工作技巧：如何做好汇报、演讲稿的起草工作

工作技巧：如何做好汇报、演讲稿的起草工作中国有一个典故叫〃螺蛳壳里做道场〃。说的是宋代的时候，奸臣秦桧以莫须有的罪名把抗金名将岳飞父子和岳飞的女婿张宪在风波亭杀害。狱卒隗顺同情忠臣，打算冒险掩埋岳飞等人的遗体，但苦于找不到合适的地方。当时，钱塘门外，有不少穷人靠螺蛳为生，废弃的螺蛳壳在河边越积越厚，有的地方竟有二三尺厚。当晚隗顺悄悄将岳飞等人的遗骨背出城外，扒开螺蛳壳，把他们掩埋了，然后又把螺蛳壳盖在上面。秦桧得知遗体失踪后立即命人四处搜查，也没有被发现。后来，岳飞被平反，宋宪宗安排人做道场，收买人心，人们成群结队到原葬地祭拜。途中，人们相互询问〃今天究竟在哪儿做道场？〃知道的人便说：〃螺蛳壳里做道场。〃于是，这句话便传开了。〃螺蛳壳里做道场〃是指在狭窄简陋处做成复杂的场面和事情，引申为浓缩的空间做复杂的事情。起草汇报材料，就是在一个相当有限的容量空间尽可能多地传递丰富而复杂的信息、。汇报材料和演讲稿不同于调研报告、理论文章、领导讲话、总结报告等公文写作，其篇幅一般较为短小精炼，多则5-7页，少则3-5页，这就是浓缩的空间；但其内容和反馈的信息极为丰富，既要回应上级领导的不同关注点，又要阐述重要观点、认识；既要重点汇报所采取的措施和成效，又要汇报下一步的工作设想，这就是丰富的内容。因此，要写好汇报材料和演讲稿，就如同〃螺蛳壳里做道场〃。一、对汇报材料的基本认知汇报材料在日常综合文秘工作中非常重要。首先，它是最常用的公文体裁之一。汇报材料和领导讲话是机关综合文秘工作中最常用的2种公文体裁，根据我对研究室最近几年综合文稿的统计，以市委市政府名义起草的汇报材料占到1/3左右，总量较大；第二，它与我们对接最密切。研究室作为市政府的决策参谋机构，与市政府各部门单位及各区县市在综合文字上对接最多的就是工作汇报数量远远多于领导讲话，大型会议的领导讲话可能一年就1-2次，而汇报材料一年不知多少次，且谁也无法预知；第三，最能反映起草者的综合素质。撰写汇报材料对起草者的思维层次、文字功夫以及对上级意图的把握能力等等，都是全面的考量。根据汇报材料的用途、对象，可以将汇报材料归纳为5大类型，类型不同，要求和谋划均有所差别：第一类是研究专项工作会议汇报材料，如城市规划建设管理、产业发展、公共服务管理工作专题座谈会，城际铁路、快速干道建设及城区轨道交通规划建设情况的汇报等等。第二类是上级领导莅临视察指导和调研工作的汇报材料，如省委常委专题视察指导城市规划建设管理工作等。第三类是工作检查验收类型的汇报材料，如省人大组织的大气污染防治工作、污水防治工作检查，〃七五〃普法依法治理工作等。第四类是上级领导需要了解的专项工作书面汇报，如医疗废弃物处置中心项目相关情况汇报、城乡结合部综合整治工作汇报等。第五类是其他类型的汇报材料，主要是不属于以上4类的其它汇报材料。二、汇报材料的基本结构和格式汇报材料没有统一的、一成不变的结构和格式。从实践看，它分为三个大的方面：即〃头部〃（也有把署名和成文时间放到文章末尾的情况），主要包括标题、成文时间和署名等基本要素；〃腹部〃，也就是汇报材料的主要内容，一般包括导语、工作成效、所做的工作、存在的问题、下一步打算和工作建议；〃尾部〃一般情况为表态性质的文字。〃腹部〃是最重要的部分，其他两部分是辅助，重点谈一谈它的基本结构和格式。（一）〃导语〃的构成分析。一般而言，导语中主要包括以下方面的基本内容，即开门见山、开宗明义地说明汇报的缘由；提纲契领概述工作开展的总体思路、措施；以及精炼的成效概括。有时，在导语中会根据需要，在最开头增加一句对所汇报工作的认识和理解的语言。案例：关于上海市土地二次开发经验考察学习情况的汇报尊敬的X省长：您对《专供书记省长信息》（第28期）关于上海推动土地〃二次开发〃的信息作出重要批示（汇报缘由），我们认真落实您的指示精神，迅速组织相关部门到上海进行考察学习（工作措施），其成功经验给我们带来深刻启示，对进一步促进土地节约集约利用，提升土地资源效率具有重大借鉴意义（成效概括）。现将有关情况汇报如下……（二）〃所做主要工作及成效〃的构成分析。通常情况下，由于汇报材料篇幅有限，又要尽量多地向上级反馈相关信息，成效与主要工作措施相关融合，既能精炼地反映成效，防止总结成绩〃过满〃弓I起上级的〃不满〃，又能腾出篇幅将措施写得更加充分。有时根据需要也将主要工作和成效分开，单独成段（上级领导有明确的评价或授意）。案例一：工作与成效相互融合〃七五〃普法和依法治理工作情况汇报201X年以来，我市以法治建设为目标，将〃七五〃普法纳入国民经济和社会发展总体规划，大力推进普法和依法治理工作，连续14年被评为〃全省社会管理综合治理先进市（州）〃，连续三届蝉联〃全国社会管理综合治理优秀地市〃称号，成功夺得全国政法综治工作最高荣誉■——〃长安杯〃，并被评为全国〃七五〃普法中期先进城市。（成效很多，篇幅所限只能挑最耀眼的，其它具体的专项成效放置于工作措施中总结）我们突出抓了四个方面的工作（只体现标题，具体内容略）：一是宣传先行，传播法治文化，强化法治理念；二是突出重点，抓住关键对象，发挥示范作用；三是全员覆盖，推进法律六进，夯实法治基础；四是普治并举，创建法治实践，提升法治水平。案例二：工作措施与成效单独成段城乡结合部环境综合整治情况汇报整治工作取得的初步成效：城乡结合部环境乱源清理初见成效;违法违章建筑和户外广告基本拆除建筑立面和道路景观整治有序推进绿化提质改造效果较为明显。推进整治工作的主要措施：实行科学调度；注重工作创新；保障经费投入；建立长效机制。（三）〃存在问题〃的构成分析。每一项工作都不可能做得尽善尽美，汇报〃存在的问题〃既是客观的需要，也是对自身的正确评价，但可以根据实际情况，在表现形式和详略结构上有所取舍，各不相同。有的单独成一个部分；有的单独成段进行专阐述；有的用几句精炼的话点到为止。单独成为一个部分的情形。以提请研究解决问题为主要目标的汇报材料，存在的问题一般单独成为一个部分，以利于将工作情况汇报得更加具体，数据翔实，表达充分。案例：公共服务发展情况汇报一、公共服务发展的主要特点。二、公共服务建设发展存在的主要问题。一是公共服务设施建设任务仍然艰巨;二是公共服务设施运营管理机制有待完善；三是公共服务互联互通有待增强。三、提升城市公共服务水平的基本思路四、建议和请求单独成段的情形。通常情况下，〃存在的问题〃采取单独成段的情形较多。案例：经济社会发展情况汇报从一季度的情况看，经济运行中也存在一些困难:一是支柱产业增速放缴……）；二是财税增长动力不足（……）；三是生产要素制约明显（……）；四是消费需求增长乏力（……）。点到为止的情形。以检查验收为主要目标的工作汇报一般存在问题点到为止。案例:〃七五〃普法和依法治理工作情况汇报法治是现代文明的突出标志和社会发展的重要基石。尽管我市的普法和依法治理工作取得了阶段性成果，但法治建设是一个长期、渐进的过程，全市公民信法意识有待增强，法治宣传形式有待创新，社会法治氛围有待浓厚，法治创建进程有待提速。我们将以此次检查验收为契机，突出科学立法、严格执法、公正司法、全民守法，突出普治并举、城乡共治，突出打造法治政府，努力建设成为全国一流的法治城市。从某种意义上说，典型发言也是一种特殊形式的汇报，是一种专门介绍经验的汇报材料。有无涉及〃存在的问题〃是一般意义上的〃工作汇报〃与〃典型发言〃的最大区别！（四）〃下一步工作设想〃的构成分析。对汇报材料而言「下一步的工作设想〃是与已经所采取的工作措施同样重要的内容，是主干部分，体现的是对今后工作的思考、谋划和落实，能向上级有效传递自己的信心，让上级放心，强化共鸣。在检查验收类型的工作汇报材料中，〃下一步工作设想〃一般点到为止，不单独成段、成部分。（五）〃关于工作请求和建议〃的构成分析。起草这部分内容的时候，一定要注意把握好四个方面：一是〃工作请求和建议〃一般单独成部分，以便于将要表达的事项说清楚，特别是数据、实例等。二是〃工作请求和建议〃所提的事项一般是事关全局性、普遍性、前瞻性的重大工作。三是〃工作请求和建议〃也可提出单项问题或相关事项，但一般都是急需解决、但依靠自身力量很难解决的困难与问题。四是汇报材料提出〃请求和建议〃时，切忌泛泛而谈，必须言而有据、言而有例、严而有理。三、写好汇报材料必须把握的关键（一）汇报材料要有的放矢。一是要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。上级领导听取下级工作汇报，或下级主动向上级领导汇报工作，总有一定的目的性，撰写汇报材料既要准确把握汇报人的目的、意图，更要注重把握上级领导意图和要求，包括听什么情况、听多长时间、采取什么形式、在多大范围汇报，以及在汇报材料中有哪些方面的重点等。领会领导意图是首要问题，必须做好三件事情:要〃善闻其言〃，注意收集领导经常讲什么，从平时言谈中捕捉领导思想，无论跟随领导下基层检查工作、参加会议，还是在处理日常事务中，对领导每一点闪光思想火花渚B要记录下来，揣摩领会，特别是领导反复强调的思想一定熟记于心；要〃善观其行〃，行为是思想的客观反映，领导意图往往会通过行为表现出来，有心者应该从领导的点滴行为表现中发现其思想和主张，并细心观察对比；要〃善悟其文〃，无论是领导亲自撰写的文稿，发表的文章和各种批示，还是给草拟材料提出的修改意见，无不反映领导对某一问题的看法和态度，只要机关干部悉心研究领导这些批文批示，就能从中把握其思想本质，洞察其意图。二是要围绕上级领导的关注点、兴奋点来写。如果上级领导或机关对听取工作汇报没有具体要求，是不是就无法准备汇报材料呢？当然不是，一个有效的做法，就是紧紧抓住上级领导的关注点、兴奋点来起草汇报材料。起草汇报材料前，要通过领导身边的工作人员、广播电视和报纸、相关会议等各种途径，认真研究和了解听汇报的领导人以往和近期最关注什么、当前在抓什么、强调最多的是什么，进而把握其关注点、兴奋点，搞清〃最想听什么〃，着手准备。三是要围绕上级领导的语言风格、思维特点来写。这是更高的要求。如果对上级领导的语言风格或思维特点了解不多，把握起来就比较困难。领导语言风格和思维特点各不相同。有的领导注重思想性，要求有理性分析；有的领导强调实在性，要求用事实或数字说话；有的领导喜欢用排比句，讲究句式的整齐、对仗；有的领导要求语言平实、自然，把意思表达清楚即可；有的领导爱用脍炙人口的名言警句，有的领导喜欢生动活泼的群众语言；有的领导喜欢开门见山、一针见血，等等。要尽可能贴近他们的语言风格或思维特点起草汇报，增强针对性，引发共鸣。（二）汇报材料要突出重点。汇报材料重点不突出，没有抓住主要矛盾，内容多而繁，难免漫无边际；汇报材料重点突出，要言不烦，反而让听者印象深刻。具体地说，应从以下几个方面把握：一是汇报时间跨度长、成绩比较突出的工作，那么汇报重点就是工作成绩、工作成效；二是如果各地、各单位方法相似、都取得了明显成绩，那么汇报的重点应是在抓这项工作中不同于别人的做法、工作中的特色亮点；三是如果是上级特别关心、本单位也的确抓出了成绩的工作，那么从中提炼的经验启示或深层次的思考就是汇报的重点；四是对刚布置不久的一项工作而言，那么下步开展工作的思路和具体打算就是汇报的重点；五是对还没有完全铺开或没有做好的工作而言，那么汇报应把重点放在讲清工作未开展起来或开展不好的主客观因素上来。（三）汇报材料要展现特色、亮点。什么是特色？特色就是〃人无我有，人有我优，人优我精〃的优势。亮点就是工作闪光点，就是突出的成绩。听汇报的领导总是喜欢听有内容、有特色、闪亮点的工作汇报，不喜欢听毫无特点、平淡乏味、〃一般化〃的汇报。汇报材料抓住特色亮点的三种方法：一是把最鲜亮、最感人的内容放到最前边，放到最显眼的位置上。越是有特色、闪亮点的工作越要浓墨重彩，集中反映，使之成为整个材料的重头戏，而对于一般化的、共性的东西则要尽量少汇报，或一笔带过，点到为止。二是把最有特色的做法、制度、措施等说清说透，把最得意、最主要的工作成绩尽量展现出来，把最具个性、最鲜活的经验体会充分挖掘出来，给人以深刻的启迪。三是把那些有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容，作为出彩的地方努力把它写实、写好、写到位。（四）汇报材料要有思想深度。〃意犹帅也〃。思想性是文章的灵魂和血脉。一篇有思想深度的汇报材料才有了自己的灵魂；没有思想性，文章就必然缺乏生命力。起草汇报材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程，而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。汇报材料的思想性，体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。1956年2月至4月，毛泽东同志连续40多天听取国院有关部门的工作汇报。他在听取时任国务院第三办公室主任薄一波以及几个副主任的工作汇报后称赞他们的汇报有议论、有分析、有深度，比较生动活泼，给人留下深刻的印象。某省委主要领导同志向毛泽东汇报工作，只讲了一些材料和数字，没有讲自己的观点。毛主席提出了委婉批评，并谈了两个重要的观点：〃只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料〃；〃汇报工作是要适当发议论的〃。汇报材料中体现思想性主要把握三点：一是要善于理性分析；二是要善于深入挖掘；三是要善于综合概括。总而言之，就是要通过对一系列材料的解释、分析、综合、提炼，更清晰、更系统、更全面地说明情况，从而让上级领导了解事情的真相和来龙去脉，并从事实背后找出本质问题，上升到理论高度，得出规律性的结论。第一，汇报材料是小篇幅做大文章，〃螺丝壳里做道场〃，要科学谋划；第二，汇报材料是汇报者与起草者思维的碰撞，要善于沟通；第三，汇报材料是共同智慧的结晶，要与上下左右、领导同事充分讨论；第四，汇报材料是对素材、资讯的遴选，要巧妙取舍；第五，汇报材料是检验一个人思想的高度，要有思想和见解；汇报材料是精细活，要讲究程序、严谨，经得起推敲。四、关于演讲致辞的起草在区县市和市直部门的综合文稿中，演讲致辞尤其是演讲的量不是很大，但精彩的演讲往往能给人深刻的印象，甚至代表着一个地区或部门的形象。演讲致辞要把握好的几个重点：第一，一篇好的演讲稿要选好〃点〃。这个点就是主题，甚至是标题。要多了解主题，多查看以往，多了解他人，多吃透内情，选准切入点。如《城市因规划而精彩》——在〃3+5”城市群市长论坛上的演讲、《共同探索城市绿色发展之路》——联合国可持续发展大会论坛上的演讲、《着力建设区域金融中心》——在中国中部金融中心论坛上的演讲等，主题都非常突出，体现了演讲者的独到见解。第二，演讲稿必须要自己鲜明的观点。明确主题后，紧接着要做的就是要围绕主题，系统阐述自己的核心观点和建议主张，既要符合事物发展的内在规律，又要从自身的实际出发，言之有理、言之有据、言之有物。如在首届中国港口城市市长（国际）高峰论坛上的演讲中，紧紧围绕〃打造内河航运综合体”的主题，从四个方面系统地阐述了演讲者的观点:一是优化内河港口布局、船舶结构和运输结构，构建布局合理、快速高效、干支相连的内河航运体系；二是加强内河航运与海港、海运的全面竞合，实现河港与海港间的互联互通、既分工又合作的无缝隙对接三是完善内河港口功能，增强港口的经济辐射力和要素吸聚力四是加强与公路、铁路和航空运输的协调衔接，积极推动内河航运综合开发利用，实现内河航运事业健康协调发展。这些对策建议有自己独到的见解，对高层很有参考价值。