浅谈合同管理的重要性和方法

正视自己的一半财富——浅谈合同管理企业在对外开展各类业务活动的基本载体就是合同，有位法学家曾经说过："财富的一半是合同"，这形象地说明了合同在一个企业中的重要性。合同管理的重要性建设工程合同作为一种典型合同，具有它自身的特殊性和复杂性。建筑工程合同是发包单位和承包单位为了完成其所商定的工程建设目标以及与工程建设目标相关的具体内容，明确双方相互权利、义务关系的协议。它是订立合同的当事人在建筑工程项目实施建设过程当中的最高行为准则，是规范双方的经济活动、协调双方工作关系、解决合同纠纷的法律依据。合同确定工程项目的价格(成本)、工期和质量(功能)等目标，规定着合同双方责权利关系。合同管理必然是工程项目管理的核心。广义地说，建筑工程项目的实施和管理全部工作都可以纳入合同管理的范围。合同管理贯穿于工程实施的全过程和工程实施的各个方面。它作为其它工作的指南，对整个项目的实施起总控制和总保证作用。在现代工程中，没有合同意识则项目整体目标不明；没有合同管理，则项目管理难以形成系统，难以有高效率，不可能实现项目的目标。

在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract

Administration）；从八十年代中期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。在现代建筑工程中不仅需要专职的合同管理人员和部门，而且要求参与建筑工程项目管理的其它各种人员（或部门）都必须精通合同，熟悉合同管理和索赔工作。所以合同管理在土木工程、工程管理以及相关专业的教学中具有十分重要的地位。为了分析土木工程类专业毕业生进入建筑施工企业后，需要哪些方面的管理知识，美国曾于1978年、1982年、1984年三次对400家大型建筑企业的中上层管理人员进行大规模调查。调查表列出当时建筑管理方向的28门课程(包括专题)，由实际工作者按课程的重要性排序。

从上面的调查结果可见，合同管理居于最重要的地位。

现在人们越来越清楚地认识到,合同管理在建筑工程项目管理中有着特殊的地位和作用。国外许多工程项目管理公司(咨询公司)和大的工程承包企业都十分重视合同管理工作，将它作为工程项目管理中与成本(投资)、工期、组织等管理并列的一大管理职能。合同管理作为工程项目管理的一个重要的组成部分，它必须融合于整个工程项目管理中。要实现工程项目的目标，必须对全部项目、项目实施的全过程和各个环节、项目的所有工程活动实施有效的合同管理。合同管理与其它管理职能密切结合，共同构成工程项目管理系统。二、建筑企业在合同管理中存在的主要问题建筑企业合同管理中存在的主要问题包括以下几个方面：1、有些企业领导对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机构。企业领导对合同风险缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。因此在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够。2、合同管理制度不健全，权责不分明。大多数企业没有规定严谨统一的合同管理制度。由于缺乏统一的依据，各部门权责不分明，意见很难统一，造成权力大家争、责任大家推的局面。这是企业管理之大忌，最终将给企业带来重大的隐患。3、合同管理人员素质不高。许多企业合同管理人员思想品德不过硬，文化水平不高，业务不精通，没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断，无法对合同进行有效的管理。4、合同管理与相关的管理衔接得不好。合同管理机构与其它部门各自为政，缺乏沟通，不能够博采众家之长，合同管理与相关的管理相互脱节，造成“1+1＜2”的结果。5、对合同相对方缺乏资质审查或审查不严，对其资质缺乏跟踪调查。合同条款约定不明确、不规范，用词不准确，对合同执行情况缺乏监督。在对方违约后，维权意识不强。6、有些企业合同审批程序复杂，办事拖拉，造成合同在较长的一段时间内无法签订。三、建筑施工企业合同管理中存在问题的主要原因1、历史根源。当今的建筑施工企业，特别是老的国有企业，大多数人是从计划经济时期走过来的，不少企业领导和管理人员的思想方法和管理方式以及管理制度都带有计划经济的色彩。在计划经济年代，建筑施工任务是上级下达的，是按地域分工承担施工任务的。一切都在上级计划控制之内。建筑施工企业只管生产，无须讲经营，更不讲什么效益。发包方给任务只需一纸“委托书”，双方根本不讲什么合同不合同，只要有“委托书”就行，甚至委托书也没有。同样总分包之间不讲什么合同。因此，在计划经济年代里，建筑施工企业基本上没有合同这回事，因此也就不存在什么合同管理了。随着计划经济逐步转向市场经济，出现了市场竞争，施工任务的取得是通过招标投标，中标的施工单位与发包单位签订施工合同。建筑业的广大从业人员开始接触合同，引入合同意识和合同管理，合同管理在当初的起步阶段是很不规范的，也没有什么示范文本，合同的内容过于简单和粗糙，甚至有漏洞，并由此引出了不少教训，交了不少学费。一项工程辛辛苦苦赢得的只是一点点利润，到头来由于合同的漏洞，一场官司就输掉了，甚至赔上了老本。目前，建筑施工企业的合同管理进一步完善，可以说基本到位。但受计划经济体制的残余影响，至今在合同与合同管理上仍然存在诸多问题。2、认识根源。主要是建筑业不少从业人员对市场与合同、合同与合同管理两对关系缺乏认识。合同的成立必须以市场为前提，没有市场谈不上什么合同。合同是市场的产物，是市场可持续发展的动力。有些业内人士不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足。其次，是对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了，施工任务到手了，合同就束之高阁了，甚至忘记了，忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程，因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说前期阶段就没有问题，前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签成合同而过于草率或者对发包人的迁就。3、法律根源。主要指的是合同的法律根源存在两个滞后：合同法律滞后和我们的合同法律意识滞后。从计划经济到市场经济，我国的合同法律是滞后的。我们所处的合同法津环境是不完善的。由于合同法律滞后，再加上上述的历史根源和认识根源，我们建筑企业的从业人员的合同法律意识更为滞后，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，造成不少失误和损失。4、制度根源。企业缺乏一套严谨的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。企业合同管理制度滞后，跟不上合同管理的客观要求。建筑业改革开放初期，企业只有合同而没有合同管理。由于吃亏交了学费，于是开始建立企业的合同管理制度，但很不完善。随着市场经济的发展和各项法律法规的不断完善，合同管理制度才不断补充完善，由合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节，用制度规定下来。到目前为止，企业的合同管理，可以说基本上有章可循，但由于诸多原因，加上旧的习惯势力的影响，有章不循的现象还不时出现。在实际的合同管理工作中，制订制度很重要，执行制度更为重要。无章可循不行，有章不循也不行。而且，随着市场的规范运作和市场形势的发展变化，合同管理上也会不断产生新的问题，提出新的要求，这就需要我们不断完善原有的合同管理制度。于加强合同管理训及风险防范的益措施竞我们如何能从倚根本上来加强宴建筑企业的贞合同管理燃呢？能使得自幼己的企业能立堪足市场，使得宇企业利润最大疫化呢？凡1奔、卸重视建筑庆工程项目合同能文本的拟定与垃分析具体在合斥同文本抖形式上，应该岁尽量采用合同侄示范文本；对畏外签订建设工支程施工合同，渔必须使用建设缝部示范文本，毫详尽填写。并牺根据相关法律筒取其精华，制卷定本公司示范醋文本的推荐填冬写文本，也就阔是说，可根据馅工程需要选择含一种业主既易队接受又能实现域承包方目的的韵方法。在实际盲工作中，因为撇使用不同格式膀的合同而产生搅经济纠纷的例雕子并不鲜见。办因此，应当尽需量斩使用各类公用尚建筑、民用住乎宅、工业厂房盼、交通设施及伪线路管理的施猾工、设备安装相的合同样虫本岛—唯—磁《建设工程施毫工合同（示范浆文本）》。此别举可以有效防勤止所拟定的合袭同出现缺项、勿漏项及不平等熄条款。同时也刷有利于行政管尤理机关对合同去实施进行监督予，有助于仲裁凯机构或人民法型院及时裁判纠稿纷，维护双方刺的合法利益。俭同时，在植拟定合同文本还的内容时，合俩同管理人员必蒙须对工程现状牢进行深入调研麦，使拟定合同宴具有预见性，耀且要对合同进款行细致分析，细避免所拟定的害条款出现歧义悼。拟定合同文然本要把握以下澡要点：明确合会同订立时间及愈优先顺序；约令定价款中核定晚工程量清单的马时间期限；专井用条款中明确饲组成合同的文衣件及解释顺序因；重视索赔条孟款的拟定。应皱该对所拟定的邻合同初稿进行希合法性分析及获完备性分析：奇确认发包单位母和承包单位双姜方是否具备相协应资格；工程摔项目是否具备烛签订与实施合型同的条件；招纽标投标过程是仰否符合法定程铸序；合同是否舱符合现行法律寇法规的要求。浸同时要确保构瓶成合同的各种见文件齐全、合嫂同条款齐全、映合同用词准确栽、对工程可能萍出现的不利情识况有足够预见烛性。法咱篇2仪．建立健全建针筑工程合同管因理制度并善加均利用。合同管眉理环节繁多，害包括合同的洽诸谈、草拟、评榨审、签订、下靠达、交底、学表习、责任分解站、履行跟踪、喘变更、中止、床解除、终止等有，建筑单位要拢规范本单位的亮合同管理，就冻应该首先就合牌同管理全过程证的每一个环节挽建立和健全一调系列可操作的民合同管理制度饭，使其合同管室理有章可循刻。袭史合同交底诉制度、责任分州解制度、每日却工作报送制度塑及进度款审查霞批准制度是每磁一个建筑单位赌都应该建立的皂合同管理制度劳。合同签订后后，合同管理移人员应该对各朴级项目管理人栋员和各工作组径负责人进行合究同交底，对合榆同的主要内容裹做出解释和说州明，形成合同帮交底制度。责祝任分解制度则柔是指合同管理酬人员将各种合蛾同时间的责任施分解落实到各扁工作小组，明兔确其工作范围闸和责任，通过款合同任务的层味层分解将任务咳落实到人，协玩调各方面积极辣配合共同实施堵合同。而每日孕工作报送制度仅要求各职能部戒门将本部门的番工作情况及未足来一周的工作蛮计划报送到合医同管理处，能猴够确保合同管菌理人员及时掌妄握工程信息，京对各种问题做跑出正确决策。咏鉴于当前成本授核算人员因对赞现场合同情况终不熟悉而不能殃将费用索赔的隐项目及时纳入搬当月付款要求范中的现状，建往立进度款审查阴批准制度有利或于合同管理部变门从合同角度分对进度款进行尖审核。作为一筐名合同管理人乔员，应该能够爱熟练运用建筑瞎单位所设立的泼各项合同管理骄制度，将各项怨制度落到实处拜，将其作为实毕现合同管理工味作的有力武器悉。抬著仁3提．对建筑工程稳合同进行动态屠管理。合同变纤更在建筑工程肠项目实践中是捕比较频繁的，掘而合同变更往戏往会导致索赔架纠纷，因此在狗合同签订以后纲，合同管理人意员还要对建设盟工程项目合同挣进行动态管理兆，重点把握以乱下几个方面：盲瘦帆（精1碰）建立索赔制丈度。施工索赔悼是法律和合同拼赋予损失者的肺权利，对建筑扇企业来说是一知种保护自己，公维护自己正当毁权益，避免损洒失，增加利润鲁的手段；施工散索赔可以化解浩工程项目的各够类风险，是建董筑企业生存和说发展的必然选故择；施工索赔望是建筑企业在幸对业主索赔的孙过程中，把协旧商、解决经济验损失作为上策任，避免合同纠依纷的发生；施郑工索喊赔要以合同为声基础，要以事罪实证据说话，浓索赔的证据包木括投标文件、舅会议纪要、来垦往信函、通知头、施工组织设刺计、施工记录提、工程照片、祖气象资料、各盼种验收报告、违有关原始凭证翠及国家发布的虑相关规定和有款效信息等。堪罪符（超2崭）重视现场签菜证。在按照合犯同条款支付时垃应该防止过早啦、过量签证，这特别是合同变判更补充协议的骂签订须格外谨针慎，签证必须言依据相关合同桨条款衡量，起费到相互制约的抗作用。尤其要浸重视设计变更披与施工图错误佣，此类签证只协需签变更或修筑正的项目，原替图纸不变的勿足重复签证，已破经下料和购料骨的，务必签写厕清楚材料名称馋、规格、型号闪、数量、变更帐日期、运输情康况、到场情况开、成品情况、锋有无回收或代巷用等详细情况旺。纸崭虑（认3扩）及时记录、贴收集和整理工勺程所涉及的各到种文件（如图暂纸、计划、技在术说明、规范划、变更指令等夏），对合同变掏更部分进行审烈核与分析。在烤实际工作中，欲合同变更应该骡与提出索赔同艘步进行，须业炎主与承包商双址方达成一致后丝再进行合同变安更。限凯超（筝4桐）及时处理停枝工损失（包括斗由非承包商责节任造成的停工房损失），双方俯按合同约定的谦时间以书面形箱式，按合法程芽序签认停工的收相关具体内容趟。眠宋袜（态5敲）严格执行工瞎程量清单规范陷及定额规定，踢对于定额未规财定的情况，应伏根据工程实际泡情况或者参考玻相同类定额及鸡有关的规定做铸出补偿。持姑良4武．认真开展建恒筑工程合同履缠行情况评价工突作。建筑工程浪合同内学容丰富，真实回地反映了整个昆工程项目建设冷的全过程，认渐真开展建筑工锁程合同履行情令况评价工作并谣能够总结和归谢纳在建设过程干中的经验和教史训。在合同终比止之后，合同婆管理人员应该单做好建筑工程焰项目合同资料胜的收集、保存驻、整理、分类象、登记、编号林、装订、归档嫌备案工作，实居现工程合同档劳案管理程序化廊和规范化。同萌时，对建筑工枝程合同履行情筒况与具体的工护程实施计划进笨行分析比较，据对合同履行情黑况做出客观评芬价，从中找出序差异和干扰因雕素并分析其原态因。通过开展营建筑工程项目便合同履行情况塌评价工作，总岭结合同履行与排管理的经验与巾教训，用于指禁导今后的合同难管理工作，提肥高建筑工程合师同管理水平的耳目标。五、结语左总之，合同管胀理是建筑工程革项目管理的核凳心，