我国公共危机管理过程中电子文件管理工作研究,档案管理论文

我们国家公共危机管理过程中电子文件管理工作研究,档案管理论文美国着名学者罗森塔尔(Rosenthal)定义危机为对一个社会系统的基本价值和行为准则构架产生严重威胁,并在时间压力和不确定性极高的情况下必须对其做出关键决策的事件[1].对发生在公共组织中的危机事件一般称为公共危机,或者危机[2].危机管理是一种有组织、有计划、持续动态的管理经过,针对潜在的或者当下的危机,在危机发展的不同阶段采取一系列的控制行动,以期有效地预防、处理和消弭危机[3].根据危机管理理论,危机管理的核心是传播[4].在危机管理的诸多介入者中,机构是危机管理的主体.能否与公众和媒体实现良好的信息沟通决定着危机管理的成败.机构内部之间以及同外部的信息沟通与分享必然会产生诸多的、各种载体的文件材料,比方现场调查所得的照片,专家讨论的语音、视频文件以及各机构往来的各种载体的电子邮件、电子文件,信息发布的文件等,这些文件都是直接反映危机管理经过,呈现事件发生、发展、消除的原貌以及各介入者详细表现的重要证据材料,尤其是声像、照片等电子文件更能形象、直观地予以展现.公共危机事件具有这样的特点:发生的突发性和不确定性;对社会的危害性和毁坏性;公共性和影响范围的广大性;连锁反响和扩散性.因而,公共危机管理中的决策有很强的时间性要求,公共危机管理中的互相沟通对信息的快、准、全都有十分严格的要求.并且在当代交通和通讯技术高速发展的条件下,互联网、移动终端以及纸质文件上所承载的信息传播速度非常迅速,尤其是电子文件,有的能够讲是转瞬即逝,要完好地反映危机管理全经过,及时、完好地收集和妥善管理这些档案材料,就显得尤为重要.公共危机管理档案的及时、完好的收集,能够对当下的危机决策提供根据,更重要的是能够以此构建危机档案信息库,对以后的危机管理提供重要的决策参考.电子文件能够为建立共建分享的危机信息数据库提供重要的素材.同时,在事后的的赏罚工作中,全面的档案记录能够明确各相关责任人的责任,能够杜绝类似情况的发生,同时对于表现优异的人员或组织进行奖励,有利于建立透明有效的鼓励约束机制.在电子化办公日渐普及的情况下,电子化的信息沟通以其特有的优势越来越得到广泛应用.在与公共危机事件受害者、新闻媒体、本单位工作人员以及其他机构的沟通沟通经过中,电子文件最能知足快的要求,并且能很好地通过其快速传播,传达意愿,稳定人心,也便于决策者尽快获得第一手的资料,更全面、形象、真实地反映事件的情况.总之,电子文件已经在当代危机管理经过中拥有了不可替代的位置,必须利用好、管理好这些电子文件,才能确保危机的圆满解决,并方便为将来提供指导.2.危机管理经过中对电子文件管理的特殊要求公共危机事件的特点对档案工作,尤其是电子文件管理工作提出了特殊的要求:2.1及时性要求危机管理经过中,信息的沟通、不同对象之间的沟通往往是分秒必争,很可能早一步了解情况,早一步颁布信息就能够避免更大的损失.电子文件能够在各个系统中迅速传播,对于危机管理者来讲应该快速收集,快速分析,及时颁布,及时处理.档案部门必须积极介入到危机管理中来,紧跟危机管理的步伐,对电子文件及时收集,及时分析,为决策提供支持,并及时归档,以便日后查考.2.2确保真实性在信息不对称的条件下,公共危机事件很可能爆发各种猜疑和谣言,进而在民众中制造恐慌和混乱,部门必须主动提供真实和可信的信息,否则,将处于被动境地[5].因而,电子文件的内容,无论是反映事件详细情况的,还是反映处理措施及效果的都必须具备真实性的要求.不仅在制发时要确保电子文件内容的真实性,直到归档都应确保其内容不被篡改,否则,不仅影响危机管理的效果,还会使以后的查考利用因信息虚假而造成误导.档案部门必须介入到电子文件处理流程中,以确保电子文件的真实性.2.3确保完好性首先,一份完好的电子文件应该是由文件内容和元数据构成的,十分是在文档处理系统中,元数据能够显示出文件制发、处理、变化的经过,对于明确责任、了解处理流程至关重要.其次,反映危机事件某一环节的相关电子文件必须收集完好,才能了解该环节的真实状况,才能为正确的决策提供参考.最后,反映整个事件的电子文件的完好性,决定着能否复原危机事件的原貌,影响着这部分电子文件的价值.2.4确保有用性和可用性收集电子文件、分析电子文件内容是为了现时和今后的利用,必须保证所收集的电子文件对危机事件决策是有用的,所保存的电子文件是有查考利用价值的,同时还要确保所收集和保存的电子文件是可被识读和利用的,否则,收集和管理工作将会徒劳无功.这就要求档案部门在收集和管理经过中做好鉴定工作.3.当前我们国家公共危机管理经过中电子文件管理工作存在的问题及对策3.1存在的问题3.1.1电子文件收集缺乏,缺乏有效鉴定.由于危机管理的时间紧迫性,相关部门必须在第一时间快速反响,并做出决策,这一系列活动所构成的电子文件往往是在压力较大和特别紧张的环境下构成并传播的,这部分电子文件的内容以及其构成经过极具参考价值.当前普遍存在的情况是:很多此类文件有的一经利用就无人管理,有的固然可见可用,但是对文件的背景信息一无所知,只剩孤立的文本信息,已经无法追溯此份文件是怎样构成的,其参考利用价值自然大打折扣.另一种情况是,危机管理经过中产生的电子文件,不管其内容重要性和完好性,一律收集入库,并且缺乏有效分类整理,导致利用时无从入手,分类整理和鉴定工作严重缺位.3.1.2危机管理经过中档案部门电子文件收集与管理的优势没有发挥出来.就当前实际而言,在危机管理经过中,很少看到档案部门的身影,其他部门占据着档案部门在危机管理中的位置.在危机管理结束后,档案部门才开场接触危机管理,才着手收集和整理危机管理经过中所构成的档案.这一现象直接导致档案部门对所接收的档案的完好性、真实性无法判定.更重要的是,在危机管理经过中,档案部门所拥有的信息收集、分析和整理能力以及有关危机管理的档案信息资源正是危机决策部门所缺少的.很多问题的解决对策能够从已有的档案文件信息中获得借鉴.比方,此次马航MH370客机失联事件能够从2018年法航客机失联事件的处理中汲取经历体验和教训.缺少档案部门所拥有的这部分信息,有可能导致决策部门无法及时做出决策甚至出现决策失误.档案部门很少介入危机管理,也导致部门内部的危机管理人才缺少实战经历体验.3.1.3危机管理经过中缺乏信息分享.在危机管理经过中,信息不对称、信息缺乏分享的现象普遍存在,部门与民众之间、各部门之间、部门与档案部门之间都存在信息分享的问题.部门与民众之间假如缺乏有效沟通,将会促使产生各种猜疑和谣言,酿成不良后果,比方SARS危机起初因疫情信息分享的问题,导致民众哄抢商品,并且导致疫情扩散,严重影响危机处理进程和社会稳定.对于同一问题,各决策部门之间由于缺乏相应的信息沟通与分享,所做出的决策各不一样,甚至会相互冲突,这会严重影响危机处理效果.另外,危机决策部门与档案部门缺乏信息分享,会导致其获取历史上类似危机事件的处理经历体验与教训信息就特别困难.这些都是延缓决策反响时间、降低决策效率的重要原因.3.2解决措施3.2.1针对电子文件收集与鉴定的问题,应该贯彻全程管理的思想.电子文件的收集与管理,不仅要注意保卫电子文件的有用性和可用性,还要保证其真实性和完好性.这就要求档案工作者把注意力从电子文件本身转向它的构成经过.不能只在危机管理结束后进行收集与管理工作,而应贯穿于电子文件的整个生命周期.在电子文件产生之前就应该预先制定电子文件构成、流通和使用的相关标准制度,确保电子文件制发时的内容和形式符合规范,处理以及保存归档符合要求.在危机管理经过中,全程介入电子文件的收集与整理,才能发现管理的问题,才能监督电子文件能否规范,才能保证电子文件收集完好并有利于及时对电子文件的真实性和价值做出鉴定.3.2.2针对档案部门未发挥危机管理优势,档案部门应该积极介入危机管理.危机管理要求各部门迅速反响,快速决断,要求信息快速聚合,快速分析,电子文件的产生与处理速度特别迅速.要做到在整个经过中,及时地收集管理电子文件,档案部门就必须积极介入到整个危机管理经过中来,以及时的收集处理应对危机管理中电子文件信息的转瞬即逝,确保电子文件的完好性.档案部门首先应该建立必要的应急机制,确保能够及时介入社会危机管理,包括确立介入公共危机管理的战略目的、制定施行规划、确定专门机构或人员负责此项工作,建立预警机制、快速反响机制和内部、外部协调机制,做到有备无患其次档案部门应该加强与外界相关部门的互动性及全员介入意识;另外,还应加强培养相关的危机管理人才和信息技术人员,并完善技术设施,为档案部门介入公共危机管理提供智力支持与技术保障[6].最重要的是,档案部门在危机管理经过中能够及时地将有价值的档案信息资源提供应决策部门,并且发挥信息工作优势,及时收集危机管理所需的信息,做出科学有效的分析,为决策部门作参考.3.2.3针对危机管理的信息分享问题,应该建立危机信息中心,分享信息资源.危机管理经过中,信息分享困难的原因除部分人为因素之外,主要有信息来源复杂多样并缺乏分析整合、信息发布不统一、信息传播渠道不畅等.针对这些情况,建立危机信息中心及相关网络是最有效的解决措施.危机信息中心提供多信息入口广泛收集信息,下设专门机构分析整合信息,统一渠道发布信息,拥有互动与反应功能,并负责危机管理档案数据的存储与调用.危机信息中心是危机事件权威信息的发布者,通过互联的网络即时与各部门进行沟通,及时发布信息,开展面向社会各界的信息咨询工作,杜绝谣言和猜疑.危机信息中心是决策部门、受害者、受影响部门、社会公众、新闻媒体获得事故信息的主要渠道[7].建立危机信息中心,需要打破条块分割的管理形式,建立各部门之间、不同社会机构之间集中、统一、高效的横向信息沟通渠道和信息沟通机制[8].当然,其建立还需要强大的技术支持,必须应用先进的通信技术和计算机网络技术,构成一个跨学科、跨专业的综合信息中心.这一中心以计算机网络系统为基础,以数据库和数据分析系统为核心,集成和应用各种信息获取、处理、传输和发布等技术,将危机管理经过中产生的电子文件信息以规范的标准集中管理,建立知识库,一旦有危机管理需要,危机信息中心将会从庞大的信息库中调出有用的信息,组织分析后向特定对象(决策者或者公众)发布,对决策进行支持或者让民众了解相关情况.信息分析系统对相关危机管理信息进行分析,总结危机事件的诱发因素及其征兆,构成各种量化指标,并衡量社会实际情况,做出公共危机爆发的可能性警示,做好指标预警.构成国家层面的、覆盖各地区的公共危机信息中心,将会极大地提高公共危机管理的整体反响能力.4.结束语当代危机管理必然牵涉电子文件的产生与利用,怎样使电子文件在危机管理经过中发挥最大作用,并让其在危机过后仍然发挥价值,需要加强收集与鉴定工作.档案部门应努力提升本身危机管理能力,积极介入危机管理,发挥本身的资源和人员优势,否则,在危机管理经过中会越来越被边缘化.以下为参考文献[1]常春圃.公共危机管理中的公共关系[J].商场当代化,2018(10):25-27.[2][7]强恩芳.危机、公共危机和公共危