nfdcqdc文件收发控制程序

文件收发控控制程序编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目的规范外来文件及公司发文的管理，确保文件办理、签发程序得到有效控制。适用范围适用于外来文件及公司发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档管理。术语和定义3.1外来文件：指外单位对我公司发来的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。3.2公司发文：指本公司就经营管理各项事务以公司或各职能部门名义对内或对外以成文形式发布的决定、通知、通报、请示、报告、往来函件等行文。职责4.1各职能部门4.1.1收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，并依据批示执行办理。4.1.2发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目工程文件两大类。4.1.3文件流转责任人：各职能部门专职文员4.1.4总经理办公室：高级文员，负责公司本部文件的接收、登记及归档。总经理秘书，负责文件草拟、送审、发布、督办。4.1.5公司领导：按分管业务及权限审批文件。工作程序5.1收文5.1.1文件接收：a)各部门收到文件后，应根据总经办规定按部门进行标识，编号规则是：如2005年1月5日市场部送呈文件，标识为：SC0105。b)文件流转责任人负责对接收到的外来文件进行登记，填写《文件接收登记表》。5.1.2文件审批a)由总经理确定文件审批权限，属部门正常业务范围的文件，直接交相关部门审批。b)如需要公司领导审批的，由总经理秘书呈公司领导审批。项目文员负责按文件审批程序办理项目现场收到的文件。5.1.3文件处理和发放a)由外单位发来需执行或参考的文件，由各部门确定分发范围，文件流转责任人负责登记分发，分发要有记录。b)属于部门审批权限的文件，经部门负责人审核确定不需要办理的，由经办人统一交档案室归档；如需要办理，则由经办人交承办人办理。呈公司领导审批的文件，如批示不需要办理，由总经理秘书负责归档，并知会相关部门；如批示需要办理，由总经理秘书负责登记，并按批示发至相关人员。需总经理审批的文件上呈总经办后填写总经办《文件接收/发放登记表》5.1.4文件的执行回复各相关部门根据领导批示在规定时限内办理或执行完毕有关事项后，收集反映办理情况的所有资料，由经办人负责归档。如无法办理或执行，经办人应以书面形式送部门经理审核后回复总经理秘书处，回复情况与收文一起归档。5.1.5项目现场收文处理程序参照以上程序执行，要严格履行登记、编号、呈批、发放、办理信息反馈、资料归档等程序。5.2发文5.2.1根据业务需要，就某事项需要行文发布的，由相应职能部门负责起草文件。5.2.2发文审批属部门审批权限范围的，由经办人直接交部门负责人审核或由相关职能部门汇签。需要由公司领导审批的，在各部门汇签完毕后，由经办人交总经理秘书登记，统一呈送相关领导审批。汇签及审批权限参见附表一：附表一：发文审批权限表发文对象发文类别经办部门审核部门和领导导批准人对内发文各类公文各部门总经理办公室总经理或授权领领导面向客户销售价格表市场部市场部财务部财务、销售分管管领导公司总经理模型、平面图、户户型、环境境、装修标标准等设计计相关资料料总工室市场部工程部项目经理部公司总经理重大投诉及意见见的处理结结果或回复复市场部分管领导公司总经理售楼书、广告、围围板、展示示会内容、促促销活动等等营销广告告和品牌宣宣传资料市场部市场部营销分管领导公司总经理面向客户销售手册、认购购书市场部市场部营销分管领导公司总经理公告、宣传资料料等市场部市场部营销分管领导公司总经理面向媒体新闻稿件市场部市场部市场部分管领导导发文对象发文类别经办部门审核部门和领导导批准人面向媒体新闻稿件市场部市场部市场部分管领导导面向政府常规性报政府部部门批准的的图纸、数数据、文件件等申请资资料各部门各部门负责人分管领导非常规性对政府府承诺、保保证等公文文各部门各部门负责人分管领导公司总经理面向公司上报公司的财务务、成本数数据各部门财务部公司总经理上报公司的销售售数据市场部财务部公司总经理上报公司的请示示、报告类类文件按照部门、集团团有关规范范要求逐级级审批上报报部门负责人公司总经理上报公司的非请请示类、非非财务-成本-销售类的的信息各部门部门负责人行政总监公司总经理用于公司内各部部门间交流流的公司正正式文件各部门总经办分管公司领导面向合作方常规性的合同、招招标书、变变更、签证证等按照公司相应规规范流程审审批后发出出非常规性的对施施工单位的的承诺、保保证等需公公司加盖公公章的正式式公文各部门分管领导公司总经理5.2.3.文件发布如经审核不同意发文，由总经理秘书回复相关职能部门，程序终止。文件经审批定稿后，由起草部门根据批示的行文。公司级文件由总经理秘书统一编号，各相关部门发文由各部门自行编制，编号规则参见附表二。附表二：发文编号规则发文类型编号方法示例备注公司级红头文件件050101//NFDCC—ZC0001按年度分别编制制，由总经经理秘书统统一编号，主主要用于公公司各类制制度及文件件下发部门正规行文如：总经办发文文050101//NFDCC—ZB0001由各部门自行编编制，总经经办负责不不定期检查查，主要用用于以部门门名义下发发的通知类类。对政府部门上报报文件050101//NFDCC—SB0001按年度分别编制制，由总经经理秘书统统一编号与业务单位往来来的正式往来文文件050101//NFDCC—YW0001按年度编流水号号，由总经经理秘书统统一编号各类工程文件按工程文件编号号执行确定文件密级要根据文件分类、保管期限来确定文件密级，并在正式文件上标注。文件发布形式：邮件知会、网上公布、公司公告栏发布。如只发至指定人员，可以邮件知会形式发布，需要发放纸质文件时，要填写《文件发放登记表》，由收件人签收。属于各职能部门对外发布的文件，由经办部门填写《文件发放登记表》表，并请收件单位签收。文件签收完毕，《文件发放登记表》一律由各经办部门专职文员负责保管，每