东大阿尔派软件公司采购流程管理

东大阿尔派软件公司采购流程管理内部编号：(YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128) 正文6附录8审核：韩冬梅批准：孟莉NW607103密级：秘密总页数14编制：李晓锐沈阳东大阿尔派软件股份有限公司(版权所有，翻版必究)文件修改控制修改页码及条款修改页码及条款修改记录编号批准人修改状态修改人人修改日期3.术语和缩略语2.适用范围3.术语和缩略语4.规定内容供方的评定采购活动的触发采购实施采购验收5.引用文件6.质量记录NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”NR607103B“设备采购通知单”NR607103C“合同执行本地采购申请单”NR607103D“送货验收单”NR607103E“设备直发(自采)验收单”NR607103F“产品返修单”：购货合同1.目的规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。2.适用范围2.1适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响软件开发质量的产品/服务(以下简称内部自用品)的采购。2.2适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。4.3采购实施3.1直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执行员申请将设备直接从供应商处发给用户或分支机构。3.2自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好的服务，驻外分支机构在当地进行的采购行为。3.3购货合同：采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合同、采购订单、及对方提供经我方认可的合同。4规定内容供方的评定4.1.1批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101《合格供方评定办法》对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供方。4.1.2常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。4.1.3为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格供方及时通4.1.4将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良4.2采购活动的触发4.2.1总部采购1)内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审批的“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购；2)合同采购：根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由合同执行员负责填写“设备采购通知单”，经其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。4.2.2自采对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需要向合同执行员提交“合同执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的“合同执行本地采购申请单”后方可执行。4.3.1采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知4.3.2实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在10万元以上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；合同金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在合同上4.3.3采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给合同执行员以采取适当4.3.4采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发(自采)验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发(自采)验收单”及NR607105C“商品出库单”办理入库手续。4.3.5采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。1)金额2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付2)金额2000元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。3)金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同，并直接付款给供应商。采购验收4.4.1采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。4.4.2检验员按照NW607104《采购验收规定》负责采购产品的到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理“送货4.4.3验收通过后，采购员办理产品入库手续。4.4.4验收不合格的采购产品，检验员应将该产品存放在库房的不合格区，并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货合同中4.4.5产品返修需经检验员/采购员故障确认，由采购员负责按购货合同中的约定处理，同时保证产品的及时返回并加以记录。4.4.6直发(自采)设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后，将“设备直发(自采)验收单”提交采购员，由采购员转交检验员签署处理意见。5.引用文件5.2NW607104《采购验收规定》6.质量记录NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”NR607103B“设备采购通知单”NR607103C“合同执行本地采购申请单”6.4NR607103D“送货验收单”6.5NR607103E“设备直发(自采)验收单”6.6NR607103F“产品返修单”附录：购货合同采购清单部门负责人意主管领导意采购仓储部执行情东大阿尔派自用设备申请表申请部门:设备名称配置及性能描述量注用途说明主管领导签字/日期：本页不足记述设备配置及性能要求时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页第页/共页月日设备采购通知单合同采购清单序序号采购产品/服务名称/型号(A)数量采购期限交货日期交货地点采购人(G)购货合同号执行情况说明:1.清单左侧A、B、C项由销售合同执行员填写，右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。2.如客户有特殊需求，销售合同执行员须在“说明”中注明。第页/共页合同执行设备本地采购申请单年月日序号采购产品名称/型号合计□增值税发票办事处负责人:设备采购清单数量采购期限自采单价供应商名称说明：特殊合同需本地自采，先填写此表传给销售合同执行员，领导批准后方可执行。第页/共页设备直发(自采)验收单(A)(B)位常软件□正常□不正常)否()否()4.自检通过加电()不加电()通过()未通过()公司年年年年月月月月至至返修返还日年月日年月日至购货合同甲方(买方)：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司地址：沈阳市和平区三好街84号(110003)签约地签约时购货合乙方(卖方)：甲乙双方本着共同合作，互利互惠的原则，经过充分协商，关于甲方购买乙一、产品名称、型号、数量、单价、总价：产产品名称(大写)：合计单价描述价三、包装标准及品质保证：要求原厂包装，货物外包装整洁，完整并适合长途运输。乙方必须保证 合同中的产品为公司生产的全新的合格产品。如甲方发现收 到的货物与合同要求不符，乙方应当接受甲方的退货，并赔偿甲方由此造成的一切经济损失。六、违约责任乙方在本合同规定的交货时间内未将货物交与甲方指定地点，每逾一天交甲方货到经检验无误后，未能在本合同付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应付之日起缴纳滞纳金，每逾期一天按应付金额的1‰计算。双方累计罚款最高不超过10%。