让您的报告“亮”起来

让您的汇报“亮”起来－汇报报告撰写能力训练目录汇报报告基本知识撰写前的调研分析结构搭建与亮点提炼报告撰写与优化技巧汇报报告的典型应用第一章：汇报报告基本知识本文所指的汇报材料是：在日常工作中，向上级单位、领导汇报工作计划、工作总结等的书面或者PPT汇报材料。

汇报材料质量的好坏，直接反映出汇报人的思想水平和工作能力，关系到是否能赢得上级领导的认可与信任。汇报材料什么是常见的日常汇报材料包括：

竞聘报告、运营分析会PPT、班组或者部门工作总结材料（周总结、年度总结）、专项汇报、调研汇报等等……汇报材料与报告区别

类型汇报材料报告行文目的上、下上行文内容与请示结合不能夹带请示事项文种类型事务文书公务文书共同点：汇报性、陈述性1、报告。是行政公文。它用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问（不能以个人名义使用，结尾有专门用语，格式比较严格），包括综合性、专题性、经验性三类。2、述职报告。不属于行政公文。是各级领导干部向所属部门的职工或向上级组织领导陈述自己任职时期内的工作情况的自我评述性报告。（主要用于个人述职）3、工作总结（个人单位都可使用）汇报材料主要文体

按类别划分为：综合汇报、专题汇报、竞聘汇报、例行汇报

1．综合汇报；全面汇报本部门工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。（如半年或者年终工作报告）

2．专题汇报：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。（如：薪酬调查报告）3、竞聘汇报：是指员工岗位竞聘汇报材料。4．例行汇报（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行汇报不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。汇报材料分类

汇报三大特点汇报基调汇报内容表现形式“下对上”：领导及上级机关听取汇报的目的，是为了准确掌握下情，指导工作，增强决策的科学性。作为下级就应该如实的、全面深刻的提供情况上级——“了解情况与决策”下级——“落实并汇报反映情况”重在展现“亮点”：如何使本单位的工作汇报真正得到上级领导和机关的肯定和认可汇报的常见问题1、思路混乱，缺乏主旨2、结构松散，没有条理3、轻重不分，缺乏重点4、行文随意，不够严谨5、语言冗长，不够精炼优秀汇报的标准1、主旨明确2、结构清晰3、重点突出4、行文严谨5、语言精炼基本要求高级要求视角要有高度知识要有宽度思想要有深度文字要有力度汇报报告写作步骤第二章：撰写前的调研分析一、需求分析-研究对象一、需求分析-把握情况明确基本目的，建立最基本的假设目的类型：决策建议、情况汇报、专题调研……目标要求：深刻理解、一般了解、学会运用……明确接受者的人群属性身份上：内部、客户、供应商级别上：是领导、同事、下级专业程度上：专家、一般了解、门外汉……相关度上：决策者、参与者、一般了解者……被接受的基本要求是什么？准确、详实、客观、逻辑性强、通俗易懂……作用明确我们写作要达到的目的和目标为什么会有这次写作，我们要干什么？这次写作会运用于什么场合，读者是谁？写作结果被认可最关键的因素是什么？语言写作目标内容观点结构论证连接格式风格基本目的接受者的人群属性成功要素目的类型目标要求级别专业程度相关度要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？……………………………………………………………………………………目的和目标对写作的各个方面提出了不同的要求1一、需求分析－注意事项首先是围绕主旨，投其所好。其次是汇报要研究上级领导的心理。第三是汇报要符合上级领导的思维特点和语言风格。第四是汇报要围绕上级领导所分管的工作。二、搜集材料搜集素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。一是调查研究，取得第一手现实材料。二是广开材源，积累第二手材料。三是有备无患，储备基础材料。二、搜集材料方法二、材料搜集技巧：三定原则材料收集模版1材料收集模版2（PPT汇报）第三章：结构搭建与亮点呈现目的和目标3.1结构与逻辑：根据写作的目的和目标搭建起作品的结构2先从结论讲起，说明问题的全貌，直接说明中心思想分析过程是自下而上的表达过程是自上而下的3.1结构与逻辑：金字塔的纵向关系文章中任一层次上的思想必须是其下一层次思想的概括。自上而下表达,结论先行;自下而上思考;3.1结构与逻辑：金字塔的横向关系每组中的思想必须属于同一逻辑范畴。每组中的思想必须按逻辑顺序组织。四种逻辑顺序1、演绎顺序：大前提、小前提、结论2、时间(步骤）顺序：第一、第二、第三3、结构(空间)顺序：北京、上海、广州、深圳4、程度(重要)顺序：最重要、次重要、再次重要等市场状况报告目的：向总经理汇报市场状况，决策销售策略市场状况分析市场总体分析竞争分析市场规模分析发展速度分析发展趋势分析竞争对手分析竞争产品对比地域市场分析市场份额3.1结构与逻辑：市场状况报告(举例)2结构与逻辑1.Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁2. Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢3. 美国的「面食风潮」已过4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱5. 新的流行趋势是吃米食而非面食6. Heinz成功地推出一项创新的「意大利第一面酱汁」7. Ragu在酱汁中加重香料份量8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物9. Hunt以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额10.Ragu在酱汁中减少肉的份量11.Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开发作法及市场环境趋势的影响练习：请将下面11条整理成一个金字塔结构3.1结构与逻辑：逻辑结构常用搭建方法从内容上分类：按照工作或者职责模块分从时间上分开：按照时间先后时序分，如过去、现在、未来从解决问题逻辑顺序分：按照问题解决方法分，界定问题－分析问题－解决问题举例：内容甄选的原则：保证内容的真实和清晰剔除掉无用的内容努力寻找需要的但是还没有的内容市场状况分析市场总体分析竞争分析市场规模分析发展速度分析发展趋势分析竞争对手分析竞争产品对比地域市场分析市场份额市场销售报表5年市场销量表发展趋势分析具体内容具体内容具体内容具体内容具体内容具体内容具体内容具体内容具体内容具体内容3.2材料选择：根据作品的结构填充内容材料率选：哪些材料需要，哪些材料不需要？主题关联性（与汇报主题联系紧密）重点导向性（业绩成效明显）特色性（人无我有、人有我优）政治敏感性（领导关注）3.2材料选择点摘式：要什么，从中挑选什么串联式：按照某个逻辑思路将相关材料串联起来；关联式：从要表达的观点出发把关联的材料按照某种逻辑顺序或者结构放在一起3.2材料选择：亮点提炼技巧哪些是好材料？哪些是真正需要的？第四章：报告撰写与优化技巧4.1汇报内容撰写三大原则4.11结构化表达的四个要点自上而下先从结论讲起，说明问题的全貌直接说明中心思想层次清晰把相关性议题在一个章节内说清楚分清楚议题的层次结构简单表达的结构越简单越好重点突出不要试图传递过多的信息要把最想传递的信息突出出来自上而下重点突出结构简单层次清晰4.11结构化表达原则之一：自上而下结论主要论点基本事实数据分析的过程表达的过程分析过程是自下而上的表达过程是自上而下的4.11自上而下的表达原则：结论必须与目的互相呼应目的对象时间标准方法为什么做这次发言？我要说服谁？准备讲多长时间他们希望了解什么，期待什么我有哪些资料可以利用案例：一封绝交信亲爱的雪利：还记得上个星期六的下午吗，我跟我的男朋友在公园里玩，然后你过来。他告诉我在我转过身去的时候，你吻了他。还有，星期天你去我家，午饭时，我妈妈给你作了一道金枪鱼沙拉，你说：“这是我吃过最难吃的沙拉。”昨天，我的小猫抓你的腿，你踢了她，并威胁说要放你的狗巨人咬她！所以，我恨你，决定和你断交！ 露西完全独立，不多不少，标准清晰，彼此共识未穷尽不独立4.11结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人我们应把房子出售我们需要更大的地方房子已很旧，需进行花费很高的基本维修厨房太小炉子坏了屋顶有些漏雨我们这条街交通太繁忙了结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则4.11结构化表达原则之三：结构简单的表达原则表述的结构越简单越好最简单的结构、最容易记忆的结构是“三”将一个中心议题从三个方面展开使“三点”有清晰的逻辑关系使用MECE原则检验三点是否正确第一，衷心感谢中央委员会接受我的辞呈。第二，衷心感谢这若干年来同志们对我工作的支持和帮助。第三，希望大家在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下，努力工作，继续前进。我坚信，我们党的事业必定会不断地取得更大的胜利。衷心感谢江泽民同志刚才发表的满含深情的重要讲话，衷心感谢他为党、为国家、为人民作出的杰出贡献，衷心感谢他对我们新一届中央领导集体的工作给予的支持和帮助。在这里，我们代表中央委员会，向江泽民同志表示崇高的敬意！结构化的语言表达结构化表达原则之四：重点突出的表达原则演示汇报的80/20原则抓住问题的关键重点突出VS面面俱到断其一指VS伤其十指MECE检验后进行“亮点检验”核心思想突出重点，关注“关键的少数”80%的内容20%的内容20%的关注引起引起80%的关注结构化表达原则之四：重点突出的表达原则任何时候都要突出重点最希望别人知道的最希望别人记住的最想向别人传递的能够吸引别人的亮点创新和构思开头非常重要整个演示的设计非常重要重点突出的正确应用在正文前面加上摘要将大量的数据放到附录里面每一页PPT必须有非常清晰的重点每一个图形必须有非常清晰的重点重点突出的错误应用过多的动画过多的剪贴画过多的幻灯片切换希望在短时间内传达大量信息结构化表达原则之四：重点突出的表达原则重点突出的表达技巧对比重复比喻

下面是一份真实的海上无线电通讯的副本，记录了在加拿大纽芬兰岛附近海域，一艘美国军舰和加拿大人的对话。从一个小案例看结构化的语言表达加方：这里是一座灯塔。完毕。美方：为了避免相撞，请将你们的航向向北调整15度。完毕加方：为了避免相撞，我们要求你们将航向向南调整15度。完毕。美方：这是一艘美国战舰的舰长在和你们通话，我再说一遍，请你们调整航向！加方：重复，请你们调整航向。完毕。美方：这里是航空母舰“林肯”号，美国大西洋舰队的第二大舰只。另有3艘巡洋舰、3艘驱逐舰和若干支援舰艇护航。请你们将航向向北调整15度，重复，是向北调整15度，否则我们将采取必要的手段，以保证“林肯”号的安全！从一个小案例看结构化的语言表达结构化的汇报语言－如何使用好语言尽可能运用“数字化”语言正确使用模糊性语言使用必要的修饰和限制口语化结构化的语言表达－如何发言语言沟通水平是一个人能力的综合反映如何来表达：总－分－总的三段论表达原则1：在表达的开始必须有一个总起。在口头表达的时候，这个总起实际上是就要表达的问题确定一个范围，说明我们要讲的问题是什么，以确保听众能够跟上演讲者的思路。表达原则2：从三个方面来分别阐述。为什么是三个方面MECE原则，独立、全面表达原则3：最后应该重复结论口头表达都应该在最后重复自己的结论，以加深读者或听众的印象。如何与上司沟通倾听开放式问句澄清式问句探索式问句目标、范围、资源、时间，评价标准重复自己获得信息进一步演绎自己的想法，让领导去评估自己的思路是否合理记录获得的信息还有吗……您的意思是不是……关于……，你看……点头、微笑、目光交流案例：如何与上司沟通上司：小王，你这两天准备一个报告，准备在下周一的部门会议上汇报以下我们这次促销活动的准备情况小王：这次会议什么人参加呢，大概持续多少时间，要达到什么效果呢上司：这次会议主要是其他部门的负责人会参加，是让他们知道他们在这次市场活动中如何配合我们，会议预计30分钟左右。小王：欧，这是不是说我这边要准备一个PPT，让其他部门的负责人知道我们现在的市场活动准备的如何了，需要他们未来配合我们什么。另外这个PPT也是我来介绍吗？上司：是的，这个PPT你来讲，我会来做一些补充。小王：那经理，您看是不是可以这样，我先简单介绍一下我们这次市场活动的目的，然后再介绍一下我们这次市场活动的活动方案和主要的日程安排，再次，再讲一下每个部门在这次活动中角色和任务，最后说明一下我们的期望和要求他们完成的工作和时间安排，您看如何？上司：基本上可以，目的可以简单一些，他们上次在经理办公会上都知道的……举例：结构化语言与一般语言的区别用结构化语言组织这段话：星期天的早上，天气晴朗，我来到公园，这里已经有了很多人，天很蓝，草很绿、空气清新，人们都很快乐，小鸟欢畅，微风吹过，我心情很好，高兴极了……我在公园高兴极了天气：晴朗，微风地点：公园人：快乐、多环境：天蓝、草绿、小鸟欢畅我心情很好时间：星期天早上案例：结构化语言练习：运用结构化语言写作成都公司重庆公司在第一时间的反应很棒，不论是对员工安全，业主安全，工地安全都处置得力，紧接着还投入抢险救灾。上海公司和北京公司西安公司的员工互通信息，是“龙湖一家人”的真情流露。集团品牌部秦总和公关部王桐立即布署捐赈和信息沟通以及新闻报道，顾伟坐镇牵头发稿，集团房总和林总倡导发起员工捐赈，负责法律的夏云鹏提醒捐款收集时的注意事项。各地物业公司维护小区业主安全，让业主明白什么是顶级的物管，什么是患难见真情。龙湖这种迅速反应的自适应能力值得骄傲练习：结构化语言4.12逻辑化呈现事实和逻辑被认可是结论被认可的基础无可争辩的事实＋严密正确的逻辑＝正确的结论我们必须找到能让听众接受的逻辑事实逻辑结论观点1观点3观点2观点4结论a\逻辑链我们的作品可以被认为是由逻辑用不同方式连接起来的一群观点2举例：

观点1每天都加班到深夜会导致身心疲惫观点2过于疲劳会导致没有精力经营与家人的共处时光

观点3家人因不满被忽视而颇多怨气，导致家庭气氛紧张观点4家庭不和睦会影响工作状态结论即便为了工作本身，也应当注意休息！4.12逻辑化呈现我们的作品可以被认为是由逻辑用不同方式连接起来的一群观点结论观点1观点3观点2观点4b\逻辑群举例：4.12逻辑化呈现逻辑组合的原则、要领“铺地砖”唯一指向的强关系应该是公理性的不能是未经证明的观点2CollectivelyExhaustive,MutuallyExclusive完全覆盖相互排斥4.12逻辑化呈现注意：我们的汇报真正要表达的是观点而不是逻辑本身举例：向总经理汇报历年来A和B两公司的竞争情况ABABABAB1999年1999年2000年2000年2001年2001年2002年2002年1月500121485375624442105310082月216129149922493982894453月2572093893385976984168114月560270719498837848125313605月5602417604198435698559596月488303683452913105693312007月438332786596929858104011908月619355975609103410081,40114259月6543851106838109112461503150210月5683167877025778671124120511月61143375659376411661423130012月6224891448826108410221372113460933583904363389542101781266213539需要用数据说话，但只有数据恐怕难以达到沟通目的案例分析：逻辑与事实在过去4年中，B公司的发展速度高于A公司B公司起步比A公司落后B公司已于2001年超越A公司4年间，AB两家公司都维持了强劲增长，但是B公司的增长速度远大于A公司……结论：B公司比A公司更好地把握了市场增长点4000800012000160001999年2000年2001年2002年A公司B公司3

案例分析：逻辑与事实戴帽子：与公司或者上级战略方向、工作思路紧密结合；换位思考：不是站在自身的角度想问题，而是领导的高度看问题，换个方向就是第一，多角度挖掘内容的不同点、优点；“三个结合”：与地方政府相关政策有机结合,与社会文化有机结合，与社会热点有机结合4.13价值化包装（要有高度）

汇报材料的高度主要来自把上级指示精神与本单位工作实际相结合的程度。4.13价值化包装（要有深度）一是突出工作亮点：把有个性的东西挖掘出来，并分析透彻；二是切入细则：从具体工作入手，不能大而化之、太抽象；三是抓住本质：杜绝简单的材料堆砌，写出深层次的东西，防止表面化，浅尝辄止。4.13价值化包装（要有特色）用国学理论（如孙子兵法、三十六计、成语故事、谚语等）网络潮语（睡觉会做梦，努力会让梦实现）西方理论或者工具（PDCA、PEST、SWOT）典型场景/精炼概括案例：某市公司经验分享材料4.2汇报报告优化－五个“注重”五个“注重”4.2汇报报告优化－主要内容4.2汇报报告优化－主要方式4.2汇报报告优化－三大“方法”PPTVSWord右脑思维感性表达突出关键立体表达左脑思维理性说服堆积素材平面表达4.3PPT与WORD汇报写作转换从WORD到PowerPoint是一种思维模式的转变！两者对比：Chart是PPT写作的基本单元Chart英文原意：航海图，图表Chart写作：用一系列的图表进行写作，以分立的图表为主要的结构通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论通过以上问题的分析我们可以得到一下结论传统的文章式写作：以文字和段落为主要的结构方法4.3PPT与WORD汇报写作转换WORD适合作为资料阅读：有标题，有段落有论点，有论据有陈述，有案例有文字，有图表。读者可以根据自己的需要或快速浏览，或重点精读×××公司方案

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目录1.前言････012.正文････033.案例････344.建议････441.标题。。。。。。。。。。。。。。。··2.标题。。。。。。。。。。。。。。。。4.3PPT与WORD汇报写作转换将WORD文档内容结构化/逻辑化/图表化表达即转换成PPT:竞争对比分析地