医院药品按销售自动采购请领模式的设计与应用

医院药品按销售自动采购请领模式的设计与应用

医院药物等级管理包括一级（药物）和二级（药房）药物的管理。传统的一级库(药库)的采购计划及二级库药品领药方式的缺点是凭库管员、采购员个人经验决定领药量、采购量,经常造成缺药或库存积压的情况,并且每天要清查药品库存,以及人工生成领单、采购单,工作量大。为进一步提高我院药品管理质量和效率,保证临床用药,降低缺药率,在学习药品流通环节先进管理经验后,将以往的经验采购和请领药品的方式,提升到有数据可依的采购和请领模式。调整程序后,药房按照药品近期销售数量并且参照现有库存自动请领,库房按销售并参照整包装数量出库发药,并根据全院药品销售制定采购计划,使请领数量和采购数量更为合理。药品按销售请领和发放,能够使所有药品周转起来,流通环节顺畅,工作中缺药、滞销、批号不统一、效期药品等问题会降到最低。现将我院药品采购请领模式的改进介绍如下。1硬件环境1.1高效存储/存储采用Intel(R)Pentium(R)DCPU2.80GHz,2.80GHz,1.00GB内存,160G存储,目前工作站使用长城电脑。1.2软件东软集团有限公司开发的医院信息管理系统(HospitalInformationSystem)第二期(简称HIS二期)。1.3利用新程序自动生成采购备货量我院HIS二期上线后,各组陆续开始使用库存警戒线请领模式,但请领数量是由人工经验用手工输入方法来设置上下限生成并人为修改。由于手工输入的数量靠个人经验,而且费时费力,各组上下限很少进行维护,无法适应药品销售的波动性。新程序通过引入简单的统计函数,使上下限根据一段时间内销售量的平均数,实时刷新,请领数量也同步自动生成,更接近实际需求量。而且对于突发情况更有利,一次临时补充领药后,因为有了销售量,随之产生请领数量,同时生成采购备货量。所以新程序只是在原有程序基础上,把其中的人工经验设置警戒线+自动生成的模式,改为按销售数量+自动生成的模式。1.4测试区域西安交通大学医学院第一附属医院药学部西药库、门诊西药房、住院药房、静配中心。2方法和结果2.1计算日内剂量的计算和安全旋转天数平均日用量(A)=最近28天某药品的总用药量/28。安全周转天数即药品请领到药房直至销售至病区所用的平均天数。2.2平均库存天数a假设当前的平均库存量为最适库存量。以每种药物平均每天的实际库存/该药的日均用量(A)为该药的平均库存天数,所有药物的平均库存天数的算术平均值取整为药品最适库存天数。经计算,西安交通大学医学院第一附属医院各个调剂室的药品最适库存天数:住院药房为10d,门诊西药房为13d,静配中心为8d,库房最适库存天数为15d。2.2.1药品的最大上限储存天数c药品最大库存量(也即药品刚被领入时的库存量)可被日均用量使用的天数为C。2.2.2药品的最低储存天数d药品最低库存量可被使用的天数,当药品库存低于D值时显示预警,提示需要领药。可被日均用量使用的天数为D。2.2.3药品的日平均销售二级库请领时,最高库存=A×C,预警(最低)库存=A×D,(A为需请领的调剂室某一药品的日平均销售,C=D+最适周转天数),请领数量=最高库存-现有库存数量(当现有库存小于最低库存才能生成请领),库房做采购计划时,最高库存=A×C,预警(最低)库存=A×D,C=D+最适周转天数)采购数量=最高库存-药库库存数量(理论上应为全院库存)。2.2.4建议住院药房c结合药品最适库存天数,并根据日常工作经验,经药房管理人员、二级库领药员、程序设计人员讨论并运行后建议住院药房C=13,D=9、门诊药房C=15,D=10,静配中心C=9,D=5,库房C=15,D=10。2.3工作流2.3.1库存管理界面-请领界面各调剂室在药品库存管理中,点击生成警戒线标识-选择最近28天的统计区间-设置最低天数和最高天数(系统自动生成最低库存(库存下限)和最高库存(库存上限),最低库存=选择时间段内各组日均销售×所设置最低天数,最高库存=选择时间段内各组日均销售×所设置最高天数)-确认保存-调剂室请领界面-点击警戒线标识,提示是否生成最新的警戒线-确定(系统按照第一步操作生成的库存上下限进行判断和计算,当药品的库存数量小于库存下限)-自动生成药品请领单(请领数量=库存上限-现有库存数量)-当没有在当天库存管理中设置上下限时会出现提示:请生成最新的警戒线。2.3.2库存采购概况药品采购计划生成原则同上,最低库存=选择时间段内全院日均销售×所设置最低天数,最高库存=选择时间段内全院日均销售×所设置最高天数,采购数量=库存上限-药库库存数量(理论上应为全院库存,但是目前由于各个调剂室之间无法从程序上相互请领,所以暂时为库房库存数量);当没有在当天库存管理中设置上下限时会出现提示:请生成最新的警戒线。2.4请领人员的日常采购过程在2011年10月使用新程序,对新程序使用前3个月和使用后3个月结果进行分析,记录每个药品缺药的次数、每日最大的库存量可以使用的天数、日领药次数、日领药品种、领药员每日用于领药的时间等,并且对比。在使用新系统之前,请领方面:请领人员每周缺药大概20多个品种,每日最大库存量的使用天数为7d,平均日领药次数为2次,日领药品种70多,领药员每日用于领药的时间大概在2h左右。采购方面:采购人员每周1次,每月4次大的采购,药品平均周转天数为14d,每周补充临时采购数量约15次,每月近60次,采购员每次用于采购单的时间大约为4h左右。在使用系统之后,请领方面:请领人员每周缺药大概不到10个品种,每日最大库存量的使用天数为6d,平均日领药次数为0.8次,日领药品种60多,领药员每日用于领药的时间大概在0.5h左右。采购方面:采购人员每周做1次大的采购,每月4次大的采购,药品平均周转天数为12d,每周补充临时采购数量约7次,每月近30次,采购员每次用于采购单的时间大约为1h。2.4.1库存药品金额通过在2011年10月使用前三个月和使用后三个月的各组周转率以及各药房请领缺药率、库房补充计划数量及请领未出库数量的数据对比分析。见表1。通过财务金额分析,周转率越大,说明周转越快,库存药品金额越少;相反,周转率越小,说明周转越慢,库存药品金额越大。药品请领不能完全按照销售,也不能完全按照货架的空置率,某一药品二级库货架空间应根据销售数量变化调整。见表2。2.4.2其他适低库存天数最适库存要根据相应药房的面积、药品品种数、药房与药库距离等情况来制定,本研究中门诊、住院最适低库存天数为8～10d,静配、中药房4～5d。而本研究设定的一般情况下药品最高库存天数为10～15d,预警库存天数为5～10d。不同药房应根据自己的具体情况合理设置具体的数值,并通过实践验证数值设置的合理性。最高天数最低天数E=统计区间最高日消耗/日平均消耗;当E≥5的时候,按照最高日消耗生成请领,最高天数最低天数为设置的一半;当E<5的时候,按照日平均消耗生成请领,最高天数最低天数为设置数。最高天数最低天数E=统计区间全院最高日消耗/全院日平均消耗;当E≥5时,按照最高日消耗生成采购单,最高天数最低天数为所设置的一半;当E<5时,按照日平均消耗生成采购单,最高天数最低天数为所设置数字。c类药品、特殊管理药品、c类药品请领对不同药品分级管理,如销售稳定的药品分为A,用量比较少、用药差异大的药品分为B,用药没有规律性的药品、特殊管理药品分为C,通过药品分级管理,可以实现差异化请领,即A类药品请领由于销售稳定,可以参照生成请领数量调整为接近整包装,B可以通过差异化请领(按最高日消耗请领),C类药品在按销售请领不足或漏领,可以人工随时请领。3按销售请领采购模式降低成本3.1传统的药品领药模式存在几大缺陷,首先是规范性不强,与请领个人的能力相关;二是工作量较大,包括每天需要人工检查库存、靠经验判断确定请领数量等;三是请领数量的准确性水平不高,经常出现多领或少领,导致缺药或药品积压,容易造成药品过期和断药。而建立按销售自动生成采购单以及请领单系统有助于解决上述问题。本研究显示按销售采购请领模式更有利于请领采购,能够减少请领采购中的人为误差;而传统模式库存天数偏差较大,药品积压和缺药的情况显著多于按销售请领采购模式。因为能保持较理想的库存,按销售请领采购模式每日领药次数和每日领药品种数均显著低于传统模式。另外,因按销售请领采购模式由系统自动计算、自动生成领药的品种和数量,而无需领药员检查库存和填写领单,节约了领药员大量的时间,也减少了人为的差错。而且流程简单,受领药员个人经验影响小,有助于规范化管理。3.2要建立按销售请领采购模式有一些前提条件,首先要已经开展药品二级库数量化管理,有完善的二级库数量管理软件系统,且计算机系统要能随时准确统计当前库存,账面库存与实际库存差异小于10%。3.3最适库存要根据相应药房的面积、药品品种数、药房与