费用报销制度及报销流程的合理设计

费用报销制度及报销流程的合理设计主讲老师：齐爽晚8-10目录：一、报销业务要注意的几个要点。二、费用报销中潜在的风险。三、费用报销管理制度制定的关键点。四、发票报销常见问题。五、在实务中对费用如何进行控制。六、协调好员工报销工作。2一、报销业务中要注意的几个要点。1、签字流程：设置是否科学、严谨，这反映企业内控水平的高低。经手人领款人审核人出纳审批人32、权签额度：各级能签批的额度是多少？这体现公司的授权意识。董事会、股东会总经理、副总部门经理43、发票审核、费用归属：审核体现了税控风险。假发票超出报销限额合法票据严格按限额控制私费公报核查第三方依据54、费用动向：费用的高、低、波动性，能反映企业的运作效能。企业广告费大幅度增加反映公司有意识加大市场投入，想冲刺市场企业在大量投入研发费用

反映企业在进行产品创新65、公款私用、贪污浪费：看出公司管理人员是否廉洁。采

购高危岗位仓

出管

纳7二、费用报销中潜在的风险。⑴会计为难的费用报销8⑵费用报销常见问题1、沟通障碍•财务人员与业务人员打架•买票平账、假票、废票•忽略视同销售2、税务风险•私人消费报销3、内部腐败•损公肥私、公款私用9⑶案例①没有发票怎么办？案例：有些业务人员借款后，迟迟不拿发票报销。一问，要么说是办活动了没发票，要么说给客户佣金了没发票。如果财务强调必须要有发票，他会跳起来

说，要发票业务就做不了。10解决方案：1）千万别被对方的气势吓倒2）这些问题总有解决的方法3）只要老板想规范，一施压就会有办法。②高管的“发票腐败案例：中石油子公司一女老总被曝“发票腐败”，她本人说是被陷害的，谁相信

这一解释呢？案件的启发:发票猫腻：办公用品、食品、餐费、服务费、培训费、会议费。

不单看发票，辅之：合同、小票、水单。后续的措施：对企业内控管理进一步完善。11③副总的报销谁审批的案例：中远集团副总徐敏杰报销老婆的美容美发费10万元被人举报，栽了，被开除党籍并移送司法机关。疑问：徐总的费用报销单如何能通过审批呢，总会计师与总经理签字了

没有？争议：副总费用不需总会、总经理签字：内控太糟

总会与总经理都签字：内控执行更糟12三、费用报销管理制度制定的关键点。1、订立符合企业组织框架、授权结构的报销流程2、按照组织分工、授权范围明确审签范围和把控点关键点3、业务部报销的漏洞如何堵塞？4、审批人的失责的后果131、费用报销的流程整理报销单据出纳付款会计审核单据会计复核领导签字审批142、报销费用需要哪些人签批153、重点监控业务部的职务消费？①重点监控招待费（请客吃饭是不是都是为公司业务）、会议费（真的都是公司会议费用吗）、培训费（和会议费同理，出去游山玩水一样能开培训费的发

票）、差旅费（借出差机会游山玩水？）、办公用品（开的最烂的一个发票，

几乎超市都能开）16②参照制度，对比计划、预算等。企业应完善管理制度，如采购归口，高管审批但不参与采购；如费用支付归口，统一财务出账，高管只批不直接付费；如明确岗位工资、补贴、奖金等计算

标准和依据；如明确高管出差需要董事会批准等。174、审批人的失责的后果①本人承担连带赔偿责任②审计中发现的违规金额及审计费用由其本人承担后，方可恢复费用报销财务权签权力；18四、发票报销常见问题。1、能报销的凭证有哪些？5、哪些发票不能报销2、总、分公司发票能串用吗？常6、没有发票能否报销见3、跨年费用报销的处理问题7、发票盖章的错误4、哪些费用可以没有发票8、只有正式发票才能入账吗191、能报销的凭证有哪些？1）发票，包括：增值税专用发票、增值税普票发票、增值税电子普通发票、通用机打发票、定额发票）2）境外企业开具的其本国征税的凭证。3)财政非税收入专用收据；4)中国人民解放军或武警部队的财务专用收据；205)医院、学校等使用的专用收据等；6)捐赠收据；7)银行、邮政、铁路等部门收费凭据等；8)企业内部自己的工资表、奖励单、付款单等；9)资产被盗报警资料、法院裁定(判决、调解书)等。21注意与发票有关陷阱①业务内容与实际不一样。22②遇到发票中的“李鬼”23③虚开回来的“保真”发票242、总、分公司发票能串用吗？问题：总部设北京，分公司设上海，独立核算。分公司取得的发票能在总公司报销吗，或总公司取得的发票能在分公司报销吗？明确答复：如果发票是串用的，则不可报销，如果属于以下几种情况的，可以在费用实际支付方报销25情况1：总公司委托分公司办事费用承担方：总公司取得的发票的抬头：总公司报销方式：分公司办事人员填写好相关的单据和发票寄往总公司报销情况2：分公司委托总公司办事费用承担方：分公司取得的发票的抬头：分公司报销方式：总公司办事人员填写好相关的单据和发票寄往分公司报销26情况3：总公司委托分公司办事费用承担方：总公司取得的发票的抬头：分公司报销方式：由分公司办事人员填写好相关的单据和发票先在分公司报销，然后再开出发票向总公司报销。分公司委托总公司办事也是同样处理。27情况4：总公司委托分公司办事

费用承担方：总公司，由分公司先行垫付

取得的发票的抬头：总公司报销方式：分公司付款时先记往来账，然后分公司办事人员填写好相关的单

据和发票报销寄往总公司报销，由总公司出具委托付款书，并将款项汇往

分公司。分公司委托总公司办事也是同样处理。3、跨年费用报销的处理一般情况：绝对不行特殊情况：每年3月或1月底前报销上年发票可以过渡月份：每年1月底前可报销上年12月份开具的发票28税法权威发布：国家税务总局公告2018年第28号规定：企业以前年度应当取得而未取得发票、其他外部凭证，且相应支出在该年度没有税前扣除的，在以后年度取得符合规定的发票、其他外部凭证或者按照本办法第十四条的规定提供可以证实其支出真实性的相关资料，相应支出可以追补至该支出发生年度税前扣除，但追补年限不得超过五年。4、哪些费用可以没有发票？1）银行费用：贷款利息、手续费。此类费用惯例是用银行回单作为报账依据，但是营改增之后，税法规定这些费用也必须取得合规的发票才可以税前列支。2）交通费用：火车、飞机、公交车票等，旅客运输服务是以搭乘凭据作为报销依据，法律效力与发票一样。293）国外消费：人家只有消费水单。根据国家税务总局2018年28号公告规定：企业从境外购进货物或者劳务发生的支出，以对方开具的发票或者具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证作为税前扣除凭证。4）支付给个人小额零星费用的。根据国家税务总局2018年28号公告规定：企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人，其支出以发票作为税前扣除凭证；对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。305）因为合同违约而产生的违约金。合同项目还没正式实施而支付的违约金，不属于应税项目，所以对方为单位的，以对方开具的发票以外的其他外部凭证作为税前扣除凭证；对方为个人的，以内部凭证作为税前扣除凭证。316）仅仅是反映双方债权债务关系的可以使用收据、借款单以及合同、银行回单等作为做账依据。比如预收定金、支付欠款、资金拆借等7）与其他企业一起分担费用，但是发票是开具给另一方的。根据国家税务总局公告2018年第28号公告规定：企业与其他企业（包括关联企业）、个人在境

内共同接受应纳增值税劳务发生的支出，采取分摊方式的，应当按照独立交

易原则进行分摊，企业以发票和分割单作为税前扣除凭证，共同接受应税劳

务的其他企业以企业开具的分割单作为税前扣除凭证。32除了劳务外，可以采用分摊方式的还有企业租用（包括企业作为单一承租方

租用）办公、生产用房等资产发生的水、电、燃气、冷气、暖气、通讯线路、

有线电视、网络等费用8）企业内部自制的用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。335、哪些发票不能报销？应备注而未备注的发票虚开发票、

假发票自行打印专票销货清单的重复打印的电子发票346、没有了发票能否报销？如何报销？情况一：费用发生了且能提供证据证明的（如，员工出差丢失了火车票，但能证明发生事实）√可以报销，必须由相关领导签字证明。√不得在所得税前扣除情况二：不能提供费用真实发生的证明的√不能在所得税前扣除√内部员工报销：报销款并入薪酬计个税（例如：员工的补贴、津贴）√外部人士报销：视同赠送计个税（例如：给客户的回扣、人情礼品）357、发票盖章时常见的错误①盖财务专用章代替盖发票专用章②同时盖财务专用章和发票专用章③盖的发票专用章看不清晰④发现发票专用章不清晰后，重新盖一次⑤盖旧版的发票专用章⑥同时盖新版、旧版发票专用章368、是不是只有正式发票才能做账？由于税收管理在很多时候过分倚重了“以票控税”，给一些初涉会计职场的

人一个误会就是——会计做账必须要见到发票才能做账。其实，这是一个天

大的误区。会计核算的一个重要职责，就是真实反映经济业务，有些经济业务本身就

不需要发票。无发票入账的费用支出，对应金额在申报所得税时需调增应纳

税所得额就行。37五、在实务中对费用如何进行控制。1、办公用品不是万能的挡箭牌变相发薪酬、福利，套现给客户提成，不好入账的礼品、服装、烟酒茶等支出，到超市购物，只要含文具，就全额开办公用品发票。根据国家税务总局公告2017年第16号——《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》第二条规定：销售方开具增值税发票时，发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。那么，办公费用就不再是随意开具的费用明细了。38税务要求√大额的办公费提供小票、清单。√认实质不认形式，按人头框算办公用品支出。392、招待费怎么控制？控制招待费的常见手段：定额制、事前审批制。√前者会定下来不同等级的接待标准，后者要求每次吃喝前要获得领导审批同意。√两者结合使用，可以有效遏制餐桌上的腐败。√更严格的规定：报销时要求注明接待客人的信息以及陪同人员的信息，并提供照片为证。√发票背面注明用途及招待人员情况事项敏感或机密，使用铅笔注明与外单位的业务联系、加班餐费、午餐费、商务宴请等。403、餐费都进业务招待费吗？出差时，本人的日常餐费可计入差旅费公司组织会议时，会议餐费可计入会议费员工聚餐时，可计入职工福利费员工加班餐费，可计入职工福利费思考：员工出差期间宴请行为发生的餐费可计入差旅费吗？答案：不可以，餐费只能是出差人本人日常吃饭的费用414、差旅费包括哪些内容？①交通费（机票、火车票、长途汽车票、轮船票）

②市内交通费（出租车票、公交车票、地铁票、过桥过路费）

③住宿费④餐费（出差人正常餐饮，不包括宴请）

⑤杂费（行李托运费、订票费）⑥出差补贴（无票据，现金发放）5、出差补贴如何报销以前没有争议：出差一天补助现金若干，直接计入差旅费报销

√现在部分省市仍延续此操作√北京：如不能提供发票，出差补贴并入当月工资计征个税426、出差补贴天数怎么计算某员工3月1日出行，3月8日返回，试计算其出差补贴的天数？

①算头不算尾/算尾不算头：7天②头尾都算：折算为8天，对员工最有利

③出行与返回的时间点：6+？√出行为上午12点以前，算作1天√如返回为12点以后，算作1天。437、旅游费涉税风险多？集体福利写入工资薪酬制度，明确一年几次集体活动，员工生日、节日福利

等，可以在福利费列支。不能在差旅费中列支，这会造成逃税嫌疑，应并入员工工资一并计征个税

448、手机费如何报销？现在的手机号都实名制，到运营商营业大厅开具话费发票时，发

票抬头只能是个人名字。发票没有公司抬头，很多地方的税局不予认可。解决思路：单位统一购买充值卡，按制定的报销标准发放给员工。购买充值卡，运营商是可以开具公司抬头发票的。459、尽量杜绝礼品费发票礼品费容易给人商业贿赂的嫌疑，礼品发票隐藏着巨大的税务风险。赠送礼品给个人，需代扣代缴20%的个税礼品费在所得税前扣除时，类似餐饮费，不能全扣•企业购进礼品送人，视同销售，还有增值税的问题4610、服装费怎么避税？企业规定员工每年报销置装费的标准，员工自行找发票报销，等于是企业

给员工发补贴，报销额度并入工资计征个税。企业统一制作并要求员工统一着装发生的置装费，可作为企业合理支出税

前扣除。11、公司租个人住房时税点怎么处理企业租个人的房子，个人不能开发票，需通过税务代开。税点怎么处理？假定月租4000元，房东不承担税点（综合税率是9%）。

签合同时把房租做高，税点让房东承担，但保证房东净租金为4000元，

本例中房租可签为4360元公司支付税点，房租仍为4000元，公司代交的360元综合税记入营业外

支出，所得税前不能扣除4712、公关费怎么处理说不清、道不明，美言之可叫“公关费”，其实质财务很难监控。

三个办法可资借鉴：√不给个人，给机构，与机构签订服务协议，由其开具发票

√以劳务费名义支付，公司代扣个税，当然税点需要公司承担；

√要求对方提供发票报销。4813、水电费用什么票据入账呢？在写字楼租办公场地，水电费用什么票据入账呢？签合同时：将水电费纳入物业费中签合同时：未将水电费纳入物业费中物业开不出水电费发票电力公司与自来水公司：不会给租户分开发票49解决办法：可以由物业公司开具转售水电的发票，水费可以按简易征收的税率，电费按

正常税率。5014、会议费怎么报销？5115、资金拆借利息能否税前抵扣·没有发票·利息是否高于银行同期贷款·借款方是否应税①不能扣除。②超过银行同期贷款利息的部分不能扣除。③出款方补交增值税与个税后，不超过银行同期贷款利息的部分可以扣除。52六、协调好员工报销工作。1、企业报销应把握“情理法”原则情：到边远地区员工，吃住没有发票法