采购员基础知识(培训资料)供应商管理、采购跟催方法

本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改竞德能源化工有限公司采购员基础知识采购，不就是拿钱去卖东西嘛！所以有人觉得采购员是最好做的职业了。其实如何拿最少的钱买到最合适的东西却是最难的。本次培训我们就从采购员的工作职责和范围出发，以采购事务为基准，阐述各项采购事务的程序、方法、技巧。我们这次的重点简述以下内容：采购员的岗位认知；采购基本知识；供给商的选择与开发；采购洽谈与签约；考虑库存的订购；采购跟催与接收。采购员的岗位认知介绍采购员的岗位责任、任职要求及素质要求，让采购人员对自己的工作责任与范围有一个全面的认知，并能对比要求，有目的的提升自己。采购员岗位职责：采购的任务是保证企业生产所需的物料，在必要的时候，将必要的数量，以适当的品质、价格进货，从而维持正常的生产活动，使企业配置的资源充分发挥功效，不会因采购不适而造成机器、厂房闲置，作业人员停工待料，生产中断等企业蒙受损失的现象。而要达到以上任务，采购员必须明了自己的职责。1、收集采购信息充分了解请购材料的品名，规格；调查市场行情；收集有关生产厂家的资料；收集有关替代品的资料；收集有关品质及其他方面的资料；核定资金预算。2、询价①选择询价对象；②询问价格；③整理报价资料；④选择议价对象。比价、议价经成本分析后，研究拟定底价，设定议价目标；决定采购条件（向厂商具体说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。其他厂商价格是否较低；考虑价格上涨下跌的因素；估算运费、保险费及关税；核应付款条件；比较交货期限。评估同规格产品宜有几家供给商询价、比价、议价；是否为信誉良好的的生产厂家；是否有必要办理售后服务；厂商供给能力是否能按期交货和品质是否有保障；是否有必要开发其他厂商或外购。索样索取样品；整理检验结果进行比较。决定选择适当的供给商；前采购合同；请购按物料计划请购物料数量与交期；请购单上应具体注明与供给商议定的卖价条件；分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表；8、订购①顶购单函或传真至供给厂商；②再向厂商确定价格、品质、交货期限要求；9、协调与沟通①对能否达到交期，供给商要及时回复采购；②不能达到者及时协调联络，确定一个合适的交货期；10催交无法在约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制；已逾期交货者应加紧催交；督促收料部门签交收料单；控制长期合同的交货。11、进货验收①进货的品质验收；②进货的数量验收；12、清理付款①核对各种手续是否完备；②发票抬头与内容是否相符；发票金额与请购单价是否相同；是否需要扣款。采购人员职业要求1、从事采购作业的人员，应该以最高的效率和合理的最低总成原来完成采购任务，因此要做到：遵纪遵守法律，遵章守纪。采购人员执行作业时，必须把国家法律，企业规章制度作为其行为准则。采购人员要努力成为采购、谈判和品质治理方面的多面手，同时要了解企业的产品，生产流程、物料的技术要求，充分运用其制造力、想象力及机智，出色完成采购任务；采购人员要洁身自好、廉洁奉公、自觉第抵制任何损害企业利益，违反法律的不当行为；采购人员要努力学习，善于总结，不断提高自身的政治素养和业务能力；采购人员在和供给商打交道的过程中，要注重下列几点：建立良好的伙伴关系，诚信是处事的第一原则；树立良好的办事作风，注重维护企业形象；在各种交易中，要维护企业的利益，并信守既定政策的执行；在不伤害企业的尊严与利益的前提下，接受同事的有利劝告及指导；公正无私，让每一分钱都能发挥最大的效用，获得最大价值；老实的执行采购工作，揭发各种商业舞弊，拒绝接受任何贿赂；相互尊重，建立良好的商业信誉；同行履行其职责时发生违纪行为时，应及时给予忠告。采购员素质要求1、产品知识无论是采购哪一种物料或商品，都必须要对其所采购的物品有基本的熟悉，所以就一定要具有较全面的产品知识，必须努力的学习才能适应这个岗位的需要，才能把采购工作做好。2、成本意识采购是构成生产成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，不可大而化之，要具有成本效益观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，3、猜测能力在动态的经济环境下，物品的采购价格与供给数量常常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，分析、判定货源是否充足，再与供给商接触。从物品原材料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度是多少，表达能力采购人员无论用语言或文字与供给商沟通，必须能正确，清楚表达所欲采购的各种条件，例如：规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避开产生误解。5、沟通协调能力由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，要使采购业务能顺利进行，除了采购人员的努力外，还需要企业内部各相关部门的密切配合，采购人员必须具备良好的人际关系与协调能力。采购部门与治理部门、营销部门、生产部门、品管部门、生产现场、财务部门、技术部门、仓储部门等都有联系。6、信息能力很多企业因为对市场的调查、信息了解不足，使采购业务处理的不好，通过以下方法有效的获得市场的咨信：对于物料价格信息的获取，要懂得利用价值分析，成本分析与统计分析等技术对于供给商信息的获取，要懂得资讯调查方法和技巧；对于主要物料信息的取得，要懂得生产技术知识和生产流程；对于新产品所需物料性能的取得，要懂得相关的科技知识，若对此原料的性能缺乏了解，常常会导致错误采购；市场行情的信息，要懂得运输、保险、包装、汇率等知识；7、自控能力采购人员所处理的订单与钞票并无太大差异，因此难免被唯利是图的供给商包围，所以一定要有自控能力，才能正确的处理与供给商的关系。当与供给商进行谈判的时候，必须将所有的价格、条款、条件、和协议建立在洽当的业务谈判之上；在靠公司支付费用的时候，不能对任何人表现出喜好和偏好；不能给任何人施以恩惠，也不能接受任何的恩惠；不论从道德意义还是法律意义来说，接受回扣是一种犯罪，这是在公司中自毁前程的最快方式；接受个人采购中的礼物、免费服务和折扣都是错误的，不论是给你的还是给你家庭中的任何人，旅游、娱乐或者任何形式的非凡考虑也是如此，不管你是否请求了这些恩惠，必须拒绝恩惠，并返还礼物，还要做到愉快而且圆滑。采购基本知识；1、采购的定义与要求①狭义的定义：就是相当于进货②广义的定义：采购着不仅是取得需要的原料与物质的行为及其应负的职责，并包括有关物资及供给来源计划、安排、决策、以及研究与选择，以保证正确的交货的追查，及验收的数量与品质的检验。2、采购的作用①提高质量：通过不断改进采购过程以及加强对供给商的治理，提高原材料的质量②控制成本，采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标，在采购过程中必须控制和减少包括以直接采购成本和间接成本为主的采购相关成本，③建立供给配套体系：企业的采购任务还包括建立可靠最优的供给配套体系，一方面要减少供给商的数量，使采购活动尽量的集中，降低采购成本，另一方面要避开依靠独家供给商，防止供给商借助垄断，从而提高价格。④与供给商建立合作关系：企业采购还有一个重要的任务是利用供给商的专业优势，让其主动参加产品的开发或过程开发，这样一来，供给商就纳入企业的自身经营中了；⑤树立企业形象：企业还要通过采购工作建立和维护企业的良好形象，因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上对外代表着企业形象，因此采购部门必须以良好的态度进展企业同供给商之间的关系。⑥信息治理：企业采购还有治理，控制与采购相关的文件和信息的任务，从采购治理的角度来讲，其他的职责还有制定并实施采购的方针、政策、目标及改进计划，并进行采购及供给商绩效衡量，建立供给商审核及认可，考核及评估体系，开展采购体系的自我评估。3、采购的基本原则(5R)①、适时：在生产类企业，较为流行采购理论是基于零库存和及时供给理论，也就是在不对生产和客户造成任何影响的前提下，大量减少库存的持有量。②、适质：一个优秀的采购员，应该是精明的商人和合格的品质治理人员这样一个双重角色；一方面采购人员要以最便宜的价格购买到企业生产所需要的最佳品质的物料；另一方面采购员要不断地去推动那些长期合作的供给商们去完善品质治理体系，来提供质量更加稳定的物料。③、适量：物料采购，是一次采购还是分批采购，采购人员要对生产需求、物料损耗、搬运和仓储费用等进行仔细的计算，来制定周密的采购计划，最终确定究竟采用那一种采购方式。④、适价：造价是指采购物料在满足数量、质量、时机的前提下，支付最合理的价格，就是在适当价格这一前提下，付出的原材料采购成本，能使公司的产品立于有利的竞争地位，并维持物料买卖双方共赢的前提下，使用材料源源不断的供给公司的生产。⑤、适地：通过对物料的数量、品种、价格的选择后，很重要的一项是供给商的确定，这直接影响最终的物料交货地点和交货时间，通常企业会利用“群集效应”和“JIT(及时制生产方式)”理论，同时考虑沟通方便，处理事务便利，降低采购成本等方面综合考虑选择最佳的供给商，最佳的供货地点。4、采购的方式：①、报价采购：所谓报价采购是指拟购置货品时，先寻找理想的供给商，或货源，再向其询价寄上报价订购函，请其寄上报价单或正式报价；②、招标采购：招标采购又称公开竞标，它是现行采购方法常见的一种，这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为；③、议价采购：议价采购是针对某项采购物品、品牌物料，以不公开方式与厂商个别进行洽购并议订价格的一种采购方式；④、现场估价采购：现场估价采购指买卖双方当面估价的采购方式，其方法是从数家供给商取得估价单，然后双方面洽谈其中的内容，一直到双方认为满足时才签订买卖合同合约。5、采购工作流程①、接受采购任务；②、制定采购计划；③、提出采购要求；④、选择供给商；⑤、谈判与签订合同；⑥、订购和发出订单；⑦、运输进货及进货控制；⑧、验收入货；⑨付款并结清票据。供给商的选择与开发：寻找供给商的途径：利用现有的资料；公开征求的方式；通过同行业介绍；阅读专业刊物；协会或采购专业顾问公司；参加产品展示会；上搜索引擎；上行业网站；初步供给商调查调查的目的：调查是为了了解供给商的一般情况，为选择供给商做好预备；调查的方法：调查方法一般采用访问法，可以把调查的资料输入资料库，进行统计汇总和分析，供给商分析的主要内容包括产品品种、规格、质量、运输条件及企业规模，技术能力、治理水平、信誉度等；初步供给商的资料：一般而言，初步供给商要提供以下资料：公司慨况；公司组织架构；产品介绍；各种品质资质证明；QC工程图；供给商品质保证所使用的工具；生产与检修设备一览表；产能报告。资源市场调查：资源市场调查的内容不仅是供给商调查，还包括资源市场规模、容量、性质以及治理制度、法律制度、经济环境和政治制度等；深化供给商调查：对预备选择为合作伙伴的供给商进行更加深化仔细的考察活动，包括：供给商生产线、生产设备、质量检验和治理部门进行调查，重点考察生产工艺设备、质量保证体系和治理水平；供给商的选择：合格供给商的标准：、优秀的企业领导；、高素质治理人员；、稳定的员工群体；、良好的机器设备；、良好的技术；、良好的治理制度。对供给商进行分析：供给商的价格、品质、信誉、过去与该供给商的交往经验售后服务等进行考察和评估；防止供给商的垄断。采购洽谈与签约：采购谈判的内容：商品的品质条件；商品的价格条件；商品的数量条件；商品的包装条件；商品的交货条件；货运的保险条件；货款的支付条件；检验、索赔、不可抗力和仲载条件。采购谈判的程序：询盘→发盘→还盘→接受→签订合同。询盘：是交易双方为出售或购买某项商品而向交易的另一方询问该商品的各项条件；发盘：就是交易一方为出售或购买某种商品，而向交易的另一方提出买卖该商品的各种交易条件，并表示愿意按这些交易条件订立合同；还盘：是指受盘人在接到发盘后，对发盘内容不同意或不完全同意，反过来向发盘人提出变更内容或建议的表示；接受：是交易的一方在接受另一方的发盘后，表示同意，接受在法律上称为承诺，一项要约（发盘）经受约人有效的承诺（接受），合同才能成立；采购谈判预备工作：①、收集采购谈判资料：A、采购需求；B、调查资源市场；C、收集对方信息；D、整理与分析资料；②、制定采购谈判方案：确定采购谈判目标；安排采购谈判议程；制定谈判备案方案；③、选择采购谈判队伍：根据谈判内容、重要性和难易程度和谈判对手的具体组织情况组织谈判队伍；谈判人员的分工合作：确定主谈和辅谈，主谈和辅谈在谈判的过程中并不是各行其是，而是在主谈人员的指挥下，互相密切配合；确定谈判地点：地点的选择有三种情况：A、在己方；B、在对方；C、在双方之外的第三方；模拟谈判：为了提高效率，使谈判方案、计划等预备工作更加周密，使谈判更具针对性，在谈判预备工作完成后，进行模拟谈判。采购洽谈技巧：谈判要讲究技巧，应注重以下方面：、入题技巧：迂回入题、先谈一般原则，后谈细节、先谈细节，后谈原则、从具体议题入手等；、阐述技巧：开场阐述、让对方先谈、坦诚相见、正确使用语言；、提问与答复技巧：包括提问技巧和答复技巧；、说服技巧：了解说服的步骤、明确说服的要点、说服注重事项；、价格谈判技巧：A、行事前有针对性的谋策和规划、B、机智灵活的应对；采购合约的作用：作为买卖双方以后履行条款的依据；万一买卖双方发生争执时，能获得法律上的保护而作为交涉的根据；买卖双方成立的合约通常交货期长，为防止争端订定书面合约；合约的要件：是法律关系的意愿与证明文件；签约关系人具有权力与行为能力；合法的标的物；履行合约的适当报酬给付；签约关系人对待特定事项表示同意；采购合约的格式：基本条款：前文、基本条款、一般条款；签订采购合约应注重的事项：供给地区：注重进口货品与海关的输入规定；注重交货期限与开发信用证的日期是否配合运输方式，是海运、空运、陆运、是一次装运还是分批装运，数量及日期是否列明，付款方法：现金支付、支票支付、一次付清还是分期付款；保险：所列条件是否适当、保险金额是否合理，保险时效与投保手续是否齐全；重量与检验：货品品质与数量，在合约上要有具体记载；运费、保险、及汇率变化，考虑库存的订购：库存与订购的关系：当库存下降到一定数量时，就必须下单订购，因此必须把握采购与库存的流动及其相互间的关系；订购的三个注重事项：订货期、采购价格、订货量；决定订购期限的订购点库存量：订购点的库存量=订货到交货间隔期+最小库存量订购方式的四个观念：定期定量采购、不定期定量采购、定期不定量采购、不定期不定量采购；经济订购量：将库存治理及订购的费用总额降到最小的订货数量，计算公式为：经济订购量EOQ=√2×年需要量×平均一次订购费用单价×库存治理费用率未被经济订购量公式考虑到的因素有：价格的变化、数量折扣率、材料特性、季节因素等；订货的数量越大，订购费用越低，但库存治理费用又将增加，订购的数量越小，库存治理费用越低，但订购费用又将增加；寻找最适的订货方法：A、决定最适的订货方法；B、再度查核订货数量，关注将来的价格变化、库存状况、季节性的影响和资金的宽紧情况；C、巧用库存治理卡；采购跟催与接收：跟催的必要性：交货延迟是增加成本的原因、提早交货也是增加成本的原因；保证交货期日期按计划进行；设定适当的交货日期；预想可能出现的障碍；阶段跟催的要点：采购业务的四个阶段：A、下单订购：指一发出订单就要由此而来的业务处理。为了使之能按货期交货，作为订货者要处于对供给商行使必要的支援的状况；B、进行阶段：指供给商按照订单已处于制定生产计划的状况，所以必须要再度确认能否顺利生产；C、生产阶段：指供给商已经处于生产的状况，所以更有必要追查是否顺利进行；D、交货后阶段：所订购的货品已经交货后的事情，采购员的任务要到交货的货品经检查合格并运到现场为止；②、货期延误的原因：供货商要负责的货期延迟：超过产能的接单、超过技术水准的接单、产量的变动、手边作业量把握不充分、对新下单品不熟、制程治理不完备或不良、不良品的产生、劳务治理不适当、品质治理不充分、需调度的材料零配件的入手延迟与品质不良、遵守货期的责任感不强、作业治理不完备、再转包的治理不足、来自低工资工作的愿意低、机器设备不完备、小批量和起来才能生产、与订货商沟通不佳、由于经营业绩不振，经营者的关心转了方向、不可抗拒原因；订货商要付的责任：采购部门的责任：供给商选定上有错误、供给商的产能把握或技术水准的调查不足、业务手续的不完备、订单或指示联络事项的不完备、材料、零件的支给延迟、所要求的品质说明不清楚、价格定的很勉强、进度的把握与督促不充分、技术指导的疏忽、采购人员经验不足或保货期的意识低、付款条件过严或货款耽误、频频改换供给商、下单到过远的地方、咨询、沟通不顺畅，各种指示或联络未能迅速而确执行使；来自供给商与订货商的沟通差异的货期延迟：未能把握产能