销售公司财务管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档销售公司财务管理制度（试行）金龙联合汽车工业（苏州）有限公司2003年01月目录第一章总则 3第二章整车发票管理规定 3第三章货款回笼管理 4第四章市场部销售费用管理 4第五章内勤费用管理 6第六章出差待遇 7第七章票据报销规定 9第八章办公用品管理规定 9第九章附则 10第一章总则苏州金龙销售公司（以下简称销售公司）财务管理制度是为了确保销售公司会计核算正常进行，增强财务信息的准确性、及时性，以满足公司经营决策需要。本制度包括整车发票管理规定、货款回笼管理规定、市场部销售费用管理规定、内勤费用管理规定、出差待遇管理规定、票据报销管理规定、办公用品配置管理规定、附则八部分。本制度适用于销售公司所有部门和人员。第二章整车发票管理规定整车发票是指公司为购车客户和经销商开具的购车发票。整车发票的开具金额应以销售合同上的实际价格为依据。由于车辆配置更改而造成销售价格变更的，需要提出书面申请，并注明原因，由销售公司总经理或总监确认；对开具发票有特殊要求的，须由销售公司总经理或总监书面批准。包括接车和送车在内，所有新车必须当日发车，当日开发票，如有特殊原因要求缓开发票的，必须事前由市场部提出书面申请并经销售公司总经理或总监批准后方可执行；因特殊原因需换开发票的客户，需要市场部经理填写《更改发票通知单》并写明重开发票的原因，附上原发票一并退交给销售公司，并由销售公司总经理或总监批准后，方予以换开发票。所有人员（含客户）在财务部门领取发票时，必须在《发票领取登记册》上签名备查，根据市场部要求寄出发票的，由财务人员登记并保留寄件存根。已开具的发票经手人要妥善保管，如发现丢失，由当事人出具检查，每份发票罚款5000-10000元。第三章货款回笼管理整车货款(包括预付款)原则上以银行汇票(或可确认的电汇)接收，市场部业务人员在收到汇票后一个工作日内以特快专递方式寄回销售公司。以现金形式支付的，业务员不允许擅自截留使用，必须在收到现金1个工作日内，足额汇至苏州金龙公司指定帐号，否则视情节轻重给予行政和经济处罚。银行汇票和现金以外的其他结算方式，事前必须提出书面申请，由销售公司总经理或总监批准后方可执行。商业承兑汇票一律不予接受。各市场部经理及业务人员必须确保货款按期足额回笼，具体要求如下：对自行提车用户，在确认用户付清全款后，方可办理交接车手续；对要求送车的客户，客户支付余款后业务员将电汇凭证或汇票复印件注明合同编号并于当日传真回销售公司，销售公司确认款到后，派送车员将车辆送达目的地交接车。如有特殊情况需经销售公司总经理或总监批准。各市场部经理和业务员经手的每一笔订单，都必须善始善终，每月回款统计中，如有尾款、送车费等未收款项，销售公司以《催款通知书》书面通知各市场部经理，接到通知后15个工作日尚不能回款的，扣发当月考核工资，并计入当月考核。销售公司领导书面同意的周转车、分期付款和可延期付款不计入考核。每周销售公司财务部须做出《销售货款回笼周报表》。第四章市场部销售费用管理各市场部费用指标由销售公司根据年度任务的需要提出申请，经销售公司总经理或总监批准，苏州金龙公司财务部审核，并经苏州金龙公司总经理批准后生效。对每月寄回的报销票据，市场部经理签署报销意见，市场管理部汇总后，提交销售公司总经理或总监审批，批准后，由苏州金龙公司财务部复核无误后予以报销。如未按时寄回票据，引起的备用金紧缺自行解决。市场部销售费用分两部分：业务费用和固定费用。其中固定费用由公司承担。业务费用驻外业务员的住宿用的房租费和水电费；通讯费：包括手机、传真和固定电话费用；办公费：包括传邮差、复印等费用；交通费：包括市区出租费用、过路过桥费、油费和停车费；差旅费：包括车船费、住宿费及房帖、伙食补助等补贴；招待费。固定费用分公司或办事处的开办费用（含固定资产的费用）：如办事处的房租、装修、计算机、传真机、打印机、复印机、电话机、空调、办公桌和办公家具等用品发生的费用及办事处发生的水电费；驻点租车费用或自用车辆购置发生的费用；广告费；全国性的地区会议或以公司名义组织召开的座谈会、展销会的费用；各市场部为上客运等级、环保目录等政策性攻关（含因此来苏考察）发生的费用。根据销售公司规定的各市场部的销售费用指标，由市场部经理按照销售公司财务规定的标准和要求认真审核和管理所属人员的费用支出。超过规定标准的票据，业务人员要写明用途或原因，市场部经理要签署意见，每月由市场管理部汇总，销售公司总经理或总监同意，并经苏州金龙公司财务部审核，苏州金龙公司总经理批准后方可报销；如果超过各市场部费用指标额度，公司将暂停报销。市场部经理在上述规定费用指标内统一管理销售额1‰的费用，用于开拓重点市场，保持行业管理部门良好关系及大宗客户公关等费用；除此额度外，市场部所有业务人员应参照其销售额，按照销售公司规定的费用指标合理使用费用。市场部经理不得恶意控制所属业务人员的费用使用和报销，如发现此类行为，销售公司将给予行政和经济处罚。年终考核费用超标的，超标部分由市场部人员自行承担；年终考核费用有节余的，节余部分按比例给予适当奖励（详见《销售业务管理制度》）。销售公司根据需要将在省会城市设置办事处，办事处租金由公司承担，其余计入各市场部费用。办事处电话费用由市场部经理负责管理，销售和售后服务共同使用，各承担50％。国际长途一律不予报销。市场部办事处的筹建由市场部经理根据该市场部业务状况提出申请，并设计具体筹建方案，方案应包括装修方案及费用预算等，报市场管理部审核，销售公司总经理或总监同意，苏州金龙公司财务部复核后，经苏州金龙公司总经理批准后执行。该项费用由公司承担。备用金管理：年初市场部经理、业务员、见习生分别按每人二万、一万二千和五千的标准从财务部预支费用，每年年底结算一次，还清借款，对需要再借款者，视完成任务情况，酌情借给。对驻外业务人员要求每月报销一次，其他人员出差返回后即时报销；每月10日前将上月所有票据和报销说明以特快专递寄至销售公司财务部。市场部经理负责对报销票据的进行审核和签字；对不能反映票据真实内容及需要说明的报销票据，经办人必须填写“报销说明”表格（附后），由市场部经理签字。每月初市场部经理按照费用指标核算本市场部上月的费用，如超出规定费用指标，超出部分的票据请暂不要粘贴报销以免丢失，即超出费用暂不予报销。第五章内勤费用管理销售公司内勤费用指标由销售公司根据年度任务的需要提出申请，经销售公司总经理或总监同意，苏州金龙公司财务部审核，并经苏州金龙公司总经理批准后生效。销售公司内勤各部门每年年初向销售公司财务部提交本部门当年的费用预算，由财务部审核，销售公司总经理审批，批准后按照预算费用执行。内勤各部门预算内费用按照预算标准实报实销，由各部门经理按照销售公司财务规定的要求和标准，签署报销意见，提交销售公司总经理审批，批准后，由销售公司财务部复核无误后予以报销。内勤各部门如果费用超出预算，需提交申请，列出费用超支原因，提交销售公司总经理审批，苏州金龙公司财务部审核，经苏州金龙公司总经理批准后方可报销。内勤部门在费用使用中充分体现厉行节约的原则。销售公司内勤人员凭《出差申请表》出差，办理借款和报销手续，其报销费用由所属部门经理审核后，经销售公司总经理或总监签字批准报销。第六章出差待遇销售公司总经理或总监、各部门经理及内勤人员出差，按苏州金龙公司的规定标准执行。住宿费用标准：总经理：实报实销；总经理助理以上：四星级（含）以下饭店实报实销；部门经理级人员：三星级（含）以下饭店实报实销；其他人员：在180元/天（单趟平均）的限额内，凭正式发票实报实销。住勤补贴：不分级别，40元/天；市内交通费：不分级别，35元/天。驻外市场部经理和销售业务人员出差标准：住宿：在省会城市要求租房，以保证安全和节省费用，租房费用按照1000元/人标准补贴，超过此标准的由个人承担；在其他地区开展业务，市场部经理住宿标准250为三星级（含）以下饭店实报实销，其他人员不超过150180元/日；住宿费凭住宿发票实报实销，住宿发票必须写明起止日期、天数和姓名。住勤补助：40元/日。交通费：市内交通费平均不超过35元/日，凭发票报销，发现大量连号无合理说明的和弄虚作假的，当月市内交通费全部不予报销。省内业务原则上以火车和长途客车为主要交通方式。招待费：2000元/次以下的餐费、招待费和礼品购买费用，由市场部经理对本市场部规范和管理；2000元/次以上的招待费、餐费及礼品费，一律要事先请示销售公司总经理或总监批准，未经批准擅自操作的，不予报销。办公费：市场部办公用品的购买，必须严格按照本规定中有关办公用品配置与发放要求执行，否则不予报销。医疗费：100元/次以上的医疗费需由县级以上医院出具的诊断证明（即病历），报销时附上，否则不予报销。销售公司司机出差标准：短途出差（200公里以内，含苏州六县市），不给补助；对于送车、参展、参加试验等涉车差旅人员：住宿费：采取全额包干办法，120元/天；与参展公司统一安排住宿等特殊情况，可在180元/天以内实报实销；住勤补贴：40元/天；行车补贴：0.15元/公里。各内勤部门、市场部人员手机报销标准。人员实报实销超额部分只报50%超额部分只报25%市场部经理≤2500元>2500元<3500元≥3500元销售业务人员≤2000元>2000元<3000元≥3000元内勤部门经理≤800元<1000元>800元≥1000元内勤部门业务人员≤400元<600元>400元≥600元≤200元<300元>200元≥300元司机≤400元>400元<600元≥600元市场部经理和销售业务员的手机费用从所属市场部的销售费用中支出。第七章票据报销规定收据、虚假发票和非本业务区域的一切票据不予报销（含未经批准的跨省车票、机票）。涂改、伪造票据一律不予报销，并视情节轻重分别给予行政和经济处罚。超出本规定有关标准的票据一律不予报销。根据公司财务规定，对报销的发票作如下要求：办公用品发票，应附上由卖方填写及加盖公章的明细品名、单价、总价等的清单，在清单上注明用途；招待费用礼品发票应在“报销说明”表格中注明赠送对象及时间；餐饮发票应在“报销说明”表格中注明每笔开支的宴请对象、金额及时间，超过前述规定标准的还需注明批准领导以备考核备查；每次报销如没有附加“报销说明”表格，销售公司一律不予报销。票据粘贴按照交通费、住宿费、办公费、招待费、医疗费分类粘贴，不能混淆。所有报销发票必须将日期、客户名称（即公司名称、住宿费为人个姓名）填写清楚，否则不予报销。每月10日前报销上个月的相关票据，逾期下个月进行。第八章办公用品管理规定销售公司所有业务部门和人员配置通讯工具(电话、传真机)，必须事先填写《办公用品购买申请表》，由销售公司总经理或总监批准，由内务部指定人员购买并作为固定资产登记。未经批准擅自购买的，将不予报销机身费用；遗失再购的将不予报销购机费用，只报销话费及服务费。各市场部、各职能部门的大宗耐用办公用品(单件价值500元以上)购置，由使用部门填写《办公用品购买申请表》，由销售公司总经理或总监同意，由苏州金龙公司财务部审核并经苏州金龙公司总经理批准后安排购买，并作为固定资产登记。苏州金龙公司财务部和销售公司指定人员对上述用品分别造册登记，作为公司固定资产，并确定保管人，丢失和损坏视情节轻重给予罚款和赔偿处理。未经批准擅自购买的，不予报销。价值较高的办公用品如车辆、电脑、手提电脑，由销售公司统一计划报苏州金龙公司批准。第九章附则本制度自二○○三年一月一日起执行。由苏州金龙公司财务部负责解释。

附表金龙联合汽车工业（苏州）有限公司销售公司报销说明市场部：经办人：审核人：批准人：明细说明办公费招待费差旅费其他年月日精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档福建分公司财务管理规定为了规范公司日常工作行为，加强财务管理，提高企业效益，特制定本制度。一：借款的有关规定1：出差人员暂支差旅费款，必须先到财务部门领取“领款凭证”，填好该凭证后先经财务审核，再由分公司经理或经理授权人签字后，方可借支，前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者，每延迟一天扣其所报差旅费金额的1%并不得再借款。2：公司员工一般不允许因私借款，如有特殊原因需要借款的，需注明理由和还款期限，1000元以内由财务审核、分公司经理审批，1000元以上报总部由财务副总审批。还款期限内不还清欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人处以所借款额10%—30%的罚款。3：试用人员借支差旅费，若借款人未能偿还借款，由分公司经理或其委托人负连带责任。4：借款出差人员回公司后，三天内应到财务部报帐，报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人进行其所欠款项的10%—30%的罚款。二：费用管理制度（一）：差旅费的有关规定1：公司人员出差前都应填写“出差申请单”，出差期限视具体情况核定，不能核定的，由出差人员在出差回来后补填。2:出差中途因特殊情况需要延时外，不得因私事或借故延长差期，否则除不予报销旅费外，并依情节轻重按人事管理制度论处。3：出差旅费分为交通费、住宿费、餐费、招待费、杂费等，其报销最高限额如下：职位经理副经理主任主任以下费用交通费实支实支实支实支每日住宿费160140120100每日早餐10101010餐费中晚餐20202020每日杂费10101010说明：1、交通费以正规单据认定，如单据遗失，须同行人为证共同签字，方可报销，无同行人者由经理核准报销。2、分公司人员一般情况不得乘飞机，如有特殊情况或合理成本考虑需乘飞机的需经主管副总审批，未经审批而自行搭乘飞机的，则以火车或客车的标准予以报销。3、因时间紧迫或交通不变或业务客观需要须出租车代步的，由经理核准，经理必须对出租车严加限制。打的费用必须在票面上写明从何处至何处、办何事，并注明日期。未注明或不合理的不能报销。（福州市内出租车里程车费核定的标准：a、凯旋商厦汽车南站、台江税务所、好又多超市、大利嘉城、元洪城等地，出租租车费定为8元。B、凯旋商厦东街直销处、津泰路、八一七路，汽车北站、火车站等地，出租车费为15元。C、其他地方视实际里程而定。）4、住宿费以凭证于给付标准内认定，超过部分自付。本公司有住宿场所且能住宿的或出差在外有人支付住宿费的不得报销住宿费，如低于标准的，按实支和标准额的差额的50%奖励给当事人。住宿费额度以标准房认定即两个人的标准与一个人同。以此类推。5、低阶人员随高阶人员因公出差时，其宿费可比照高阶人员的出差旅费标准。6、原则上应当日来回的出差，不得报销住宿费。7、餐费在标准内以符合要求的票据（正规发票和在客观上无正规发票时取得收款收据。）报销，超标准的自付。由公司、代理商或其他个人供应餐饮或已报销招待费的，不另报餐费。如无符合规定票据则改为补贴方式，分别为早餐5元、中晚餐各15元。8、杂费如包裹费、电话费（无手机费报销人员）等，金额控制在10元以内，凭正规单据报销。无补贴。已报手机费者不得报电话费。9、费用报销必须填写下表：差旅费报销明细单项目时间自何处至何处交通费住宿费餐费招待费杂费合计月日至月日月日至月日月日至月日合计10、在费用报销上弄虚作假、多开金额和冒领行为的，一经发现，按原发票金额的三倍处罚，并上报总部由总部按规定作行政处理。（二）：伙食费根据福建分公司的实际情况标准如下：福州办事处共9人（包括保姆和外雇人员一名），加上有时代理商在此吃饭，每月定为2500元。龙岩办事处2人，每月定为900元。莆田专卖店1人，每月定为480元。如超过以上标准的，超过部分由办事处人员分担。（三）：业务招待费1、业务开支以“业务客观需要，节约”为原则，非业务需要而发生的招待费不得报销。2、业务招待费开支必须与伙食费严格区分。3、业务招待费报销必须提供正规的单据，同时写清事由、请客对象、人数等，否则不允许报销，审核者必须严格把关。如有特殊情况确不能取得正规发票的，必须说清原由并经财务和经理审核无误后方可报销。（四）：手机费手机费以“实际需要”为原则，根据分公司的实际情况作以下规定：1：金勇每月报销最高限额为900元。2：陈志艇每月最高报销限额为300元。3：包克淼每月最高报销限额为200元。4：晏清波每月最高报销限额为200元。5：王贤淼每月最高报销限额为400元。6：手机报销以正规发票为准，低于最高限额的按实际报销，超额自负。7：各分公司必须将符合报销条件的人员名单上报财务部。年内如有新增符合报销条件的人员必须先申请后报销，报销起始时间以公司批准日为准。（五）：电话费1、办事处电话遵循“公私分明、私话自付、长话短说、严禁浪费“的原则。2、根据实际情况，公司规定每月办事处人员私人用话限额30元，超额自付（按电话局明细单为准）。3、通话时发现闲聊，私话费用严重超额的处以超额部分的10倍予以重罚。（六）：医药费1、办事处人员日常购买的药品，花费的医药费一律不予报销。2、如遇大额医药费支出，由本人提出申请，经分公司经理签署意见后上报公司财务部，由财务副总根据具体情况给予一定金额的补贴。（七）：办公费1、购买办公用品应遵循实用、适价、节约的原则，谁使用谁负责，如造成毁坏，由责任人赔偿。2、办事处需指定专人购买办公用品。三：仓库管理1、仓库管理必须落实到人，职责不清者追究办事处负责人或分公司经理的责任。2、仓管人员要对每天的到货进行单货核对，核对无误签字以示验收入库。3、核对有误者，应尽快和相关部门联系，查出原因做出处理。并通过验收入库调整单来作入库处理。仓库商品堆放应遵循利于找、便于取的原则，尽可能同一货号堆放在一起，排列有序，残次鞋与好鞋分开堆放，以避免差错，提高工作效率。对仓库存货需进行定期清理，对需处理的鞋子应及时进行形态转换。仓管人员要对仓库库存的数量负责，还要对仓库的质量负责，如因管理不善而造成的损失，仓管人员需承担相应责任。客户提货时，仓管人员应根据单子上的货号、数量发货；同时在出库前必须进行单、货复核。不得乱发、错发。仓管员对客户退货要按规定把好关，不能乱退货，退货进仓时，要把红单和退货逐个货号进行核对，防止发生差错。仓管人员要及时做好仓库商品明细帐，并定期与会计进行帐帐核对，如有不符及时查出原因，做出处理。并不定期地与仓库实货核对。库存盘点要定期进行，进行帐实核对，并做好公司指定的盘点表。如有帐实不符，需做盘点溢缺报告单上报分公司经理，若是个人原因