公司合同管理办法范本清洁版

顺风光电（中国）投资有限公司协议管理办法（草案）目录总则协议管理机构、人员职责三、协议的拟定及谈判四、协议的审核及签订五、协议的履行六、协议的变更及解除协议的归档附则一、总则为了加强对公司协议的管理，维护本公司的合法权益，减少经济纠纷的发生，使公司的协议管理制度化、规范化，特制定本办法。办法是根据《中华人民共和国协议法》及国家其他有关法律、法规并结合本公司的实际制定的。本办法所称协议是指本公司作为一方当事人与其他法律关系主体所签订的各类协议，及其他具有协议性质的意向书、协议书等,但不涉及根据《劳动法》、《劳动协议法》与劳动者签订的劳动协议，劳动协议的管理办法由人事部根据相关法律和公司规定另行制定。本办法所称职能部门是指本公司各业务执行部门及分支机构、集团公司下设分公司、项目公司。本办法所称的协议管理是指本公司对所签订的协议进行拟定、审查、监督、登记、归档等解决。具体涉及资信调查、意向接触、商务谈判、协议的签订、履行、变更、解除及纠纷解决等全过程的管理。二、协议管理机构、人员职责本公司协议的综合管理工作统一由法务部负责。法务部设立公司协议管理员，负责全公司协议的录入核对、保管、记录等工作。各职能部门协议的拟定、洽谈由本部门负责人委派专人负责，并应设立部门协议管理员，具体负责本部门协议管理的平常工作。法务部的协议管理职能：1．制定、完善本公司的协议管理办法和协议审查流程，并组织各职能部门及分支机构实行。（流程见附件1）宣传有关协议管理的法律、法规知识，总结推广协议管理工作经验，通报协议管理中出现的问题。拟定协议编号规则，建立本公司协议台账，检查协议履行情况。负责本公司格式协议的制订和审批。对各职能部门协议管理进行监督、检查。负责本公司所签订、批准协议的最终归档工作。完毕ERP系统中法务部门相关的操作，审核各职能部门录入ERP系统的已签订的协议内容。各职能部门的协议管理职责：配合法务部做好协议管理及拟定、审批、签署、归档等各项工作，及时向法务部反馈协议管理工作中存在的问题。负责将本部门承办的协议（涉及需要变更、解除、作废的协议）交由法务部进行审查。负责对交给法务部审核的协议签订背景进行解释和说明。建立本部门的协议管理台帐及记录报表，对协议签订、履行、变更、解除、纠纷解决等情况进行登记。协议台帐是指反映全公司或承办部门协议订立、履行情况及记载协议重要内容的帐薄。负责对完毕签订的协议进行整理，同时将协议内容涉及但不限于标的类别、标的名称、双方当事人全称、标的金额和数量、交付期限、交付标准、履行情况等情况录入ERP系统。负责将协议正本交本公司法务部归档。对所签订协议负有认真执行的责任，并要及时掌握和检查协议履行情况，及时向法务部通报在履行过程中发生的问题，提出解决问题的建议。完毕ERP系统中职能部门相关的操作。ERP部门的协议管理职责：建立并维护与本管理办法相适应的公司ERP系统中的协议管理功能。为相关部门使用ERP系统协议管理功能提供技术支持。配合协议综合管理部门完善ERP系统中的协议管理功能。三、协议的拟定及谈判启动协议谈判前，协议承办部门及经办人需确认有关项目符合公司相关项目的管理办法，得到有权部门的认定，许可，有关审批文献的原件应作为协议送审的附件。（公司各项管理办法清单见附件4）拟定协议前应对协议对方进行资信调查，具体规定审明的材料如下：公司法人营业执照或其它证照；对方谈判人员的授权委托书；工程协议的协议对方必须提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证书和资质证书。广告代理协议的协议对方必须提供从事广告代理资格的法律文献。房屋租赁协议的协议对方必须提供房屋所有权或出租权证明资料。房屋购买协议的协议对方应当是房屋所有权的完全拥有者，并应当提供房屋所有权证明资料。履行能力，涉及但不限于最新会计年审报表，最新的工商年审资料。需提供担保的协议，还必须查明担保人的担保资格和担保能力；协议对方以往工作评估报告；其他所需要的相关文献。前述1至6项为必须审核，7至9项可视情况审核或征询法务部拟定。各职能部门完毕资信调查后，应在本部门留存资信调查文献的原件（或复印件），在法务部规定期或协议履行完毕归档时交付法务部。各职能部门拟定的协议应做到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。协议应涉及的基本内容及应注意的问题如下：首部。涉及：协议名称；订约的目的、依据。正文。具体内容及规定如下：协议标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式及违约责任。应涉及根据法律规定或按协议性质必须具有的条款及当事人双方规定订立的条款。数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定。价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明物品单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法及时间。对于违约责任条款，如该类协议有法定违约金规定的，按规定予以明确。否则，应具体写明约定的违约金额或计算方法。拟定协议争议的解决方式。根据具体情况和协商结果，拟定协议争议的解决途径以及管辖条款。结尾和附则。协议结尾部分涉及：协议正本及副本的份数，发送单位，协议有效期限，签约地点和日期，并须有双方代表署名及盖章。协议文本超过两页的，应加盖骑缝章。应将协议的附件作为协议的组成部分，具有与协议同样的法律效力。协议双方协商变更、修改协议条款的补充协议、文书等是协议的组成部分。协议双方履行协议过程中的各种书面往来文献（涉及传真、图表、单据、确认书、对账单等）也是协议档案的组成部分。公司有模板协议的，模板协议仅具有参考作用，职能部门应当根据商务谈判的具体情况调整协议内容。使用模板协议，应做到：条款齐全、内容具体、用词准确、笔迹清楚，严格按示范文本的规定填写。协议谈判由承办部门负责组织、安排。主谈人是协议重要参与谈判人，1000万元标的以上的协议至少有三名主谈人本模板中涉及的具体的权限金额及谈判人员标准请业务部门根据实际情况讨论调正。。本模板中涉及的具体的权限金额及谈判人员标准请业务部门根据实际情况讨论调正。协议谈判须有协议主办人全程参与。协议承办部门负责人负责监督、指导主办人。根据需要，承办部门负责人应当亲自参与所有或阶段性协议谈判。协议金额超过人民币1000万元的，协议最后一轮谈判应当有法务部人员参与，涉及重大事项应当由承办部门负责人主持谈判工作。协议金额局限性人民币1000万元的，承办部门负责人认为必要时，可邀请法务部人员参与或针对具体事项出具法律意见。如本公司与协议对方对拟签协议付款条件及支付方式有重大争议，应邀请财务部参与商议。协议最后一轮谈判须就协议拟签文本的每一条款都加以贯彻。负责履行或参与履行拟签协议的部门，应当参与协议谈判。没有上述相关部门的参与，协议承办部门不得独自进行协议谈判。进行协议谈判时，承办部门应当记录协议洽谈情况。协议洽谈记录须在本部门留存，并在协议履行完毕后交由法务部保管。协议洽谈记录应当涉及以下内容：协议编号、项目名称、主管部门、洽谈对方；洽谈双方参与人员；洽谈次数，洽谈时间、地点；洽谈内容摘要；主办人意见及承办部门负责人意见；相关部门负责人意见。四、协议的审核及签订协议谈判结束并贯彻所有协议条款后，承办部门应当制作协议报批文本，填写协议审批表，连同协议及相关材料（相关材料见附件3），按照协议审批表所列流程在协议拟签定日前五个工作日送交有关部门审批并同步录入ERP系统。经办人应当在协议审批表填写如下内容：申请日期；项目名称，应简要概括协议项目的重要内容；协议金额，指协议涉及的总金额；协议对方，指与本公司签署该份协议的相对方，如为三方协议，则需注明协议的此外两个相对方；项目概况，应含协议标的、数量、单价、协议期限、履行时间及方式。项目概况栏署名及日期。部门负责人意见：审核该协议项目是否符合本公司相关项目管理规定或公司领导的工作部署；协议条款、内容是否符合本办法的规定；协议主办人是否按合法合规程序组织谈判；审核后若协议符合上述内容，部门负责人应在“部门负责人意见”一栏填写审核意见，并在该栏署名、注明日期。部门负责人应在协议主办人报批后一个工作日内，就上述本项出具意见并完毕ERP系统有关操作。部门负责人出具审核意见后，项目合作协议、EPC协议、项目征询协议以及发展策划部告知的其它协议，协议主办人应在协议拟签日期前五个工作日报发展策划部审核协议价格，发展策划部应当在主办人报批后一个工作日内，出具具体意见并完毕ERP系统有关操作。发展策划部出具审核意见后，协议主办人应在协议拟签订日期前四个工作日，报财务部审核。财务部就如下事项进行审核：审批协议项目的财务可行性；协议价格条款及付款方式是否符合财务制度协议项目是否符合本公司年度财务计划；协议项目经费的资金来源；审核后若协议符合上述内容，财务部经理在“财务部意见”一栏填写“该项目符合财务计划、资金来源、批准项目执行”等字样，并在该栏署名，注明日期。财务部应当在主办人报批后一个工作日内，就上述事项出具具体意见并完毕ERP系统有关操作。财务部出具审核意见后，协议主办人应在协议拟签日期前三个工作日，报法务部审核。协议主体的审查。即依照协议承办部门提供的相关材料审核对方当事人是否具有协议主体资格、是否超越营业执照或其他证照规定的经营范围，以及对方经办人员代理权限情况进行审查。协议内容的审查。即审查协议内容是否合法，条款是否完备和齐全，权利义务是否明确，违约责任是否清楚，争议解决条款是否具有。协议文字的审查。涉及审查协议用语是否规范、文字表达是否准确。协议的立项、谈判、前置审批等是否符合公司规定。法务部应当在经办人报批后三个工作日内，在协议审批表法务人员审核栏应上述事项出具具体意见并完毕ERP系统有关操作。法务部出具审核意见后，主办人依据前述所有审核意见对协议进行修改定稿，定稿后主办人将协议呈递根据公司授权制度的授权签字人最后批准。主办人将协议呈递公司授权签字人。公司授权签字人审批签字并完毕ERP系统操作后，根据有关用章申请流程，交总裁办加盖协议专用章或公章。协议盖章时必须提供以下资料：协议正本（至少一式四份）；填写完备的盖章申请书及协议审批表；第二十条所列的相关材料。五、协议的履行协议履行部门和相关经办人应在协议履行过程中，对协议履行情况进行跟踪检查，并按下列不同情况作出不同解决。1．协议的相对方如期履行协议约定的所有义务的，协议终止后一个月内，经办人应对履行过程作简要说明，并报交法务、财务、其所在职能部门备案；2．协议的相对方如因情况变化，未能履行部份协议义务或半途不履行义务的，经办人应在得知情况后 1 工作日内向法务、财务、其所在职能部门出具具体说明，由法务部根据情况提出建议，采用相应措施；3．协议的相对方完全不能履行协议或完全不履行协议的，经办人应在得知情况后 1工作日内向法务、财务、其所在职能部门提交具体说明，由法务部征询领导意见后，采用非诉讼或诉讼方式解决。 同时，协议履行的相关经办人应在ERP系统中完毕相关操作。该部分解决可以商榷。在上述解决过程中，协议经办人同时应将下列有关履行过程的文献交财务、法务部：该部分解决可以商榷。我方所持的所有协议（涉及补充协议）原件；相对方履行协议过程中出具的文献的原件或复印件：如提货单、欠款确认书、付款证明等；其他相关材料。协议履行部门应在每个季度的最后一个星期内，对部门内未终止的协议作出全面核查，并作出报告，经整理后交各职能部门负责人、公司财务部、法务部。法务部在协议签订后，应对协议的履行进行监察、检查；对各部门出具的报告应即时作出解决。公司定期对协议签订、履行、管理和归档工作定期如开会议，不断完善协议管理制度。六、协议的变更和解除变更、解除协议的审批权限和程序，与原协议签订的审批权限和程序相同。需要变更、解除协议，应在法律规定或协议约定的条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告，限期答复。协议经办人在收到对方规定变更或解除协议的正式文献、信函、电报后，必须及时请示所在部门领导立即解决。协议的变更、解除应注意以下事项：主体变更，应征得协议各方书面批准。经上级主管机关审批的协议，所达成的变更、解除协议应报原审批机关批准。经公证的协议，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案。七、协议的分类归档本部分待拟定各部门对协议管理的责任后修改。本部分待拟定各部门对协议管理的责任后修改。协议承办部门应在协议签订后五日内，将协议原件一份留存本部门或交由协议履行部门保管至履行完毕后交回法务部，一份交法务部保管；如协议只有一份原件，则原件交由法务部保管，相关部门留存复印件。协议管理员对已生效的协议应编号登记列具清单后，连同协议原件及与协议有关的文书、函件、图表、电报、传真等逐个建立档案。清单内容涉及：协议编号、名称、重要内容、当事人名称、价金、签约时间、签署和审批领导、经办部门及人员、是否经法务人员审查及法务人员姓名等。履行完毕的协议涉及协议履行过程中的往来信函、单据、传真件必须送法务部协议管理员进行编号归档。法务部协议管理员每月15日至30日与有关部门协议管理员核对上月应归档协议，督促协议归档。八、附则本办法未尽之事宜，一律按我国协议法以及有关的法律、法规，及公司董事会解释执行。本公司各部门可根据本办法制定实行、考核细则，并报总裁办。本办法的解释权属于本公司法务部。本办法自年月日起实行。顺风光电（中国）投资有限公司年月日附件1合同管理流程部门经办人、负责人项目联络、洽谈部门经办人上交协议资料签订协议公司领导审批、修改法务人员审查、修改发展策划部、财务部审查部门负责人初审经办人填写审批单部门经办人拟定协议草稿协议归档部门经办人、负责人项目联络、洽谈部门经办人上交协议资料签订协议公司领导审批、修改法务人员审查、修改发展策划部、财务部审查部门负责人初审经办人填写审批单部门经办人拟定协议草稿协议归档附件2协议申请书协议编号：填报日期：年月日项目名称：协议金额：对方单位：地址和电话：项目概况：经办人签字：日期：部门负责人意见：签字：日