企业行政管理信息化

企业行政管理信息化主讲人：曹海霞课程主要要内容第一节企业信息息化概论论第二节企业行政政管理第三节企企业行行政管理理信息化化第一节企业信息息化概论论1.1什什么是信信息1.2信信息的的基本特特征1.3企企业信息息化的含含义1.4企企业信信息化的的主要内内容1.1什么是信信息在我们的的日常生生活与工工作中，，你认为为那些是属属于信息息？信息是事事物表现现的一种种普遍形形式，人人们通过过信息来来认识事事物和周周围的世世界。信息是人人类生存存的基本本条件和和基本需需要。信息的定定义1.2信息的基基本特征征1、信息息的可量量度性。。信息可采采用某种种度量单单位进行行度量，，并进行行信息编编码。如如现代计计算机使使用的二二进制。。2、信息息的可识识别性。。信息可采采用直观观识别、、比较识识别和间间接识别别等多种种方式来来把握。。3、信息息的可转转换性。信息可可以从一一种形态态转换为为另一种种形态。。如自然然信息可可转换为为语言、、文字和和图像等等形态，，也可转转换为电电磁波信信号和计计算机代代码。4、信息息的可存存储性。。信息可以以存储。。大脑就就是一个个天然信信息存储储器。人人类发明明的文字字、摄影影、录音音、录像像以及计计算机存存储器等等都可以以进行信信息存储储。5、信息息的可处处理性。。人脑就是是最佳的的信息处处理器。。人脑的的思维功功能可以以进行决决策、设设计、研研究、写写作、改改进、发发明、创创造等多多种信息息处理活活动。计计算机也也具有信信息处理理功能。。6、信息息的可传传递性。。信息的传传递是与与物质和和能量的的传递同同时进行行的。语语言、表表情、动动作、报报刊、书书籍、广广播、电电视、电电话等是是人类常常用的信信息传递递方式。。7、信息息的可再再生性。。信息经过过处理后后，可以以以其他他形式再再生。如如自然信信息经过过人工处处理后，，可用语语言或图图形等方方式在生生成信息息。输入入计算机机的各种种数据文文字等信信息，可可用显示示、打印印、绘图图等方式式在生成成信息。。8、信息息的可压压缩性。。信息可以以进行压压缩，可可以用不不同信息息量来描描述同一一事物。。人们常常常用尽尽可能少少的信息息量描述述一件事事物的主主要特征征。9、信息息的可利利用性。。信息具有有一定的的实效性性和可利利用性。。10、信信息的可可共享性性。信息具有有扩散性性，因此此可共享享。1、“你你有一个个苹果，，我有一一个苹果果，彼此此交换一一下，我我们仍然然是各有有一个苹苹果；你你有一种种思想，，我也有有一种思思想，彼彼此交换换，每人人至少有有两种思思想”。。——（信息的共共享性）2、图书书馆中的的名著被被广大读读者借阅阅。——（信息的共共享性）3、小明明很喜欢欢下棋。。一天，，他在网网站上看看到一则则有关““象棋比比赛”的的通知，，可赛事事早就结结束了。。要是能能早些看看到这消消息，那那该多好好呵!——（信息的价价值可以以随着时时间的过过去而消消失的）习题题4、某公公司为了了提高销销售人员员的推销销策略和和销售技技巧，希希望业务务人员能能够把各各自在销销售实践践中的经经验和技技巧贡献献出来让让大家分分享，便便特别设设立了每每季度一一次的销销售方案案评奖。。具体分分为目标标客户选选择、产产品展示示方案、、客户服服务方法法、最佳佳销售体体验等奖奖项，每每一个销销售人员员都把自自己的得得意之作作做成演演示文档档参加评评奖，最最后把所所有的方方案都汇汇集起来来装订成成册，发发给大家家学习参参考。几几个回合合下来，，这个公公司各大大区的销销售就取取得了突突飞猛进进的发展展，公司司也形成成了很好好的业务务学习和和探讨的的风气。。——（信信息可以以传递性性）信息技术术对企业业环境的的影响内部环境境：组织结构构扁平化化管理和生生产工具具计算机机化、网网络化决策分散散化外部环境境：信息获取取方便快快捷经济全球球化、网网络化竞争更加加激烈结论：信息无时时不在，，无处不不在，信信息是我我们生存存的基础础，也是是我们行行动和决决策的重重要依据据。1.3企业信息息化的含含义企业利用用现代信信息技术术，通过过对信息息资源的的深化开开发和广广泛利用用，不断断提高生生产、经经营、管管理、决决策的效效率和水水平，进进而提高高企业经经济效益益和企业业竞争力力的过程程。实现现企业运运营的全全面自动动化。以数字技技术为基基础实现现企业全全面的系系统化的的高级自自动化。。生产过程程和业务务处理的的计算机机化、自自动化；；管理方式式的网络络化；决策支持持的智能能化；商务运营营的电子子化1.4企业信息息化的主主要内容容1．办公公自动化化（OA）系统统。2．管理理信息系系统（MIS））。3．设计计、生产产过程自自动化、、信息化化系统。。4．建立立企业Intranet或或网站，，开展电电子商务务（EC）。。5．发展展DSS(DecisionSupportSystem)，，ESS(ExecutiveSupportSystem))，ES(ExpertSystem)

企业信息息化的意意义1．提高高管理水水平2.提提高高决策科科学性3.降降低低库存投投资4．降低低采购成成本5．提高高生产效效率6．提高高服务水水平7．增加加利润8.跟跟上上社会发发展,不不掉队,,不落后后，增强强企业竞竞争力..第二节企企业行行政管理理2.1企企业行行政管理理的内容容2.2企企业行行政管理理的作用用2.1企企业行行政管理理的内容容企业的行行政管理理工作内内容包括括行政事事务管理理、办公公事务管管理、人人力资源源管理。。具体包包括相关关制度的的制定和和执行推推动、日日常办公公事务管管理、办办公物品品管理、、文书资资料管理理、档案案管理、、会议管管理、涉涉外事务务管理，，生活福福利、车车辆、安安全卫生生等。行政工作作的知识网络络图行政管理理、决策策与计划划（一）行行政工作作的性质质（一）行行政管理理的科学学化1、日常常性性工作2、辅助助协调工工作行政管理理的后勤管理理的重要要意义与主主要内容容1、政治治性2、综合合性（二）行行政工作作的特征征（三）行行政工作作的基本本任务1、服务务2、辅助助3、执行行1、办公公自动化化系统2、办公公自动化化对办公公室管理理的要求求1、规范范化2、制度度化（二）行行政管理理的现代代化（一）后后勤管理理的含义义与意义义（二）后后勤管理理的主要要内容1、物资资管理理2、财务务管理理3、生活活后勤管管理4、服务务后勤管管理1、行政政工作的的性质与与特征（一）、、行政工工作的性性质(1)政政治性(2)综综合性（二）、、行政工工作的特特征服务、辅辅助、2、行政政工作的的基本任任务(1)日日常性工工作(2)综综合协调调工作(3)辅辅助决策策工作1．公文处处理2．会议组织与安安排工作3．信息处处理4．公司事务管理理5．印章管管理。包包括印章章的刻制制、颁发发、保管、使使用等6．会议档案整理工作7．信函接收工作8．公关工工作。包包括处理理与外单单位或各分院的关系、、联系工工作。(1)日日常性工工作(2)综综合协调调工作1．工作作任务的的协调。。2．管理理事务的的协调。。3．领导导关系的的协调。。这是办公公室的一一项重要要工作，，也是行行政人员员充当领领导参谋谋助手的的首要任务务。1．信息息准备。。2．提供供方案。。3．承担担决策事事务。4．协助助实施和和检查。。(3)辅辅助决策策工作1、行政政管理的的科学化化一、行政政管理的的科学化化规范化1．公文文撰写规规范化。。2．公文文处理规规范化。。3．会议议安排规规范化。。4．接待待工作规规范化。。5．办事事程序规规范化。。1.岗位位责任制制。2.公文文处理办办法。3.会议议制度制度化办公自动动化办公自动动化是应应用计算算机技术术、通信技术术、系统统科学和和行为科科学等先进进科学技技术，不不断使人人们的部分分办公业业务借助助于各种种办公设备备，并由由这些办办公设备备与办公人人员构成成服务于于某种目目标的人机机信息系系统。2、行政政管理的的现代化化◆综合办公公系统、、◆办公室服服务站、、◆文字处理理中心；；◆大中小型型电视会会议系统统、◆图像传真真会议室室、◆电传系统统、办公自动动化系统统◆内线电话话号码检检索系统统、◆电子归档档与检查查系统；；◆数字及数数据交换换机、终终端机、、个人电电脑、文文件处理理机、传传真机、、缩微照照像，◆以及大楼楼管理系系统等。。1．构成成

字／文文件处理理功能、、

图形／／图像处处理功能能、

声音处处理功能能、

信息查查询功能能、

网络通通信功能能、

决策支支持功能能

行政管管理功能能等。功能能三大系统统办公自动动化(OfficeAutomation，，简称OA)管理信息息系统((ManagementlnformationSystem，简简称MIS)决策支持持系统((DecisionSupportSystern，简称称DSS)三大系统统的耦合合，使办办公自动动化系统统的功能能更趋完完整，其其作用亦得得以极大大增强。。当然还还取决于于具体的的环境与与背景。。(一)后后勤工作作是其他他部门工工作的基基本条件件(二)后后勤管理理是提高高行政效效率的重重要条件件(三)后后勤管理理是维护护职工利利益的需需要(四)后后勤管理理改革具具有重大大的现实实意义后勤工作作的出路路，在于于社会化化。实现现后勤工作社会会化，是是当前后后勤工作作改革的的方向。。1、后勤勤管理的的意义2、后勤勤管理的的主要内内容(一)物物资管理理(二)生生活后勤勤管理(三)服服务后勤勤管理(四)接接待工作作管理2.2企企业业行政管管理的作作用1、推动动行政管管理模式式向网络络化、扁扁平化的的方向发发展传统企业业组织结结构是一一个刚性性化的机机械式组组织，有有固定的的职位、、严格的的层级关关系和层层层传递递的信息息渠道，，庞大的的中间管管理层承承担着““上通下下达”的的信息作作用。而而在网络络化条件件下，大大量复杂杂的信息息能够实实现迅速速、及时时地传递递和处理理，从而而大幅度度减少中中间环节节，扩大大管理幅幅度，减减少或者者取消组组织中间间管理层层次，压压平组织织结构，，推动组组织结构构从传统统科层制制向扁平平网络化化转变。。扁平或或网络组组织结构构强调信信息共享享，重视视横向的的联系、、沟通与与协作，，大大提提高组织织的反应应能力和和工作效效能，减减少了组组织的人人力资源源成本。。同时，，在这种种网络化化、扁平平化的行行政管理理模式中中，信息息技术可可以保证证组织成成员的全全方位沟沟通和团团队合作作，从而而有利于于提高行行政组织织的绩效效。推动行政政管理模模式向现现代化、、知识化化的方向向发展信息技术术革命，，使现代代行政管管理系统统的管理理组织运运行日益益技术化化，管理理手段现现代化。。随着信信息高速速公路的的开通和和拓展，，人们建建立了许许多从前前无法想想象的管管理系统统，办公公自动化化、多媒媒体、计计算机设设备，成成为行政政管理中中的重要要硬件；；现代的的管理方方法，如如全面管管理方法法（包括括全面计计划、全全面经济济核算、、全面质质量管理理和全面面设备管管理）、、优选法法、价值值工程、、网络技技术、线线性规划划、计划划评审技技术、技技术经济济分析、、预测技技术等等等，将得得到网络络信息技技术的支支持并贯贯穿于整整个管理理过程之之中。推动行政政管理模模式向民民主化、、公众化化的方向向发展在网络信信息时代代，互联联网使任任何现场场的管理理者在任任何时候候都可获获得做出出决策所所需要的的信息，，而无需需先向上上司请示示和汇报报，而后后再执行行上司的的决策。。在组织织内部，，层层参参与决策策、人人人参与决决策.通通过企业业的电子子民意信信箱，企企业可以以参与部部门的各各种讨论论，表达达自己的的意愿和和看法；；通过信信息网络络，公众众个人可可以随时时与具体体经管的的行政部部门或行行政人员员保持联联络和相相互监督督。对一一些关系系重大、、影响面面宽的复复杂政策策，企业业组织的的决策核核心可以以把决策策意图提提出来，，让人们们在互联联网上提提出方案案；也可可以把做做出或收收集的决决策方案案在网上上讨论，，充分利利用大家家的聪明明才智做做出科学学决策，，为企业业创造更更大的利利润。推动行政政管理模模式向动动态化、、灵活化化的方向向发展传统管理理的一大大弊端是是管理活活动的静静态性和和时滞性性。即使使存在某某些动态态管理的的方式，，也因成成本过高高和缺乏乏有效的的技术而而难以落落实。在在网络时时代，互互联网对对信息的的及时、、全面把把握、自自动化和和智能化化管理，，使任何何层面、、任何行行业、任任何环节节的管理理活动和和协调活活动成为为可能。。比如利利用电子子监控设设备管理理企业内内部项目目管理执执行进展展与情况况。并通通过企业业网络让让企业有有关部门门企业有有关事项项人员进进行调整整或作出出相应的的解决对对策。这这样加强强行政组组织之间间的横向向协调和和交叉性性联系，，而且更更注重对对外在环环境的反反应和协协调一致致。具有有活力、、灵活机机动性、、超前意意识、面面向未来来、开拓拓创新精精神。第三节企企业行行政管理理信息化化3.1企企业建建立信息息管理平平台3.2企企业行行政管理理信息化化的作用用3.3信信息化化对未来来企业发发展的影影响3.1企企业建建立信息息管理平平台项目管理理信息化化图书管理理信息化化资料、档档案信息息化人事管理理信息化化（1）项项目管理理信息化化项目的基基本流程程项目招投投标管理理项目的合合同管理理项目的进进度控制制项目策划划项目建设设效果评评价（2）图图书管理理信息化化图书信息息管理用户信息息管理系统管理理图书信息息查询借阅信息息查询1.图书信息息管理图书登记记图书详细细信息浏浏览图书信息息的修改改和删除除借阅登记记图书归还还提示归还登记记新书信息息提示2.系统管理理。系统管理理员权限限,用户口令令管理,用户登录录等。系统管理理员的职职责和权权限包括括：(1)新图书、、新员工工信息录录入(2)图书、员员工信息息的修改改(3)图书挂失失,员工注销销(4)借阅图书书登记(5)归还图书书登记(6)查询所有有用户的的借阅情情况;(7)查看所有有的用户户信息;(8)恢复用户户的密码码至初始始状态;(9)系统环境境设置(留有数据据库接口口,本系统不不实现该该功能),包括最大大借阅图图书的数数量、最最长借阅阅时间、、新书的的时效定定义和提提升管理理员等内内容。3.用用户信息息管理。。(1)新新用户户登记。。可进行行新用户户基本信信息的登登记,包包括用户户的编号号、用户户帐号((登录名名)、、用户密密码等基基本情况况。((2))用户户信息更更新。用用户编号号不可以以修改,,帐号、、密码可可修改。。((3)注注销用户户。若员员工离职职,则注注销该用用户,取取消登录录权限。。((4)用用户口口令管理理。注册册新用户户的时候候,系统统默认密密码为666666,,请管管理员提提示用户户及时登登录修改改密码,,若用户户密码丢丢失,由由管理员员负责将将密码恢恢复。4.图书书信息查查询。通过用户户提供的的图书编编号、图图书名、、作者、、出版社社、图书书类别等等基本信信息,在在数据库库中检索索出符合合条件的的所有图图书,将将图书的的信息显显示出来来,并且且可以通通过点击击书名,,查看图图书的详详细信息息。(1)输入信息息:图书类别别,查询方式式(按书号、、书名、、作者、、出版社社查询),查询内容容。注:图书类别别、查询询方式都都为选择择项,查询内容容为输入入项,各项目在在逻辑上上是与的的关系,若输入项项为空,则列出用用户选中中类别的的所有图图书,若用户未未选择类类别且输输入为空空,则列出全全部图书书资料的的信息。。(2)输出信息息:图书编号号,名称,作者,出版社,借阅情况况。注:若图书已已借出,则在详细细信息里里,输出借阅阅用户的的信息以以及归还还日期。。5.借阅阅信息查查询管理员可可以查看看每个员员工的借借阅信息息。输输入信信息:查查询种类类(按工工号),,查询询内容。。输输出信息息:输出出该用户户借阅并并且尚未未归还的的图书信信息(3)资资料、、档案信信息化1、利用计计算机辅辅助档案案管理目录级文文件级级联联机机检索2、改革立立卷方法法指导思想想：简化整理理深深化检检索主要做法法：破除“卷卷”的概概念，直直接以单单份文件件为单位位进行归归档整理理。目的的：最大限度度地保持持文件的的历史原原貌，便便于计算算机的管管理和应应用，逐逐步与办办公自动动化相适适应（即即随办随随归档）），最终终过渡到到文档一一体化。。整理档案案、工作作程序1、区分分年度2、区分分类别3、盒内内排列4、打印印目录或或输入管管理软件件5、装盒盒并做标标识6、上架架排列ComputerInformationInformationInformationInformation硬碟ABCDEFGH卷宗資料夾磁碟槽guest資料夾裏的檔案（4）人人事管理理信息化化１、人事事管理员工资料料可从文文件导入入对人员流流动数据据进行分分析员工证卡卡制作及及输出IC卡卡卡号的自自动录入入相关信息息的自动动提示奖罚资料料登记离职人员员资料库库2、人力资源源计划定义各部部门需要要的岗位位及其人人数根据需求求计划与与实际在在职人员员比较，，得到需需求差异异3、考勤管理理各种灵活活的出勤勤班别设设置出勤班别别的自动动识别请假管理理加班申请请管理特殊出勤勤的处理理调休出勤勤的处理理夜班补贴贴的计算算详细的出出勤报表表提供通用用数据接接口，支支持任何何考勤数数据导入入4、薪资管理理按自然月月份和按按期间计计算薪资资项目金额额的灵活活输入可将薪资资数据从从外部文文件导入入自动提取取员工资资料、出出勤数据据、就餐餐、水电电费等所得税计计算调薪管理理、工资资审核自动产生生工资条条、部门门汇总表表可产生银银行代发发工资所所的文件件3.2行