行政管理制度(讨论稿)

江西省赊宝网络科技有限公司南昌市红谷滩新区凤凰中大道850号恒盛银都17西省赊宝网络科技有限公司行政管理制度二0一三年十一月十九日办公管理规范第一章、总则第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章行为规范第二条员工应遵守公司一切规章制度；第三条员工应服从公司的组织领导与管理，对未经明示事项的处理，应请示上级，遵照指示办理；第四条员工应尽职尽责、精诚合作、敬业爱岗、积极进取；第五条员工应严格保守公司的经营、财务、人事、技术等机密；第六条遵守四小时复命制，把1%做到100%。第七条员工不得利用工作时间从事第二职业或与工作无关的活动；第八条员工不得损毁或非法侵占公司财产；第九条员工必须服从上级命令，有令即行。如有正当意见，应在事前陈述如遇同事工作繁忙，必须协同办理，应遵从上级指挥，予以协助；第十条在公众面前做到仪表整洁，举止端庄，行为检点，谈吐得体。切记每位员工的言行是公司形象和风貌的体现；第十一条公司内员工之间要团结合作，互相信任，互相学习，沟通思想，交流感情；第十二条遵纪守法，遵守公共道德，对外交往要有理、有利、有节；第十三条执行员工手册。第三章办公环境规范第十四条保持办公桌面清洁和摆放物品的整齐美观，桌面不得摆放与工作无关的物品。第十五条离开办公室前应整理办公桌面，椅子归位，关上抽屉，关闭电脑及电源并关好门窗。第十六条要厉行节约，消灭长明灯，人离开办公室1小时需将其办公室电灯与空调关闭，做到空调开放时关闭门窗；要爱护公物，不私拿或损坏公物，节约使用文具、器材。第十七条发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向综合管理中心行政部报修，以便及时解决问题。第十八条办公区域内（总裁办公室除外）禁止吸烟，可以在露台或洗手间吸烟。第十九条要维护办公区域的整洁和环境卫生，各人负责各办公座位的周围环境卫生。第四章员工仪容仪表规范第二十条员工上班时间内要注意仪容仪表，着装大方得体、整洁。第二十一条公司外勤人员着装，应以职业装为导向，内勤人员严禁穿背心、低领衫、超短裙、文化衫、拖鞋等上班。第二十二条注意将头发梳理整齐；女职员上班宜淡妆，饰物佩戴应得当。第二十三条员工对外接洽事项或在公司以外时，应维护公司形象体现公司员工高素质形象，表现要谦和、有礼，不得有损害公司形象及声誉的言行。第五章语言规范第二十四条在任何场合应用语规范，对所有人，都使用敬语“您”，语气温和。第二十五条接听电话应使用文明礼貌语言，对外来电话用语规范为“您好+赊宝网络”，对内部电话用语规范为“您好+某某部”，且电话接听一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，长话短说，严禁用公司电话聊天。第二十六条在公众场合遇见领导应主动问好，领导应点头并微笑示意。第二十七条通道内遇见领导，应侧身让领导先行。第六章安全保卫制度规范第二十八条员工应视公司的安全保卫工作为已任。第二十九条遇火灾隐患应及时清除。第三十条严禁违反操作规定使用各种仪器、电器。第三十一条下班后重要文件、纸张等物品不应放在办公桌面上，应放入箱、柜内，并将柜门关闭；易燃物品需及时处理。第三十二条各办公室、办公区域下班后应切断电源，并将窗户紧闭。第三十三条最后离开办公室或办公区域的员工应对本办公室及办公区域做最后的安全检查。第七章附则第三十四条本办法由综合管理中心行政部负责解释、补充和修订。第三十五条本办法自总裁签批后、2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。公文管理办法总则为了规范公司各类文献资料的建立、存档、修改、备份、输出和发布等程序，适应公司发展需要，配合推进公司制度化标准化管理，制定本规定。第二章公文管理细则第二条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本管理办法。第三条本办法所称公文指公司与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及公司内部各部门相互间传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同文件）等。第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条综合管理中心行政部是公文处理的管理机构，指定专职人员负责公文处理工作。第一节公文格式第六条页眉部分：1、要求注明公司图标，公司名称使用“雅黑五号或9号字体”；2、要求注明保密级别，使用“雅黑五号或9号字体”，级别划分如下：绝密:一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害；秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害；内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；公开资料：公开有助于公司利益。3、要求注明编号，使用“雅黑五号或9号字体”，编号格式：企业拼音简写；按文件类别（选二个主要字）拼音简写；三位数字编号；⑴、公司拼音简写：SHB(要求大写)；⑵、文件类别拼音简写：此处根据发文类别的拼音简写（要求小写），例： 管理类 gl 技术类js商品管理shp⑶、三位数字编号：根据发文顺序自001依次编号。另000号做为全表目录特用。（文件如有修改，更新，可以在编号后再加入A、B……后缀，例SHB-gl-001C，说明此表为第三次更新。）4、页眉整体要求使用长单实下划线。5、实例说明：SHB-gl-001A（02）SHB-gl-001A（02）附件数量版次附件数量版次序号文件类别公司名号简写JXNC-201311-RYBHJXNC-201311-RYBH001(02）(第几次合同只有一次不填或补充协议)(第几次合同只有一次不填或补充协议)序号商品类别：日用百货日期地区拼音首字(江西南昌) 第七条标题部分：要求格式“宋体二号、三号字体或22、16号字体，文本居中”（其它小标题自定义。）第八条正文部分：1、正文中的结构层次序数是：⑴、在正文层次不多的情况下：第一层用“一、”第二层用“1、”，但不能用“⑴”。⑵、在正文层次多的情况下：第一层为“一、”第二层为“㈠、”第三层为“1、”第四层为“⑴、”第五层为“A.”2、正文的排印只能用仿宋小四或12号字体。第九条页脚部分：要求格式“雅黑小五号字，三栏格式，公司地址及联系电话分别居于文本两端，居中部位注明第几页，共几页”。第十条页面设置部分：1、WORD排版，纸张用A4纵向时，页边距：上0.4cm，下左右都是1.27cm。纸张用A4横向时，页边距：上1cm，下左右都是1.27cm,页眉1.5cm,页脚1.75cm。2、EXCEL排版：纸张用A4纵向、横向时，页边距：上2.4cm，下左右都是1.3cm，页眉、页脚0.9cm。第二节发文办理第十一条发文1、以公司名义或部门名义发出的文件，由经办部门按公文管理规定要求拟定文稿及办理发文审批；发文前，经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交综合管理中心行政部，综合管理中心行政部核对、登记后进行发文。2、公司内部发文，发文单位填写“文件会签单”，由综合管理中心行政部负责送达并做好发文登记、存档工作。第十二条发文程序1、流程：拟稿核稿会签签发编号校对、打印盖章发文。2、会签时限⑴、“普通”公文应在8个工作小时内会签完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内会签完毕；“加急”公文应随到随签，必要时可以集体商榷（紧急程度由拟稿部门确定、分管领导审定，并说明理由）；⑵、如公文涉及事项复杂，综合管理中心行政部可适当延长时限，但不得超过本条第1点所规定时限的两倍。第十三条签发1、签发权限：⑴、涉及公司管理制度、办法及规定性文件，由总裁签发；⑵、公司重要对外文件（如对政府函件），由总裁签发；⑶、公司各职能部门间知会性函件，由该管理中心或部门负责人签发；⑷、人事任免通知，按人事管理权限签发；2、对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。如确需修改，须经签发人同意，并报上级领导审议同意方可修改已签发的文件。第三节收文办理第十四条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批示、承办、催办等程序。第十五条上级单位下发或交办的公文，综合管理中心行政部使用“文件汇签单”提出拟办意见送领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的须明确主办部门。紧急公文，须明确办理时限。第十六条承办部门收到交办的公文后须及时办理，不得延误、推诿。紧急公文须按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。第十七条以公司（包括各职能部门）为收文单位的外单位来文，原则上须抄送综合管理中心行政部，由综合管理中心行政部统一接收、批转、传递、登记、跟踪。第十八条公文批示⑴、公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知；⑵、批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由其部门人员代为签署意见，事后，由批示人补签；⑶、“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。第十九条

送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合管理中心行政部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第四节公文归档管理第二十条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。具体根据《公司档案管理办法》办理。第五节附则第二十一条本办法由综合管理中心行政部解释、补充和修订。第二十二条本办法自总裁签批后、2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。档案管理办法第一章总则第一条为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、安全，更好地为各项工作服务，根据《档案法》及有关档案工作条例，制定本档案管理制度。第二条公司档案工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分，是维护公司合法权益，经济利益和历史真实面貌的一项工作。公司档案工作实行统一管理和分级管理相结合的原则。第三条公司档案主要是指公司在各种经济和社会活动中形成的具有保存和使用价值的文字、图片、影像、软盘、光盘、图纸、实物等材料。第二章档案管理体制和职责第四条公司档案管理涉及行政、人事、财务、技术开发、运营、市场营销、资产管理等各部门。第五条公司综合管理中心行政部负责对公司各部门的档案（供货商合同、财务档案、资产管理中心档案除外）进行集中统一管理。第六条公司各部门的档案管理工作由部门负责人指定专人兼（专）职负责。兼（专）职档案保管人员负责本部门归档资料的收集、整理、立卷、归档工作。公司综合管理中心行政部负责进行业务指导。第三章文件材料的积累与归档第七条公司在经营管理过程中形成的文件材料应由具体承办人负责收集、整理，处理完毕后，及时（不能跨年度）全部移交给综合管理中心行政部档案保管人员。第八条归档范围1、行政综合类公司组建、变更涉及资产产权变动等方面的材料；股东会、董事会、总裁办公会形成的决定及其它材料；公司各类证照；验资、审计、评估、权属报告文件；上级下达的有关批复、规定、办公资产购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改选过程中形成的材料；涉及企业形象的外界媒体报道、公司与外界进行的有关企业形象的合作、参加交流会等形成的文件资料等；2、人资类公司人员聘任、解聘、工资、福利、社保、奖励惩处、考核培训等文件材料；3、财务类公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表；4、技术开发类—网络管理中心包括网络功能研发、程序开发及硬件设备技术维护资料等；5、资产管理类包括赊宝卡用户资料、金融理财服务；6、合同类包括商品供应商合同、设备设施和金融理财类合同文件；7、策划类各项企划推广类资料文件；8、市场营销类各项销售方案、业务数据及各部门提供的有关市场信息和其它渠道收集的国内经济信息；9、声像信息类公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。附：根据公司的实际情况，上述各类档案文件原件（供货商合同、财务、资产管理中心客户、金融理财类除外）由综合管理中心行政部统一管理，各对口部门只对复印件及无存档价值的零散文件进行管理。第九条归档时间本年度各项管理工作中形成的文件材料，应及时交公司综合管理中心行政部存档，需要设定密级的重要文档须于文档形成之时交总裁核定密级。第十条归档要求1、归档的文件材料应完整，准确地反映公司（或部门）在各项活动中的真实过程，必须是定稿后，由公司（或部门）负责人签发的原件，同时尽提供相应的电子文档。2、归档的文件应由综合管理中心档案保管人员统一编制档案目录（应有相应的电子文档），签发文件进行扫描后报综合管理中心行政总监备案。3、凡是在公司业务活动中形成的文件材料都应按规定收集齐全，整理归档，任何个人不得据为已有或拒绝归档。4、凡个人应归档的文件资料未及时归档的，经报公司主管领导同意后，可滞发其当月工资（直至交出文件资料为止）。5、所有需付款的合同，综合管理中心行政部与财务总监各持原件一份，提交部门保存复印件。第四章档案管理第十一条档案的分类与编目1、档案的分类以公司全部档案为对象，统一进行编号；⑴、如是赊宝的统一文件，刚由综合管理中心行政部统一编号，编号规则：赊宝的简称+部门名称的第一个字+年份+文件号，如2013年综合管理中心行政部的发文，则编号：赊宝（行）字（2013）XXX或SHB—XZ—2013-xxx其他部门的档案根据以上规则进行编号，但需部门内部统一使用，中、英文编号不可混用。⑵、如是各部门的会议纪要均用中文编号，编号规则：赊宝简称+部门名称的第一个字+年份+文件号，如2013年综合管理中心行政部的发文，则编号：赊宝（行）纪字（2013）XXX2、档案保管人员对接收的各类档案平时要及时地登记，并编制目录。档案保管要配备专用的柜架，并且具备防火、防盗、防尘、防潮、防有害生物等八防措施。3、档案保管人员要定期对档案进行检查、清点、发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。第十二条档案的移交1、档案保管人员接收档案时要履行交接手续。档案保管人员调动工作时，必须办理完档案移交手续后方可离岗。2、公司各部门变动、撤消时，应将原部门档案移交上级领导指定的部门保管。第十三条档案的鉴定1、档案保管人员应根据有关规定划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分为：永久；长期（10~30年）；短期（10年以下）三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。2、公司要定期对档案进行鉴定，鉴定工作由公司分管领导、综合管理中心行政部负责人、档案保管人员共同组成的鉴定小组进行。3、凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》上登记，报送总裁审批后由专人监销，《档案销毁清册》应立卷永久保存。第十四条档案的统计综合管理中心行政部须建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向分管领导报送《档案统计表》。第十五条档案的利用1、档案保管人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地利用档案信息。2、档案的借阅⑴、各部门人员查阅内部档案要在本部门办公场所内进行，原则上不外借；如有特殊情况需要外借或查阅保密档案时，必须经分管领导或总裁批准，外借档案需履行批准手续，限期归还。⑵、各部门工作人员复印或直接利用公司档案文件必须经分管领导同意，并办理相关登记手续。⑶、外单位需借阅、利用公司与其业务相关的档案文件，需持单位介绍信，并由本公司业务对接人带领，经公司总裁批准，并办理相关登记手续。⑷、利用档案者，在查阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经许可，不得擅自传阅、转借、复制档案材料。⑸、利用档案者需履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。3、利用档案信息要遵守《江西省赊宝网络科技有阴公司保密制度》，任何个人无权擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益者应追究相应的法律责任。第五章附则第十六条本办法由综合管理中心行政部解释、补充和修订。第十七条本办法自总裁签批后，2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。公司证照、印章管理办法第一章总则第一条目的：规范公司证照、印章程序，避免滥用造成不良影响，同时明确各部门工作职责，提高工作效率。第二条本管理制度范围内的证、章均应按国家法律及本办法内容规定，用于真实合法用途，凡非法、违规使用或私制私刻证章造成的一切经济损失和法律责任均有行为人及过错人全部承担。第三条印章规定由综合管理中心行政部制订，建立统一的印章管理档案，并由综合管理中心行政部核检各部门印章使用和规程。第二章证章的申办第四条企业证照申办公司依法设立的各类证照按公司董事会决议、国家法律及各地行政主管部门要求申报，所有依法取得的证照交由公司综合管理中心行政部统一管理，建立证照档案。第五条印章刻制按公司业务需要由部门提出书面申请，总裁批准后，由综合管理中心行政部统一办理。印章刻好后由综合管理中心行政部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。印章包括行政章和专用章：1、行政章是指法人章、部门章等；2、专用章是指合同章、财务章、私章及专项事务印章等；3、公司及依法设立的各分支机构证照按公司董事会决议、国家法律及各地行政主管部门要求申报，所有依法取得的证照交由公司统一管理。第三章证章的使用第六条企业证照：企业证照由公司综合事务中心行政部集中管理，各部门需使用企业证照的按公司规定流程向综合管理中心申请，填写《证章使用登记表》，经部门负责人、分管领导审核，总裁审批，方可使用。第七条各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：印章名称使用范围保管部门保管人审批负责人公章对于公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或对政府有关部门、其他单位以公司名义出具的各种行文、资料等；综合管理中心行政部万华莉总裁由公司开具的各种介绍信、证明等；行政总监向政府有关部门报送的法定报表、证明材料等；行政总监其它印章不在时，代替其它公司印章使用。总裁合同专用章适用于公司所有对外签订的经济合同，当没有其它业务印章时，可盖用合同专用章。综合管理中心行政部万华莉总裁财务专用章财务专用章主要适用于公司财务业务权责范围内对金融、税务、财政、统计等各部门往来业务。除收据、发票可以单独使用财务专用章外，其他业务必须是财务专用章与法人代表章同时使用。财务部财务总监财务总监发票专用章适用于公司所有对外开具的各种正式发票财务部财务总监财务总监法人代表印鉴适用于公司对外签订各种合同、对外报表等代替公司法定代表人签字用。综合管理中心行政部万华莉总裁法人代表小印鉴主要适用于公司对外开具和接受各种票据，作为预留印鉴加盖使用，单独使用时不代表公司行为。财务部财务总监财务总监行政专用章公司内部行文、制度；人事任免、奖惩档案调转、劳动年检、社会保险及对外出具有关人事证明文件等综合管理中心行政部万华莉行政总监第八条使用证章规定：1、证章由指定保管人专人妥善保管，特别在使用印章时，禁止涂改、遮挡印章后加盖任何资料，禁止空白页面加盖印章；加盖印章无需使用的各类材料应主动及时销毁。保管人对所负责的证章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。2、一般情况下证章不可转借、不可代保管，要确保证章使用的严肃性；特殊情况下（如指定保管人出差等），必须办理好委托他人保管的手续，方可委托他人保管。3、当证章保管人变动或证章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写《证章管理登记表》。4、证章使用前由经办人填写《证章使用登记表》，交审批负责人签字后方能使用证章；公章、法人印鉴章的使用必须经总裁审批同意方能使用，未按此程序的决不允许使用。5、证章管理人或其授权代理人应积极做好各项记录，定期整理核实《证章使用登记表》中的各项内容。6、公司证章原则不允许携带外出，如确是特殊情况须经部门负责人提出书面申请，并经总裁批准签字后方可借走，借用时填写《证章使用申请表》，并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。证章外借期间的使用由部门负责人全权负责。7、审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。8、证章未经许可禁止用于贷款、担保、借贷等各类经济活动，不得私自办理合同、协议等。9、公司涉及对外投资、授权等公司类行为的所有正式文件须盖公章时，如遇特殊情况总裁无法书面审批时，可先通过电话或短信方式确认获得审批，事后备案，补书面审批程序；第九条证章使用流程：经办人填写《证章使用登记表》经办人填写《证章使用登记表》使用证章证章保管处登记使用证章证章保管处登记审批负责人签字公章、法人代表印鉴章须经总裁审批公章、法人代表印鉴章须经总裁审批第四章证章的年检第十条企业证照1、营业执照:每年的3至6月份进行年检，由综合管理中心行政部负责。2、组织机构代码：根据颁证时间进行年检，由综合管理中心行政部负责。第十一条印章按照国家法律、公司规章要求定期整理、核损，每年将实际情况汇总至公司综合事务中心行政部。第五章证章注销补办第十二条各类证照印章过期未检失效的或因不再使用确需注销的，各证章管理部门或管理人员应及时将情况以书面形式上报公司领导，在证章核发地、使用地或遗失地的主流媒体报刊上做好公告申明。所有证、章应全部交至公司集中注销，有关所有资料交综合管理中心行政部存档备案。第十三条各类证、章因遗失、毁损等原因需要补办的，各证、章管理部门、管理人员及遗失人应及时以书面形式将情况告知公司领导，在证、章核发地、使用地或遗失地的主流媒体报刊上做好公告申明。所有破损的证、章应全部交至综合管理中心行政部集中进行补办手续，有关资料交综合管理中心行政部存档备案。资产管理办法第一章总则第一条为了确保公司资产的真实、完整、安全，提高资产使用效率，充分发挥资产的最大效益，特制定本制度。第二条本办法适用于公司固定资产、低值易耗品（以下简称“资产”）的购置、出入库、调配等有关管理工作。1、固定资产是指使用期限超过一年的房屋建筑物、运输工具、电子设备以及与经营有关的设备物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过两年的，也应列入固定资产。2、低值易耗品是指不符合上述条件的物品。第三条公司的财产实行实物负责人制，由综合管理中心行政部对本公司的所有财产全面负责管理。资产管理员对本单位的财产负责管理，资产使用人对本人使用的财产承担保管责任。第二章采购第四条物资需求确认。1、由公司各部门根据物资采购预算、库存情况和运营实际需要向综合管理中心行政部提出物质需求，综合管理中心行政部审核是否有实物库存，如有实物库存则应充分利用，如无实物库存则由需求部门立项申请，综合管理中心行政部做出说明。2、采购立项申请。综合管理中心行政部在没有实物库存，又判断采购合理情况下，开始采购立项申请流程。第五条资产采购应货比三家，在保证质量的前提下，力求价格低廉。第三章资产的入库第六条由综合管理中心行政部人员和保管员办理验收入库手续，开具入库单。第七条技术含量较高的专业设备需经相应部门检验、测试，并附上检测报告。第八条固定资产验收入库后，综合管理中心行政部的固定保管员按其分类采用统一的分类编号，纳入固定资产目录，并制作标签将编号统一标示于该固定资产实物上，并记入固定资产台账。第四章资产的款项结算第九条审核审批流程部门负责人审核出纳付款会计制单总裁审批财务审枋经部门负责人审核出纳付款会计制单总裁审批财务审枋经办人申请分管领导审核行政部审核经办人持请购单、入库单、发票办理相关报销或转账手续。如发票未到，货物已进仓，应先行验收并把验收入库单的财务联报财务部。第十条财务部人员根据上述情况分别作出帐务处理，并登记总分类帐和明细分类帐，综合管理中心行政部则根据入库单的明细登记台帐。第五章资产的出库第十一条资产的领用由综合管理中心行政部填写出库单，经综合管理中心分管领导审批后，由领用部门或个人签收领用。第十二条综合管理中心行政部保管人员根据办妥的出库单登记台帐。第十三条公用的资产由综合管理中心行政部保管，按谁使用、谁申请、及时归还的原则领用。第十四条综合管理中心行政部根据办妥的出库单，送财务部门作出库帐务处理。第六章帐务管理第十五条公司各部门使用资产，由公司财务管理部按其分配办法，将发票转入有关项目公司入账，公司综合管理中心行政部按其分配办法登记入册备案。第十六条由公司购置但在公司以外使用的资产（如手提电脑、手机等）按固定资产手续入账，经办人视为使用人。第十七条资产入账规则。为便于资产管理，下列品种资产不论数额大小一律作为固定资产入账：固定资产范围具体包括：电脑、手机、复印机、空调、刻录机、汽车、扫描仪、摄像机、数码相机、手提电脑、碎纸机、投影仪、音响、点钞机、专业软件（2000元以上）等；第七章财产调配第十八条资产的调拨由综合管理中心行政部统一办理调拨手续，组织相关部门填制《固定资产内部调拨单》，经综合管理中心行政部负责人审核、财务部经理审核、分管领导审批后进行，调拨单要财务部和综合管理中心行政部进行相应的帐务处理和登记。第十九条工作调动的员工，必须退还其领用的全部固定资产和耐用物品，如未交清者，人资部门不能开具调离证明；离职的员工，其全部固定资产则由交接人领用，并办理好交接手续。保管人员调动工作，交接双方应清查财产，列册移交，双方签字并经本部门负责人确认。第二十条随同资产使用调动而无偿转移到公司以外的资产，财务上不办理资产转移手续。但综合管理中心行政部及相关保管人员在资产管理明细帐上应作资产变更登记，报财务部备案。第八章盘点与维修第二十一条每年7月公司财务部会同综合管理中心行政部对固定资产状况进行每半年盘点；每年2月公司财务会同综合管理中心行政部对上一年度的资产状况进行资产盘点，进行帐实核对及使用情况的登记。第二十二条盘点的主要内容是：资产是否贴有标签，实物资产是否与标签内容一致，资产是否正常使用，存放地点、环境是否符合要求等。第二十三条盘点物品时，均应依据实际盘点数，详实记录于“盘点统计表”，参与盘点人员均应在该表上签名确认，并将该表编列同一流水号码，各自存一联，备日后查核，若有出入者，必需再重点查核。第二十四条实地盘查后，综合管理中心行政部应当将盘查清单与台帐明细账进行核对，找出其中的差异。之后，盘查小组对差异部分进行调查。根据查实的原因，由盘查小组编制资产盘盈、盘亏表，并依此拟写处理意见后报综合管理中心行政部负责人、分管领导审核，总裁审批。财务部门根据审批结果进行账务处理。第二十五条为确保各项资产的正常使用，使用部门要经常对资产进行检查维护，发现损坏，需要维修资产的，由使用部门提出书面申请，报综合管理中心行政部安排维修，不得擅自请人维修。第二十六条资产的维修应控制在合理范围内，超出合理范围的维修费用，由资产使用部门自行负担。第九章报废第二十七条根据盘点清查情况，发现资产丧失使用效能需要报废的，办理手续后，可以作报废处理，由综合管理中心行政部处理，财务部监督并做好台帐。第二十八条资产报废审批操作程序如下：1、公司在财务入固定资产帐的资产报废时，由综合管理中心行政部填制《固定资产报废申请表》，详细说明固定资产的技术状况和报废原因，经使用部门负责人、公司综合管理中心行政部、财务部负责人、分管领导、总裁审批后方可报废。财务根据审批结果作相应帐务处理；2、未在财务入固定资产帐的固定资产、低值易耗品报废时，除财务不做帐务处理外，其他审批程序按本条第1点执行。第二十九条有关人员审查鉴定审批后，资产管理员应作报废登记处理。第十章附则第三十条本办法由综合管理中心行政部解释、补充和修订。第三十一条本办法自总裁签批后，自2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。办公用品管理规定第一章办公用品第一条办公用品采用集中采购，集中保管，由部门按需申请，定期发放，定额配发，实行以旧换新的管理原则；第二条办公用品采购由综合管理中心行政部负责，办公用品分为低值易耗品、管理消耗品及管理品三种，低值易耗办公用品由综合管理中心行政部根据各部人数和发放标准适量采购，管理消耗品和管理品则需部门填写物品申购单，经总裁签批后，方予购买。1、低值易耗办公用品：圆珠笔、圆珠笔芯、信笺纸、铅笔、铅笔刀、橡皮擦、胶水、透明胶、大头针、回形针、墨水、橡皮筋、图钉、笔记本、复写纸、档案袋、标签、便笺纸、夹子、订书针、复印纸、文件夹等；2、管理消耗品：水笔、签字笔、白板笔、白板擦、荧光笔、涂改液、印泥、电池等；3、管理品：剪刀、裁纸刀、文件架、订书机、计算器、钢笔、打孔机、大型削笔器、打码机、白板等；第三条办公用品交接及验收1、办公用品验收时，综合管理中心行政部与办公用品送货商均需在场，经核对办公用品数量无误，货板相符后，方可验收入库；2、送货单据上必须有明确数量、单价、总金额、售后服务单、质量保修单及使用说明书等资料。第四条办公用品帐务及使用管理1、由综合管理中心行政部指定专人管理并设立“办公用品台帐”，办公用品入库后，使用部门到综合管理中心行政部做领用登记；2、综合管理中心行政部负责对办公用品使用情况进行管理，每月会同财务部对办公用品实物进行盘点，统计各部门领用物品和库存量情况，做到帐实相符，帐单相符，并随时保持物品最低库存量以备应急之需；3、每周五固定为办公用品发放和以旧换新日，领用时间为9：30至17：00，各部门指定代表统一领用所需办公用品并做好领用登记；4、公司员工入职时，根据《办公用品领用清单及标准》予以配置办公用品；5、低值易耗性办公用品每月每人平均不超过10元，年度核算后，如发现超额领用，超额部分根据实际价值从领用人工资中扣除；6、员工离职时需将管制性办公用品退回综合管理中心行政部重新入库，如遗失损毁，将按折旧后的价值赔偿；7、综合管理中心行政部根据合同约定，及时提供供货单据（有明确的数量、单价、总金额）、合同（如非书面合同则提交其它相应资料）进行请款申请；并在审批付款后向财务部门提供发票冲帐；第二章办公印刷品类第五条办公印刷类物品包括名片、便笺、信封、公文表单、手提袋、档案袋、宣传册等，由综合管理中心行政部负责统一印制，物品交接时、印刷品与印刷样版要求一致方可验收入库；第六条供货单位物品交接验收时，综合管理中心行政部及使用部门的人员均应在场，如使用部门非特定或为综合管理中心行政部本身，则综合管理中心行政部应有两人在场共同验收；第七条综合管理中心行政部设置“办公印刷品台帐”，负责对其使用情况进行管理，货物入库后方可领用，并逐月核实存量，做到帐物相符；第八条综合管理中心行政部根据合同约定（如无合同约定应在物品交接后10个工作日内），及时提供供货单据（附有明确数量、单价、及总金额）、合同（如非书面合同则提交其它相应资料）进行请款；并在审批付款后，向财务部门提供发票冲帐。第三章附则第九条本办法由综合管理中心行政部解释、补充和修订。第十条本办法自总裁签批后，从2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。办公设备使用管理规定第一条为了加强公司办公设备管理，确保办公设备安全正常使用，有效地利用办公设备及外围设备，提高工作效率，同时减少办公设备维修费用，现制定本规定。第二条本规定适用于公司列入资产管理的电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机及其他硬件设备，包括公司用于办公的电脑硬件及软件、不间断电源等外围设备。第三条本规定由公司综合管理中心行政部负责监督执行。第四条公司办公设备由综合管理中心行政部指定资产管理员监管。第五条员工入职时，根据工作性质和需要配置电脑。员工领用电脑时由综合管理中心行政部资产管理员填写电脑配备档案，记录配件和维修情况等；员工离职时按照电脑配置档案清点电脑资产，如电脑配置与原档案不符，由使用人按市场价赔偿。第六条每天下班或长时间离开办公室时，电脑使用人必须关闭电脑设备电源，公共区域其他办公设备由该区域指定的专人负责关闭电源（传真机除外）。第七条各部门员工未经部门负责人批准，严禁私自带领外来人员到公司办公室使用公司办公设备。如确实因工作需要要求外来人员使用办公设备的，应征得部门负责人和综合管理中心行政部同意。第八条公司办公设备由综合管理中心行政部根据业务需要统一调配。第九条各部门员工未经公司综合管理中心行政部同意，严禁私自拆装电脑硬件及设备，如因工作需要确实须拆装电脑，应由综合管理中心行政部资产管理员或硬件维护员统一办理。第十条各部门使用的电脑及配件如有故障须维修，由公司网络管理中心硬件维护员落实维修，如确实需外修的，由综合管理中心行政部负责安排。第十一条员工使用电脑时，应养成对重要文件备份的习惯，以免造成文件的丢失或无法查询，秘密文件或公司内部资料需加密码管理。第十二条任何人员未经他人同意,不得查看或修改他人的文件内容，若因文件泄密或丢失而造成的一切损失，将根据《公司保密制度》有关规定处理。第十四条公司上网的帐户，由专人管理。第十五条公司实行网络办公自动化，所有员工有责任和义务维护网络管理系统的安全和系统环境的健康，各人凭密码登录系统，在系统内按所设定的权限办公，不得盗用他人密码登录系统。第十六条除因工作需要独立配备办公设备外，其他员工共享使用公司的打印、传真、复印等设备。办公设备使用过程中，综合管理中心行政部负有监管责任，杜绝浪费，有效减少办公费用。第十七条附则1、本办法由综合管理中心行政部解释、补充和修订。2、本办法自总裁签批后，从2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。会议管理规定 总则第一条规范办公会议制度，促进公司范围内各部门之间的工作协调与配合。 第二章 会议管理程序第二条根据会议类型不同，由会议召集者负责主持会议，并对会议落实情况进行检查和监督。第三条总裁办公会议由综合管理中心行政部负责进行会议记录，其它类会议临时指定会议纪录人，纪录人应将会议记录发放给全部参会人员。第四条会议主持人负责对所有参会人员的请假等事宜进行审核。第五条会议类别及会议主要内容会议名称会议主持人召开时间与会人会议内容总裁办公会总裁每周一上午9：15总裁、各管理中心总监、部门负责人1、各部门工作完成情况及工作计划汇报。2、提出各部门近期需要其它部门协调和配合的问题。3、反映各部门在工作中产生的异议并探讨解决方案。4、对应部门提出问题的解决措施或限期答复等。5、其他需要及时反映和协调解决的问题。公司月度会议行政总监每月第一周的第3个工作日专项会议会议召集人会议召集人提前2日通知由会议召集人通知不确定第六条会议要求1、会议召开时间:⑴、总裁办公会原则上每周召开一次，月度会议每月召开一次，其它专项类会议的召开，需提前2个工作日通知各与会人员。⑵、若因特殊原因或半数以上应参会人员无法参加会议，则会议可延期或取消，并由会议召集人提前通知各与会人员。2、会议地点：总裁办公会、月度会议在公司会议室举行，其它类专项会议，会议召集人应至少提前1个工作日通知各与会人员。3、参加会议的人员范围：⑴、总裁办公会：公司总裁、各管理中心总监和各部门经理参加（注：筹备前期，因公司人员较少，全体员工列席）。⑵、其它类专项会议，由会议召集人提前1日通知确定具体列席会议人员。4、会议纪律：⑴、所有应参加会议的人员，若因各种原因不能及时参加，必须提前一个工作日以书面形式向公司总裁请假，并说明不能参加会议的原因和需要进行协调和解决的各种问题以及对上次会议中有关问题的回复等，经总裁批准后转交给综合管理中心人资部方可。⑵、如确因无法预知的因素导致无法按时参加会议，需至少提前15分钟以电话等通知会议召集人，并在当日补签书面说明。⑶、未按本规定请假者，按半天事假处理。⑷、与会人员应至少提前5分钟赶到会议地点，且在会议期间，未经会议主持人同意不得随意离开。5、会议记录:⑴、总裁办公会由行政经理（注：筹备期由行政助理）进行会议记录，会议在没特别要求的情况下，可录音。⑵、会议结束后，记录人应在一个半工作日内整理好会议记录，若对其中的个别问题有疑义，可随时咨询提出人。⑶、会议记录在经会议主持人审核后，应及时发放给所有参会人员。6、会议反馈:⑴、若参会人员对会议记录有异议，应及时向会议主持人反映并在下次会议上予以澄清。⑵、各部门经理在接到会议记录后，应参照会议记录对应由本部门解决和配合的工作等及时作出安排，并在下次会议时汇报其解决方案和配合结果等，对重要问题应书面反馈。第三章附则第七条本办法由综合管理中心行政部解释、补充和修订。第八条本办法自总裁签批后，从2013年12月1日起执行，如有补充、修订，则依新办法为准。车辆管理办法第一章总则第一条为了加强公司机动车辆管理，确保行车安全，提高办事效率，合理开支经费，特制定本办法。第二章车辆使用程序第二条车辆使用实行派车制度。用车人需提前申请，并填写派车申请单，经部门负责人、综合管理中心行政部负责人批准后，方可派车。第三条驾驶员按派车申请单上签批的用车人、行车时间、路线和目的地行车。第四条用车完毕，驾驶员需填写派车单上的用车实际情况，用车人用完车后需签字认可使用情况，再由驾驶员将行车单交综合管理中心行政部。第六条严禁以任何形式的公车私用，如发现此情况公司将给予处理。第七条对近似方向、相同时间内的派车要求尽量合用，以减少派车次数和成本。行政部前台依轻重缓急，按序派车。未经同意，不得用车。第八条员工享受交通补助，原则上不予公务派车，但如因去较远地点、搬运物品或有紧急事情要处理时，经相关领导审批方可公务派车；财务部提存现金可派车。（销售人员外出开拓市场，不予派车）第三章车辆管理第九条公司所属所有车辆由公司综合管理中心行政部管理，只限于公务使用。驾驶员每月报销费用时，应如实填写用车里程，每个月月初上报上月的车辆公里总数，审核人员按照出车申请单核对出车记录，经与财务部门联审后予以报销。手续不全不予报销。第十条公司实行加油卡管理，由公司综合管理中心行政部统一购买、管理，除特殊原因外，车辆需要无油卡加油时，应事先向综合管理中心行政部申请，待核实情况确认可加油后，驾驶员应认真记录加油数量、车辆里程数。综合管理中心行政部适时统计费用和核算油耗，如出现不合理油耗将及时进行查证和处理。第十一条公司所有车辆实行专人（本车司机）保养责任制。驾驶员发现无力排除的故障，应及时报告综合管理中心行政部，不得带“病”出车。第十二条车辆出现任何故障或损坏，应及时报告综合管理中心行政部负责人，以便及时备案和区分损坏责任，在得到分管负责人许可并填写维修申请单之后到公司指定维修站维修。第十三条下班或节假日公司所属车辆