文秘工作与文书档案管理工作的一体化探究获奖科研报告

文秘工作与文书档案管理工作的一体化探究获奖科研报告【摘要】当前阶段，很多企事业单位的文秘工作对领导的决策能力和单位的发展都有着十分重要的作用。在信息技术高速发展的时代背景下，现代文秘与档案管理工作顺势而成。就事业单位而言，很多档案管理与文秘工作落实，均处于单独执行的阶段。本文将探究当前事业单位文秘工作与文书档案管理工作一体化的相关问题。

【关键词】文秘工作;文书档案管理;一体化

文秘工作与文书档案管理工作，一般是通过公文作出衔接，事业单位的档案来源，基本上是文秘所处理的资料，文书的最终归宿便是档案。事业单位在管理期间，加快推动文秘工作与文书档案管理工作一体化，不仅对两者之间的关系作出客观性联系，还对文秘工作流程和文书档案管理流程进行整合，提升整体管理效率。

1.文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

事业单位内部的文秘工作性质，对文秘部门强化档案管理质量有着决定性影响。文档工作在落实开展期间，不能脱离档案管理而单独存在，文秘工作的性质，在具体落实期间，更是集中体现在档案信息管理领域。文秘工作内容覆盖文件资料的上下传递，催办各类文职类工作内容，对文件资料进行归档处理，可见文秘工作质量，会影响到整个单位工作效率。通过高质量文秘工作，可以将上级领导的工作思想和管理理念快速下达到各个科室、部门，也为事业单位内部工作人员的学习与培训提供信息，使得事业单位工作人员能力提升，实现事业单位管理的效益。可以说，文秘工作在事业单位中发挥着不可小觑的作用，其优质的服务更是实现事业单位有序運转的关键。

规范化管理文秘工作，需要以基础档案管理工作为出发点，对各种运作方法进行规范化处理。通过科学化的档案管理工作，能够确保文秘工作得以全面且合理化落实。在事业单位的重大活动中，物质基础和信息来源对文秘工作的全面性和科学性都有着直接的影响。强化档案资料管理的准确性与安全性，增强档案的可选性和全面性，更是文秘工作开展的基础和前提。所以，在新形势下，建立健全档案管理体制机制，是文秘工作落实的必然要求，也是尤为重要的工作任务和管理手段。

2.文秘工作与档案管理衔接存在的问题

2.1原资料内容有编号，但资料不完整

事业单位虽然已经具备完整的管理流程，但是在日常的管理运作期间，经常性的出现原稿件缺失或者是稿件修改的现象。在原稿件上，大多数有相关领导的批准意见或者是具体指示，对于后续稿件而言，这些原稿件更加具备存档的现实意义。另外，部分文件在没有进行复印的情况下进行将其存档，或者是外借，造成在后续使用中，造成原文件内容变得模糊不清。

2.2公文格式与附件不规范，且文种不统一

公文作为一种具有严格规范性的文本形式，其格式和要求均有要求，同时也在应用中制定出相应的规范，且对相关细节作出要求和规定，提升了我国公文质量。但是，仍旧存在着部分问题没有解决，如没有对公文中的请示和公文中的报告作出明确的规范，在很多情况下，工作人员经常性的混淆两种公文，导致公文的作用没有充分发挥出来，甚至对受理公文产生消极影响。此外，在一些公文附件中，没有在公文内容中进行标识，甚至没有编写附件标号。种种影响因素，都无形之中造成传递与受理公文受到影响，阻碍事业单位管理。

2.3移交资料不及时

事业单位在运转期间，由于受到各种事务的影响，造成文秘没有及时移交公文资料，也没有对公文的移交情况进行跟进，种种现象对于事业单位的方案管理与存档都造成了不良影响，影响事业单位运行效率。

3.文秘工作与文书档案管理一体化措施

3.1强化文档一体化意识

虽然文书处理工作与档案管理工作之间存在着工作任务的差异，具有相对独立性，但是文书是档案的主要来源，档案是文书的最终归宿，因而在实施管理的时候，需要认清两者的联系，树立系统思维意识，以档案管理与文书处理工作一体化发展为导向，在实际工作期间，要做好文秘培训工作，切实将其作为基础的工作内容，深刻了解文秘工作并非是做好领导人员的服务，更是要对历史负责，对每一份公文进行规范化办理，形成今天的文件就是明天的档案理念。

3.2提升文秘部门对工作的重视

在文书档案管理期间，最为重要的工作内容是公文文书立卷，其对整个档案文书的管理工作有着极为重要的安全意义，也可以公文管理的体系化和条理化。在具体实践期间，相关公文资料在处理完成以后，要由事业单位文秘作出梳理，通过展开公文立卷、归档以及其他各类整理工作完成资料整理。在文秘工作中以及文书档案管理工作的衔接过程中，文书立卷也是最为重要的衔接过程，也是两者进行联系的过渡环节。换言之，在研究文秘工作与文书档案管理一体化的过程中，需要通过两者之间的通力合作，通过制定详细的工作预案，基于工作的相关流程和操作标准，明确工作流程，切实保障公文资料的完整性和真实性，做好前期准备工作。

3.3构建一体化标准

这种模式是基于文秘工作而展开的，想要加快推进文秘工作和档案管理标准化建设，就必须要融合相关部门，综合整合内外部各类影响因素，完成标准的系统构建，提升文秘工作与文书档案管理一体化水平，进而实现管理模式优化，通过两者之间的紧密联系，发挥工作一体化的优势。通过分析与共享各类资源，使得文秘工作和文档管理工作质量和效果得以强化，为事业单位内部管理工作有序开展提供助益。