浅谈机关数字档案的建设

浅谈机关数字档案的建设

一、数字档案馆建设的实践近年来，随着我国基地文件工作的规范化和社会信息化进程的加快，数字档案已成为城市、社区、机关和单位文件建设的重要目标。2000年12月,国家档案局、中央档案馆将“加快档案信息化建设”列入《全国档案事业发展“十五”计划》,提出“选择有条件的机关档案部门进行电子文件归档管理的试点,引导、规范机关电子文件的归档管理”随着一批国家部级单位以及北京、上海、杭州等地的市级机关数字档案室试点工作的开展,为机关数字档案室建设积累了宝贵经验。2004年,青岛市档案局制发了《青岛市数字档案室建设标准》,确定了市委办公厅等24家机关档案室试点单位,并要求各试点单位将机关数字档案室建设纳入机关信息化建设的总体框架。2007年,上海金山区、青浦区、松江区等在上海市档案局的规划和指导下对本区下属的一级指导机关进行数字档案室的全面推进和建设,尤其在数字档案室管理系统普及和电子文件在线指导归档等方面积累了丰富的经验。2009年,浙江省档案局《浙江省机关数字档案室建设规范(试行)》,在全省范围内大力推动数字档案室建设进程。其中,杭州市萧山区对机关单位档案信息化建设进行了大胆尝试,尤其在教育、医院、法院等机关单位创建了数字档案室,并在标准制定、系统推广、制度规范等方面取得了一定成绩。虽然近10年来我国机关数字档案室发展中取得了一定的成绩,但主要还集中于一些发达城市且依然停留于试点和摸索阶段,还未形成成熟模式;而且在资源建设、技术平台、信息共享和保障体系等方面还存在着一系列的问题。二、数字档案馆发展现状通过对我国机关数字档案室启动和开展较早的浙江省萧山区33家和上海市金山区89家的区级机关、镇街、村、企业、事业单位的数字档案室进行调研发现:这些机关数字档案室都已配备了一定数量的数字化设备、信息管理人员;建立了一些数字档案室管理的规章制度;也已对档案室的纸质档案进行了一定数量的数字化。但从总体看,这些机关数字档案室建设和运行还处于初级阶段,还存在着诸多问题,其中最主要的一点即存在“碎片化”倾向,具体表现在四个方面:资源分散、技术异构、共享困难、保障不力。(一)未实现档案数字化和现代化的价值我国实行统一领导、分级管理的档案工作的组织原则和管理体制,国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理。因而各机关单位形成的档案须按规定定期向本单位档案室移交,集中统一管理。尽管机关数字档案室的发展在一定程度上实现了档案的数字化,但由于此前理念、制度、技术上的局限使得机关数字档案室未能突破传统机关档案室的管理模式,未能实现档案管理的现代化。因此在档案室实行全面管理和统一利用的时候,档案信息资源分散的顽症仍然存在。另外,如今电子文件数量的日益增多使得档案信息的无序性、分散性更为突出;档案存储载体的多样性使得纸质档案、光盘、磁盘、磁带、硬盘、缩微胶片等多种载体共同存在于各数字档案室中;同一主题的档案信息散存在不同的档案管理数据库中,这些特征也使得机关数字档案室的“信息孤岛”现象较为突出。(二)数据库管理系统尚未完善,导致档案归档难在一些地区的市、区级机关数字档案室建设和发展过程中,技术方面遇到的最大问题即是异构现象。由于各个档案室所使用的数据库管理软件存在着接口异构、平台异构和数据模型异构等现象,使得机关数字档案室在自身升级或者向档案馆移交时,产生系统不兼容、数据无法读取等问题,直接导致了部分档案归档难的问题,影响了档案工作的正常进行,并为档案长久保存的安全问题埋下了隐患。(三)档案信息资源共享利用还存在着本一方面,目前许多机关档案室还存在自我封闭、自给自足、本位主义的思想,极大地束缚着档案共享的开展;档案室各自为政、片面追求“小而全”的室藏体系,阻碍着资源共享活动。即使有些部门有资源共享意识,但也只是在搞一点面子工程,难以实现大范围、系统性的资源共享。另一方面,档案信息资源共享内容相对单一、手段相对落后,档案信息资源共享利用率低。虽然最近几年逐步形成档案信息资源网站来提供检索,但大都除了简介和目录外,几乎没有别的信息;而且档案信息资源分散于各个机关数字档案室内,其所采用的软件系统不同、硬件设施不一、数据库结构不尽相同等问题,也使得机关数字档案室间、机关数字档案室与档案馆间的档案信息资源共享困难。另外,鉴于档案信息资源所特有的内向性、机密性和历史性等特点,档案信息资源共享不可避免地要涉及保密、保护和专用的问题(四)机关数字档案馆未来发展前景由于机关数字档案室区别于传统机关档案室,有其特殊性,因而原先以传统机关档案室为对象制定的一系列制度、标准已与机关数字档案室的建设与发展不相符,缺乏相应的规章制度保障体系,尤其是机关数字档案室的建设制度、管理规章、技术标准等一系列规范性文件的出台势在必行,这关乎机关数字档案室的发展前景。为了建成真正意义上的机关数字档案室,还须突破传统的档案管理理念、方式和手段。过去的机关档案室管理大都是“被动式”、“分散型”、“相对滞后”的管理模式,既无法满足信息时代对数字档案信息管理的要求,也难以实现数字档案信息的及时归档、全过程监控和实时共享。同时,数字档案信息的独特性使得其安全问题尤为突出,但由于机关数字档案室相对分散且资金有限,从而导致无论是软硬件兼容、信息存储、信息检索还是网络传输、共享安全等方面都存在一定的技术缺失,这也将影响机关数字档案室的整体发展。最后,需要解决以上问题,人才是不可或缺的因素,显然机关数字档案室的管理理念、工作方式、技术手段等与传统档案室大相径庭,因而需要具有相应新理念、新知识、新技术的专业人才成为机关数字档案室发展的源动力。三、建设一个完整的数字档案馆(一)集成管理的应用2004年8月,第十五届国际档案大会在奥地利首都维也纳召开,在此次大会上,“集成”一词频繁出现,如“目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成”,各国档案人员开始意识到,集成思想正在进入信息化领域,也必将进入档案领域在社会信息化程度不断提高,计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技术不断介入与渗透的大背景下,人们对于档案信息的利用以及机关数字档案室工作的效率提出了更高的要求。文档一体化、归档电子文件质量控制、前端控制等理论相继提出和应用,都是“集成”理念在档案信息系统中的某一环节的应用。对档案信息实行集成管理,即是对传统档案信息系统中的各要素进行优化重组、选择搭配,形成相互之间的竞争性互补关系,通过竞争冲突,来实现彼此互补匹配的功能,从而形成一种新的、有效的管理方式鉴于目前机关档案工作所面临的资源分散、技术异构、共享困难和保障体系不完整等问题,从理论上,如果采用“集成”的管理理念和方式,通过一定的技术手段和方法将机关数字档案室信息资源、相关管理系统和技术平台、相关规章制度、不同层次的专业人员等要素有效地集成起来,实现异构信息系统之间的互联互通,保证不同信息系统之间的数据共享以及整体保障体系的构建和完善,将有效解决上述问题并提高档案馆(室)的工作效率、资源利用与共享效率。从实践上,上海市金山区档案局馆在2009年对区级单位的档案工作进行深层次地研究、思考,创新了档案业务指导模式和方法,采用现代化手段,利用区政务信息网络平台,建立了“金山区集成式机关数字档案室管理系统”。该集成系统的运行使金山区档案局馆能及时、全面地了解各立档单位的档案工作情况,便于分散在全区各个立档单位的档案数据进行资源整合和集中统一管理,有利于业务部门对立档单位进行一对一、点对点远程在线监督、指导,其“一站式”集成服务平台也充分满足了用户的各种需求。截止到2012年5月,上海市金山区124个村级档案室都已使用该集成系统,并正在全区83个居委会推广使用,至此,该集成系统实现了区、乡镇街道、村居委三级贯通,取得了良好的应用效果。因此,尽管机关数字档案室建设现今还处于起步和摸索阶段,但通过理论和实践证明,数字时代不仅需要机关数字档案室,而且需要集成式的机关数字档案室。(二)该中心的数字阅览室的功能优势1.建立一种新的数据库结构资源集成的目标是将分布在不同地方或是同一管理系统中异构和自治的某些局部数据源中的信息进行有效集成,实现各地方间的互联互通或是各信息子系统间的信息共享,建立档案信息云数据库,从而解决数据、信息和知识之间的有效转换和统一利用问题。完善的档案资源集成体系首先应使归档电子文件或数字化的电子档案在结构设置上满足管理的需要,保持档案数据的安全性、规范性、完整性和统一性,并且使数据库有不断扩充和更新的能力。如果没有档案资源的集成,档案管理系统只能是相关硬件和软件之间的互联,系统功能将难以得到真正实现,即如果没有档案资源集成,就不可能形成一个完整的档案信息集成系统。可以说,资源集成是整个机关数字档案室集成管理的基础。资源集成是对分散在不同地方、存储在不同载体、表现出不同类型的各种数据的集成,是提高机关数字档案室整体管理水平与效率的基本手段。通过资源集成构建档案信息资源体系有利于不同功能的部门在不同空间和时间条件下进行档案信息的处理和利用,也有利于各个部门之间的信息沟通和交流。资源集成的优势体现在:能够使处于难以兼容和异构的数据库间的数据得到有效的集中和迁移,对异地存储、异地形成或者分散于各地的机关档案室间的档案信息的交流,档案数据的保存、处理和共享都得以更好地沟通和协调。2.高效统一的网络平台集成式机关数字档案室建设是一项运用现代信息技术和管理技术的系统工程,覆盖了信息的获取、输入、加工、存储、检索、传输、利用等各个方面。如何确保不同管理平台中档案数据的一致性、安全性和可读性,如何实现不同数据类型的集成式管理,如何实现网络上的档案数据集中访问,如何实现不同格式的档案数据访问和保护等等,都要求集成各种计算机技术、数据库技术、网络技术、数据存储、数据挖掘等技术并组合运用智能代理技术、信息推送技术和网格技术等先进技术,构建高效统一的档案信息管理系统和档案信息资源共享网络平台,从而彻底解决接口异构、平台异构和数据模型异构等造成的档案信息冗余度大甚至有些数据无法读取的问题,最终实现信息资源的高度共享和集中有效利用。3.集成式机关数字档案馆设计目标机关数字档案室的服务集成是在信息化、网络化、知识化的社会背景下,运用集成管理的理念指导基层档案信息服务工作,以用户需求为导向,以档案信息集成为基础,将信息需求、信息资源、信息技术、信息服务机构、信息服务规范以及信息人员等要素为一体优化整合,以实现档案信息资源的社会效益、经济效益为目标的系统工程。集成式机关数字档案室的核心理念是以用户需求为导向,探寻与档案信息资源集成相关的诸要素及管理活动之间的内在联系,实现档案信息资源的集成式利用。机关数字档案室的集成服务在一定程度上提高了工作人员的自主服务意识,并且通过一定的信息技术标准规范和操作手段加大了档案信息资源利用的内容范围并且减少了利用过程中的安全隐患。概括而言,机关数字档案室集成服务的根本任务是构建信息集成服务体系,通过集成服务体系来确保档案信息资源不受系统、部门的限制,实现全局系统的优化,经过优化整合的档案机构和其他信息服务机构在技术上能为用户提供统一的用户界面和服务平台,使集成后的各类信息具有统一性和有机关联性,体现了档案信息资源和档案信息用户匹配的系统性。4.建立安全保障体系首先,制度标准保障体系的集成是保证机关数字档案室顺利进行的基本条件。尽管我国已经制定了一系列档案工作方面的国家标准和行业标准,还有大量的地区性标准,这些标准的覆盖面涉及档案的整理、保管、利用和现代化管理等多个方面;另外还有许多与档案工作相关领域如电子信息管理的公用技术标准、计算机安全法规等相关制度标准。有效集成以上的制度标准,并根据工作实践制定出新的一些制度标准,从而构筑起中国档案标准化体系为机关数字档案室的长远发展提供保障。其次,安全保障体系也是影响机关数字档案室发展的重要因素。机关数字档案室的安全保障是一个涉及多个层面的系统工程,必须全面、协调地集成多种信息安全技术,并实行严格的管理,才能达到有效保护的目的。倘若在整个体系安全的任意一点出现漏洞,那么整个数字档案室的信息资源安全就会受到攻击和破坏。为此,必须制定和实施完整、科学、有效的安全保障体系。结合档案信息化的实际条件和安全需求,集成式机关数字档案室的安全保障体系应包括:物理安全、网络运行安全、信息内容安全和安全保密管理四个方面:即为了保护网络设备、设施、介质和信息免遭自然灾害、环境事故以及人为物理操作失误或错误及各种以物理手段进行违法犯罪行为导致的破坏、丢失,数字档案室安全系统需要具备环境安全、设备安全和介质安全等功能;为保证网络运行的安全性,必须采用防火墙技术、网络隔离技术、系统备份以及电磁