人事档案管理办法

人事档案管理办法第一章总则第一条为进一步做好我院人事档案工作，加强人事档案的规范化、科学化管理，使人事档案更好地为学校的管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中央组织部《干部档案工作条例》等有关法规，结合我院实际，特制定本办法。第二条人事档案是组织、人事等有关部门，按照党和国家的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分。第三条人事档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法规、制度，严格保管，确保人事档案的完整与安全。第二章人事档案管理人员职责第四条认真学习党和国家有关档案工作的法规、制度，贯彻落实中央组织部《干部档案工作条例》，并结合实际工作制定本校人事档案管理的各项规章制度。第五条热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握人事档案材料的收集、鉴别、整理和归档、保管、保护等技能，提高业务水平和工作能力，积极为学校干部人事工作提供服务。第六条档案管理人员应积极主动地研究探讨人事档案工作的新情况、新问题，并积极主动地向业务主管部门请示报告工作。第七条严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容，防止和抵制利用人事档案谋取个人私利的不正之风。坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。第八条工作调动时，做好档案材料和业务文件的交接工作。第三章人事档案材料的收集与归档第九条档案材料的收集范围：1、在人事工作中形成的履历表、简历表、登记表、各类人员登记表等材料。2、考核干部工作中形成的有关材料：职工定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料等。3、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见书。4、国民教育及培训工作中形成的有关材料：（1）大学本（专）科学历须有高校招生考生登记表、高校学生登记表、高校学生学习成绩表、毕业论文评语、高校毕业生登记表。（2）硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生入学登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、学位论文答辩决议书、授予硕士学位决定（或硕士学位审批表），参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。（3）博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士入学研究生登记表、博士研究生成绩表、博士毕业研究生登记表、学位论文答辩决议书、博士学位授予决定（或博士学位审批表）。（4）同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料。（5）党校学历须有学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。（6）其他学历须有教育部规定的相关材料。“其他学历”主要指取得研究生班学历和国（境）外学习取得的学历学位。取得研究生班学历须有研究生班学习登记表、学习成绩表、研究生班毕业登记表；国（境）外学习取得的学历学位须有国（境）外的学历学位证书、教育部留学服务中心出具的《国（境）外学历学位认证书》和学习成绩单的原件或者复印件，复印件须加盖人事部门审核公章后一并归档。（7）干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、学习鉴定等。（8）博士后进站申请表和工作期满登记表、科研鉴定等。5、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表以及工人技术等级考试（考核）材料。6、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据等材料。7、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。8、党、团组织建设工作中形成的有关材料：（1）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1—2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料。（2）中国共产党青年团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料。（3）加入民主党派的有关材料。9、院级以上表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进教师、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖材料以及各种业务技术奖励等材料。10、纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定和解除处分决定，上级批复，核实（调查）报告、本人检查交待材料；法院判决书、离婚材料等。11、干部任免、调动及干部聘用工作中形成的材料：干部任免审批（呈报）表（包括所附的考察材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；聘干审批表（包括所附的考察材料）。12、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。13、录用和聘用干部中形成的有关材料：录用和聘用审批表和合同书，续聘、解聘和辞退材料。14、办理离退休工作中形成的有关材料：离、退休审批表。15、办理出国（境）审批工作中形成的材料：因公出国（境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（境）审批表等材料。16、出席县（区）级以上党代会、人代会、政协会议和校级以上团代会及教、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。17、健康检查和处理工伤事故工作形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、工伤认定报告；新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。18、办理丧事形成的有关材料：讣告、生平，报纸报道消息、非正常死亡的调查报告及遗书。19、其他可供组织参考、有保存价值的材料。如大中专毕业生报到证，工会会员登记表等。第十条档案材料的归档要求：1、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整齐全、内容真实、文字清楚、对象明确、手续完备。由组织形成的材料有形成的时间和组织印章，个人撰写材料有形成的时间和本人签字。2、人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出空白2厘米以上，便于装订。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。3、收集的材料应及时归档，并严格按照中央组织部《干部档案整理工作细则》的文件要求，对档案进行定期整理。在整理过程中，做到：鉴别认真、分类准确、目录清楚、编排有序、加工合理、装订美观。第十一条档案材料的收集途径：1、全院各部门都应健全人事档案材料收集网络，建立各部门、系部的工作人员主动送交档案材料归档的工作机制，并按照人事档案归档要求认真做好材料收集归档工作。2.各形成人事档案材料的部门，应在形成正式材料后的一个月内，按要求把需归档的材料送交档案馆人事档案室归档，并形成制度。第十二条档案材料的鉴别归档：1、人事档案室若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成档案材料的部门有责任按规定认真办理。2、鉴别时，人事档案室若发现不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管领导批准。第四章人事档案的提供利用第十三条人事档案提供利用的范围：1、院领导、组织部、人事处、纪委、审计处的党员干部因工作需要可查（借）阅人事档案。除上述部门外，院机关其他部、处的领导干部因工作需要可查（借）阅所属下级的人事档案。2、各系部事因工作需要可查（借）阅所属下级人事档案。如因工作需要必须查阅上级或非所属下级人事档案的，须经组织部、人事处领导批准。3、校外公、检、法、国家安全等部门，因工作需要在校内对口单位的领导批准后可查阅人事档案。公证处、法律顾问处只可查阅人事档案的履历、自传部分。4、任何个人不得查阅或借用本人及其亲属档案。第十四条人事档案提供利用的方式和手续：1、院内任何查阅者必须持有《查（借）阅人事档案审批单》。2、外单位查阅人事档案，必须持有单位介绍信、工作证件和《查（借）阅人事档案审批单》，并经学院领导批准。3、人事档案一般应在档案室查阅。如特殊需要，经组织部、人事处领导批准，方可外借。外借期限一般不得超过三天。不得擅自转借他人。严禁携带档案进入公共场所，以免遗失和泄密。4、本校在职教职工因私（出国、报考研究生等），需复印本人档案材料或要求档案室出具证明信时，需持有《查（借）阅人事档案审批单》，并经人事处审核批准后，方可办理。因私利用人事档案需交纳一定费用。第十五条人事档案提供利用注意事项：1、阅档时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。不得将两份档案材料同时抽出查阅，以免材料错装。2、查阅、借用档案的单位或个人须注意保密，不让他人翻阅，不得擅自抄录、拍摄、复制档案内容。非抄录不可的，应征得档案员允许，经核对后抄录。因工作需要从档案中取证，必须经主管领导批准，才能复制。第五章人事档案的转递第十六条转递人事档案，必须通过机要或派专人送取，严禁邮寄或个人携带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。第十七条转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。对整理装订不符合要求的档案，接收单位有权将档案退回原单位，重新整理。第十八条转递档案必须按统一规定的“人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关管理人员的责任。第十九条收到人事档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。转出档案一个月未收到回执，应写信催要，以防丢失。第二十条为使人事档案能够随着人员调动或职务的变动而及时转递，人事调配干事应与人事档案干事主动联系，及时通知人事档案干事做好转递档案的准备工作。第六章人事档案保管保密制度第二十一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条例》的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。第二十二条档案库房必须坚固，配制铁制档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况。在档案库房和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃易爆物品、食品等杂物，保证档案安全，做到万无一失。第二十三条对保管的干部人事档案应在干部人事