白蚁防治工程档案管理初探获奖科研报告

白蚁防治工程档案管理初探获奖科研报告【关键词】防治工程;档案管理;问题分析

1.前言

目前，随着城市化进程的加快，白蚁防治工作的重点已由老旧小区的蚁害灭治转向工程防治上来。随之而来的白蚁预防工程档案也就日益增多，预防工程档案对工程竣工后的白蚁综合治理就显得尤为重要。就拿南通市白蚁防治中心来讲，2020年就办理新建房屋白蚁预防公共服务受理单188份，涉及新建房屋1794幢，白蚁预防面积共计990.45万平方米，完成竣工房屋白蚁预防工程面积801万余平方米，需要归档立卷的预防工程项目40余项。

2.白蚁防治工程档案管理存在问题分析

2.1档案管理意识十分淡薄。

在当前的白蚁防治工程中，管理部门比较注重防治施工实体，轻视防治工程软件资料;比较注重防治用药的管理，忽视了对防治施工资料的归档管理。认为只要对工程项目进行了预防，并出具了白蚁防治合格证明就算完工，并不注重防治的设计方案、施工合同、用药、回访、验收记录等工程档案资料的齐全与否，忘记了防治工程档案是确保白蚁防治期限不低于15年的重要依据，是白蚁防治事业发展的潜在生命力。

2.2对档案工作缺乏正确认识。

白蟻防治工程档案管理不是一项孤立的工作，也不是档案管理员一个人的事情，是整个单位管理的一个重要组成部分。白蚁防治工程档案的收集是否及时、准确，资料是否齐全、真实，图样是否清晰、整洁，主要在于整个单位的工作人员对档案工作的重视程度和认识是否到位。如果中心各业务科室在防治合同签订、施工方案设计及药物使用等环节时，不够注意档案规范要求，在防治任务完成后不及时将相应资料归档，势必会造成后期回访难度增大，档案组卷不完整、不规范。

2.3防治工程档案归档制度不够完善。

有的防治单位在制定内部管理规章制度时，并未把预防工程档案资料归档列入其中，使得一些防治工程项目验收后档案管理员未及时参与;工程科在验收合格后，没有专人负责，也不及时将工程图纸、设计方案、用药记录等交给档案部门。因为整个档案管理制度不健全，特别是归档制度不明确到科室、到专人的话，就会使整个施工过程资料散落各业务科室，造成归档资料不齐全、归档不及时，工程资料管理混乱。

2.4防治工程项目档案管理制度执行不力。

有的单位虽然制定了一系列白蚁防治工程档案管理制度，但流于形式，执行不力。往往业务部门忙于业务工作，无视档案管理制度的存在，也不关注自己部门产生的档案资料，有的对工程图纸乱图乱划，有的应属于归档资料就随处乱放，也不及时交给档案管理员。有的档案管理员岗位责任意识不强，认为业务部门归档多少资料，就立卷多少，能少立卷就少立卷。容易出现制度“挂在墙上”、“写在纸上”，落实不到行动上。

2.5防治档案管理流程未闭环

档案管理是一个部门是否能够整体协调高效运转的流程管理的体现。在白蚁防治工程档案管理流程中，往往会出现业务部门、施工部门、质检部门和档案部门之间配合不紧密，归档过程脱节。如业务部门只管接收防治任务清单，对已签订的防治合同、设计方案等资料不能及时完整的整理好交给工程部门;工程部门只注重施工，对在防治施工产生的工程图纸、用药记录等资料不能及时整理交给质检部门;质检部门只注重质量管理，对那些现场检查验收的资料不能及时整理交给档案管理部门。

3.加强白蚁防治工程档案管理的对策措施

3.1增强白蚁防治档案管理意识

领导对档案工作的认知度和重视度决定了一个单位档案管理水平。随着新建建筑物的增加，新技术、新材料、新装备的运用，使得白蚁防治工程项目日趋繁重复杂，工程档案管理难度不断加大。新形势新任务就要求我们领导要进一步增强档案管理意识，重视档案管理，在人员配备、资金投入、设备保障等方面予以支持，列入单位工作议事日程。

3.2完善白蚁防治档案管理制度

要结合《城市房屋白蚁防治管理规定》（建设部令第72号）和《江苏省实施城市房屋白蚁防治管理规定实施细则》（苏建房（2000）466号）对防治档案管理要求和工作实际，建立健全各项工程防治档案管理制度，并明确工程档案归档范围、要求、时间和职责。在明确各自工作职责后，要将存档任务分解到各个业务科室和具体人员的日常工作中，并将归档的内容、资料等制度化。业务科室要做到签订工程防治合同时与工程资料归档责任书一同签订，质检科出具竣工验收证明与竣工档案移交同步实施。

3.3严格白蚁防治档案质量标准

档案的质量决定了档案的历史价值和利用价值，在档案工作中起到了至关重要的作用。因此我们一定要严格档案质量。坚持只要是档案管理制度规定了的，与白蚁防治工程相关的所有资料都要归档，做到：工程文件的内容必须符合国家有关白蚁防治工程勘察、设计、施工、验收等方面的技术标准和规程;工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合;工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备;工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

3.4加强白蚁防治档案流程闭环管理

严格档案管理流程，按照白蚁防治业务规范要求，对每个业务科室和防治工程的每个环节归档内容、时间节点予以明确。在受理白蚁防治工程项目时，档案部门应主动与业务科室协商，把防治工程归档工作列入至其中;防治施工部门应严格按照合同施工，收集过程资料，对发现问题进行及时处理，做到工程施工过程的纸质资料、电子资料与施工现场信息真实一致，保证归档资料的真实性和有效性;质检部门在进行竣工验收时要严格归档时限，及时对工程资料进行审核整理，做到一工程一卷宗，无未了事项，确保工程资料的完整性;档案管理部门在接收归档资料时应逐一进行核对，确保卷宗内容真实、准确，与工程实际相符合。

结束