导入工作认识

涉外文秘工作认识学习目标1课堂导入2案例分析3课堂开展4小结与练习5学习流程学习目标通过此次课的学习，你将掌握以下内容：1.涉外文秘课程的性质；2.涉外文秘课程的主要知识要点；3.在该门课程中所涉及的课堂活动的开展。导入问题：1.秘书、助理、特别助理有什么区别？2.涉外文秘是一项什么工作?3.涉外文秘的岗位职责应该是什么？课堂导入邱秘书是立达公司总经理办公室秘书。这是7月的一天,星期四。清晨,一阵急促的闹铃声打破了邱秘书酣睡的梦境。此时,距离上班时间还有一个半小时,经过一番精心的梳洗打扮,邱秘书便迈着自信的步伐向工作单位出发了。上午8:15邱秘书来到公司，她要提前10分左右到达公司,以便做好正式上班前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风,然后将空调调到适宜的温度,接着开始整理总经理的桌面,将文件放整齐,并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后,她回到自己的办公桌前,开始整理自己的办公桌,清扫擦拭桌面和文件柜,并用酒精擦拭电话送话器和传真机的磁头。然后打开电脑,从outlook中将当天上司的工作日志和自己的工作日志各输出一份。案例分析8:30,总经理走了进来,邱秘书站起来与总经理打招呼后,立即给他送去一杯咖啡。然后邱秘书再打开E-mail看有无重要邮件，此时她收到一封来自美国客户苹果公司的邮件，要与邱秘书商量下个月他们公司主管市场开拓的副总Mr.Wilson一行四人想来立达公司参观并商讨关于合作的事宜。邱秘书立即将此时汇报给总经理，总经理召集了市场部相关人员商讨此事。趁此时,她赶紧到公司收发室去取回今天的邮件,将其分类、拆封后装入文件夹里。这时她也得到了总经理关于同意苹果公司代表团来访的回复，并要求他做好相关的工作安排。邱秘书立即向苹果公司回复电邮，真诚邀请他们来访，并询问具体的来访时间、飞机到达时间及来访中有几位女士等相关事宜。邮件回复完后，邱秘书看了一下工作日志,今天下午是例行的办公室用品发放的时间。她来到保管室,将柜子里的办公用品发放登记簿拿出来,有几个部门的人员来领取了复印纸、信笼、打印机的打印墨水、文件袋等办公用品。邱秘书将其一一填写迸发放登记簿,并且还清点了库存的办公用品,看账面余额和实物是否相符。离开保管室时,她还检查了一遍门窗是否关好,然后才放心地离开。刚回到办公室，又来了位客人,来客是腾达公司的公关经理,他想见立达公司的张副总经理,邱秘书告诉来客说张副总经理出差了,下周一可能回来。问他有什么事需要帮助,来客说下周他们再来,邱秘书将客人送到电梯口后返回办公室。接下来，总经理又拿来了一份紧急文件要邱秘书复印,邱秘书抓紧时间复印完后,拿出登记簿将复印情况登记在册。在下班之前,总经理又临时安排了几件工作,邱秘书楼上楼下地跑了好几趟,还打印了两份文件。虽然不长,但因为总经理要得急,让邱秘书有点喘不过气来。时钟指向了18点,这是公司下班的时间。邱秘书微笑着向最后一位离开办公室的同事道了再见后,她走到每一扇窗户前推了推看是否关严,然后检查文件柜是否上锁,每一台电脑是否已关机,最后她关了办公室的总电源,把门锁紧后离开了办公室。第二天上班后，邱秘书从苹果公司的邮件回复中得知了他们来访的一些具体信息，向总经理回报完毕后打电话到饭店安排住宿。打完电话后，邱秘书便开始上网搜寻了解该客户的相关背景资料及文化，同时制定了来访者的行程安排及接待费用预算，并交与总经理审批。很快的，苹果公司一行将于今天上午到达机场，邱秘书随同司机小王前往机场接机并安排他们在本市的国际大酒店入住休息。之后她回公司向总经理汇报相关情况，根据行程安排，明天总经理将亲自出席与苹果公司的洽谈会。邱秘书按照会议的安排给相关人员传真了关于召开洽谈会的通知,然后将电话记录本拿出来,将下午要打的几个电话的内容、电话号码、接电话人都记录在电话记录单上,然后将电话一个一个地打出去。会议在第二天早上九点召开，早上8：00，邱秘书便赶到公司，落实检查会议室的准备工作，包括提前开窗通风；会标是否悬挂好；

座位、席卡是否安排好；茶盘及茶点是否摆好；音响设备是否完好；礼仪接待是否就绪等。一切就绪后，8：30随同司机小王前往宾馆接来访团到公司，十分钟的路程加上红灯等到达公司刚好是早上8：55分。会议进行的十分顺利，接下来的参观也在邱秘书的精心安排下顺利的完成了，苹果公司随即愿意与立达公司签订合作合同，时间定在回国前一天。签约仪式在某星级宾馆举行,邱秘书比他们提前了15分钟赶到宾馆,尽管昨天下午她就已经做好了签字仪式的一切准备工作,但她还是有点不放心,提前到是为了再做一次检查。当时针指向11点,签字仪式的最后一道程序结束了,各方签字人热烈握手,并相互祝贺。在准备好礼物送走了美国客人后，邱秘书将处理完的文件和邮件从“办理完毕”的文件夹里取出来,按照文书立卷的要求将其分门别类地装入不同的案卷中,在邱秘书的文件柜里,尽管文件已经装得很满,但都井井有条,要找文件十分方便。每年文件归档时,邱秘书都只需很短时间就将一年的文件案卷整理好交到档案室归档。同时，邱秘书又拿出了当时的费用预算及相关的接待发票找总经理签字并到财务部门报销。至此，该商务接待活动才真正告一段落，邱秘书才真正的松了一口气。通过该案例，我们可以把涉外文秘工作大体分为以下工作内容：案例分析一、驰商务免秘书垮的一喘天（一）上班兰之前（二位）上班糕之后（三锡）下班训后涉外阴秘书忘概论（一）上班奔之前1、整理括回顾度昨天蒸的工败作2、考虑呜当日延应该义完成穴的工敞作3、修傻饰个痒人仪妨表4、提陈前上融班整理壁回顾赤昨天以的工集作（1）尚未默完成虽的工潮作※昨天吸还遗减留了开什么秀工作尿有待光今天淋来完水成的※哪些访是上卧班就棒要完选成的,哪些弦可以乞稍微铃后推的记录嫩到当弱天秘艳书和维上司售两本锡工作业日志扔中去路。（2）已完纺成而卵且满您意的乔工作※秘并书从五中分气析一妻下,得出词经验,以作吨为今烘后办存事的则经验收参考而。※秘书鸟也不桶能纯猪粹追墨求满绵意率,因为姑有些泡事情级能否友做好,不完谦全取急决于问秘书璃个人虎。秘却书只买要是钢尽力铃而为竭了（3）已完荐成但雁不够躬满意盒的工锹作秘书草要尽箱量减谊少工撤作中超的差饮错。较工作序中出现令不自己澡、令卡上司贿都不可满意蛙的现脾象,大都侄与秘书证对该疤项工陷作认识是否杂到位模、工异作是啄否投入、方法是否识合理李有密未不可衬分的筐关系蜘。秘书箭要对购这一震部分气工作询总结者教训有。（二基）上幻玉班之半后1、整衣理办血公场颜所上司镜办公拔室和捉自己驻的责资任区涂、公弊共区为域2、向杨上司混呈送长茶水谢及当炒日文归件3、处惑理常冰规事盟务性钟工作每和临估时交另办的缴工作常规追事务陡：应劲答电睡话、第接待精客人班、收它发文亲件、上司侨的约拉会、珠例会溪的会庆务工债作等临时鸟交办兔的：施草拟竭文件毯、查绩找资碗料、外询问弊等4、下舍班前奥的工冻作整理凶当日晋文件义资料铸、检边查安工全工泪作（三摧）下刷班后1、加晓班处是理当殖日未驰完成寸的工哑作2、商间务社沃交活味动3、双抹休日革和节只假日秘书节无休似息日二、允商务洁秘书课实务1、常规滤工作2、非常惠规工辜作3、运用宣创造殿性思闭维当况好上茂司的垃决策灾助手1、常孔规工器作（1）每蓬天都饺出现没的工菜作整理驱办公沉环境收发盖、登要记邮劳件和春文件接打透电话为上停司管网理时掠间、专制定循工作登日志办公良室设徒备的堪使用持和管寒理接待躬来访贼等（2）定织期出愈现的厉工作公司义高层算例会准备同定期抢的工嫁作报祖告定期旨发放冈办公吴用品制定优周计相划办公距室的劲安全池检查文件光立卷坛归档衣等2、非射常规浩工作临时蛛起草尽文件查找喇资料堡并回然答各镜种询袖问传达或沟通描信息帮助堪上司凤存款棉、验陪证、搂纳税突然领性的聚事件三、惭商务渴秘书革工作恨的基鞭本职闯责（一广）信滥息处辟理（二副）法巷律监株护（三千）辅奸助决竭策（四狂）督虾促检遍查（五窗）文婶书处也理（六谷）综歉合协炕调（七窝）公雀关传易播（八元）会齐务组罗织（九插）信区访接务待（十音）内氏务管盏理四、某商务圾秘书擦在涉晓外交拦往中叮的主嗓要礼斥仪（一浸）称洒呼（二阿）语鸭言习资惯（三跑）涉萌外迎殿送（四路）会明见会纠谈（五姿）参猫观游替览（六释）国穗旗悬剂挂五、糟国际当礼仪咽的基食本规钱范1、绅俭士风讽度忌讳：◆太派随便◆太千紧张着装孔：衣零帽整唤洁，辽面、章手干针净，锁头发州、胡浆须不总宜过妙长，仙剪得暴整齐炭。常识田：举骨止大形度得方体，纲态度救端庄皆和蔼雀，挺拌胸正霞体，扔有精洽神，陵守时中约。讲究炭身份怜，讲歪话客议气，渔遵守哪公共嚷秩序赔。2、礼寨貌用靠语“请言”戚“谢低谢”窗“对渴不起桨”3、入蜻乡随潮俗4、尊穿重隐权私以个丢人行扮动为宰立场唯中心践，不劳干预抖他人柜，尊重翠他人信隐私切。5、女嚼士优稿先男性部在各摆种场象合都宅给女抗性以践优先怜权，昏显示担男士承的气锯质及号绅士完风度惯。6、不球卑不恒亢小贴捉士：女士俗优先雾体现舟：（1）走脚路进行门时饺女士较先行栏；（2）下乳楼梯秆男士相要走诉前；（3）上沉楼梯茅男士舟要走惑后；（4）大宪街上削人行爪道并葛肩行魄走时菌男士围要靠烤马路集一边旱；（5）黑派暗处日男士捕走在稿较暗谎处；（6）进端出门慨，上轻下电海梯、缓汽车腐，男稼士主征动为差女士仰开门怜；（7）会谢场、洗公共狗车辆秘上，冻男士划让座带；（8）电禁影院腹、剧搞院靠坟通道务旁座喊位一垂般为楚男士届席；（9）火及车、涂飞机朝靠窗雕边为随女士搁席；（10）照澡相时团女士炮要坐薪在前赌排正昂中央州；（11）同咏时乘被电梯认时男伶士要隆脱帽钉；（12）社写交、薄聚会锯场合熊，男淘士见蛮女士京时要尖起身萌，（承女士案不必独要）距；（13）客疾人一么般要卸与女屑主人蛾打招搁呼，逗次为汤男主汪人；（14）进期餐时乱，男达士要吩推拉酿椅子挠，女旧士先需点餐娃；（15）打杰招呼准、寒欧暄时禁女士掩可坐雕着。其他锅主要耍国家旺的风猜俗礼喉仪：英国葱习俗性格贞和习活俗家庭鬼就是狡城堡倾，喜状欢独导处，崇不喜技欢别涝人闯滴入其显生活舱。不经烫邀请侧而拜积访是虽对其铺生活扬的扰循乱，冤极不府礼貌材。切忌据下班菠后在哲酒吧笑谈论撤工作糊。性格枪：沉默打寡言鹅，谨井慎，虫高傲胳冷漠务，难距以接津近，欺常以格读报奴来避谎免与前人谈祥话。与英敏国人针谈话跃不能痕手舞寒足蹈棋，不分要高娃谈阔伤论英国寺国教叛：圣任公会肠教铁（An滩gl呼ic埋an副C词hu壤rc钳h）北爱鸣尔兰届：天笼主教零（Ca凳th甩ol住ic）与英逼国人坑谈话部不能穷谈宗孕教，座政治赞，切歪忌将的皇家怠事拉偶家常取。避免志用En克gl背an总d代英电国，持而应蒸为Br守it甩ai植n.英国拔人的排绰号摄为Jo咸hn摸B耗ul泉l（约宿翰牛踪蝶）.英国仙人忌讳：忌用午大象摧（el冤ep买ha知nt）作缘瑞任何漏标志舱。（大壤象是席无用挖的东皆西，灭最笨偷蠢的暖动物宪）视Pe晓ac汗oc拢k为淫放鸟，团祸鸟侵，把脑孔雀画开屏魔视为步炫耀腹和吹妹嘘。盖（Pe睬ac谊oc吼k疲di孕sp枕la患ce）“山采羊”分被认门为是哭“不殃正经欺的男轻子”其。忌用市百合略（Li躲ly）当辟礼物与送人景，认诞为Li椒ly代表普死亡庭。禁止他用人梯像作矩装潢电、商励标。各