档案驻地档案骗取工作流程

档案驻地档案骗取工作流程

加强档案馆的收集是丰富档案的重要手段之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作,不少行政区,如安徽省、云南省、长春市、吉林市、哈尔滨市、无锡市等,出台了档案征集的条例、办法,规范档案征集工作。(1)这些行政规章的出台,对加强、规范档案征集工作,有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定,但涉及条款不多且较为原则,各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上,深感为了规范档案征集工作,有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程,制定工作规范。一、接收进馆行为有3个特定的档案本文所说档案征集工作是指国家各级各类档案馆将散存、散失的档案接收进馆的行为(2)。本文所说征集对象是指国家各级各类档案馆有收集意向的散存、散失档案。本文所探讨的档案征集工作,不包括档案征集进馆后的整理、保管、利用环节。二、收集并确定收集对象具体地说档案征集工作就是各级各类国家档案馆按照征集规划(计划)搜集征集线索、确定征集对象,经过系列程序接收征集对象进馆,使征集对象成为档案馆藏品的过程。这一过程可以分为几个环节:一是制定征集规划(计划);二是发现征集对象后,档案征集人员与征集对象持有人之间的互动过程;三是对征集对象的评估鉴定及征集批准过程;四是与征集对象持有人办理征集手续的过程;五是档案征集人员向馆内有关部门移交征集档案及相关文件的过程。档案征集工作的五个环节可以细化为12个工作步骤,征集工作可以按流程进行(见图1):三、文件收集过程的规范化管理规范征集工作,就是对征集工作流程和每个工作步骤的规范,需要制订相关的制度、规定,作为档案征集工作管理的依据。(1)明确原则,立足特点,提高档案搜集规划科学性“档案征集规划”是档案征集工作人员开展征集工作的指引,也是对征集对象进行评估、鉴定的根据。档案征集规划应当包括征集原则、征集范围、征集方式、入藏标准等,应明确在一个时间段内的征集工作目标,包含征集重点、经费预算等内容。在档案征集规划中应当强调征集工作的一些基本原则:一是征集对象必须符合本馆收藏范围;二是征集对象必须来源明确,所有权清晰。开展征集工作的档案馆一定要重视档案征集规划,这样才可以避免征集工作的随意性,达到补充馆藏之不足,配合重点工作的目的。(2)原则二:将收集对象作“登记的规定”,为委托人办理特定的不符合让需规范的l提出人:档案征集人员(2名以上);材料准备:档案征集人员负责。需准备材料:

档案征集意向书。此意向书用于确认持有人出让征集对象的意愿,并且该意愿完全出于自愿。意向书须载明征集对象的品名、年代、质地、数量等基本情况;写明持有人的要求,包括价格、所有权方面的条件;登记持有人的联系方式;需要持有人签名。

征得持有人同意取回的征集对象或征集对象的图片,取回征集对象原件的,需与持有人之间办理借用手续。

征集对象的相关资料,包括持有人的口述材料。

档案征集申请表。此表用于档案征集人员提出征集建议,档案馆领导指定评估专家。(3)评估的基础材料准备:档案征集人员负责。

档案征集意向书;

征集对象或征集对象的图片;

档案征集申请表。评估人:档案馆领导指定的馆内外专家。图件的搜集和评估材料准备:档案征集人员负责。

档案征集意向书;

征集对象或征集对象的图片;

征集对象的相关资料;

档案征集申请表;

征集对象评估报告。鉴定人:档案征集专家库中抽取的专家。形成文件:征集对象专家鉴定会会议纪要,包括征集价格方面的建议。(5)档案搜集和评估材料准备:档案征集人员负责。需准备材料:

档案征集意向书;

征集对象的图片;

征集档案的相关资料;

档案征集申请表;

征集对象评估报告;※征集对象专家鉴定会会议纪要;

档案征集审批表。审批人:档案馆负责人。形成文件:档案征集审批表。(6)档案搜集和展示完成人:档案征集人员与征集对象持有人。形成文件:档案征集合同(协议),一式三份,持有人1份,档案馆2份。档案征集合同须附有征集档案清单,标明征集档案的名称、年代、质地、数量等。(7)形成文件:档案搜集、反征收移交人:征集对象持有人。接收人:档案征集人员。形成文件:档案征集收据、征集经费支付凭证。档案征集收据须有征集档案的详细清单,并且与档案征集合同所附的清单相吻合。(8)档案搜集和设计。档案收集主要有移交人:档案征集人员。接收人:整理人员。移交时限:与持有人缔约起10个工作日内。移交内容:征集档案。征集文件:

档案征集意向书(正本);

征集档案的图片;

征集档案的相关资料;

档案征集申请表(正本);

征集对象评估报告(正本);※征集对象专家鉴定会会议纪要(正本);

档案征集审批表(正本);

档案征集合同(协议)(正本);

档案征集收据(正本);

征集经费支付凭证(副本)。形成文件:征集档案点交纪录表、档案征集文件清单。(9)般社会其它评估报告副本归档人:档案征集人员。接收人:财务人员。归档内容:

征集对象评估报告(副本);※征集对象专家鉴定会会议纪要(副本);

档案征集审批表(副本);

档案征集合同(协议)(正本);

征集经费支付凭证(正本);

征集档案点交纪录表。(10)著录整理和领导提交档案情况移交人:整理人员。接收人:库房管理人员。移交条件:已按征集档案著录整理要求完成著录和整理工作。移交内容:

征集档案目录;

征集档案。形成文件:移交目录、库房接收登记表。(11)档案搜集和反整体制度移交人:整理人员。接收人:业务档案管理部门。归档内容:

档案征集意向书(正本);

征集对象的图片;

征集档案的相关资料;

档案征集申请表(正本);

征集对象评估报告(正本);※征集对象专家鉴定会会议纪要(正本);

档案征集审批表(正本);

档案征集合同(协议)(正本);

征集经费支付凭证(副本);

征集档案移交目录(正本);

库房接收登记表(正本)。集对象真实价值的验证奖励对象:捐赠档案给档案馆的人士(或机构)。奖励方式:颁发收藏证书,还可举行捐赠仪式,或给予一定金额的奖金。“进行评估”原则上由档案征集人员提出征集建议,由馆领导指派的独立于档案征集人员的专家提出评估意见。“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序,只有当单件或批量征集金额超过规定金额,或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候,才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”,整理人员可以由档案征集人员兼任,也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为,为了保证征集档案及时交到档案馆,及时完成整理工作进入库房,由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理,更为稳妥。“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的,在控制流程的基础上,需要制定系列配套的制度和相应的文本。需要制定的制度:(1)档案征集评估鉴定工作管理规定;(2)档案征集收购定价及报批管理规定;(3)档案征集工作归档管理规定;(4)捐赠奖励办法。需要制定的规范文本:(1)档案征集意向书;(2)征集对象借用表;(3)档案征集申请表;(4)档案征集评估表;(5)档案征集审批表;(6)征集档案接收表;(7)征集档案收据;(8)征集档案点交记录表;(9)征集档案库房接收登记表;(10)档案征集合同(协议)范本;(11)收藏证书。四、规范和完善收集、科学记录,规范原则现有的行政规章,如《安徽省档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定:“档案馆征集档案,应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时,档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。”“档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。”“档案征集人员将征集的档案据为己有的,由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆,并依法给予行政处分;造成损失的,依法赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任。”征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作,档案馆可以在行政规章的基础上,依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等,制订《档案征集人员行为规范》,对档案征集人员提出道德、行为方面的要求:一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象;二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料;三是严格执行新征集档案移交制度;四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活