浅谈工程项目档案管理中的问题及对策

浅谈工程项目档案管理中的问题及对策

工程公司文件管理的重要部分是建设项目的文件管理。无论工程规模、大小或时间的推移，项目文件的管理都是一项不可或缺的一部分。对于工程项目而言,工程中产生的文档资料如设计文本、图纸、会议纪录、采购清单、施工纪录、来往传真等,这些文档资料一方面是指导工程的实施,留存为处理工程事故、问题、纠纷的重要依据,另一方面可以作为另一个类似工程项目的参考借鉴资料。但目前工程公司对于工程项目的档案管理还存在一些较普遍的问题需解决。一、设计项目文件管理存在的问题1.设计人员不如少一事在工程项目中,一般的工程公司都没有设置专门的文档经理或专门管理文档的人员。项目的设计经理管理工程项目设计方面的事情,如设计方案、设计文档交付计划、进度等,工程项目产生设计相关的文档资料集中在设计经理和设计人员手中,对于设计人员而言,对自己比较重要的资料,他们一般会自行保存,但对自己不重要的文档资料则不一定会保存,而且在设计人员或者设计经理看来,重要的是按时交付了设计文档,并保证设计文档的正确性和准确性,完成最重要的事情后,往往无心也懒得进行文档资料的归档工作,在他们看来和自己相关的文档资料自己保存起来就可以了,认为多一事不如少一事。项目如果还有采购经理、施工经理,则他们也是在管理自己部门工作的时候,文档资料都散落在项目各参与成员手中,只要大家能拿到和自己相关的文档资料,不影响工程项目的进行就OK了,也不会关心文档资料的归档,有些人员可能也有考虑到文档资料的归档,但是由于在项目进程中就没有对文档进行科学的管理,导致最终要归档文档的时候,很多文档都找不到。2.行的标准现在许多工程公司认识到工程项目档案管理的必要性,在工程项目管理中也提出了工程资料要归档管理的要求,但对其归档管理没有制定统一的便于执行的标准。由于工程项目文档资料的复杂性,特别是一些规模较大,持续时间较长的工程,其文档资料量大,种类多,比较分散,往往没有得到统一规范管理,比如在工程中产生的各种文档资料,哪些需要归档,哪些不需要归档,如果归档需走什么样的流程,归档介质有哪些要求,谁来负责等,这些问题往往没有形成统一的认识,在工程项目中,每个人按照自己的理解和方式管理文档资料,造成工程项目文档资料管理混乱的局面。3.工程文档资料归档监督受制工程公司的档案管理部门对于工程项目文档资料的管理往往处于比较被动的状态,做得差点的则是有人归档则收,没人归档也不管,做得好点的则会在工程项目过程中进行文档归档监督管理,催促工程项目人员进行文档资料归档。但即使是在工程项目过程中进行监督,往往也是处于被动的局面,因为档案管理部门的人员往往没有实际参与到工程项目中,对于工程项目中具体产生了哪些文档,什么时候产生,项目具体运行到哪个阶段等这些情况不了解,不清楚,因此在监督或指导工程项目文档资料归档的时候,就不能有的放矢。另一方面,由于一些工程公司对项目经理的考核中没有包含文档资料归档这一部分,因此工程项目在运作的过程中就不会重视文档资料归档,档案管理部门没有找到其在工程项目管理工作中的利剑也是造成工作被动的原因。二、文档管理对于项目的建设，文档管理1.确定定义,完善文档归档规范工程公司在工程项目档案管理工作中应该建立一套科学适用的档案管理标准规范。标准规范需结合国家、行业相关规定制定,如《档案法》、《企业档案管理规定》、GB/T50328《建设工程文件归档整理规范》,工程公司制定的档案管理规范需遵循国家、行业相关法规、标准。同时,制定标准规范时,又需根据本公司的所在行业的情况,及本公司实际运作情况综合考虑。在标准规范中需包含工程项目所需归档的文档资料的范围,归档的时间、介质、数量的要求,归档的流程、责任人等内容。对于工程公司用于执行的标准规范,其内容建议细化,成为可查阅执行的手册,而不要只写一些原则性的内容,否则不利于标准规范的有效执行。在制定标准规范时,建议和公司其他相关部门及公司主管领导讨论,使工程项目文档资料的归档纳入到工程项目管理中必备的一项工作。这个必备的工作可以体现为对相关人员的考核、检查,如对项目经理考核中包含工程项目文档资料归档质量评分,或者对工程项目参与人员的质量检查评分,或体现为将其作为工程项目工作流程中的必备流程,如设计图纸发图前必先归档,或将工程项目文档资料归档作为工程项目完结关闭的前提等。2.应用现代企业管理特点,提高档案意识由于工程项目文档资料归档工作很大一部分依靠工程项目参与人员协助完成,所以对于工程项目人员的培训是必不可少的。培训的内容建议用一些典型的实例说明档案在工程项目中的重要作用,以及对工程设计人员、工程管理人员个人的作用,加强大家对档案重要性的认识。将本公司的档案管理标准规范在工程设计人员中进行培训学习,只有大家更好的理解了,标准规范才能得到更好的实施。由于工程项目中产生文档资料的复杂性,建议最好将标准规范里面的内容形成简介明了可能设计人员查阅的手册类型。3.参与工程项目档案管理工作转被动为主动,不能只是在办公室坐等文档资料归档,而应该深入工程项目过程中。建议工程公司的档案管理部门委派人员作为工程项目文档管理员直接参与工程项目。当然一个文档管理人员可以根据其工作能力和经验同时参与几个项目或十几个项目,工程中的一些重要会议他们需要参加,同时他们需要保持和工程项目的其他工作负责人良好的沟通。档案管理人员直接参与工程项目,可以比较深入的了解工程项目的运行方式,学习工程项目管理的相关知识,提高对工程项目的认识,其对工程项目的档案管理工作才能得到提高,使其更科学有效。同时档案管理人员参与工程项目可以及时了解工程项目的进展情况,各阶