接待流程及管理规定DOC

-接待流程及标准一、目的为树立公司良好形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则做好各种接待工作。二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理综合办公室负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划、行程安排，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司其他部门在接到重要来访预约后，填写访客接待表（如已拟定行程，需附于访客接待表后），报至综合办公室，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合办公室协调的重要接待，需提前2天告知综合办公室。四、计划与准备1、综合办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应详细了解来访人员的基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。2、综合办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、综合办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预订来宾下榻酒店。4、综合办公室根据情况安排来宾用餐地点、游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因会议需要，综合办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。6、综合办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，重要接待期间，项目经理部所有车辆由综合办公室协调安排，统一调度。7、如有需要，综合办公室应根据情况提前为客户购买车票及机票。五、接待标准（一）、一级接待标准：一级接待标准对象：中国国家元首、中国国家部委级领导、股份公司领导、集团公司领导、业主主要领导、项目监理总负责人及其他重要客人。陪同人员：总经理、副总经理、综合办公室经理及相关部门经理流程安排：迎接：总经理、副总经理、综合办公室经理及相关接待人员在机场或车站、公司门口迎接，注意迎候时间，提前在迎接地点等候。接待人员要提前落实航班到达时间，及时更新航班信息，安排好接机车辆，并提前1小时到达机场。未赴机场迎接的公司其他人员应统一穿着公司服装，在来宾抵达营地前在公司门口列队相候，来宾到达后应鼓掌欢迎，访客介绍握手问候时态度要不卑不亢；如需张挂相关横幅，应在来宾抵达前一日即张挂完毕。进入办公室后，请来宾在贵宾留言薄上留言，并拍照留念。接待人员按照来宾人数提前备好当地电话卡及手机，保证手机电量充足，手机卡通讯运行畅通。将所有来宾的临时手机号码及接待人员联系方式列表打印，连同手机一道，交给各位来宾并做相关解释。参观考察：总经理、副总经理、综合办公室经理陪同，陪同人员详细介绍公司信息；如参观考察城市或其他地方，陪同人员沿途介绍城市基本情况以及参观考察地的相关信息，并根据实际情况安排警察陪同。综合办公室人员负责拍照、摄像等工作。3、座谈及会议：根据会议要求提前准备好会议汇报材料，确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备，茶水间备好咖啡、茶、热水等。如有需要，安排专人进行会议记录，并形成会议纪要。4、用餐标准：正餐要求：综合办公室根据情况预定酒店就餐或营地内就餐，提前统计就餐人数及陪同人员。（1）如在酒店用餐，需提前做好预定并派专人先期赴酒店做好各项准备，如安排座次、提前点菜、酒水饮料准备、烟茶准备及来宾到达酒店时的迎接引导。用餐标准为酒店最高标准，根据人数准备高品质红酒、高品质白酒若干。（2）如在营地就餐，需提前安排好餐桌，放置好就餐桌签，摆放好碗筷，备好餐具：红酒杯、茶杯、白酒杯、小号饭碗、餐盘、筷子、勺子，餐巾；根据人数准备高品质红酒、高品质白酒、饮料、饮用水若干；根据就餐人数提前拟好菜单，并提交相关领导审阅。一般7-8人就餐至少12个菜（含汤），10-12人就餐至少15个菜（含汤），其中凉菜不能超过三分之一，主食及餐后水果另备。主食一般为米饭、面条、煎饼等；水果一般为西瓜、橘子、香蕉或果盘；其他根据来宾要求现场准备。就餐时，凉菜需提前上桌，热菜需在就餐人员就座后15-30分钟内陆续上完，由专人照应就餐情况，如上菜、倒酒水饮料、换餐具等。早餐要求：7点前早餐上桌，早餐种类尽可能丰富，主食包括：油饼、葱油饼、包子、馒头、面条、蛋炒饭、面包；汤类包括：各种粥、牛奶；凉菜包括：各种凉菜（3样以上）、腐乳等；炒菜2-3样（一般为炒蛋、土豆丝等）；辅食包括：茶叶蛋、煮鸡蛋、煎蛋等，必要时由专人送至来宾房间。5、下榻宾馆标准：综合办公室根据情况预定酒店或入住营地。国家部委领导、股份公司部门经理及以上级别领导、集团公司副总经理及以上级别领导入住五星级酒店套房，其余人员入住五星级酒店标准间。接待人员在来宾抵达前一天需逐项核查酒店房间布置情况（附来宾房间检查表），确保一切准备就绪；接待期间，至少1名接待人员需住在同一酒店，以应对可能发生的各种情况。6、综合办公室根据来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、综合办公室根据情况购买礼节性礼品，国内来访贵宾可赠送红酒、纪念币、纪念邮票；当地贵宾可赠送中国传统礼品，如中国传统工艺品、书画作品等。8、车辆安排：根据来访人员制定相应的车辆计划，一般每车乘坐3人，必要时可向合作单位借调车辆或在当地租赁车辆。认真检查车辆，确保车况良好，油箱加满油。车辆明确编号，司机统一穿着公司服装随时待命并保持手机通讯畅通（必要时准备对讲机）。所有接待车辆必需保证整洁，每台车准备足够的饮用水（每个座位旁均需提前放置1瓶水）、纸巾、遮阳帽、雨伞等。严格司机驾车礼仪，不得听音乐、收音机、行车途中接打电话等，在来宾上车前司机需协助将行李物品装车，不得超速，一般路段将车速控制在60km/h以内。此外，其中至少一辆车上应配备一个医用应急箱和常用药物。9、送行：接待人员根据行程安排为需要预订机票的来宾提前预定好机票，并提前打印好纸质机票。在来宾离开前3小时收集好来宾护照，赴机场办理更换登机牌以及行李托运等工作。办理机场送行的接待人员需提前联系机场开通VIP登机通道，持登机牌和行李票提前在VIP入口处等候。送机人员需提前1小时陪同来宾抵达机场VIP候机室，与换取登机牌的接待人员汇合，安排好来宾在VIP候机室候机的相关工作，如填写过境卡，茶水服务等。（二）二级标准：需二级接待标准的人员：政府市级领导、集团公司部门级别领导、有业务往来的兄弟单位总公司正副职、业主项目经理级官员、一般项目监理人员等。陪同人员：副总经理、综合办公室经理、相关部门经理流程安排：1、迎接：副总经理、综合办公室经理及相关接待人员在机场或公司门口迎接，需提前半小时到达机场；进入办公室后，请访客在贵宾留言薄上留言，拍照留念。2、参观考察：副总经理、综合办公室经理及相关部门人员陪同，由陪同人员沿途介绍基本情况以及参观考察地的相关信息。综合办公室人员负责拍照、摄像等工作。3、座谈及会议：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、摆放于接待室。根据需要制作领导席签、指示牌等，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备，茶水间备好咖啡、茶、热水等。4、用餐标准：正餐要求：综合办公室根据情况预定酒店就餐或营地内就餐，提前统计就餐人数及陪同人员。（1）如在酒店用餐，需提前做好预定及各项准备，根据人数准备红酒、白酒若干，来宾到达酒店时做好引导。用餐标准要达到酒店较高级别标准。（2）如在营地就餐，需提前安排好餐桌，摆放好碗筷，备好餐具：红酒杯、茶杯、白酒杯、小号饭碗、餐盘、筷子、勺子，餐巾；根据人数准备红酒、白酒、饮料、饮用水若干。一般7-8人就餐至少10个菜（含汤），10-12人就餐至少12个菜（含汤），其中凉菜不能超过三分之一，主食及餐后水果另备。主食一般为米饭、面条、煎饼等；水果一般为西瓜、橘子、香蕉或果盘；其他根据来宾要求现场准备。就餐时，凉菜需提前上桌，热菜需在就餐人员就座后15-20分钟内陆续上完，由专人照应就餐情况，如上菜、倒酒水饮料、换餐具等。早餐要求：7点前早餐上桌，早餐种类尽可能丰富，主食包括：油饼、包子、馒头、面条；汤类包括：各种粥、牛奶；凉菜包括：各种凉菜（3样以上）、腐乳等；炒菜2-3样（一般为炒蛋、土豆丝等）；辅食包括：煮鸡蛋等。5、下榻宾馆标准：综合办公室根据情况预定酒店或入住营地。酒店指定为喜来登酒店标准间，如有特殊要求可考虑进行相应调整。接待人员在来宾入住前需检查住宿条件以及存在的问题，及时解决。6、综合办公室根据来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线，如酒窖、盐湖或海岛游等。7、综合办公室根据情况购买礼节性礼品，国内来访贵宾可赠送纪念币或纪念邮票；当地贵宾可赠送中国传统礼品。8、车辆安排：根据来访人员制定相应的车辆计划，一般每车乘坐3人。认真检查车辆，确保车况良好，油箱加满油。车辆明确编号，司机随时待命并保持手机通讯畅通。所有接待车辆必需保证整洁，每台车准备足够的饮用水（每个座位旁均需提前放置1瓶水）、纸巾、遮阳帽、雨伞等。严格司机驾车礼仪，不得听音乐、收音机、行车途中接打电话等，在来宾上车前司机需协助将行李物品装车，不得超速，一般路段将车速控制在60km/h以内。此外，车上配备一些常用药物。9、机票：需要预订机票的来宾，需根据行程安排提前预定好机票并打印出纸质机票，在来宾离开前1天送达。副总经理、综合办公室经理及相关接待人员陪同来宾在飞机起飞2小时前抵达机场。三级标准：需三级接待标准的人员：政府一般级别官员、分包单位国内领导、有业务往来公司的技术人员等陪同人员：有业务对口的相关部门人员或相关部门经理接待流程：1、迎接：有业务对口的相关部门人员在机场或公司门口迎接，机场迎接时需提前半小时到达机场。2、参观：根据实际情况进行安排，由陪同人员负责介绍相关情况。3、座谈及会议：由接待部门提前通知综合办公室会议时间和人数，以及所需物品如：公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、投影设备、摄影摄像设备等。4、用餐标准：如无特殊情况，一律在公司餐厅以正常伙食标准水平就餐。如确需在外就餐的，应尽量精简陪同人员，就餐水平达到一般水平即可。5、下榻宾馆标准：由综合办公室根据情况代为预定酒店，如安排在营地入住，应告知对方按住宿天数收费。6、一般不安排参观游览，如有特殊请况，需提前通知，再根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。8、车辆安排：由对口接待部门自行安排车辆，如需综合办公室协助安排车辆，需提前一天通知。9、机票：根据需要，可代为预定机票，并将机票打印出来送达来宾手中。六、接待费用标准：1、在营地发生的住宿及伙食费按天计算，一类人员不收费，二类人员视情况而定，三类人员为15美元/天，住宿费用50美元/天。2、机票代购费用一类人员不收费，二类人员视情况而定，三类人员按照实际发生费用结算。七、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、敬语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。八、接待中的座次安排（图）（一）关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，对一些德高望重的老同志，可适当往前排，另对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。主席台人数为奇数时

主席台人数为偶数时（二）关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌西餐桌

（三）仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。（四）合影座次安排与主席台安排相同。会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席沙发室附1接待流程图接到接待预约接到接待预约填写《接待联系单》及《用车申请单》安排接待人员拟定接待计划及标准参观考察或会议座谈机场（车站）接车住宿、用餐安排重要来宾信息的存档重要交流信息的传递及存档机场（车站）送车接待流程结束附2接待联系单来访单位来访事由人数日程安排其他要求接待工作接待部门接待负责人电话用车要求(详细要求请填写《用车申请单》)会议室会议室投影仪电脑其他：欢迎牌/条幅发布不需要发布需要发布内容：订房不需要预定需要预定经济型酒店三星级酒店四星级及以上酒店指定酒店：用餐不需要预定需要预定用餐时间：早餐中餐晚餐便餐经济型饭店豪华饭店指定用餐地点：订票不需要需要订票明细：协助部门不需要需要部门：人员：协助事项：附3用车申请单用车部门申请人联系电话用车事由用车时间从到申请部门主管综合办公室意见司机车辆用车人确认来宾房间检查表来宾姓名：房间号码：1门锁、房门钥匙是否正常使用；2屋内是否打扫；3床上用品(床单、被罩、蚊帐等）是否干净整洁；4电视能否使用；5网络能否使用；6卫生间水龙头、马桶、洗衣机能否使用；7生活物品是否备齐矿泉水浴液热水壶牙膏茶壶牙刷水杯牙缸水果毛巾茶浴巾果汁洗衣粉零食卫生纸驱蚊剂纸篓香皂晾衣架洗发水拖鞋8卫生间热水器否使用；9门窗开合是否合适；10冰箱是否能使用；11空调能否使用；12插座插头等能否使用；备注：反光衣、安全帽、遮阳帽检查人：检查日期前言[适用范围]：公司各部门[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、接待来访前期确认工作1.1、来访时间及宾客信息确认1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。1.1.3需要确认接待的地点。1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）1.1.5需要了解客户公司经营性质。1.2、接待活动主题以及来访情况确认1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。1.2.2客户预期谈判的内容。1.2.3明确此次来访带来的深远影响。1.2.4根据上述确认此行活动的主题。1.3、来访安排1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。1.3.3会议安排客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。1.4、资料稿件准备确认1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。1.5、成立接待小组（详情参见附件二）根据每次接待情况的不同，组建接待小组。1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。1.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）2、接待来访前期准备工作2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。2.2、制定参观路线2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。2.3、公司整体布置（详情参见附表二）2.3.1外部：①欢迎横幅②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）③花篮/植物绿化④KT版签名墙⑤红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定）2.3.2内部：①红地毯（按照参观区域布置红毯）②植物/花盆装饰③果盘/茶水/咖啡2.3.3特殊：①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定）2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：①接待小组提出一定诉求；②行政部门制作预算报价呈批；③行政部获批后进行采购；④根据要求进行布置/装饰。*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）*特殊用品（机器设备等）2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）统一要求全体员工职业装接待。2.6、人员安排（详情参见附表二）2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）2.6.2各环节负责人2.6.3礼仪人员2.6.4其他人员3、接待来访当日具体工作3.1、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。3.1.1车辆等级：①一级——高级接待*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。*高级轿车（奔驰、宝马等）。②二级——中级接待*中级商务车（别克商务、日产商务等）。*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。③三级——普通接待*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。*普通轿车/打车。3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。3.2、设备调试产品设备调试：①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。3.3、工作人员到位①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。3.4、领导会晤①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。②会晤期间，所有接待人员待命。3.5、结束送行①根据身份确定规格而定。（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。4、接待来访后期总结工作4.1、电话回访、后期跟进接待小组/具体项目组执行：4.1.1接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。4.1.2对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。4.2、总结会议4.2.1接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。4.2.2总结并记录此次接待活动的利弊。4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。4.3、总结整理资料留档4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。5、特别注意事项（详情参见附件三）6、保密原则特别申明接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。【结束语】兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。附件一xxx客户来访接待流程图了解来访单位、领队、人数、目的、时间接收来宾信息成立接待小组实施接待前的准备参观工厂办公楼门前迎宾会议中接待服务接待前会议准备了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等安排会议室申请部门填写新客户来访接待通知单会议室整理欢迎横幅参加人员通知打开空调或灯光投影仪调试茶水等准备斟茶倒水服务接待部门领取参观牌接待部门或有关领导驾驶员准时接送宾客接送预订酒店预定返程票按领导安排订餐了解来访单位、领队、人数、目的、时间接收来宾信息成立接待小组实施接待前的准备参观工厂办公楼门前迎宾会议中接待服务接待前会议准备了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等安排会议室申请部门填写新客户来访接待通知单会议室整理欢迎横幅参加人员通知打开空调或灯光投影仪调试茶水等准备斟茶倒水服务接待部门领取参观牌接待部门或有关领导驾驶员准时接送宾客接送预订酒店预定返程票按领导安排订餐会谈结束送宾客会议结束收拾 会谈结束送宾客会议结束收拾送客人返程酒店住宿就餐交接预订票务接待部门和有关领导陪同送往酒店协助办理登记送客人到机场车站送客人返程酒店住宿就餐交接预订票务接待部门和有关领导陪同送往酒店协助办理登记送客人到机场车站注：1、为接待部门执行，为接待小组执行。2、为需要才执行的流程，为必须执行的流程附件二xxx客户来访接待人员职责说明一、接待接口人1、处理接待信息 一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。2、确定接待负责人 根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。3、归档保存接待记录 接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。4、资料维护 负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。二、接待助理人1、进行接待安排①制定详细接待计划。②确定来访的议题及来访时间、地点。③明确双方与会人数、人员姓名、职位。④作好接待日程安排及议程安排。⑤与接待负责人确认此接待计划。⑥礼品资料准备。⑦会议准备。⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。2、接待工作记录/意见反馈 ①填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。②接待后组织会议，收集意见。三、接待负责人实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。附件三xxx客户来访接待注意事项一、接待注意事项：1、接机①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。②客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。2、吃饭（根据情况选定餐厅）饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。3、酒店根据客人需求和级别来订酒店。（三星——五星）具体方案由行政部制定。二、特别注意事项4、送礼送礼；酒店是最好的地方。1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对象。2.三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。5、合影这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。6、必要摆放在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。7、幻灯片对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。8、参观厂房在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。9、反馈在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。附件四xxx客户来访接待人员着装要求事项一、男士：1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净整洁。二、女士：1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分适宜）。2、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发）。三、禁忌：怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。附件五xxx客户来访接待参观指引一、礼仪规范1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。二、商务接待中的座次安排1、关于会议主席台座次的安排1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现1.4.1主席台人数为奇数时

1.4.2主席台人数为偶数时2、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。2.1中餐桌2.2西餐桌

3、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。4、关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

乘车座次安排5、合影座次安排与主席台安排相同附：会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席

沙发室

与外宾会谈

注：A为主方，B为客方

与上级领导座谈

注：A为上级领导，B为主方领导附表一xxx客户来访接待通知单（一）来客基本信息姓名性别年龄单位职务地址电话邮编（二）、重要来宾个人信息：1、背景：2、在项目中的具体作用：3、对公司技术、文化管理的认可度：4、来访公司、会见领导历史记录：5、个人爱好、忌讳等：（三）、来访目的：□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它（四）接待级别□A省级□B地市级□C普通级□其他特殊客户接口部门：接待日期：接待负责人：手机及电话：责任部门：责任款项：配合部门：配合款项：（五）来访时间及安排到达日期月日航班号（车、船次）：从至出发时刻到达时刻预计离开日期月日返程票：□已订月日时分从至□待定月日时分从至（六）接待要求：1、迎接迎接地点：□机场□火车站