采购管理制度

**有限公司采购治理制度第一条目的为了提高采购工作效率、明确岗位职责、有效着落采购本钱，满足公司生产经营需求，进一步规范采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。第二条适用范畴本制度适用于公司及控股子公司范畴内，各类物质（原材料、辅助材料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等）或劳务（技术、服务等）的采购。第三条采购申请1、采购申请定义：是指某部门、生产单位、个人根据需要肯定一种或多种物质或劳务，并依照规定提报需求的进程。2、采购申请提出要求：需求部门根据需要提出采购需求后要经过复核或审批，确保需求的必要性和需求量的准确性。3、采购量的确认：需求部门应会同仓储部门，共同确认产品库存量（推敲安全库存）肯定采购需求量（为避免库管人员对库存物质不熟悉或是同物异名等，导致有库存而不必要采购，占用资金情形产生，需求部门与仓储部门对采购量共同负责），填报采购申请单，采购申请单要详细填列。4、采购申请单采购申请单年月日经理申请部门申请人采购人申请理由品名规格/型号用处单位需求量库存量米购量时间要求备注第四条采购受理1、采购部门接到需求部门采购审批单后，根据部门分工及具体工作需要，由负责人根据规定肯定采取招标采购或询价采购；2、招标采购的指定负责人，进行招标准备工作，和谐成立招标领导小组，编制招标文件，发布招标公告或招标邀请函，依照规定组建评标小组等工作；3、询价采购的指派采购人员实行采购，直接将采购人员名称填写在采购申请单采购实行人栏。第五条采购询价、比价（采购招标相干业务另行规定）1、采购实行人，接到采购任务后，要及时收集采购信息，根据中标产品的实行标准向相干的单位发出采购询价单并索要样品，产品检验报告等（采购询价单格式见附件）。2、采购询价对象数量要求：采购询价不得少于3家。为避免收回的询价单少于3家影响采购效率，发出采购询价单原则上要多于3家。3、比价采购实行人对收到的采购询价单，要进行分析对照，并根据公司区域销售经理提供的对询价单可能存在的异议部分（如：综合采购整体报价较低，但是个别报价高于其他比价供货商报价）要及时进行沟通确认，并获得对方回传的扫描或传真确认件方能生效。采购实行人，根据寻比价情形，给出目标采购建议，报部门负责人审批后，报审计部进行复核。第六条审计复核1、为加强进程审计，避免或减少由于各种原因导致的采购支出增加，审计部对寻比价结果，应采取适当措施进行复核。2、审计人员的复核，包括但不限于原询价范畴，并应当适当拓宽询价范畴，以便充分评判，寻比价的准确性、适当性。3、审计部门对复核无异议的，签署复核意见后，返回采购实行人。由采购实行人进行相应的采购审批。4、审计复核有异议的及时反馈相干意见，并根据复核结果提出相干的处理建议。第七条采购审批1、采购实行人将经审计复核的采购建议，报总经理审批。2、总经理应明确签署同意或不同意的意见。第八条合同拟定及审核1、采购实行人根据审批结果，拟定合同草稿。2、拟定的合同条款报法务审核，进行法律风险把关。并将审核结果一并反馈采购实行人。第九条合同审批经财务及法务审核后的合同，进行会签、盖章、存档。第十条采购入库1、任何情势的采购物质都必须办理入库手续。采购实行人需凭采购入库单据办理冲账及款项支付申请。2、仓储人员根据采购合同或采购订单，与来货清单进行核对，核对相符的，盘点或称量来货数量，根据实际盘点或称量结果办理入库手续，并在来货回执上签字，对存在的差异及时通知采购人员进行处理。3、特别物质不能或不合适入库存放的（如：体积大，入库存放产生较大二次搬运费用，使用现场具有存放条件，且不会造成流失的），也要办理入库手续，同时办理出库手续，由保管责任人或领用人在出库单签字，以明确保管和使用责任。4、需要进行检验的物质，办理与入库手续，并及时通知检验部门进行检验，检验合格后办理入库手续；对检验不合格的，检验部门要及时通知采购实行人，进行处理，退货或折价接收，折价接收的需要实行审批手续。5、严格制止不经审批的让步接收。让步接收要确保所采购的物质能够使用，并且不产生额外费用，增加额外本钱，或是额外费用、本钱能够得到补偿。第十一条采购付款1、采购实行人需凭经批准的采购合同、采购订单申请支付采购预支款。2、货物到达后采购实行人需凭采购入库单、合同及发票等，根据合同约定进行款项支付申请。3、采购原则上使用转账付款，除特别采购外，尽量减少现金使用。4、财务部门对采购付款申请，根据采购合同及检验报告进行审核，审核通过的办理付款手续。并及时进行账务处理。第十二条采购备用金1、为应对突发、零星采购需求，采购实行小额备用金制度，金额暂定500元。2、备用金凭经审批的采购申请单，经批准方可使用，3、备用金仅限于以下范畴内使用：（1）生产、建设进程中，因突发事件引发的，应急修理需要的备件；（2）零星、小额采购的非库储备备物质；（3）不进行紧急采购将影响生产、建设的物质，此类采购使用备用金，材料需求部门要说明原因，明确责任。（4）备用金实行报销制度，产生备用金采购业务后，7日内进行报销，补足备用金，非经特别审批备用金额度不做调解。（5）备用金采购仍需实行询、比价制度，特别紧急采购经总经理批准，可在采购后将询比价资料报审计部审查。第十三条票据处理1、采购人员在获得发票后，必须在7日内到财务部门办理相干报账手续，逾期未办理，依照规定进项处罚，日期运算以本条第2款规定为运算根据。2、随采购物质同时开具发票的，当地以发票开具日期为准；外地采购采购人员带回票据，以回程车船票日期为准准；邮寄发票以邮件收到日期为准，运算发票应缴纳日期。3、发票丢失的，根据不同情形给予处罚。第十四条供应商一览表1、采购人员应在获取报价的同时索要供应商的企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件。2、已有合作的供应商或有相干业务关联的供应商应建立供应商档案，存档，以备后期合作时的挑选资料。第十五条采购人员行动准则1、严格依照采购流程展开工作，自觉接受监督。2、严格实行询价、比价、议价程序。杜绝程序外议事。3、三不：不接受供应商各种接待；（不吃请、不接受礼品、不接受礼金）不用私人电话联系业务；不参加影响公司采购业务的各项活动。4、礼仪性物品、礼金一律上交。5、严格遵照保密制度，不向无关人员泄漏业务内容。6、定期学习业务知识，不断提高自身工作能力。7、严禁利用采购职权，吃、拿、卡、要，收受贿赂。第十六条罚则1、对利用采购职权，吃、拿、卡、要，收受贿赂。将追究经济责任并予以开除,并储存采取法律措施，追究相干人员法律责任的权益。2、对违抗采购流程，不进行询价的，每次处以100—500元处罚；对询价进程中弄虚作假，寻比价结果与实际采购价格相差较大的，单价500元以下，同规格、同型号、同厂家相差到达10元/单位或到达10%,处以100-500元处罚，单位价值在500元以上差异到达或超过2%的，每次处以500—2000元处罚。3、出以上特别规定外，违抗其他行动准则的，处以200元/次的处罚。4、未按时递交发票的，每次处以200元处罚。5、发票丢失，普通发票能够补开的，专用发票能够获得开具方发票复印件的，每次处以300元处罚；发票丢失，普通发票不能补开的，处以发票税点金额1.5倍，不超过1000元处罚，专用发票没法获得开具方发票复印件，又不能补开的处以进项税额2倍2000元以下处罚。按约定应当获得发票而未获得的，比照发票丢失处理。6、对不按规定办理出、入库手续的，严禁事后库管员私自给予补办手续，一经发觉对库管员及业务人员分别处以200元/次处罚。7、对于不办理入库手续的，直接将采购物质交付使用人使用的，对采购实行人每次处以300元处罚。8、由于工作忽视、不负责任，提报采购量不准，造成多采购，能进行退货的，对相干责任人处于产生费用1.5倍处罚，直接领导处以所产生费用50%处罚，主管领导处以3%处罚。9、由于工作忽视、玩忽职守，提报采购需求不准，没法退货造成资金占用的，对直接责任人处占用资金2%-10%处罚，直接领导处以3%处罚，主管领导处以1%处罚。10、由于工作忽视，核实库存量不准，导致多采购，虽然退货，但产生额外费用的，对负直接责任的需求部门人员、仓储部门人员共同承当所产生费用1倍处罚,对仓储负责人处以所产生费用5%处罚。11、由于工作忽视，核实库存量