第3章 文字处理软件Word 2010

第三章文字处理软件Word2010掌握文档的基本操作掌握文本输入和编辑方法熟练掌握文字、段落的格式设置方法学习目标掌握页眉和页脚的设置方法熟练掌握图文混排方法掌握表格的创建与编辑方法目录CONTNETS01Word2010使用基础03文本输入和编辑02文档基本操作04文档格式设置05图文混排07文档的打印06表格创建与编辑08样式的使用09创建目录10邮件Word是MicrosoftOffice系列中一款功能强大且实用的文字处理软件。使用Word软件可以快速创建出极具感染力的图文并茂的电子文档。3.1Word2010使用基础启动Word2010的常用方法有：◆使用“开始”菜单：单击Windows“开始”，在打开的开始菜单中依次选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftWord2010”，可启动Word2010，如图1所示。◆使用快捷方式：将快捷方式创建在桌面上，双击桌面上的快捷方式图标，即可启动Word2010，如图2所示。◆使用快捷菜单：在桌面空白处右击鼠标，选择“新建”→“Word文档”，可新建一个Word2010空白文档。3.1.1启动Word2010图1使用“开始”菜单启动Word2010图2使用快捷方式启动Word2010启动Word2010后，会创建一个默认的Word2010空白文档，窗口组成如右图所示。3.1.2Word2010的窗口组成Word2010窗口组成3．Web版式视图在“Web版式视图”下，以Web页格式显示文档。切换到“草稿视图”模式后，Word会将页面边距、分栏、页眉页脚和图片等内容隐藏显示，仅显示标题和正文。CDBAE1．页面视图在该视图下，可以录入文本，插入对象和进行页面排版等。2．阅读版式视图5．草稿视图在该视图下，功能区会自动切换到“大纲”选项卡，可以利用大纲标题快速阅读长文档。4．大纲视图3.1.3Word2010的视图模式Word2010共有五种视图模式：退出Word2010的方法有以下几种：◆使用“文件”面板：打开并保存过Word文档，单击“文件”，在打开的面板中选择“退出”选项，即可退出，如图1所示。◆使用“关闭”按钮：单击Word窗口上“标题栏”的“关闭”，同样可以退出Word2010，如图2所示。3.1.4退出Word2010图1使用“文件”面板退出图2使用“关闭”按钮退出3.2文档基本操作1．创建空白文档启动Word时，会自动创建一个空白文档，文档名称默认为“文档1”。通常用以下几种方法创建空白文档。◆单击“文件”，选择“新建”，选择“空白文档”，即可创建一个空白文档，如图3所示。◆在桌面空白处右击鼠标，选择“新建”→“Word文档”，也能创建空白文档。3.2.1新建文档新建空白文档2．使用模板新建文档◆利用现有模板创建文档：单击“文件”，选择“新建”，选“样本模板”，单击“创建”按钮，如右图所示。◆利用网络模板创建文档：单击“文件”，选择“新建”，在“模板”区域双击打开需要的模板库单击“下载”按钮创建新文档。利用现有模板新建文档1．保存新文档创建文档后，若是第一次保存文档，单击“文件”按钮，选择“文件”面板中的“保存”选项，会弹出“另存为”对话框，在其中设置“保存位置”“文件名”和“保存类型”，然后单击“保存”按钮即可保存文档，如右图所示。3.2.2保存文档利用现有模板新建文档2．保存已有文档◆将文档保存在原位置：单击标题栏“快速访问工具栏”中的“保存”或选择“文件”面板中的“保存”可快速保存已有文档。◆将文档保存在其他位置：要想将已有文档保存在其他位置，单击“文件”，选择“另存为”，根据需要修改文件的名称、保存位置或类型后单击“保存”按钮即可保存文档。1．打开文档启动Word后，单击“文件”，选择“打开”，即可打开选中的文档，如右图所示。2．打开最近所用的文档单击“文件”按钮，选择“最近所用文件”选项，则旁边窗格中将列出最近打开过的文档名称，单击可打开文档。3．关闭文档单击“文件”按钮，在“文件”面板中选择“关闭”选项，可关闭文档。3.2.3打开与关闭文档“打开”对话框3.3文本输入和编辑3.3.1输入文本即点即输在Word文档中，可以通过键盘直接输入英文、汉字、阿拉伯数字等文本。ABCABC插入特殊符号（1）“符号”列表框；（2）“符号”对话框；（3）插入日期和时间。拼写和语法使用“审阅”选项卡“校对”组中的“拼写和语法”功能可以修正一些出错的地方。“符号”列表框选择整篇文档时，将鼠标光标移至文本左侧的文本选定区，连续三次单击鼠标；或者按下键盘上的组合键Ctrl+A即可。选择不连续的文本时，按住Ctrl键不放，然后依次在要选择的文本上拖动光标即可。CDBAE选择一行文本，将鼠标光标移至文本左侧的文本选定区，当光标变成斜向空白箭头时，单击鼠标即可。选择长文档时，先将光标定位在起始位置，后向下翻至结尾处，按住键盘上的Shift键用鼠标单击结尾位置，后松开Shift键和鼠标即可。3.3.2选择文本在文档中编辑文本时，需要先选中相应的文本，具体方法如下：将鼠标光标移至文本左侧的文本选定区，当光标变成斜向空白箭头时，双击鼠标；或将光标移至该段上，连续三次单击鼠标。1．复制文本选中文本，切换到“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“复制”按钮，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项；然后将光标定位到目标位置，执行“粘贴”操作即可。3.3.3剪切和复制文本使用剪切操作可以将文本从一个位置移到另一个位置，使用复制操作可以将文本复制多份，以便重复应用。剪切和复制最后都要有粘贴操作配合才可以生效。2．剪切（移动）文本选中文本，切换到“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“剪切”按钮，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”选项；然后将光标定位到目标位置，执行“粘贴”操作即可。3．粘贴文本（1）粘贴选项在“开始”选项卡的“剪贴板”组单击“粘贴”按钮下的下拉箭头，可以打开“粘贴选项”，如图1所示。（2）选择性粘贴如图2所示。（3）剪贴板4．撤销和恢复撤销可以取消前一步（或几步）的操作，而恢复则可以取消刚做的撤销操作。图1粘贴选项图2“选择性粘贴”对话框1．查找切换到“开始”选项，在“编辑”组中单击“查找”，打开“导航”任务窗格。

在“搜索”文本框中输入要查找的内容，系统会自动执行搜索，搜索结果会显示在任务窗格的“浏览您当前搜索的结果”选项卡中，如右图所示。“导航”任务窗格3.3.4查找和替换2．替换使用“替换”功能可以将文档中多处文本或格式等替换成其他内容，可以一次性全部替换，也可以逐个替换。，如右图所示。“替换”选项卡3.3.4查找和替换1．设置项目符号（1）应用内置项目符号在“段落”单击“项目符号”即可为文本添加项目符号，如图1所示。（2）自定义项目符号在“项目符号”单击“定义新项目符号”，可打开“定义新项目符号”对话框，如图2所示。图1项目符号库图2“定义新项目符号”对话框3.3.5设置项目符号和编号2．设置编号（1）内置编号在“段落”单击“编号”选择所需的编号即可为文本应用该编号，如图1所示。（2）自定义编码在打开的“编号”中设置“编号样式”和“编号格式”等，单击“确定”即可自定义编码，如图2所示。（3）起始编号设置在“编号”中选择“设置编号值”选项，打开“起始编号”对话框，在其中设置起始数值即可。图1编号库图2“定义新编号格式”对话框3.3.5设置项目符号和编号3.4文档格式设置1．设置文本的字体、大小、字形等（1）使用“开始”选项卡选中文本，并切换到“开始”，使用“字体”组（如图1）中的设置以下属性。（2）使用对话框切换到“开始”选项，单击“字体”组右下角的对话框，打开“字体”对话框，设置中文字体、西文字体、字形、字号、字体颜色和下划线等，如图2所示。图1“字体”组图2“字体”对话框3.4.1设置文本格式2．文本效果文本效果可以让文本看起来具有艺术字的效果。选中文本，切换到“开始”选项卡，在“字体”组单击“文本效果”按钮，在打开的列表中选择一种效果即可对文本应用该效果，如图所示。“文本效果”列表3．设置字符间距

单击“开始”选项卡“段落”组中的“中文版式”按钮，在打开的下拉列表中选择“字符缩放”选项，然后在其下级列表中选择一个内置选项；或者选择“其他”选项，打开“字体”对话框的“高级”选项卡，在其中可设置具体的“缩放”“间距”和“位置”值，如图所示。“字体”对话框“高级”选项卡1．对齐方式（1）使用选项卡首先选中文本，并切换到“开始”，在“段落”组中单击对齐，就可设置相应的对齐方式，如图1所示。（2）使用对话框首先选中文本，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“对齐方式”选择相应选项即可设置段落对齐方式，如图2所示。图1“段落”组图2“段落”对话框3.4.2设置段落格式2．缩进方式段落缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进四种方式。选中文本，或者将光标定位在段落中，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组右下角的对话框启动按钮，打开“段落”对话框，切换到“缩进和间距”选项卡。3．段落间距（1）段间距打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”组中设置“段前”或“段后”选项值，可以设置段间的距离。（2）行间距打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”组中“行距”下拉列表中选择相应选项，即可设置行间距，如果选择“固定值”选项，则一定要设置后面的数值。1．边框和底纹（1）设置边框要添加其他形状边框，可在“边框和底纹”打开“边框和底纹”对话框，如图所示。（2）设置底纹选中需要设置底纹颜色的文本，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组的“底纹”下拉按钮，在打开的颜色列表中选择需要的颜色，可为文字添加底纹。“边框和底纹”对话框3.4.3设置其他常用格式2．首字下沉①将插入点定位在要设置首字下沉的段落中，或者选中此段段首需要下沉的文本。②切换到“插入”选项，在“文本”单击“首字下沉”按钮，打开其下拉列表，在列表中选择一项，如图1所示。③列表中“下沉”和“悬挂”默认都是3行，如要设置不同字体和行数，可以选择“首字下沉选项”，打开“首字下沉”，在其中设置具体参数值，如图2所示。④要取消下沉和悬挂，可选中文本，在“首字下沉”下拉列表中选择“无”选项。图1“首字下沉”下拉列表图2“首字下沉”对话框3．分栏切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组单击“分栏”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择需要的分栏选项即可设置分栏，如图1所示。若内置选项不符合分栏要求，可以选择“更多分栏”选项，打开“分栏”对话框，然后在“分栏”对话框中设置栏数、栏宽、间距和分隔线等，最后单击“确定”按钮，如图2所示。图1“分栏”下拉列表图2“分栏”对话框4．脚注和尾注定位插入点后，切换到“引用”选项，单击“插入脚注”或“插入尾注”，就可在插入点所在位置自动插入脚注和尾注的编号，直接输入脚注和尾注内容即可。单击“脚注”组右下角的按钮，可打开“脚注和尾注”对话框，如图所示。在该对话框中可以设置脚注和尾注的位置、格式与应用范围。“脚注和尾注”对话框5．超链接选择文本后，切换到“插入”选项卡，在“链接”组单击“超链接”按钮，打开“插入超链接”对话框，首先在左侧的“链接到”区域选择链接类型，然后在右侧设置具体参数，为选择的文本添加超链接，如图所示。“插入超链接”对话框1．插入页眉和页脚切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”组中单击“页眉”或“页脚”下拉按钮，打开的下拉列表中显示了Word内置的页眉或页脚样式，从中选择任意一种样式，即可为页面设置页眉或页脚，如图所示。2．编辑页眉和页脚插入页眉和页脚后，就进入了页眉和页脚的编辑状态，此时界面会自动切换到“页眉和页脚工具-设计”选项卡，插入点也自动跳转到页眉或页脚上，正文文字显示为灰色，表示正文不可编辑。页眉列表3.

4.4设置页眉、页脚和页码3．删除页眉和页脚在“插入”选项的“页眉和页脚”中，单击“页眉”或“页脚”下拉按钮，选择“删除页眉”或“删除页脚”选项，可以清除页眉或页脚的内容。4．插入页码在“页眉和页脚工具-设计”选项的“页眉和页脚”中单击“页码”下拉按钮，选择“页面顶端”或“页面底端”，选择页码样式即可在相应位置添加页码，如图1所示。在“页码”下拉列表中选择“设置页码格式”，可打开“页码格式”对话框，在该对话框中可设置“编号格式”和“起始页码”等，如图2所示。图1“页码”下拉列表图2“页码格式”对话框1．插入水印插入文字水印，可切换到“页面布局”选项，在“页面背景”单击“水印”，选择一种水印样式，如图1所示。

还可选择“自定义水印”，打开“水印”对话框中自行设置水印的字体、字号、颜色等，设置完成后单击“确定”即可插入水印，如图2所示。图1插入文字水印图2自定义水印3.4.5设置页面背景2．设置页面颜色切换到“页面布局”选项卡，在“页面背景”组单击“页面颜色”按钮，在打开的下拉列表中选择“主题颜色”或“标准色”中的一种，即可将所选颜色设置为页面背景颜色，如图所示。

如果主题颜色和标准色中的颜色无法满足用户需要，可以在“页面颜色”下拉列表中选择“其他颜色”选项，然后在打开的“颜色”对话框中自行设置。“页面颜色”下拉列表1．纸张大小切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组单击“纸张大小”按钮，在打开的下拉列表中选择内置选项，如图1所示。

如果内置的纸型不符合需要，可以选择“纸张大小”下拉列表中的“其他页面大小”选项，在打开的“页面设置”对话框“纸张”选项卡中自行设置纸型的宽度、高度等，如图2所示。图1“纸张大小”下拉列表图2“页面设置”对话框“纸张”选项卡3.4.6设置页面属性2．纸张方向切换到“页面布局”选项，在“页面设置”组单击“纸张方向”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“横向”或“纵向”，以设置纸张方向。单击“页面设置”组右下角的对话框启动按钮，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中也可以设置纸张方向。3．页边距切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组单击“页边距”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择内置选项。如果内置选项不符合要求，可单击“页边距”下拉列表中的“自定义页边距”按钮，打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，在其中可分别设置上、下、左、右边距及装订线。1．插入空白页将插入点定位在需要插入空白页的位置，切换到“插入”选项卡，在“页”组单击“空白页”按钮即可插入空白页，如图所示。

如果要删除空白页，可以将插入点定位到空白页的最前面，按下键盘上的Backspace键。“页”组3.4.7分隔符2．插入分页符将插入点定位在要分页的位置，切换到“插入”选项卡，在“页”组单击“分页”按钮，即可在插入点所在位置插入分页符，其后的内容将自动转入下一页。3．插入封面将插入点定位在要插入封面的位置，切换到“插入”选项卡，在“页”组单击“封面”下拉按钮，然后在打开的下拉列表中选择一种封面样式，即可在文档最前面插入对应样式的封面页。3.5图文混排1．插入外部图片Word2010支持jpg、bmp和emf等多种格式的图片文件。将插入点定位在合适的位置，切换到“插入”选项，打开“插入图片”对话框，选择要插入的图片文件，单击“插入”即可将所选图片插入到文档中。2．插入剪贴画方法一：单击“插入”选项“插图”在打开的“剪贴画”中搜索剪贴画，并单击搜索出的任意剪贴画将其插入文档中。方法二：在“剪贴画”中，单击剪贴画右侧的按钮，在出现的下拉列表中选择“插入”；或者先复制，然后在编辑区粘贴，如图所示。3.5.1图片“剪贴画”任务窗格3．设置图片环绕方式将图片插入到文档后，其默认的环绕方式是嵌入型，此时Word将其当成字符，不能随意移动。如果要达到图文混排的效果，使图片能够随意移动到任何位置，还需要设置其环绕方式为浮动型。首先选中图片，然后切换到“图片工具-格式”选项卡，打开“排列”组的“自动换行”下拉列表（除了嵌入型，其他都是浮动型），选择其中的一种作为环绕方式即可，如图所示。“自动换行”下拉列表4．设置图片样式选中图片，切换到“图片工具-格式”选项卡，如图3.55所示。在“图片样式”组设置图片的边框和效果，或者直接在样式列表中选用一种合适的图片样式，即可为图片设置样式。设置图片样式1．插入艺术字切换到“插入”选项，在“文本”单击“艺术字”，选择需要的样式，将打开“编辑艺术字文字”对话框，设置字体、字号等属性后在文本编辑框中输入文本，单击“确定”按钮即可插入艺术字，如图所示。2．艺术字样式插入艺术字后，若对艺术字的样式不满意，可以切换到“艺术字工具-格式”选项卡，在“艺术字样式”组中设置形状填充、形状轮廓、更改形状等属性改变其样式。3.5.2艺术字“编辑艺术字文字”对话文本框也可以看作是Word的一种图形对象，用户可在文本框中输入文字，放置图片、表格和艺术字等，并可将文本框放在页面的任意位置，从而设计出较为特殊的文档版式。文本框分为横排文本框和竖排文本框两种。要插入文本框，可先切换到“插入”选项卡，在“文本”组单击“文本框”下拉按钮，打开内置的文本框列表，从中选择一种，并在其中输入文本即可。在“文本框”下拉列表中选择“绘制文本框”或“绘制竖排文本框”选项，然后在编辑窗口拖动鼠标可绘制相应文本框。3.5.3文本框3.6表格创建与编辑在Word2010文档中插入表格，通常可以使用以下三种方法创建表格。◆切换到“插入”，单击“表格”移动鼠标至需要的行列数，单击即可生成表格。使用这种方法最多能生成8行10列的表格，如图1所示。◆选择“表格”中“插入表格”选项。如图2所示。在“列数”和“行数”设置数值参数，单击“确定”，即可在文档中插入一个空白的表格。◆手工绘制表格。选择“表格”中“绘制表格”，功能区自动出现“表格工具-设计”选项卡，单击该选项卡“绘制边框”组中的“绘制表格”按钮，即可退出绘制表格状态。3.6.1插入表格图1表格列表图2“插入表格”对话框单元格的合并与拆分在所选的多个单元格上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”；打开“拆分单元格”对话框，输入“列数”“行数”，单击“确定”即可。行、列的插入和删除打开“插入”选择相应选项，可在不同的位置插入行或列。选中删除部分，右击鼠标，选择“删除行（列、单元格、表格）”即可。CDBAE选定表格在“表格工具-布局”中“表”选择不同的选项可以选中相应的单元格、行、列等。调整表格大小有三种方式，鼠标拖动法、选项卡法和平均分布行或列。3.6.2编辑表格在文档中编辑文本时，需要先选中相应的文本，具体方法如下：设置表格内文字的对齐方式在“表格工具-布局”选项卡，根据需要进行选择即可。1．设置表格边框选中表格，切换到“表格工具-设计”，首先在“绘图边框”设置“笔样式”“笔粗细”和“笔颜色”，单击“表格样式”组的“边框”选择需要设置的边框位置，可为选择的边框设置样式，如下图所示。3.6.3修饰表格“表格工具-设计”选项卡2．设置表格底纹选中表格或单元格，切换到“表格工具-设计”选项卡，单击“表格样式”组的“底纹”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择要填充的底纹颜色，即可为选中的表格设置底纹。3．使用内置的表格样式直接套用内置的表格样式，可以快速设置表格格式。3.7文档的打印Word2010将打印预览和打印功能设置放在了一个窗格中。1．“打印”窗格在Word2010中，可以采用以下两种方法进入“打印”窗格。◆单击“文件”，在打开的“文件”面板左侧选择“打印”选项，如图所示。◆单击“自定义快速访问工具栏”，选择“打印预览和打印”，单击该按钮，进入到“打印”窗格。“打印”窗格2．打印预览拖动窗格右侧的垂直滚动条或单击窗格下方的“前一页”或“后一页”按钮（或直接输入页面序号后按Enter键），均可翻页预览文档中的各个页面。3．打印文档在“份数”编辑框中可设置打印的份数，在“打印机”下拉列表中可选择要使用的打印机，在“设置”下拉列表中可选择要打印的页面（见右图），单击“打印”按钮即可按照设置打印文档。“打印设置”列表3.8样式的使用样式是多种字体格式和段落格式的集合。当文档中有多处文字设置了相同的格式时，可以把这些格式定义成一种样式，这样就不需要重复多次设置格式，设置一次即可。选中要设置样式的文本，切换到“开始”选项卡，单击“样式”组中“样式”列表框右下角的“其他”按钮，在打开的列表框中单击选择需要的样式，选中的文本就自动套用了内置的样式，如右图所示。3.8.1设置内置样式样式列表框单击“开始”选项卡“样式”组右下角的“样式”窗格启动按钮，打开“样式”任务窗格，如图1所示。

单击“样式”任务窗格左下角的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，如图2所示。

在该对话框中可以设置新样式的名称、格式，还可以单击对话框左下角的“格式”下拉按钮，设置更多内容。3.8.2新建、修改和删除样式图1“样式”任务窗格图2“根据格式设置创建新样式”对话框切换到“视图”选项卡，在“显示”单击、“导航窗格”复选框，打开“导航”任务窗格，如图所示。用鼠标单击窗格中的某个标题，文档页面会切换到相应的位置，起到快速浏览文档的作用。

在“浏览您的文档中的页面”选项卡中，以列表形式显示了文档的缩略图，单击缩略图，就能切换到相应的页面。3.8.3使用“导航”窗格浏览标题样式文本“导航”任务窗格3.9创建目录对于长文档，通常需要设置一个目录。目录既可以反映文档的内容层次，又可以超链接到文档中。显示在目录中的内容，一般都设置了标题样式。1．创建内置目录将插入点定位在目标位置，切换到“引用”，在“目录”组单击“目录”选择一种内置的目录样式，即可插入该样式的目录，如图1所示。2．自定义目录在“目录”选择“插入目录”选项，在“目录”选项卡中可以设置目录的内容和格式，单击“确定”，即可按照设置的内容和格式生成目录，如图2所示。图1“目录”下拉列表图2“目录”对话框3．利用目录浏览文档生成目录后，按住键盘上的Ctrl键不放，单击目录中的条目，即可定位到文档中的相应位置。4．更新目录单击“引用”选项卡“目录”组中的“更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框，根据修改的内容选择相应选项，然后单击“确定”按钮