企业档案工作的一个新课题浅谈ISO9000系列标准与企业档案管理

企业档案工作的一个新课题浅谈ISO9000系列标准与企业档案管理

该标准的核心是质量管理和质量保修标准。为了提高企业的质量管理水平、产品质量水平和市场竞争能力,越来越多的企业开始组织实施ISO9000系列标准。执行ISO9000系列标准的企业,其档案部门不仅担负着企业档案管理的任务,还必须对与质量体系有关的文件、资料和质量记录进行有效控制。如何实现文档资料的一体化管理,将档案工作与贯标工作有机结合,相互促进,这是目前企业档案工作的一个新课题。1体系对档案的完善ISO9000系列标准,要求企业将与质量有关的工作以文字形式表达出来,形成一套书面的文件体系,具有整体、层次、系统、法规、受控等特点。体系对各项工作给予规范化、契约化,是质量工作的准则和指导,也是企业产品质量和质量体系运作状况的证据,以此证明体系是否完整,向认证单位提供评价依据,因此与档案管理有很大联系。首先让我们了解一下体系对文件、记录、(档案)控制(管理)的要求:(1)文件和资料控制。控制目的和要求:“保证对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都应使用相应文件的有效版本,及时从所有发放或使用场所收回失效或作废文件,确保防止误用这些失效或作废的文件。为法律或积累知识的目的所保留的任何作废的文件都应进行适当标识。”(2)质量记录(原始记录)的控制。控制要求:“企业应制定并执行质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮、保管和处理的书面程序。所有的质量记录应字迹清晰,并在适宜的环境中妥善保管。保管的方式应便于存取和检索,防止损坏、变质、丢失。规定质量记录的保存期,并将其记录在案。”2iso9000体系标准对企业档案资源(1)强调文件、资料、记录的管理,为企业管理服务。无论是ISO9000质量体系标准或企业管理系统,其目的是对企业有价值的文件材料进行严格控制,确保在有需要时及时提供凭证、依据,使企业正常运作。(2)对文件、质量记录有同样的管理要求,强调收集、整理、归档方法、保管条件,以便借阅利用。(3)ISO9000注重文件运作过程管理,讲求实效。质量体系文件都是受控的,各类文件的发放修改、作废等均要履行严格的手续。这方面企业档案管理向来强调图纸资料的管理,对于同等重要的其他如制度、条例文件资料的控制就有疏忽。因此,像ISO9000体系标准这样严格控制,就使企业档案文件更加条理、清晰、有序,提高利用的有效率。(4)从档案管理的角度看,ISO9000标准强化了文件资料运作应用过程的管理,是文件资料收集整理的一项十分有效控制措施,保证了档案文件的完整齐全,全面系统,对促进档案基础业务工作有积极意义。(5)ISO9000标准文件管理注重文件的现场过程管理与质量记录的凭证作用。就档案管理而言,这只是档案管理中的部分基础业务工作,要充分发挥档案信息资源,大量的工作是开发利用。3对文件和记录的控制不够健全(1)ISO9000系列质量保证体系对文件和记录的控制较为严密。而且是多方面的。如我院《文件控制程序》中规定“对文件进行动态管理和控制,应确保:在使用处获得适用文件的有效版本;文件的作废和销毁应经鉴定和批准;因任何原因保留的作废文件都应进行适当的标识,防止误用。“另外,对文件的分类,批准,发布以及更改和评审都有严格的要求。在《质量记录控制程序》中,对质量记录的标识,检索,保护,保存期限,编制和审批,归档等都作了详细的规定。而现行企业档案管理体系对文件资料的控制尚未达到如此严密的程度,多数企业档案部门的工作仍旧停留在年终收集,组卷的水平上,因此文件和记录的完整性,真实性都缺乏足够的保证,尤其是对记录的控制不够,造成许多企业反映经营活动的档案材料不全,甚至无材料可归。(2)ISO9000系列质量保证体系的文档管理并未提升到档案管理的水平,缺乏档案的集中统一管理,缺乏档案的开发编研,使得文件和记录的作用仅仅停留在质量体系的依据和鉴证方面,不能发挥更大的作用。而现行企业档案管理强调档案的编研和开发利用,最大限度发挥文档资料的作用。(3)在企业经营过程中与质量体系无用的财务、行政、党务等方面的文件资料均不属于IS09000系列质量保证体系控制的范围,这主要是由于质量体系片面强调文件和记录的控制造成的,这在企业文档管理中就显得不够全面。而在现行企业档案管理中档案分类包括文书档案(含党务和行政档案)、经营档案、科技档案、会计档案等等各种形式、各种载体的档案,比较全面地反映企业的各项活动。4档案质量监控企业档案部门在贯彻ISO9000系列质量保证体系标准过程中,通过制定档案管理制度和《程序文件》中的《文件和资料控制程序》,《质量记录控制程序》,努力克服档案工作和贯标工作的局限性,发挥各自的优势以形成互补。在程序文件中,档案部门应当主动加入《质量记录控制程序》,《文件和资料控制程序》的主控部门,对各部门质量记录控制程序,文件和资料控制程序定期进行检查,这样便于档案部门及时掌握质量记录,文件和资料的控制情况,及时对档案工作进行指导,实现文档资料的一体化管理。档案管理制度可以用作业指导书的写法,用程序化的语言将工作流程一步步交代清楚,吸取ISO9000系列标准要求的文件的可操作性强的特点。部分质量记录的保管期限可根据需要来制定,如我院《质量记录控制程序》中规定“重要的质量记录,其保管期限按”《电力工程勘测设计科技档案保管期限划分标准》(DLGJ130-97)规定执行,其他质量记录保管期限为6年。“而不是档案保管期限中长达15年之久的“短期”保管期限。因为企业每天产生的质量记录是数以百计千计,如果都长时期保存下来势必对企业造成极大的保管负担。由于ISO9000系列标准质量体系具有不断改进的功能,作为质量体系文件和记录控制的支持性文件的档案管理制度同样可以借助质量审核和管理评审使得文档工作能够不断改进,不断完善,提高企