公司文件管理制度

沈阳枫桦园林文件编号: 生效时间：修订时间: 总页数：拟定部门: 签 发：公司文件管理制度一、总则1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件谢谢阅读在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度.谢谢阅读2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文,公司上报下发的各种谢谢阅读文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按谢谢阅读《档案管理制度》执行.3、公司文件由办公室统一管理和存档。一、文件的分类1、外收文：公司从外部接收的政府文件。2、外发文:以公司名义向外部发送的文件。3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效谢谢阅读性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件.三、内行文的管理1、内行文的范围：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会感谢阅读议纪要和会议简报，均属内行文范围。2、内行文的编号各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份(见附件精品文档放心下载第1页（共8页）沈阳枫桦园林一《编号规则》)。3、格式要求(附件二)⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。谢谢阅读⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（）”括起.谢谢阅读⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门,签发人。谢谢阅读⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。⑸、正文使用小四或四号宋体,行间距1。5倍.⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称.注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层,抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门.感谢阅读4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核,对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正.谢谢阅读5、内行文发文流程⑴、起草人→部门负责人(审核）→办公室（审核）→分管领导(审核）精品文档放心下载→总经理（签发）→办公室（存档发放）⑵、说明a、各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批感谢阅读单》（见附件三）。b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等.感谢阅读c、文件由总经理签发。第2页（共8页）沈阳枫桦园林d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记(见附件四）。谢谢阅读e、办公室负责流转。f、办公室负责督办并定期组织评估和修订.四、外收文的管理1、外发文的接收⑴、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。感谢阅读⑵、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。感谢阅读⑶、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。⑷、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档.谢谢阅读2、外收文的管理⑴、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五）,分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。精品文档放心下载⑵、一般函、电等，由办公室直接分转处理。⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室负责督办.谢谢阅读3、外收文的归档按《档案管理制度》执行。四、外发文的管理1、外发文的范围（1）、公司对外界公共媒体发布的信息。⑵、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。第3页（共8页）沈阳枫桦园林2、外发文的程序⑴、发文程序参照内行文的发文程序。⑵、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交.感谢阅读五、附则本管理制度自发布之日起执行。附件一：文件编号规则一、编号格式FHYL【XXXX】第XXX号.二、格式说明1、FHYL： 表示沈阳枫桦园林公司2、【XXXX】: 表示年份3、第XXX号：表示发文顺序号。附件二：文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数:拟定部门： 签 发：标题（小二宋体加黑、居中）正文（小四或四号宋体）沈阳枫桦园林公司二零XX年X月X日主题词：第4页（共8页）沈阳枫桦园林抄报:抄送：附件三：内行文审批单起草部门 起草人文件名称 日期编号 文件发送范围部门负责人:办公室:分管领导：总经理：附件四：第5页（共8页）沈阳枫桦园林文件发放记录单文件编号 文件名称 起草人 发