东方技术学院-固定资产折旧方法变更之推动经验分享

東方技術學院

固定資產折舊方法變更推動經驗分享報告人:保管組顏福來會計室許瑞容資訊組張婉琪

中華民國96年4月19日1、前言2、財產管理作業方面3、會計管理作業方面4、資訊系統整合及建置5、系統展示簡報大綱2東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享1.1、成立專案小組1.2、專案分工1.3、專案工作小組溝通協調方式1.4、目前專案進度1、前言3東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享時間-95年09月成員-保管組、會計室及資訊組會計室擬訂專案「工作計劃表」-

工作時程、工作項目及進度管控1.1、成立專案小組4東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享1.2、專案分工保管組-全校財產總清查、配合折舊相關

規範之設定、配合折舊財產系統之建置與執行會計室-會計科目之增修、協助保管組補齊及釐清財產系統所需資料及執行規範、配合折舊研擬相關報表資訊組-資訊作業平台提供、系統整合建置

5東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享1.3、專案工作小組溝通協調方式相關單位自行協商會計主任召開專案會議，共同研究出解決方案專案小組討論之方案與決議，簽呈校長裁決教育部「試辦學校工作小組會議」中提出討論6東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享1.4、目前專案進度財產管理系統

已完成新舊資料庫轉換

並核對各類財產數量與總金額無誤

試行相關折舊報表總務會計整合系統

已完成系統建置安裝

已進入教育訓練及測試驗收階段7東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享2.1、全校各單位財產總清查2.2、「財產管理資訊系統」欄位資料補齊及修正2.3、研擬折舊執行規範2.4、「財產管理資訊系統」執行情形2.5、財產管理之後續業務工作2、財產管理作業方面8東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享本校財產全面總盤點於91學年度完成

A.「有帳無物」及「有物無帳」做必需之處理

B.依其會計科目列入92學年度之預決算中

C.並經董事會會議通過2.1、全校各單位財產總清查9東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享92學年度起每學年度全盤乙次及不定期抽盤乙次

A.做出「盤點及追蹤記錄」

B.校長室及會計室會派員監盤

C.財產遭竊、遺失及保管人員未善盡保管之責均依學校規定辦理2.1、全校各單位財產總清查10東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享調整單價有小數點之財產設備補齊「傳票編號」、「經費來源」等資料系統編碼統一整合

保管人、使用單位、存置地點的編碼原則

依本校人事資料、單位代碼、教室編碼填列2.2、「財產管理資訊系統」欄位資料補齊11東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享固定資產項目報廢法直線法不提折舊及報廢土地

√土地改良物

√

建築物

√

機械儀器及設備

√

其他設備

√

圖書及博物√

2.3、研擬折舊執行規範折舊採用方式12東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享固定資產項目殘值年限土地改良物建築物設有

殘值使用年限依行政院頒佈「財物標準分類」所定，建築物逐棟分別依比例歸屬教學及行政等用途提列折舊機械儀器及設備其他設備設有

殘值除電腦相關設備使用年限依行政院頒布「財物標準分類」加一年，其餘設備加二年無形資產無設

殘值使用年限依軟體性質做調整*建教合作計畫購置之設備，所有權歸屬學校且供計畫專用者，

仍按財產使用年限提列折舊。

*無形資產—電腦軟體96學年度前仍併入「機械儀器及設備」中提列折舊。2.3、研擬折舊執行規範使用年限及殘值設定

13東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享2.3、研擬折舊執行規範已達耐用年限繼續使用之財產不重新評估剩餘耐用年限及殘值系統不提列折舊資產餘額為其殘值14東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享2.3、研擬折舊執行規範會計原則變動累積影響數計算方式：【(取得成本-殘值)/耐用月數】*已使用月數直線法折舊計算方式：每月折舊數=(原值-預留殘值)/使用年限總月數財產「殘值」之計算方式：殘值=取得成本/(估計耐用年限+1)15東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享2.3、研擬折舊執行規範每月計算折舊數時，四捨五入差額皆累積計入最後一個月份之折舊數中一項財產有多個經費來源，只取一個主要經費來源，以比例較多者為主，並於備註欄說明財產增值時，以財產未折減餘額加上增值金額，估計耐用年限，重新計算每月折舊數16東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享舊系統資料已轉入新系統資料庫中補齊折舊所需資訊-折舊入帳科目等資料核對新舊系統資料與會計帳之金額

以財產增減結存表核對各財產分類之數量與金額計算及驗證「會計原則變動累積影響數」與

95學年度每各月份折舊金額之報表目前為新舊系統並行作業2.4、「財產管理資訊系統」執行情形17東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享96學年度使用新系統

但折舊資料不轉入「會計資訊系統」97年4月執行新系統中折舊估算作業

以利編列97學年度概預算97年8月1日提供截至97年7月31日為止之「會計原則變動累積影響數」2.5、財產管理之後續業務工作18東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享97年8月1日依「財產新舊會計科目對照表」

調整97學年度會計科目(如#1340轉#1341)統計無形資產金額供會計室「科目重分類」之用提供每個月的折舊報表2.5、財產管理之後續業務工作19東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享3.1、會計科目之增修3.2、協助保管組財產資料補齊與對帳3.3、研擬相關報表3.4、會計折舊分錄3.5、提出書面系統需求3.6、系統測試與執行3、會計管理作業方面20東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享配合「財產管理資訊系統」折舊作業

會計科目於96.01完成學校增修之初稿提教育部「試辦學校工作小組會議」討論將依教育部來文定稿，於97學年度開始啟用3.1、會計科目之增修21東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享支援與協助保管組「財產管理資訊系統」中經費來源、傳票資訊等資料提供每月以「財產增減月報表」、每年以「財產增減結存表」比對財產報表資料與會計帳是否相符覆核系統計算折舊金額3.2、協助保管組財產資料補齊與對帳22東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享預、決算表中涉及與以前年度比較之報表，依增修會計科目重新分類編出「會計科目新舊對照表」配合「折舊方法變更」及「無形資產」

會計科目之增訂，修訂下列表格

A.#201平衡表(附表一)

B.#204固定資產變動明細表

→固定資產及無形資產變動明細表(附表二)

C.#303預計固定資產變動明細表

→預計固定資產及無形資產變動明細表(附表三)3.3、研擬相關報表23東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享增訂及修訂因折舊方法變更「財產管理資訊系統」所需表格為達共識「財產管理資訊系統」所需表格由會計室先研擬與財管組討論後再定案，增訂及修訂下列表格

A、以直線法提列折舊費用統計表(附表四)B、折舊費用月報表(附表五)C、攤銷費用月報表(附表六)D、各單位財產折舊明細表(附表七)E、建築物提列折舊明細月報表(附表八)F、財產報廢減損單(附表九)3.3、研擬相關報表24東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享97年8月1日對「會計原則變動累積影響數」之分錄:

借：未指定用途權益基金/累積餘絀

貸：累計折舊-土地改良物

累計折舊-房屋及建築

累計折舊-機械儀器及設備

累計折舊-其他設備「會計原則變動累積影響數」先沖減「未指定

用途權益基金」，如有不足再沖減「累積餘絀」3.4、會計折舊分錄25東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享「會計原則變動累積影響數」不必列入97學年度預算中但須向董事會說明：

A.依私立學校法第22條第1項第5款及第7款分別規定

B.另固定資產提列折舊，並無產生現金流出不影響學校之現金流量，亦須對董事會說明截至95年7月31日止，本校所計算出之「會計原則變動累積影響數」占本校94學年度「未指定用途權益基金」為34.59%3.4、會計折舊分錄26東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享97年8月1日固定資產會計科目重分類之分錄

借：電腦軟體

累計折舊-機械儀器及設備

貸：機械儀器及設備

累計攤銷-電腦軟體3.4、會計折舊分錄27東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享97學年度起每月折舊分錄：

借：董事會支出-折舊

行政管理支出-折舊

教學研究及訓輔支出-折舊

建教合作支出-折舊

推廣教育支出-折舊

貸：累計折舊-土地改良物

累計折舊-房屋及建築

累計折舊-機械儀器及設備

累計折舊-其他設備3.4、會計折舊分錄28東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享97學年度起每月攤銷分錄：

借：董事會支出-攤銷

行政管理支出-攤銷

教學研究及訓輔支出-攤銷

建教合作支出-攤銷

推廣教育支出-攤銷

貸：累計攤銷-電腦軟體3.4、會計折舊分錄29東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享報廢固定資產分錄-有估列殘值:

借：報廢

累計折舊-土地改良物

累計折舊-房屋及建築

累計折舊-機械儀器及設備

累計折舊-其他設備

累計攤銷-電腦軟體

貸：土地改良物

房屋及建築

機械儀器及設備

其他設備

電腦軟體3.4、會計折舊分錄30東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享報廢固定資產分錄-無估列殘值:

借：累計折舊-土地改良物

累計折舊-房屋及建築

累計折舊-機械儀器及設備

累計折舊-其他設備

累計攤銷-電腦軟體

貸：土地改良物

房屋及建築

機械儀器及設備

其他設備

電腦軟體不動產之報廢程序，依私立學校法第61條規定辨理報廢需列入預算，並經董事會審議通過3.4、會計折舊分錄31東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享4.1、資訊系統建置過程4.2、「財產管理資訊系統」作業流程4.3、「財產管理資訊系統」系統特色4.4、「總務會計整合系統」作業流程4.5、「總務會計整合系統」系統特色4、資訊系統整合及建置

32東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享本校原有「預算管理系統」、「會計資訊管理系統」、「財產管理資訊系統」為各自獨立之系統，系統間經由轉檔及人工作業取得管理上所需之資料「資訊系統整合及建置」已列為本校之計畫項目因應「固定資產折舊方法變更」促成系統整合計畫提早完成

4.1、資訊系統建置過程33東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享95年09月-專案小組即開始規劃系統之整合

(財產管理、概預算、請購、採購及會計總帳系統)95年12月-完成招標簽約96年01月-財管、會計業務承辦人教育訓練96年04月-全校各單位承辦人概算、請採之教育訓練4.1、資訊系統建置過程34東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享本校資訊系統採委外方式由亞昕資訊股份有限公司得標專案建置成功因素

A.資訊組專業建議與經驗

B.業務單位總務處、會計室密切配合

C.系統需求能明確提出書面資料

D.廠商服務態度與專業知識4.1、資訊系統建置過程35東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享整體資訊系統架構WebServerBusinessLogic

EngineDBMSWebBrowserN-TierArchitectureApplicationServerRuntime

InternetWeb_based3-Tier系統軟體架構圖

4.1、資訊系統建置過程36東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享系統開發軟體及平台瀏覽器(Browser)

IE瀏覽器以HTTP協定查詢及使用本系統應用系統伺服器(ApplicationServer)

MS2003Server作業平台及IIS6.0Web伺服器服務，

相關應用程式則以ASP撰寫，透過應用程式介面及ODBC協定與後端資料庫伺服器連結資料庫伺服器(DBServer)

MS2000/2005SQLServer作業平台，整合前端應用程式與服務，並負責後端所有資料庫資料存取控制4.1、資訊系統建置過程37東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享採購系統採購驗收作業1.黏貼憑證用紙2.財產驗收單財產系統請購轉財物作業1.請購單匯入財增單

會計科目、品名規格、

廠商資訊、保管單位等2.新增維護財產資訊

財產編號、存置地點

累積折舊科目等會計系統財管與會計連結作業1.以財增單匯入會計

2.新增會計傳票資訊

線上系統個人財產資訊查詢財產系統資料庫新增財增單資訊回寫傳票資料至財增單4.2、「財產管理資訊系統」-

財產新增作業流程38東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享毀損報廢申請作業1查詢已逾期財產資料

2填寫欲報廢財產資料財產系統毀損報廢作業1.確認並執行報廢資料。

2.報廢轉入減損單正式除帳會計系統財管與會計連結作業

1.以毀損報廢單匯入會計

2.新增會計傳票資訊線上系統財產系統資料庫新增減損資訊回寫傳票資料至減損單查詢個人財產資訊查詢毀損報廢歷程資訊4.2、「財產管理資訊系統」-

報廢減損作業流程39東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享財產系統線上系統財產系統資料庫查詢個人財產資訊查詢移動紀錄歷程資訊動產移轉申請作業1.查詢個人財產資訊

2.整批或單筆填寫

欲移轉動產資料線上系統動產移轉作業1.查詢欲移轉財產資訊

2.更新財產保管資訊

3.審核線上移動申請單申請核准更新動產存置地點、保管單位及保管人等資訊4.2、「財產管理資訊系統」-

財產移轉作業流程40東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享財管與會計連結作業1.以折舊費用科目匯入會計

2.新增會計傳票資訊財產系統折舊作業1.折舊費用科目設定

2.設定折舊計算期間

3.列印折舊相關報表。會計系統財產系統資料庫查詢財產資訊查詢折舊歷程資訊回寫傳票資料至折舊歷程4.2、「財產管理資訊系統」-折舊作業流程41東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享Web作業環境財產編碼序號唯一財產資料新增可複製財產資料必要輸入欄位警示提醒報表標題、簽核欄位順序可自行設定報表以Excel格式列印可預覽或離線處理詞庫代碼統一設定4.3、「財產管理資訊系統」系統特色42東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享財產移轉可依保管人、保管單位整批移轉逾期報廢資料可事先查詢財產圖片資料上傳瀏覽標籤條碼格式列印結合盤點機線上盤點資料即時更新保管人線上盤點查詢作業保管人線上查詢所保管之財產資料4.3、「財產管理資訊系統」系統特色43東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享4.3、「財產管理資訊系統」系統特色財產保管資料歷程紀錄

(保管單位、保管人、存置地點等異動)財產財務資料歷程紀錄(增加、增值、減值及減損等異動)折舊歷程資料紀錄盤點歷程資料紀錄財產請修歷程資料紀錄財產與會計帳務介面整合

(以財產資料直接匯入執行傳票作業)44東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享4.3、「財產管理資訊系統」系統特色新舊系統轉檔廠商技術配合事項財產編號、保管人、保管單位、經費來源、

購買日期、會計科目等必要欄位

經由盤點補齊、概略式對照再以程式執行補齊以程式比對折舊作業所新增欄位資訊

折舊費用入帳科目、殘值等欄位新增

經由部門對照再以程式執行方式補齊45東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享預算經費管控計劃經費管控總帳會計歷年預算數與執行數預算書表冊決算報表各單位線上系統概算編制管理教育部教補款國科會專案計劃建教合作計劃依會議決議調整部門可執行預算數

計畫可動支經費資料4.4、「總務會計整合系統」-

概算編制作業流程46東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享總帳會計傳票作業預算經費管理計劃經費管理線上系統請購管理採購系統財產系統查詢資本門預算餘額資本門預算申請回寫預算管控資本門預算執行資料計畫預算執行資料以財增單結案核銷申請核准財產驗收回寫傳票至財增單4.4、「總務會計整合系統」-

概算編制作業流程-資本門47東方技術學院-固定資產折舊方法變更之推動經驗分享總帳會計傳票作業預算經費管理計劃經費管理線上系統請購管理採購系統查詢經常門預算餘額經常門預算申請回寫預算管控經常門預算執行資料計畫預算執行資料申請核准結案核銷4.