资产清算改革背景下的资产管理数据库建设

资产清算改革背景下的资产管理数据库建设

2001年以来，新华社中央秘书处开始以部门预算为主要内容的“一人两位政府”财务管理体制改革，包括经营管理、预算管理、资产管理、资本管理、公共资金管理、财务管理、分配方式等。在这样的改革背景下,新华社资产管理工作围绕明确目标、强化管理、整合资源、建章立制、推广信息化等五个方面,做了大量工作。这些工作可以简单概括成25个字,即“建一个系统、抓两个整合、促三项管理、用制度管事、奔总体目标”。一、配合开发,抓好资产管理信息系统试点我社从2003年开始要求所属单位每年进行一次账账、账实核对。通过每年年终决算前的资产清查核实工作,基本摸清了全社资产家底。同时,计财局明确提出必须利用现代管理手段对资产实行动态管理,并在广泛调研的基础上制订需求报告。需求报告经多次研讨确定之后,为在最快的时间内完成推广工作,我们采取平行作业,一手抓配合开发,一手抓软件推广。2004年10月,开始资产管理信息系统的开发设计;2005年3月底,在软件基本功能实现后,我们组织了两期软件操作培训;6月挑选条件成熟单位进行试点,组成三个小组下分社、部门指导;7月底,七个试点单位建立了实时、动态的资产管理数据库。资产管理信息系统试点成功这一小步,预示着资产管理工作将向前迈进一大步。之后两年时间,资产管理信息系统得到全面推广。2007年初,按照财政部资产清查工作的统一部署和社党组确定的工作方案,我们依托资产管理信息系统在全社范围内组织开展了资产清查。通过“三上三下”核对,修正了3万多条资产信息,进一步完善了资产管理数据库,基本解决了长期形成的资产报废、丢失处理不及时、采购入账不全面等历史遗留问题。2007年6月,新华社资产管理数据库建设通过验收并全面启用。总社各部门、事业单位、国内外分社首次统一了管理平台,18万条资产首次统一了资产编号和条码标签,建立了资产动态管理机制。两年多时间计财局共组织了14期集中培训,有针对性下部门点对点指导70多次。二、资产管理信息化取得了显著成效为减少职能交叉,避免多头管理和管理目标不一致等问题,2005年6月从理顺采购流程开始,将原分散在三个部门的资产管理机构实现整合,全社资产管理职能统一划归计财局,改变了原有多头管理的格局,基本达到统一管理、明确分工、提高效率的预期目标,为全社资产管理信息化顺利推广奠定了基础。为提高资产利用率,社长办公会明确要求集中管理通用设备等大项资产。在审议全社汽车购置预算时,要求总社在京各职能部门不再更新购置新车,现有车辆逐步交机关服务中心管理;国内分社所有车辆集中管理、统一调度、综合保障。近三年全社车辆总量减少82辆,其中国内分社减少36辆,总社减少46辆,节约更新购置费用2000多万元,每年节约车辆维护、运行费用400多万元,但集中管理后交通保障能力却得到较大提高。总社各部门的摄像机、投影机等大项资产也由计财局统一集中管理,各部门根据工作需要办理借用手续,提高了资产的使用效率。三、围绕整个资产生命周期，管理资产的分配、使用和处置1.加强资产管理与预算管理的衔接资产配置是一个单位资产的“入口”,是资产管理与预算管理的重要接口和关键环节。我社多次在社长办公会审议设备购置预算时提出管理思路和工作要求,指出资产配置原则是工作需要、发挥作用、管理好;要制订主要实物资产配置标准,作为预算申报、审核依据;针对库存设备较多的问题,提出按照先出后进的原则,将零库存作为管理方向,主要资产按招投标管理后实行配送制;为减少设备配备的随意性,要求所有资产配置纳入预算管理,报社长办公会审议。2007年,我社在连续两年应用资产管理信息系统审核设备预算的基础上,进一步加强了资产管理与预算管理的衔接。具体体现在四个方面:一是依据设备存量情况审预算,并考虑当年设备预算批复和执行情况。在审核全社100多个预算单位申报的设备预算时,对照系统中计算出的各单位分年度、分类别的设备存量情况进行审核,并将当年预算已批复但未执行的资产数量自动计算到资产存量中。二是建立拟更新设备预报废机制。审核办公设备和汽车预算时,我们依托资产管理信息系统中的动态数据,对照更新报废标准细化审核到每一条资产,经审核同意更新的设备列为预报废,待设备更新后再正式报废,并实行领新交旧制度,实现预算、配置、报废环节的衔接。三是按照工作需要原则对主要设备实行标准配置。对记者采访用电脑、相机等主要设备、办公家具等资产,根据预算单位人员的岗位情况和工作需要,建立主要实物资产配置标准,并按照配置标准审核预算。四是根据资产数据库中资产的存量审核日常维护和运行费用。例如,在审核房产、汽车等大项资产的日常维护和运行费用时,将资产数据库中的信息作为审核依据。2.加强资产管理为保证资产安全,提高资产使用效率,我们重点做了三方面工作:一是明确资产保管责任,做到“四号定位”。统一全社资产编号,明确资产使用属性,做到“属人、属地、属部门”,即明确资产保管人、保管部门和实际放置地点;二是加强大项资产的统一管理和资源整合,将汽车、摄像机、投影仪等大额资产统一管理;三是建立闲置资产调剂机制。同一单位不同岗位、同一岗位不同时期,以及不同类型单位之间,因职能和职责不同,可能对同一资产的利用率存在差别,因此资产闲置的情况时有发生。针对各单位资产调剂中出现的问题,我们在固定资产管理办法中要求各单位加强内部调剂,申请处置的资产必须是使用状况最差或技术淘汰的资产。同时依托资产管理信息系统建立了跨部门的闲置资产供需平台,各单位的闲置设备信息可以实时提交,其他单位和部门可在线申请调剂这些设备,使资产调剂工作日常化。3.公开处置黄标车为加强通信旧设备处置管理,2003年底,新华社社长办公会审议通过《新华社通信旧设备处置办法》,明确了通信旧设备对外捐赠对象和程序,以及对外出售的竞价程序。2004年8月,按照处置程序,我社首次网上公开拍卖11辆黄标车,2006年3月,我们再次公开拍卖处置35辆旧车,处置价格高于评估价格32.48%;批量处置旧设备也全部委托拍卖机构公开拍卖;对金额较小的资产处置全部公开竞价,邀请三家以上回收单位参加。按照这样的程序来处置设备,一方面,引入了竞争机制,减少了人为因素,另一方面,通过市场发现价值,使处置价格更加合理。四、完善规章制度我社按照“处理一件事情、统一一次认识、完善一项制度”的要求,对具有普遍性的问题不是简单地就事论事,而是通过建立或完善规章制度来解决,基本做到用制度管事。2007年7月,我社针对资产清查中发现的问题,再次修订了《固定资产管理工作规范》,理顺与资产管理相关的预算、采购、验收、登记、付款、报销等工作流程,明确每一环节的责任部门、工作时点、工作内容等,做到环环相扣。近五年来,新华社制订、修改、完善设备设置、处置等方面的规章制度10多项。2000年和2003年,根据工作需要两次修订《新华社事业部门固定资产处置管理实施办法》;2004年制订了《新华社通信旧设备处置办法》;2002年制订了《新华社设备毁损、丢失赔偿办法》,明确了资产毁损、丢失后责任的核定以及相应赔偿额的确定。2005年制订了《新华社办公家具配置标准》,这是我社第一个资产配置标准,明确了不同岗位办公家具配置数量、金额等内容。2005年第20次社长办公会明确了汽车配置原则;2007年第19次社长办公会审议确定了《关于通信、摄影、音像等设备管理的暂行办法》。通过以上一系列建章立制等举措,明确了资产管理规则、流程,使各个管理环节之间有机协调。同时,通过资产管理系统,对各单位日常工作中所提问题及时发布解释,对不符合规定的行为给予预警或在考核中减分,促进了制度的落实,减少了工作中的随意性。五、资产管理信息化水平不断提高2005年初,新华社工作要点中明确了我社资产管理目标,即“家底清楚、标准配置、使用合理、处置得当”。我们紧紧围绕这个管理目标,以推广资产管理信息化为工作主线,进一步规范了资产配置、使用和处置等日常管理,取得了较好的成效。——资产管理信息化向纵深推进。两年多的努力,资产管理信息系统得到全面推广,初步摸清全社资产家底,同时建立了资产动态管理机制。——资产管理流程不断规范。所有单位均可通过资产管理信息系统对资产生命周期内整个业务流程进行在线申报、审批,业务流程和单据格式得到统一。同时,总结实际工作形成的资产管理工作规范,明确了每一环节的责任部门、工作时点、工作内容、系统操作方法等。——资产清查统计效率不断提高。网络化平台和集中数据库实现了全社资产信息的集中、统一,实现信息流的快捷传递。现在全社固定资产月报实时生成,通用性资产信息统计时间由原来7天缩至不到1小时。在财政部布置的2006年度事业单位资产清查工作中,许多单位固定资产数据整理、核对、转换工作只用了1周左右时间。——资产管理与预算管理衔接不断深入。各单位申报预算和职能部门审核预算时应用数据库核实设备存量和使用情况,提高了预算审核与管理的准确性,可以更加扎实地落实