公司信息管理制度与规范

信息系统岗位要求规范总则为了加海公司信息系统的管理，确保公司数据的精确性和平安性，促进公司信息系统工作持续健康的发展，满意管理决策的须要，依据公司实际状况，结合信息管理工作的特点，特制定本方法。信息系统管理是指公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和信息分析技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。公司信息系统工作目标是：以供应链、财务会计核算为基础，逐步建立全行业统一的、科学的、经济合理，并具备有协助核算、支持决策和办公自动化功能的网络系统。公司信息管理部负责全公司的信息系统管理工作，基本任务是：探讨制定管理信息系统发展规划，并有支配的组织实施工作；依据公司领导新的需求组织相关部门、人员对信息管理系统进行改进和完善；制定信息管理系统的管理方法和规章制度；组织和管理信息管理的相关人员的培训工作；总结、沟通推广信息管理系统应用阅历，指导各部门开展信息管理工作；为公司决策层供应信息分析数据，为决策供应依据；建立公司“技术支持热线”，负责协调各种同信息系统相关的技术服务和相关技术的解答工作。信息管理系统是公司管理工作的发展方向和重点，各部门应充分重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高流程管理质量、满意决策需求，加强公司内部管理的一项重要工作来抓，为决策层、管理层供应高质量的信息服务，要把信息系统管理工作和其它工作相结合，逐步过渡到以信息管理系统为基础和手段的工作方式中来，渐渐摆脱手工工作。信息管理部要做好普及培训工作，使企业绝大部分人驾驭各相关岗位的信息管理系统。本公司员工在运用公司信息管理系统期间，应敬重公司商业机密，所运用的系统账号密码禁止外泄，公司商业信息不得外传，本管理制度实行30个工作日内，涉及信息管理系统的员工需与公司签订《商业保密协议》。二、岗位及岗位责任随着公司信息管理的应用层次不断深化，为了使信息化工作沿着健康严谨的方向巩固提高，确保此项工作的精确性、平安性，特制定如下信息管理系统的岗位及岗位职责，各部门要依据实际状况进行管理并进行相应的考核。㈠我公司信息管理系统目前分为系统管理、销售管理、选购 管理、库存管理、财务管理，每个模块对应各部门领导，为该模块的总负责人，依据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员系统管理财务部财务部经理系统管理员财务部经理销售管理商场部商场部副总收银员各店店长选购 管理综合服务部综合服务部经理选购 专员综合服务部经理仓存管理仓储部仓储主管仓库管理员仓储主管财务管理财务部财务部主管总账管理员财务部主管成本管理员存货核算员应收应付管理员固定资产管理员㈡岗位要求及岗位职责2.1系统管理员岗位岗位要求系统管理员是信息管理系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位。经过培训，此岗要求具备计算机软硬件及数据库学问，有维护系统环境的阅历。岗位职责a)负责公司软硬件的日常维护工作，并登记相应的维护制度；b)负责公司电子数据、数据库的备份工作；c)依据相关制度检查信息管理系统操作人员的工作，依据实际工作须要安排系统权限；d)为公司供应系统技术支持，负责解答、解决涉及系统的员工在操作过程中所遇到的问题；E)严格遵守公司关于平安性、保密性的规章制度，对于违反规章制度，进行泄密行为，公司有权利追究其法律责任。2.2收银员岗位2.2收银员是信息管理系统中较重要的环节，是一个要求计算机基础操作娴熟，细心、耐性的岗位，此岗位要求收银员每天刚好完成现销单、订单、收款单的录入工作，并熟识产品型号，以免在工作中频繁出现误操作现象，新入公司的收银员应经过系统培训合格后方可上岗。2.2a)现销单、销售订单的录入；b)收款单的录入；c)现金收取、找兑；d)销售日报表整理，各店设计师、量尺员、导购员业绩统计；e)客户资料的输入、更新；f)每日于下班前必需将当天的现销单、订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐；g)依据客户的订货状况经店长确认后修改现销单、订单。2.3店长岗位2.3店长是信息管理系统中销售单据审核的重要环节，是一个要求有管理阅历并要求处理条事情条理清楚的岗位，此岗位要求店长每天刚好审核现销单，按时审核订单，确保销单、订单的可执行性。2.3a)现销单、销售订单的审核；b)本店面销售报表查阅、收发存报表查阅；c)本店销售回款状况督导；d)本店导购、收银、仓管人员的管理；e)操作人员的工作安排;f)指导、监督销售收银员的工作，检查销售基础数据的正确性，现销单、订单的正确性；g)跟踪订单执行状况，如有错误刚好指导订正；2.4选购 专员岗位2.4选购 专员是信息管理系统中较重要的环节，是一个要求计算机基础操作娴熟，细心、具备肯定分析实力的岗位，此岗位要求选购 专员每天刚好录入综合服务部下达的选购 订单以及付款单数据，并熟识产品型号，以免出现误操作状况，新入的公司的选购 专员须要经过系统培训后方可上岗。2.4a)选购 订单的录入；b)付款单据录入；c)选购 日报表整理，选购 月报表统计，d)负责依据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据;e)到货单数据录入生成；f)如发觉选购 订单不正确或有疑问，应刚好向部门主管报告，在有关错误会决后才能进行下一步工作。2.5综合服务部经理岗位2.5综合服务部经理是信息管理系统最重要的环节，是一个要求计算机操作娴熟，对公司运营状况了解，对公司经营的产品熟识，并具备统筹、管理实力的重要岗位，此岗位要求把控公司供应链运营周期，合理做出选购 、调配产品、派工安装的调度实力。2.5.a)负责制定选购 合同、以及供应商编码、产品编码；d)安排、指导、监督选购 专员的工作，检查供应商数据、选购 订单、的正确性，发觉错误刚好指导订正;b)审核并签字确认系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料、产品资料等;c)供应供应商编码给选购 专员，供应商编码发生变更时，应刚好通知选购 专员;e)追踪选购 订单执行状况，发觉问题刚好指导订正;f)依据公司要求制定派工支配，并指导客服专员录入调拨单，支配派工安装；g)审核选购 订单。2.6仓库管理员岗位2.6仓库管理员是信息系统管理中较重要的部分，要求计算机基础操作娴熟；对公司产品型号熟识，工作细心、仔细，能吃苦。此岗位要求严谨、对公司的产品进出管理严格。新入公司仓库管理员须要经过系统培训后方可上岗。2.6a)依据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生变更时，应刚好通知各相关部门;b)接到综合服务签字确认后的到货单，和送货单后，当天输入选购 入库数量，完成发货单、销售出库单及其他入库单，并确认审核、联单交财务部；c)如发觉自身操作失误应刚好通知受影响部门，并实行相应措施刚好订正；d)依据调拨须要刚好录入调拨单，完成其它出入库流程；e)全部操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；f)如发觉仓储基础数据、物料基础数据、发货单、选购 订单、到货单、调拨单不正确或有疑问，应刚好通知信息管理部与其它相关部门，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；g)负责每月月初核对实际库存、账面库存与系统库存，发觉错误应依据库存历史数据供应的上月库存历史数据和仓管员供应的仓库进出资料，找出缘由记录备案并报告部门主管、财务部门、信息管理部；h)照各个仓库的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核全部仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点。2.7仓储主管2.7.1仓储主管是信息管理系统中很重要的岗位，要求计算机操作娴熟，对公司物流运行状况特别清楚，对产品型号熟识，并具备调度、调配各仓平衡关系的管理实力；各仓的实物与账面数、系统数要常常性检查，刚好发觉问题，解决问题。2.7a)负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限安排表；b)审核并签字确认本模块全部作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整缘由、库存事务处理权限文件等;c)确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本;d)负责安排、指导、监督仓库管理员的工作，确保库存数据的精确、确保出入库限制的刚好性和精确性；e)依据总库存量及销售状况刚好调配各仓之间的平衡；f)核对各仓的盘点差异，找出差异缘由，并与财务部协作找寻差异解决方法，并在库存差异表上确认签字。g)刚好审核当天的到货单、出入库单、调拨单，对公司的物流运行状况要心中有数，发觉问题，应刚好找到解决方法。h)定期检查各仓管理员的库存收发存账、库存报表，找出差异及问题，刚好解决。信息系统访问平安管理信息系统中的等级与账号企业信息系统中的信息、数据按级别划分，员工依据权限进行阅读、运用；信息管理部依据员工职位与权限编号，一人一号，禁止运用他人或外借他人运用账号，造成损失由运用人与账号全部人共同担当责任；越级运用企业信息系统，须经上级批准，否则视为非法运用，擅自越级运用的企业信息系统的员工视情节轻重将处以100-1000元罚款，对公司造成严峻损失的，公司将保留法律上诉手段。二、账号申请程序1、运用部门向信息管理部提交申请，一般员工权限经信息管理部经理批准后，予以开通；中层以上管理人员权限经公司总裁批准后，予以开通；2、信息管理部将在2个工作日内进行审批，条件合格部门员工，审批通过后由信息管理部通过邮件方式发放账号。三、操作人员规范1、未经相关部门及信息管理部培训禁止运用系统，以免造成数据重复、错误；2、企业信息管理系统的升级、杀毒、安装，统一由信息管理部操作，禁止运用部门自行操作，造成后果者将担当相应责任；3、更换操作人员或密码泄露后应刚好更换操作人员运用；4、信息管理部工作人员在信息系统中设置的平安参数与软件系统配置环境，禁止各部门操作人员进行修改；如经发觉将处以500-2000元罚款；5、信息管理系统中的信息、数据为企业资产，严禁未经授权的员工运用U盘等移动存储工具拷贝、删除。四、信息管理部人员确保平安的规范1、信息管理部人员应定期批阅信息管理系统中账号，避开授权不当或存在非法账号；2、系统管理员加强对防火墙、路由器等网络平安方面的管理、防止外网信息对信息系统造成损害。信息管理系统硬件管理规范硬件选购 购回的计算机类硬件产品必需由信息管理人员检测，以确认是否符合产品标准，若不符合，则由选购 人员联系供应商退还；购回硬件产品需留意保存运用说明书，驱动程序及保修卡；经检测合格完好的硬件由信息管理部人员贴标签；标签内容注明硬件名称、编号、硬件购买日期及硬件运用部门、责任人或保管人；逐步建立企业硬件档案管理。二、硬件运用1、企业硬件设施由授权人员运用，在未经授权人同意的状况下，其它工作人员一律不得运用；2、未经允许禁止移动硬件存放地点，移动硬件设备时需得到信息管理部许可，方可进行移动；3、禁止任何人员更换硬件上的标签与硬件部件；如经发觉将按市场价赔偿；三、硬件保管、修理与报废1、运用部门指定专人对硬件进行保管，