浅谈建筑企业物资集中采购的财务风险及防范

在国家不断压缩信贷规模、宏观经济调控力度加大的社会大背景下，建筑施工行业也步入成熟期，建筑施工行业的竞争变得更加激烈，盈利空间逐渐变小。建筑施工企业争夺客户资源的市场竞争越来越激烈，也越来越残酷，建筑市场正在重组和洗牌。大型国有建筑企业作为计划经济时期推动国家建筑业发展的历史功臣，在新的市场经济条件下要依靠自身，力争发挥更大的作用。一、物资集中采购的特点及意义（一）物资集中采购的特点物资集中采购主要指的是物资采购的集权化，组织所需服务、原材料的统一性采购活动。集中采购适用于规模化企业物资采购工作，是现代企业采购管理的一个趋势。为了企业长期健康稳定地发展和保持长久的竞争力，实施物资集中采购的企业一般都会成立专门负责物资集中采购工作的部门，对集中采购物资过程中出现的问题进行协调。（二）实施物资集中采购的意义1.发挥规模采购优势，提升企业效益集中采购可以整合企业分散采购资源，将分散的采购需求集中为庞大的采购需求量，以便企业同供应商谈判，发挥规模采购优势、获得更优惠价格，也可以避免同类产品重复采购，减少采购频次和供需对接成本，提升采购人市场话语权，降低采购成本，提高采购效率，避免分散采购造成的人力、物力和财力的浪费。2.规范采购行为，规避腐败等不良行为通过采购需求、采购时间、采购人员、采购地点以及供应商的适度集中，变分散性决策为集中公开决策，增加采购活动的规范透明度、弱化各需求主体不合理个性主张、减少采购经办人员与供应商接触的环节和机会，避免暗箱操作，杜绝不正之风在公司内部蔓延，从而确保企业经济利益不受侵害。有利于建立岗位人员专业化、规范化采购操作流程和约束激励机制，建立统一、公开、公平、公正的招标采购监督机制，从而防范廉政风险。3.优化供应链管理，加快企业转型升级供应链管理是近十年来企业管理领域最重要的发展之一，是一种新的管理哲学。其特点就是用系统化、集中化的思维来整合整个供应链的所有功能，强调供应链中的物流、信息流、资金流必须整合在一起，从而使供应链整体效益最大化。集中采购正是运用了这种整合企业内外部资源系统化、集成化的思想，是资源配置的有效手段，也是实现供应链全过程管理的关键环节。集中采购可以吸引更多优质供应商，为企业提供更有价值的物资供应、产品开发、售后服务等方面的支持，帮助企业形成与优质供应商的战略合作关系，对企业上下游供应链管理进行优化和协调。便于企业从供应链管理思路入手，科学调整商业化模式，适应企业竞争环境的动态变化。二、物资集中采购的财务风险物资集中采购每一期的结算涉及金额巨大，一旦出现资金支付风险，势必给企业带来严重损失，资金风险的产生不仅会削弱物资集中采购工作效果，还会影响到企业正常生產，甚至导致物资集中采购这一个职能战略的失败，所以在实行物资集中采购的过程中要充分识别资金风险因素，制定切实可行的防范措施。（一）不编制集中采购预算，可能导致企业经营缺乏约束或盲目经营凡事预则立，不预则废。本年或者下年能够集中采购多少没有预算，盲目要求公司所属项目参加集中采购，认为物资集中采购总量越大，为企业节省的成本就越多，创造的价值就越大，导致公司每年集中采购额逐年攀升，集中采购货款由当月清算推延至下月支付甚至更长时间。（二）支付条款不灵活，形成固定偿债资金支出每个参与物资集中采够的项目的结算方式均相同，多为现金结算或固定期限的银行承兑汇票，结算方式单一加上每期物资集中采购的资金量需要庞大，在同一时点进行结算很容易形成固定偿债压力的特点，给企业的资金链带来巨大的冲击，使企业的资金管理处于被动局面。（三）物资集中采购计划不合理，导致资金被长时间占用由于物资集中采购部门和物资实际需求项目不一致，项目出于停工待料的担忧和产值、工期的考虑，将采购计划提前，物资集中采购部门不加核查就采购，造成物资集中采购资金提前支付，降低资金的使用效率。（四）考核制度不健全，物资集中采购行为短期化物资集中采购的考核制度不健全，经办部门盲目鼓吹物资集中采购业绩，忽视资金成本、财务风险及物资集中采购项目贡献造成物资集中采购业绩信息失真，导致公司领导者难以及时发现物资集中采购过程中的问题，造成决策失误，降低公司对外界变化的应变反应。三、物资集中采购的财务风险防范措施由于物资集中采购金额大，采用银行承兑汇票支付后到期日期限长，推迟了集中采购财务效果，为规避财务风险，物资集中采购工作应循序渐进，在区域范围内开展试点，待积累经验后或者资金充足时再扩大采购规模和采购种类。（一）建立物资集中采购资金池，实行资金总额预算管理物资集中采购要结合公司实际情况开展，提前谋划布局，编制合理的、科学的物资集中采购目标，编制后要严格预算刚性约束。如给予物资集中采购部门一定的资金总额或银行授信规模，设定垫资额上限，使其在公司核定的资金总额或银行授信规模范围内滚动开展物资集中采购活动，核定预算资金总额后不得随意更改。让物资集中采购管理部门切实感受内在资金压力，不再不假思索地要求项目参加集中采购，不断提升物资采购服务质量。传统项目物资招标采购与物资集中采购需灵活运用，杜绝不加分析地要求项目参与物资集中采购。（二）灵活采用支付结算方式，提高资金管理水平目前企业可以选择的支付结算方式主要有银行承兑汇票、供应链金融、现金三种，公司应在每期物资集中采购的结算中充分考虑不同结算方式对企业的影响，主要表现在对物资采购成本、现金流的影响。由于《商业汇票承兑、贴现与再贴现管理办法》从今年1月1日实行，其中规定商业汇票的付款期限自出票日至到期日，最长期限不得超过6个月，如果一直开具6个月的商业汇票，加上2022年可以开具一年期的银行承兑汇票，在2023年后半年会迎来票据集中兑付，巨额定期债务的兑现，对企业运营的现金流产生很大影响，选择何种结算方式更应比较一番。（三）开展计划管理，疏通信息传递渠道为确保物资的集中化供应，应加强计划管理，确保计划的及时性、有效性，避免盲目集中采购。不仅要避免有备无用造成严重的资金占用，还要避免用时无备导致的项目停工待料。物资集中采购的资金占用费要向项目明确，让项目感受无效的物资备用计划会产生额外成本。企业还要对物资集中采购信息传递渠道进行疏通和优化，努力减少中间环节，加强企业信息化建设，切实提高物资采购信息在需求方和采购方的传递速度。（四）建立健全激励约束机制，加强各个部门的协调为提升集中采购管理部门的服务水平，必须建立健全内控机制，制定物资集中采购考核管理办法，不应以集中采购价与市场价的差额作为集中采购管理部门的绩效依据，差价是工程项目与集采管理部门的收益之和，最主要的是工程项目，集中采购管理部门应参考集中采购回款额制定收取业务管理费用的方法，收取的业务管理费用应适当，采购成本和业务管理费用之和应比市场低，使得工程项目和集中采购管理部门都能从中受益。无论是集中采购还是项目自行采购，能够有效降低成本就是恰当的采购方式，物资集中采购部门应该为工程项目带来实惠，使其直接了解物资集中采購所带来的好处，以便消除抵触心理。（五）保证资金筹集流转，提供持续健康的保障为物资集中采购业务的持续健康开展，必须做好集中采购和资金回笼的协调，保证集中采购资金能够有序流转到位。存在个别项目将物资集中采购与项目其他物资材料区别对待，工程款到位后不及时归还公司垫付的物资集中采购货款，导致未归还的公司物资集中货款逐年递增，给公司资金管理带来沉重的负担。物资集中采购管理部门应充分发挥管理职能，做好物资集中采购资金的专项催收工作，对于出现长期拖欠物资集中采购资金的项目要及时进行解决，避免无限制地占用物资采购资金，压榨物资集中采购资金的活动范围。（六）加强合同管理，明确不可预见事件的解决办法严格落实保证金制度，要求参与物资集中采购的供应商必须缴纳履约保证金，保证合同的正常履行。对外部因素或者政策因素调整带来