企业档案管理制度（汇编5）

页附件二： 招标采购档案借阅登记表项目编号项目名称领取人单位领取人名称领取日期退还日期

附件三：招标档案存放登记汇总表序号存放地点内容（编号）存放日期存放人管理制度和档案建立管理物业管理规章制度明细豪之英物业管理中有严格的规章制度，以下制度是我公司现场配置的标准化管理制度目录，进入现场后，公司运行部将根据现场情况，制定和现场相适应的规章制度，进行培训教育。物业档案管理措施物业管理是长期细致的管理工作，涉及建筑物的硬件软件、政府机关、客户等各个方面。详实准确的档案管理，有助于保持管理信息的连贯真实，利于资产管理和客户服务，是非常重要的管理工作。项目管理的档案可以分为客户档案和管理档案两大部分。客户档案：主要包括个科室基本情况，各科室紧急联络人、投诉和意见处理记录、客户满意度调查等内容管理技术档案：主要包括项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理专业的工作方案、ISO9001工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等。档案管理职责公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合办公室统筹管理。二级管理是指各职能部门、服务提供部门的档案资料管理工作。公司档案由专人负责，业务归属综合办公室。各职能部门、服务提供部门指定人员，兼职档案资料管理工作。公司档案管理人按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、作业规程统一管理公司的档案。各职能部门、服务提供部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。档案保管的目的便于查阅。保证档案的安全。防止档案损坏。采取修复技术，延长档案寿命。档案保管的责任部门项目所有档案由档案管理员统一归档、保管。各部门日常工作记录由部门档案负责人于每月1号统一递交档案管理员归档。档案的保管程序各部门将需要保管的资料经文书处理程序后，移交档案管理员。档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。档案原则上保管原件。档案的查阅权限项目经理可查阅所有档案。部门负责人可查阅该部门相关的所有档案。其他人员根据审批查阅有关档案。档案的查阅/借阅/复制查阅/借阅/复制人员到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。档案管理员审核其查（借）阅资格。权限内（经授权/审批）的按正常手续办理。权限外的，档案员开具《文件查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续。属公司或ISO9000质量体系档案，由项目经理审批。属部门档案，由部门负责人审批。借阅档案原则上需当日归还，如不能当日归还的，应严格按申请的归还日期归还档案，档案管理员负责验收保证档案完好、整洁交还档案室。需复制档案：一般和涉密档案由部门负责人负责审批。机密和绝密档案报部门负责人及项目经理逐级审批。档案的销毁档案管理员依据档案保管期限，编制计划，填写《档案销毁记录》经审批后进行销毁。属公司档案，由项目经理审批。属部门档案，由部门负责人及项目经理逐级审批。属ISO9000质量体系档案，需报分公司总经理审批。档案管理相关制度归档制度凡是反映公司企业开发、物业管理服务、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或各部门须保留的，保存人必须到综合办公室登记，办公室保存复印件。由公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档：以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由计划财务部保存原件。属人力资源问题的，由人事部保存原件。其他重要报告，在公司资料归档范围内的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室，在工程资料归档范围的，连同有关资料由经办人整理后，根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、相关项目部。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，综合办公室、计划财务室各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。公司的收文、发文等文书资料在综合办公室归档。档案保管制度各职能部门应根据保存档案数量，设置专门存放档案的文件柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件。归档资料要进行登记，编制全行目录。科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录。根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。库存档案必须图物相符，账物相符。档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。经鉴定需销毁的档案，由综合办公室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。项目部的管理档案除国家规定外保存期为三年。项目结束后，所有档案资料需要移交给客户保管。档案借阅制度档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案、材料须经综合办公室项目经理批准。阅档必须在综合办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合办公室项目经理批准。借阅档案，必须履行登记、签收手续。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合办公室项目经理并报总经理、副总经理批准。借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。九、业务档案管理制度第一章总则第一条为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益和合法权益，规范本公司的业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本公司的具体情况，特制订本制度。第二条本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理，对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。第四条本公司业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。第二章业务档案的收集与管理第五条档案收集：业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底稿和文件资料，它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中，所需文件，权属证明、会计资料和其他相关资料应收集充分，以备核查和调阅。第六条归档收集范围：各项绩效评价报告印稿，绩效评价工作底稿及业务资料、报表等，包括综合类、业务类及备查类工作底稿。第七条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。第八条各业务人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或将信息私留。第九条各业务项目小组，在每个业务项目完成后，由项目负责人指定专人，按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订，永久性工作底稿（备查类）按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。各类业务档案归档内容包括以下四类：相应项目当期档案纸质版。永久性档案纸质版（即备查工作底稿档案）。留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。底稿电子版。业务档案的立卷程序包括以下工作：组卷：按照委托单位项目号划分，原则上组成一个案卷。公司承接绩效评价项目按照年度及项目号排序，卷内的材料按照工作底稿目录的内容排序。业务档案复核：档案归类、整理完成后，项目负责人对工作底稿全面审核确认无误后，在相应位置签字；立卷人将项目复核后的档案交至档案复核人，在相应位置签字。业务档案装订：业务档案复核完毕后，去除所有文件材料附带物。要求统一填写案卷封面，注明客户名称、业务类别、期间、册书、归档日期、归档人等相关信息。永久性档案需单独装订成册，并注明档案类别。业务档案移交：业务档案立卷完毕后，应及时将业务档案交公司档案管理员保管，并办理档案移交手续，档案管理员需验收确认无误后归档。第十二条各业务类档案，由立卷人编制档案清单向档案室移交，档案室验收后，按照业务项目和业务报告文号顺序编制案卷目录。凡不符合立卷归档要求的则令其退回，重新按要求立卷归档。对验收合格的业务档案，移交人和接交人要在移交清单上签字确认。第十三条移交后的各业务类档案，档案室人员根据移交清单，按照档案的类别编制《皓诚投资咨询有限公司档案目录》，编制好的档案目录，验收合格后正式归档保存。第十四条公司业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接受人、监交人均在移交表上签章。移交人必须办理完移交手续后方可一离开。若有一方未按照规定移交档案，将追究其责任。第十五条业务人员调（离）职之前，须有档案管理员在问询业务人员所在部门经理意见后在《人员调离签单》中签署业务档案移交检查是否符合规定的意见。凡有未交业务档案的，应补交相应的业务档案；凡造成业务档案丢失且无法弥补的，按照有关规定办理；业务档案移交检查没有问题，或检查出的问题全部处理完毕后，档案管理员方可在《人员调离签单》中签署业务档案移交检查符合规定的意见；否则，签署不符合规定的意见，人力资源部不办理调动和解聘手续。第三章业务档案的保存第十六条为保证业务完整性、保密性和方便实用性，本公司业务档案统一存放于档案室。第十七条正式归档后的各类业务档案，由档案室管理员进行分类整理，统一编写案卷目录。做到存放合理，排列有序，查找方便。第十八条档案室要保持存放档案的清洁卫生，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等，确保各类业务档案完好无损。第四章业务档案的利用第十九条业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。第二十条事公司内部人员借阅业务档案要严格执行借阅手续。档案的借阅需填制《业务档案借阅审批表》，经经理和项目负责人审批后方可借阅。借阅责任人及部门经理应对所借阅档案负完全责任（包括安全性、完整性、保密性等）。第二十一条对借阅的业务档案及本公司内有关文件，需做到严格保密，对失密、泄密并造成有损客户利益和本公司信誉的，应追究当事人的责任，并视其情节的轻重给予通报批评和经济处罚。第二十二条对于继续为上年客户提供服务的项目，永久性档案可在借阅使用后在档案负责人监督下将内容进行更新，随本期项目重新立卷归档；同时注销以前年度永久性档案存档记录编号。第二十三条本公司以外人员，如法院、检察院等因业务工作需要查阅公司档案时，须经该项目负责人所在部门的部门负责人审批，其他咨询类公司人员等因业务工作需要查阅事务所档案时，须经该项目负责人所在部门的部门负责人审批后，由有关部门代为办理借阅手续方可借阅，但不得带出公司以外，不得复制相关档案。借阅的档案由代办人负责催收。第五章附则第二十四条本公司绩效评价等咨询类业务档案参照本制度执行。第二十五条本制度由公司经理办公会负责解释和修订。第二十六条本制度自发布之日起生效。

派遣员工档案管理制度为进一步健全我单位规章制度，维护单位及派遣员工的合法权益，避免纠纷产生，促进企业健康发展，结合实际情况制定本档案管理制度。本制度适用于对劳务派遣员工的聘用及管理，请各部门相互配合，严格执行。一、基本原则公司招聘录用派遣员工的档案管理遵循统一领导、归口管理的基本原则，档案管理机构对派遣员工的全部档案实施综合管理。

二、根本要求档案经手及管理部门要维护档案的完整与安全，便于公司对档案的有效利用。1.档案的完整：一方面，从数量上，要保证档案的齐全配套，不使应该集中保存的档案缺文短页，杂乱无章；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，严防对档案人为地割裂分散，或者零乱堆砌。2.档案的安全：一方面，从档案的物质安全上说，要努力采取科学措施，对派遣员工的档案进行很好的管理和保护，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；另一方面，要加强保密工作，严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生。三、派遣员工个人档案的形成严格遵守派遣员工的招录流程，并将派遣员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入派遣员工个人档案，编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目：1.应聘登记表；2.笔试成绩表及面试评价表；3.体测表；4.体检表；5.培训登记表；6.考核登记表；7.社会保险个人信息采集表；8.派遣员工告知书；9.无犯罪记录证明（声明）；10.个人承诺书；11.劳动合同及补充协议原件；12.派遣员工手册签收凭证（公司联）；13.个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件；14.员工离职相关材料；15.解除（终止）合同证明；16.其他与派遣员工聘用招录有关的书面文件。四、档案管理1.管理部门派遣员工档案归口人力资源部（综合办公室），归入人事档案类别，与公司其他档案分类编辑，统一管理。2.归口管理2.1.归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容、编号确定其归档的具体位置。

2.2.归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。

2.3.及时将新材料归入档案中。3.档案的查（借）阅3.1.