P物业信息传递管理制度

P物业信息传递管理制度P物业信息传递治理制度

1.总则

信息治理是分公司的一项根本治理制度，是企业正确决策的前提和依据。为使分公司的信息治理标准化、系统化，特制定本方法。

2.信息的定义

2.1信息是指在分公司整个治理过程中，人们产生、运用和输入、输出信号的总称。

2.2分公司信息的内容包括：

2.2.1分公司的资料、文件和有关制度;

2.2.2分公司的各类工作报告、规划、会议纪要、通知、重要工作安排及反应等;

2.2.3外部与分公司业务和治理有关的大事、治理案例、报道、文件等。

2.3网络信息的内容包括：与分公司业务和治理有关的图片、文字和声音等各种传播信息的载体。

3.治理原则和体制

3.1分公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息治理系统。

3.2分公司级信息治理由分公司总经理办公室统筹和协调，各职能部门、工程组(以下简称各部门)负责各职责范围内的信息治理工作。

3.3分公司各部门人员应保持开放心态，准时、精确地将相关信息在公司内部网上公布或传递给分公司相应部门。

3.4分公司各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证明的参加个人主观臆测的信息。

3.5分公司职员应树立高度的保密意识，严格掌握信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。

4.治理责任

4.1各部门负责人是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息治理工作。

4.2总经理办公室信息治理员负责分公司信息的反应和收集，并对各部门信息传递进展监管工作。

4.3各部门设一名信息治理员(可以兼任)，负责收集部门各项信息。

5.信息处理程序

分公司信息处理流程包括信息的收集、加工、传递、贮存、使用等几个环节;

5.1信息的收集

5.1.1各部门信息治理员须于每周四下午3点00(由于每周四17:30前要公布在OA，可预留时间统计)分前将本部门本周的《信息汇报表》收集发送至总经理办公室信息治理员;各部门信息治理员每月25日下班前将本部门本月的《信息汇报表》交至总经理办公室信息治理员，由总经理办公室信息治理员汇总后发送至分公司领导和各部门参阅。

5.1.2总经理办公室信息治理员负责分公司各部门每周、每月信息报送的监视、执行状况;记录、整理分公司各项重要工作，每月对分公司全月的信息进展总结。

5.1.3各部门须准时将本部门各类治理信息、突发大事、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送到总经理办公室信息治理员处或发送给分公司相关领导或职能部门，其中重大、突发大事，事发后1小时内上报总经理办公室或有关领导，所实行措施应在1个工作日之内上报。分公司信息治理员负责催促以上信息准时有效传递。

5.1.4全部以分公司名义对外信息的公布均由总经理办公室信息治理员操作，各部门需对外公布信息的，须将相关文件交至总经理办公室信息治理员备案。总经理办公室信息治理员公布信息时若有链接文件，除链接HTML文件外，应同时在指定文件夹备份文档。

5.1.5各部门向其他部门或分公司全体发送工作邮件须经本部门负责人签批，否则将视为无效信息。

5.2.信息的存储

5.2.1建立信息档案，总经理办公室和各部门信息治理员负责将分公司和本部门的有关信息准时分类存档，分公司和各部门各项制度、重要通知、重要大事处理报告等文件还须打印存档，信息治理员须能准时找到已存档的有关信息。

5.3信息的使用

5.3.1为领导决策效劳，即信息自下而上的传递，供应决策依据、素材;

5.3.2为贯彻分公司各部门日常经营治理事务效劳，即信息自上而下的传递;

5.3.3为分公司各部门日常经营治理事务效劳，由各个信息系统自行使用信息或上下传递;

5.3.4为分公司协调工作效劳，即信息平行的传递;

5.3.5为特定的询问问题效劳;

5.3.6为适应上级领导部门和有关部门需要效劳;

5.3.7为公共关系目的效劳。

6.信息的反应

6.1建立信息反应机制，评估信息治理效果、效率，改良信息治理作业。

6.2分公司全部职员在接收到信息(内部及外部)之后，必需尽快给对方回复。

7.分公司内部网及互联网使用权限规定

7.1总经理办公室信息治理员统一为职能部门职员设置登录分公司计算机的使用权限及OA帐户。

7.2各部门及各位职员必需采纳给定的帐号上分公司内部网，并对帐号严格保密，不得泄露给外界(他人)使用。

7.3各部门对上网帐号及密码要严格治理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应交接其在职时全部工作涉及的电子文档，马上更换其在职期间所把握的全部密码，以确保信息安全。

7.4不得利用互联网及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家隐秘等犯罪活动。

7.5不得利用互联网泄露分公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息。

7.6使用电子邮箱时，应遵守互联网国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件;不得向其他企业或机构的发送分公司的学问产权、商业机密等保密信息。分公司信息治理员须定期对各帐号使用状况进展监控、检查。

8.关于网上投诉的回复

8.1总经理办公室信息治理员负责收集互联网上的相关投诉。

8.2信息治理员须每日扫瞄之平治理外部网、部门网页及其他相关网站，收集相关网上留言，转发相关部门及分公司领导。

8.3投诉涉及各部门的内容由各部门进展回复，并发送部门领导审核;涉及分公司的投诉由总经理办公室负责答复。

9.关于信息安全

9.1总经理办公室信息治理员负责对整个分公司信息的治理，任何文字文件及电子文档未经请示不得擅自删除。

9.2分公司职员在使用自带移动硬盘及U盘等存储设备后，应准时清理移动存储设备上的与分公司相关的信息，不得将带有工作机密的U盘等借给他人使用。

9.3分公司职员使用笔记本电脑时，在将笔记本电脑带离分公司时，应做好笔记本电脑内的分公司信息保密工作。

9.4分公司全部职员都有爱护分公司信息安全的责任和义务，都应养成自觉爱护分公司信息安全的习惯。

10.内部治理沟通渠道

10.1开放式办公

分公司要求全部经理人员都必需主动放开自己的办公室大门，让职员能够走进他们的办公室提出问题和意见，同时也要求全部的经理人员常常走出办公室，关注下属的想法和心情。分公司提倡坦诚布公的沟通，职员可以将自己的任何想法和疑问向经理提出，并不会应因此受到指责和批判。

10.2总经理约会

如职员需要与集团高层领导单独面谈，可以通过职员关系专员安排，保证在申请后正常工作日36小时内有答复，让职员有时机走进高层领导的办公室。

10.3职员关系专员

设立职员关系专员岗，承受和处理职员表达的想法、意见和建议，保证在正常工作日36小时内有答复，并为职员的身份保密。

10.4工作面谈(转正、调薪、岗位变动、工作评估、离职)

10.4.1新职员马上转正时，职员的上司必需与职员进展转正面谈，了解职员参加分公司后的工作体会，赐予职员试用期的工作评价，并明确告知职员转正后的薪金级别。

假如有调薪和岗位变动发生，职员的上司应当准时与职员面谈，解释分公司的打算，倾听职员的意见。

10.4.2进展工作评估和职业进展承诺时，职员的上司须与职员进展评估面谈、职业进展面谈，就职员的工作表现和潜力进展评估和反应，并对职员今后的工作和职业进展提出建议。

10.4.3假如职员马上离开分公司，职员的上司须与职员进展离职面谈，倾听职员选择离开的缘由，同时，职员还可以申请与任何一位信任的职员进展离职面谈。

10.5工作争论和会议

分公司的绩效治理体系要求治理者在制定目标的时候倾听团队的意见，共同共享愿景。这样的争论和工作会议要求在日常治理中持续不断的进展。

10.6E-MAIL、OA、BBS

分公司有畅顺的电子邮件系统，当面对面的沟通不适合时，职员可以给任何人发送邮件，解决工作中的疑问和困惑。如职员有意见需要直接向执行总经理反映，可以在邮件系统中直接发送执行总经理。电子邮件应当简洁明白，并应只发给真正需要联系的人员。还可利用OA及OA系统中的BBS发表留言,但是发表的话题及留言肯定要真实有效。

10.7职员申诉

职员申诉方式可采纳面谈和书面两种形式，如选用书面方式，请职员务必在申述书上署名并附上联系方式，以便申述能够得到准时解决。如职员通过通道10.5反映状况，却得不到直接主管认同的话，可以连续向部门经理或更上一层反映。从解决问题的角度动身，鼓舞职员尽量使用10.1、10.2、10.4、10.5渠道，如职员认为有必要通过渠道10.3时，同样也可以直接向执行总经理申诉。

10.8满足度调查

分公司通过定期的不记名意见调查向职员征询对分公司业务、治理等方面的意见，了解职员对工作环境的整体满足程度，职员可完全凭自己的真实想法反应而无须任何顾虑。

10.9分公司的信息公布渠道(分公司网站、视频会议、业务简报、公告板等)

分公司拥有内、外部网站，并有专人进展维护和更新，分公司有各种各样的业务简报，在重要的办公通道还设置公告板等，让职员便利、快捷的了解业界动态、分公司业务