检索工具与建立台账

编制检索工具与建立统计台帐主讲人：康洪春前言“双编”工作是根据《机关档案工作条例》第二十条：“机关档案部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料”的规定，为了更好地开发利用档案信息资源，各机关档案室以室藏档案为工作对象所编制的档案检索工具和编辑的档案参考资料，这两方面的工作简称为“双编”工作。在这一讲里，我将主要为大家讲述“双编”工作中的编制检索工具，和建立统计台帐这两方面的工作。这里，按照机关档案工作的要求，我首先对必要的几种检索工具的编制为大家做一下介绍。一、定义：检索工具是揭示和介绍机关档案室所藏档案的内容和成份，并以之作为查找利用档案材料的必备工具，也是档案部门之间进行信息交流的一种形式。二、类别和编制方法：1.卷内文件目录：略。2.归档文件目录：略。3.案卷目录：略。（1）会计档案案卷目录；（2）科技档案案卷目录。4.照片档案基本目录：略。接下来，我们継续学习怎样建立机关档案室的统计台帐。

机关档案室的统计台帐首先，我将为大家讲述什么是机关档案室的统计台帐？简单地说，机关档案室的统计台帐，实际就是对机关工作各方面的情况进行统计、登记的统计表、登记表的总称。作为统计工作，它有五个步骤：（1）选定统计指标（统计项目）；（2）设计表册；（3）进行统计调查；（4）统计资料的分类整理、填写；（5）统计分析。通过对数量的观察、研究、分析来认识其本质。一、档案统计概述：统计不仅是认识社会的手段，也是改造社会的工具，是一项专门工作，统计工作是党和政府实行正确领导必不可少的耳目和参谋，国家的各项管理工作都离不开统计工作。档案馆室业务活动中也有统计工作。它一般指统计工作、统计资料和统计学。三者之间的关系是：统计资料是统计工作的成果；统计学和统计工作是理论和实践的关系。在这里，我们主要学习档案的统计工作。1、档案统计：就是用数量的方法揭示档案、档案工作的发展过程和一般规律。简单地说，档案统计就是以表格和数字的形式揭示档案和档案工作有关情况的工作。2、档案室统计工作：就是依照档案统计制度和要求，对档案的收进、移出、保管保护、利用以及专业人员的培养、库房（装具）等情况进行统计，并按预定时间向主管部门和档案业务主管机关填报统计结果的工作。二、档案统计工作的作用1、档案统计工作是了解和掌握档案的形成、管理、利用和档案事业发展的重要手段，是人们认识档案工作的手段。2、档案统计工作是机关档案工作及各个业务环节获取良好质量的根本。对档案工作各个业务环节，都应进行统计，做到心中有数。3、档案统计工作是开展编研工作的基础。4、档案统计工作是制定机关档案工作的方针政策和计划总结并检查其执行情况的重要依据。档案统计资料的形成，能够比准确地反映档案部门的真实情况和档案管理活动的规律。档案事业管理机关可以通过报送统计资料，了解各单位的档案工作发展情况；各主管部门也可以通过统计资料，了解下级各单位的档案工作。三、档案室统计工作的基本任务：1．对档案事业的组织与管理状况进行统计，包括机关档案建设的规模、管理水平、发展速度、档案所发挥的经济效益和社会效益，专业人员及其知识水平等情况的统计。2．对档案及其管理状况的统计．包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、数量、状况、档案利用情况等统计。3．按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。四、档案统计工作的要求：档案业务管理机关在统计报表的基础上，汇总数字，必须对基层单位的水平、规模、布局、结构、比例关系等进行统计调查、统计整理、统计分析。档案室统计工作是一项很严肃的工作，在登记和统计档案时，必须认真仔细，保证统计数字的客观性、准确性、科学性。目前机关档案室统计工作者，还存在一些薄弱环节，有些机关档案室对统计工作视为可有可无，无关重要，甚至根本没有开展统计工作，从而导致了档案室统计工作存在着许多问题，大致表现在：1．填报数字不准：帐实不符，随意填写，“神仙数字”；2．对统计项目中的计量方法、计量单位和报表格式理解不透，在填报中出现过多差错；3．制度不健全，任务和责任没有落到实处，对报表的填写拖欠，影响汇总；4．统计报表报送不及时，或者字迹潦草，影响汇总工作顺利进行。针对上述情况，为了提高和改进机关档案室统计工作，促进机关档案标准化、规范化、现代化，档案室必须按照以下要求做好统计工作：1．准确性：统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必使提供的数字准确，做到帐实相符，不得虚报、瞒报、拒报和伪造；2．及时性：统计工作必须有时间要求，要做到及时提供统计数字，及时填报统计报表。在机关平时工作中，及时将登记数字或项目内容上帐，不断充实档案统计内容，逐步做到完善档案统计指标体系。3．科学性：档案统计工作必须遵循国家统计工作的要求，用科学的标准和方法，使档案统计工作科学化、规范化。即在做好平时原始登记的基础上，科学地制订统计表，努力学会对档案资料进行综合分析、研究。五、档案统计工作的内容和形式1．内容：《机关档案工作条例》第十五条规定：“机关档案部门应建立档案统计制度，对档案的收进移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。”根据上述规定，各机关档案室都应建立统计工作制度，把档案统计工作纳入机关档案室工作细则之中，对机关每次接收、移交、销毁档案或存在平时的档案整理、保管、利用的过程中，及时进行登记和统计，做到“家底清楚，帐实相符”。2．形式：档案统计工作包括档案基本登记和综合统计两部分。档案的登记、统计形式主要有：（1）档