公司行政管理作业规程及相关文件拟写培训

公司行政管理作业规程及相关文件拟写

培训书目二、物资管理作业规程三、印章管理制度四、档案管理制度五、收、发文管理流程六、公司文件拟写一、行政管理简介概念：指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和行政管理学执行的社会活动。一、行政管理简介职能：从行政管理过程来看，它主要有四项基本职能。

行政管理的职能计划控制组织协调行政管理人员的主要职责主要职责制定行政工作计划及物资采购计划，并完成物资采购公司各类证照的年检、换证、资质办理文件的拟写、编号、收发、传阅、催办工作及档案管理行政相关规章制度的拟定上报审批并实施党、团、工会日常工作及企业文化建设车辆管理及车辆使用费的审核公司行政后勤管理工作物资管理是公司经营管理的一项重要内容，是保证公司发展和提高经济效益的重要环节，为规范公司物资管理工作，节约降耗，确保公司物资管理符合规定要求，结合公司实际状况，特制订本制度。二、物资管理作业规程选购 管理制度公司工程用品、办公用品、安保用品、设施设备等全部物资选购 工作预算范围外，均需填急需物资申请单上报公司总经理审批，并在次月补报预算。无预算不选购 （急需物资除外）；超预算不选购 （特殊状况专项报告批准除外）；过期预算不选购 。申报物资选购 及领用流程选购 常规选购 急需选购 三不选购 选购 领用固定资产选购 管理流程固定资产选购 管理流程固定资产选购 管理流程办公用品/物料选购 管理流程固定资产选购 管理流程物资申请及领用流程开始填写物资采购申请表统计汇总综合部提交物资需求汇总表审核询价批准购买入库发放结束固定资产选购 管理流程三、印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要的事务发生，规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。维护公司的利益，制定本管理制度。固定资产选购 管理流程适用范围

适用国投置业公司各类印章的管理。包括公司行政公章领导印鉴及部门（办公室）印章合同专用章财务专用章固定资产选购 管理流程印章的运用1、印章运用人员须依据要求填写《印章运用登记表》，综合部经理应对文件内容和《印章运用登记表》载明的签署状况予以核对，经核对无误的方可盖章。财务印章运用，财务总监须依据财务制度对运用内容及载明的状况进行核对，经核对无误后方可盖章。2、签发支票、汇票、电汇等需加盖印章时，必需履行相关审批程序后方可加盖，印章保管人员要严格审查票据收款人、金额、用途、日期等项目是否填写齐全，与请示批件是否一样，对不填写收款人的票据，一律不予盖章。固定资产选购 管理流程印章的运用3、各类印章的运用确定权归公司总经理,必需经总经理签字认可。4、印章原则上不允许带出公司，确因工作须要将印章带出访用的应经公司领导签字批准后，由综合部派专人带章前往协作。5、印章管理纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须将印章归还部门，方可办理离职手续。6、任何人员必需严格依照本方法规定程序运用印章，未经本方法规定的程序，不得擅自运用。固定资产选购 管理流程印章的借用1、部门（办公室）提出书面借章申请。2、综合部负责人审核借章用途是否属实及其牢靠性，并经总经理批准后，于当天须还回，并在《印章运用登记表》注明还回时间，请经办人签字认可。借条留存于公司。固定资产选购 管理流程印章损坏、丢失处理1、印章损坏或丢失后，必需立刻书面写出报告，部门（办公室）负责人审核确认后，报综合部登记。综合部刚好将报总经理审批，并按总经理审批看法予以备案，须予以登报声明的由综合部办理。2、综合部依据重大工作失误对责任人予以惩处（具体惩处以总经理批示为准）。固定资产选购 管理流程四、档案管理制度

为了加强公司业务档案管理，有效地疼惜和利用档案，规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作，为公司经营和发展服务，结合本公司实际状况，制定本作业规程。固定资产选购 管理流程档案的编号

1、公司编号为：GTZY（公司名称拼音缩写）2、部门编号：综合部编号为：ZH财务部编号为：CW营销部编号为：YX企划部编号为：QH3、年份编号：引用年份序号--2011、2012、2013......4、档案依次号：接受阿拉伯数字取三位有效数字--001、002、003......固定资产选购 管理流程档案编号举例

固定资产选购 管理流程档案的分类45678123公司档案分为业主档案工程档案设备档案物业管理运作档案来往文书档案合同档案员工人事档案财务档案固定资产选购 管理流程档案的归档要求

公司档案的归存，必需在文件拟写和收到后两个工作日内将原件交至综合部，由档案管理人员进行存档。综合部档案管理人员进行立卷与编制书目后存入公司的专用档案柜中。固定资产选购 管理流程五、收、发文管理流程

固定资产选购 管理流程公司文件上报相关要求1、各部门及管理办公室须要上总经理办公会的文件拟写完成后在每周三之前上交综合部。2、公司布置各部门及管理办公室拟写的相关文件须要在布置后3-5个工作日内拟写完成，并上交综合部。3、公司的相关合同合同在拟写完成后，上交公司律师处审批；签订完成后3个工作日内上交综合部归档。4、公司须要归档的文件于每月25日前上交综合部进行归档。固定资产选购 管理流程六、公司文件拟写页面设置页边距：红头文件：上为3.6厘米，左右为2.8厘米；一般文件：上下为2.5厘米，左右为2.8厘米。固定资产选购 管理流程六、公司文件拟写（一）公司例会会议纪要1、公司例会原则上定于每周一下午两点在大渔公园管理办公室召开，由综合部支配人员主持例会。2、会议记录人须要在会议结束后两天内完成例会会议纪要的整理上报工作。3、会议纪要拟写格式及要点：（详见公司例会会议纪要样本）固定资产选购 管理流程（二）公司文件1、公司文件依据要求不同，类型也不同，最常拟写的有请示和通知。2、公司文件必需在规定的时间内由专人完成拟写上报工作。（1）请示：拟写成文后须要先上报综合部审批，再上公司总经理办公会审批，最终由董事会进行审批。（2）通知：拟写成文后须要先上报综合部审批，再由公司领导进行审批，审批通过进行发放工作。3、公司文件均由专人上报至综合部进行文件编号，审批完成后均需盖公司公章。4、公司文件拟写格式及要点：（详见请示和通知的样本）固定资产选购 管理流程（1）请示定义：请示是下级单位向上级单位恳求对某项工作、问题作出请示，对某项政策界限赐予明确，对某事予以审核批准时运用的一种恳求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。必备条件：请示必需具备以下条件：必需是下级单位向上级单位的行文；请示的问题必需自己无权作出确定和处理；必需是已向上恳求批准。分类：请示分为解决某种问题的请示，恳求批准某种事项的请示。固定资产选购 管理流程请示写法请示包括标题、主送单位、正文和落款署，结构完整规范。（一）标题请示标题一般要写明“发文单位+事由+文种”，发文单位有时可以省略。写标题要留意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“恳求”之类词语。固定资产选购 管理流程请示写法（二）正文请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。1、原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。2、事项。包括方法、措施、主见、看法等。事项要写得具体、明白。假如请示的事项内容比较困难，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清晰，重点要突出。

3、结语。请示的结语为“当否，请批示”。结语是请示必不行少的一项内容，不能遗漏，更不能模糊其辞。固定资产选购 管理流程要

求（一）一文一事。（二）单头请示。请示只能主送一个上级领导单位或者主管部门。假如须要，可以抄送有关单位。（三）不越级请示。假如因特殊状况或紧急事项必需越级请示时，要同时抄送越过的干脆上级单位。除个别领导干脆交办的事项外，请示一般不干脆送领导个人。（四）不抄送下级。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级单位执行上级单位未批准和批复的事项。（详见公司请示样本）固定资产选购 管理流程（2）通知

定义：通知，是运用广泛的知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。适用范围：通知的应用极为广泛。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导看法、任免干部、确定具体问题，都可以用通知。上级机关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。固定资产选购 管理流程通知写法通知，一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。（一）标题通知的标题一般接受公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并运用书名号。批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不确定运用书名号。固定资产选购 管理流程通知写法（二）正文

1、通知缘由

发布指示、支配工作的通知，主要用来表述有关背景、依据、目的、意义等。

批转、转发文件的通知，依据状况，可以在开头表述通知缘由，但多数以干脆表达转发对象和转发确定为开头，无需说明缘由。

发布规章的通知，多数状况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。

固定资产选购 管理流程通知写法

2、通知事项

是通知的主体部分，所发布的指示、支配的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理