员负责责。2.6.22 要求求：对已已传阅完完毕的文文件进行行分门别别类的整整理归档档，并建建立归档档文件目目录，包包括文件件

32、标题、来来文单位位、存档档时间等等，以备备查阅；对于办办结件，及及时向批批示领导导报告文文件办理理结果，一一份呈批批示领导导阅示，另另一份归归档。(七) 公公文起草草工作流流程1.公文起起草流程程接受任务承办人人拟稿办公室室文员校校稿办公室室主任核核定送酒店店领导审审签 输出出修改后后文稿清清样办公室室重核办公室室主任拟拟写呈签签意见呈酒店店主要领领导签发发登记编编号办公室室文员校校对印发发，同时时将底稿稿附三份份正式文文件送办办公室归归档。2.职责2.1 公公文起草草2.1.11 分工工：(1) 涉涉及全局局性工作作、主要要领导讲讲话、工工作报告告等由酒酒店领导导指定人人员起草草。(2) 一

33、一般性公公文由办办公室文文员负责责起草。(3) 各各职能部部门一般般性文件件由各部部门负责责人起草草。(4) 紧紧急、重重要的公公文，由由办公室室主任负负责组织织起草、跟跟踪工作作。2.2 要要求：符符合党的的路线、方方针、政政策和国国家的法法律、法法规及上上级的指指示，完完整地体体现发文文的意图图，全面面、准确确地反映映客观实实际情况况，确保保内容翔翔实、文文种正确确、结构构严谨、文文字精炼炼、标点点准确、文文面整洁洁、格式式规范，坚坚决杜绝绝形式主主义公文文和繁琐琐公文。2.2.11 校稿稿人应当当重点把把握行文文观点是是否正确确、情况况是否真真实；结结构是否否严谨，字字词是否否规范，有有

34、无错字字、漏字字，文字字是否通通顺、严严密；业业务上有有没有错错误；标标题是否否达意，文文种使用用是否规规范准确确等等。对对不当之之处，应应作修改改并签署署意见。2.2.22 办公公室审核核应重点点检查文文稿形式式是否符符合要求求，是否否应会签签，行文文关系是是否正确确，发布布范围、形形式是否否恰当，附附件是否否相符，内内容文字字是否通通顺，按按行文规规则要求求是否有有遗漏项项目；检检查发文文稿签标标题、字字号、印印制份数数、日期期、联系系电话有有无填写写等等。对对不当之之处，应应作修改改并签署署意见。2.2.33 办公公室主任任审核应应重点把把握是否否需要行行文，文文稿内容容是否符符合相关关

35、政策；提出的的要求和和措施是是否明确确具体，切切实可行行；涉及及其他部部门的问问题是否否协商一一致等等等，如认认为不妥妥之处可可退回修修改并签签署意见见。重点点检查行行文关系系是否正正确；行行文规则则是否准准确，体体例格式式是否规规范；标标题、文文种、公公文特定定用语等等是否标标准；主主题词标标注是否否准确；应该会会签的是是否会签签等。2.3 签签发2.3.11 分工工：由办办公室主主任审核核后呈送送酒店主主要领导导签发。2.3.22 要求求：认真真仔细、从从速办理理。2.4登记记编号2.4.11 分工工：由办办公室文文员负责责编发文文号，填填写文件件密级和和缓急程程度。2.4.22 要求求：

36、登记记编号要要做到准准确、详详细、工工整。(八) 公公文印发发工作流流程1.公文印印发流程程编文号修修改、输输出文件件清样办公室室文员核核对校稿稿修改、输输出文件件清样办公室室主任核核稿并在在发文处处理单上上提出拟拟办意见见呈送酒酒店主要要领导审审核办公室室文员印印制红头头文件（一一般部门门性文件件可印白白头文件件）办公室室用印折叠、装装订分发2.职责2.1 校校对2.1.11 分工工：由文文件拟稿稿人和办办公室文文员负责责校对。2.2.22 要求求：准确确无误地地核对好好公文的的格式、文文字、标标点符号号等。校校对人在在公文清清样校对对后签名名。2.2 修修改2.2.11 分工工：由办办公室

37、主主任和文文员负责责；2.2.22 要求求：及时时、准确确。办公公室主任任对公文文清样核核稿后，在在公文清清样中进进行修改改，将修修改后的的清样交交文员在在电子版版中修改改，确定定无误。2.3 印印制2.3.11 分工工：由办办公室文文员负责责。2.3.22 要求求：准确确、及时时、规范范、安全全，文面面清晰、工工整。2.4 用用印2.4.11 分工工：由办办公室文文员负责责。2.4.22 要求求：规范范、清晰晰、安全全。2.5 折折叠、装装订2.5.11 分工工：由办办公室文文员负责责。2.5.22 要求求：需折折叠的文文件，纸纸的四个个角对齐齐且工整整；装订订要订在在一条直直线上，钉钉子要

38、均均匀、整整齐。2.6 分分发2.6.11 分工工：由办办公室文文员负责责。2.6.22 要求求：准确确、及时时、无误误。(九) 印印章管理理工作流流程1.目的规范各种印印章使用用，避免免因非法法及滥用用印章给给公司带带来的损损失。2.适用范范围公司公章、财财务专用用章、合合同专用用章、发发票专用用章。3.职责3.1总经经理指定定专人负负责公司司公章保保管及使使用管理理工作；3.2总经经理指定定专人负负责公司司财务专专用章和和发票专专用章的的保管及及使用管管理工作作；3.3总经经理指定定专人负负责经济济合同专专用章的的保管及及使用管管理工作作；3.4各部部门负责责本部门门印章的的保管及及使用管

39、管理工作作。4.印章使使用范围围4.1公司司公章：用于以以公司或或酒店名名义对内内对外的的发文、介介绍信、公公司证件件影印本本、劳动动合同、法法人授权权书，法法人委托托书及其其他法律律文件等等；4.2经济济合同专专用章：以公司司名义对对外签订订的各种种经济业业务合同同；4.3财务务专用章章：用于于对外的的各种财财务报表表、银行行事务及及其他法法律规定定的事情情；5.印章使使用手续续5.1因工工作需要要，部门门需盖公公司公章章，要经经总经理理批准签签字后，方方可盖章章。5.2 法法人委托托书、授授权书及及其他需需总经理理签名的的文件应应在总经经理亲笔笔签名之之后方可可盖章。5.3因工工作需要要，

40、部门门需盖经经济合同同专用章章，要先先填写经经济合同同会签单单，经经执行部部门、办办公室、财财务部一一次会签签并报总总经理批批准后，方方可盖章章。5.4因工工作需要要，部门门需盖财财务专用用印章和和发票专专用章，要要经分管管财务的的总经理理批准后后，方可可盖章。5.5部门门印章经经部门主主管领导导批准后后使用。6.印章管管理规定定6.1办公公室负责责公司所所有印章章的刻制制、建档档及领用用登记。6.2如因因工作需需要或业业务变更更，需刻刻制、变变更或缴缴销印章章，经总总经理同同意后，报报总经理理办公室室建档备备案。6.3不止止一页纸纸的合同同或协议议，需加加盖齐缝缝章。6.4未经经总经理理批准

41、的的空白信信签，一一律不予予盖章。6.5公司司印章原原则上不不予外借借，若因因特殊情情况需在在外面盖盖章的，须须先填写写印章使使用登记记表，经经总经理理同意后后，由办办公室派派公章保保管人外外出协助助办理。6.6因印印章使用用不当、不不合理或或违反规规定使用用的，给给公司造造成损失失，公司司将视情情节轻重重，追究究责任人人的经济济责任并并进行行行政处罚罚，同时时保留进进一步追追究法律律责任的的权力。(十) 档档案管理理工作流流程1.目的规范酒店档档案文件件的归类类、存放放、查询询、借阅阅、定时时报表等等系列管管理，保保证酒店店文件档档案齐全全、查阅阅迅捷、时时效性强强。2.范围管理体系文文件、

42、酒酒店外来来文件和和资料、酒酒店内部部文件。3.职责 33.1 办公室室负责酒酒店行政政文件的的档案管管理工作作。 33.2 计财部部负责酒酒店会计计档案的的管理工工作。 33.4 办公室室负责酒酒店人事事档案的的管理工工作。3.5 工工程部负负责酒店店设备资资料档案案的管理理工作。4.操作规规程4.1 酒酒店档案案分类4.1.11 行政政文件档档案酒酒店内部部文件（含含管理体体系文件件）、酒酒店外来来文件和和资料4.1.22 会计计档案4.1.33 人事事档案4.1.44 设备备档案 44.2 行政文文件档案案管理 44.2.1 酒酒店设档档案室，专专用于酒酒店行政政文件档档案的存存放管理理

43、,由办办公室具具体负责责档案管管理工作作。各部部门文件件档案管管理由各各部门文文员负责责。 44.2.2 行行政文件件档案的的分类 按文件的来来源分为为外来文文件和酒酒店内部部文件。外外来文件件包括恩恩施电力力总公司司文件、市市内文件件、市级级以上外外来文件件（专指指国家旅旅游局、中中国旅游游饭店业业协会、中中国饭店店协会、省省政 府府、省旅旅游局、省省统计局等省省级以上上文件）；酒店内内部文件件包括酒酒店发红红头“XXXXXX酒酒店”、 备备忘录、管管理体系系文件、工工作指令令、上行行报告及及各种资资料。4.2.33 办公公室文员员根据存存文目录录建立相相应存放放文件盒盒（柜），贴贴上相应应

44、标签,同时建建立（卷卷内文件件目录），方方便查找找。4.2.44 日常常文件归归档程序序1） 传阅阅文件阅阅完、拟拟办文件件办完以以后，统统一将文文件原件件交办公公室文员员。2）文员认认真阅读读文件内内容，根根据文件件发文单单位或文文件形式式正确区区分文件件种类存存入相应应科目文文件盒(柜)。3）文件存存入之前前，认真真填写卷卷内文件件目录，按按来文的的先后顺顺序编定定卷内文文件目录录号，同同时在文文件右侧侧贴上对对应目录录号标签签，然后后依次存存入，卷卷内文件件目录放放于首页页。4) 各种种存放文文件盒（柜柜）整齐齐、集中中、规范范陈放，卷卷内文件件目录与与文件对对应。5）待发文文件一经经发

45、放生生效，即即归入相相应目录录文件档档案。6) 每年年年终对对所有文文件进行行集中整整理。对对所存全全部文件件按存文文类别进进行分类类，并运运用档案案文件夹夹将文件件分别装装订成册册，贴上上标签（包包括年代代、文件件类型），集集中存放放。4.2.55 文件件档案管管理要求求1）酒店文文件档案案属企业业机密，实实施专室室、专人人管理，未未经授权权，其他他任何人人不得随随便翻阅阅文件档档案。2）办公室室文员必必须熟悉悉档案室室存文范范围、类类别、时时限，熟熟悉所存存文件大大体内容容，能够够快速区区分、识识别并找找出任一一文件。3) 保证证文件档档案归存存的及时时性、存存文的完完整性，不不允许任任何

46、文件件丢失、遗遗漏现象象发生。4) 档案案室随时时保持通通风、空空气良好好，防潮潮、防阳阳光暴晒晒，以免免造成文文件霉烂烂或字迹迹消退。4.2.66 档案案文件内内部借阅阅规范1) 凡因因工作需需要需借借阅档案案文件的的，先报报请本部部门经理理（或办办公室主主任）批批准对借借阅人资资格、要要求借阅阅文件密密级进行行审定。2） 经审审定，能能够借阅阅的，由由借阅人人到办公公室文员员处登记记，填写写文件借借阅登记记，注明明借阅时时间、归归还时间间，并签签字后方方可借阅阅。3) 办公公室文员员将借阅阅文件备备份，将将复印件件借给借借阅人。4) 借阅阅文件在在事先商商定的时时间内归归还。没没有按时时归

47、还的的，每迟迟1天计计罚1元元，超过过10天天的记口口头警告告1次，超超过300天的，记记书面警警告1次次。文件件遗失，记记遗失人人书面警警告l次次。并根根据遗失失文件的的重要程程度处以以相应罚罚款。4.2.77 过期期文件处处理档案文件达达到或超超过保存存期限以以后，成成为过期期文件，可可以报废废。由档档案管理理人员根根据报废废文件管管理要求求进行正正确处理理。各类类档案文文件保存存期限见见“附表一一”。4.3 会会计档案案管理4.3.11 会计计档案包包括各种种会计凭凭证、会会计账簿簿、会计计报表等等会计资资料。软软件系列列一经鉴鉴定正式式投入运运行，系系统建设设过程中中发生的的全部资资料

48、以及及软件系系列交接接签认单单视同会会计档案案。4.3.22 财务务部指定定会计人人员根据据国家和和上级关关于档案案管理办办法的规规定和要要求，对对酒店的的各种会会计资料料定期收收集、审审查核对对，按照照归档要要求，负负责整理理立卷或或装订成成册，并并集中存存放。整整理立卷卷的工作作程序：1）将每个个年度的的会计凭凭证、会会计帐薄薄、会计计报表等等会计资资料收集集齐全。发发现短缺缺，应查查明原因因。2）按照会会计档案案资料的的不同形形式和相相互联系系，组合合成案卷卷。凭证证分现金金收付款款凭证、银银行收付付款凭证证和转帐帐凭证各各自立卷卷，帐薄薄分各种种帐册个个自立卷卷，报表表分年度度、季度度

49、、月度度各自立立卷。3) 装订订案卷。A、装订会会计资料料时注意意质量，毛毛边齐订订，整齐齐、牢固固、美观观、不掉掉页、不不倒置、不不压字，便便于翻阅阅。超过过卷皮规规格的大大型原始始凭证和和汇总表表等，可可折叠摆摆放；与与卷皮规规格相等等中型原原始凭证证等，应应压摞摆摆放、小小型凭证证单据等等，可仿仿鱼鳞式式由上到到下依次次摆开压压页摆放放。会计计凭证均均应依次次在顶部部取齐，每每册厚废废不超过过40毫毫米。B、记账凭凭证装订订时连同同所附原原始凭证证一起装装订成册册。对于于数量过过多的原原始凭证证，可以以单独装装订保管管，在封封面上注注明记账账凭证日日期、编编号、种种类：同同时在记记账凭证

50、证上注明明“附件另另订”和原始始凭证名名称及编编号。各各种经济济合同，保保证金收收据以及及涉外文文件等重重要原始始凭证应应另编目目录，单单独登记记保管，并并在有关关的记账账凭证和和原始凭凭证上相相互注明明日期和和编号。会会计凭证证的装订订不得超超过一个个月。C、年度终终了结转转新账后后，应将将结清余余额的旧旧账打印印装订。装装订时，按按科目顺顺序整理理成册，编编上页码码，做好好目录，用用软性优优质纸作作封面封封底，在在封面上上写明账账簿名称称、编号号、年度度（或其其他会计计期间）、本本年（期期）共*册、本本册系第第*册册以及单单位名称称，并在在封面后后制作扉扉页，写写明记册册人姓名名、总帐帐会

51、计（并并盖章）、账账户名称称及起讫讫页数，装装订后登登记入档档保存，以以便以后后查账用用账人检检索。4) 拟写写案卷标标题，使使之与案案卷内容容一致。根根据卷内内内容填填写目录录。5) 填写写案卷封封面 ,注明单单位名称称、年度度、季度度、月份份、档案案种类，起起讫日期期，起讫讫号码等等，由装装订人在在装订线线封签处处签名或或盖章。会会计报表表的封面面除注明明以上内内容外，还还应注明明：主管管部门，规规定报送送日期，送送出日期期等。6) 装订订后的会会计档案案应建立立会计档档案登记记簿。4.3.33 由财财务部负负责，对对会计档档案进行行科学管管理和积积极利用用。1）专人管管理，专专门箱柜柜存

52、放：存放有有序，查查找方便便。同时时，严格格执行安安全和保保密制度度，不得得随便堆堆放，严严防毁坏坏、散失失和泄密密。对磁磁介质档档案应建建立保管管设施，并并健全管管理制度度。2）各种会会计档案案的保管管期限，从从会计年年度终了了后的第第一天算算起。当当年会计计档案在在会计年年度终了了后，由由财务部部财务档档案管理理人员编编造清册册送至财财务档案案室保管管。软件件周期完完成或对对版本更更新后，原原技术文文档和软软件系列列交接签签认单应应保存三三年后方方可销毁毁。各种种会计档档案的具具体保管管期限见见“附表二二”。3）调阅会会计档案案，要严严格办理理手续。本本单位人人员调阅阅会计档档案，要要经会

53、计计主管人人员同意意：外单单位人员员调阅会会计档案案，要有有正式介介绍信，经经会计主主管人员员批准后后详细登登记调阅阅的档案案名称、调调阅日期期、调阅阅人员的的姓名和和工作单单位、调调阅理由由、归还还日期等等。调阅阅人员不不得将会会计档案案携带外外出、如如有特殊殊需要，须须报经会会计主管管人员批批准。4.3.44 会计计档案保保管期满满。需要要销毁时时，由酒酒店档案案管理部部门提出出销毁意意见，会会同会计计部门共共同鉴定定，严格格审查，经经确认无无误后，编编造会计计档案销销毁清单单。然后后，按照照规定的的审批程程序，经经批准后后销毁。在在按规定定销毁会会计档案案时，应应由财务务会计部部门会同同

54、安全部部共同派派员监销销。监销销人在销销毁会计计档案以以前，应应认真进进行清点点核对，销销毁后在在销毁清清册上签签书或盖盖章，并并将销毁毁情况向向酒店总总经理报报告。销销毁清册册的内容容包括：会计档档案销毁毁目录、案案卷号、原原凭证号号、卷内内文件张张数等。4.3.55 合并并、撤销销酒店会会计档案案，应根根据不同同情况，分分别移交交给并入入单位、上上级主管管部门或或主管部部门指定定的其他他单位接接收保管管，并由由交接双双方在移移交清册册上签名名或盖章章。4.4 人人事档案案管理4.4.11 人事事档案包包括：1) 由员员工本人人填写的的“员工登登记表”，内容容包括员员工姓名名、性别别、出生生

55、年月、民民族、籍籍贯、政政治面貌貌、文化化程度、婚婚姻状况况、家庭庭情况、联联系电活活、个人人兴趣爱爱好、学学历、工工作经历历、特长长、专业业技能、奖奖惩记录录等项目目。2）有关员员工人事事调动表表、劳动动合同书书、身份份证、专专业文凭凭、证书书、待业业证明等等文件资资料的复复印件。3）有关员员工“ 面试试考评表表”、“试用期期满评估估表”、“工作表表现评估估表”等有关关考评记记录。4）员工在在酒店服服务工作作中的各各种岗位位调动、职职位变动动、级别别变动等等人事调调整资料料。如人人事令、部部门内部部调动资资料、晋晋升和晋晋级相关关资料等等。5) 员工工日常工工作中的的各种处处罚记录录，如“警

56、告处处罚单”、“消防处处罚单”、“设备责责任损坏坏赔偿通通知单”及有关关处罚通通报等。6) 员工工日常工工作中的的各种奖奖励记录录，如“宾客表表扬信”、“奖励审审批记录录表”、酒店店内部“白手套套奖”、“优秀员员工”、“微笑大大使”、“技术标标兵”、“消防标标兵”等。4.4.22 各类类人事资资料由办办公室人人力资源源管理专专责负责责收集、审审查核对对、分类类、整理理立卷或或装订成成册，并并进行维维护管理理。1) 归档档时，以以部门为为大单位位统一分分类，以以岗位为为小单位位按照级级别排序序归档存存放；各各岗位员员工档案案册前按按照员工工姓名登登记台账账；个人人档案按按照材料料性质、时时间顺序

57、序装订；装订纸纸张统一一为166K大小小，要求求材料字字迹清晰晰，无破破损。2) 由人人力资源源管理专专责负责责，以月月为单位位，针对对档案内内容变动动或增减减统一进进行档案案调整。3) 所有有档案统统一存放放于档案案室，每每年进行行一次通通风、除除虫等保保护处理理。4.4.33 由办办公室对对员工人人事档案案实行严严格保密密控制，材材料内容容不得删删除、销销毁或随随意更改改。酒店店外来人人员需查查询时必必须出示示由政府府或企业业单位人人事部门门开具的的介绍信信，并经经办公室室主任同同意后方方可查阅阅；属酒酒店内部部查阅的的，必须须书面申申请并经经办公室室主任同同意方可可查阅。4.4.44 除

58、除离职员员工档案案及时转转出外，各各类人事事档案应应长期保保存。4.5 设设备档案案管理4.5.11 设备备档案包包括竣工工资料及及设备资资料。竣竣工资料料包括建建筑结构构图、建建筑装饰饰平面图图纸、通通风系统统图纸、电电气图纸纸、管道道图纸等等。设备备资料包包括酒店店内各类类设备的的使用说说明书、图图纸等。4.5.22 设备备档案存存放于工工程部办办公室，由由工程部部负责人人具体负负责档案案管理工工作。工工程部负负责人根根据资料料类别，建建立相应应存放文文件盒（柜柜），贴贴上相应应标签，同同时建立立卷内内文件目目录，方方便查找找。4.5.33 设备备档案归归档程序序1) 酒店店各部门门购买的

59、的设备、设设施到位位后，需需将设备备设施的的使用说说明书及及相关技技术资料料原件交交工程部部。2）工程部部文员正正确区分分资料类类别，存存入相应应文件盒盒（柜）。3) 资料料存入之之前，认认真填写写卷内内文件口口录，按按资料的的存入顺顺序编定定卷内文文件目录录号。同同时在文文件右侧侧贴上相相应目录录标签，然然后依次次存入，卷卷内文件件目录应应放人首首页。4）各种存存放文件件盒（柜柜）整齐齐、集中中、规范范存放，卷卷内文件件目录与与资料相相对应。5）每年年年终对所所有资料料进行集集中整理理。4.5.44 设备备档案管管理要求求1) 设备备档案实实施专人人（工程程部文员员）管理理，未经经许可，其其

60、他任何何人不得得随便翻翻阅文件件档案。2） 工程程部负责责人必须须熟悉设设备档案案存入范范围、类类别，熟熟悉所在在文件的的大体位位置，能能够快速速区分、识识别并找找出任一一档案。3) 保证证资料档档案归存存的及时时性、存存入的完完整性，不不允许任任何资料料丢失、遗遗漏现象象发生。4) 资料料存放要要注意通通风、状状况良好好，防潮潮防晒，以以免造成成文件霉霉烂或宇宇迹消退退。4.5.55 设备备档案的的借阅规规范1) 因工工作需要要，需借借阅设备备档案的的，如属属本部门门人员可可直接办办理借阅阅手续，如如属外部部门人员员，需经经工程部部负责人人许可方方可借阅阅。2) 借阅阅人在工工程部登登记，填