某公司会议管理

某公司会议管理第一部分组织会议一、会前准备会议主题：提前确定会议主题，会议主题是整个会议召开的大动脉，确定下主题后也是让参会人员明确整个会议的发言要紧紧围绕主题，不然就是讨论一件事的会议变成讨论几件事，会议结束遥遥无期。提前告知参会人会议主题，也好让参会人员提前进行准备。会议议程：明确会议议程，把控会议进度。会议材料：若是有会议讨论需要用到的会议材料需要提前准备好会议纪律：明确会议召开的纪律，会议参与者：确定会议参加的范围，和会议主题不相关的人就不要邀请参加，否则是浪费其人员的时间。会议场地：根据会议大小，提前确定会议的场地，若是需要用公共会议室还需要提前发起会议室的预定，以免临开会时才发现没有场地。会议时长：提前确定会议时长，这样方便所有参会人员根据会议时长安排自己的日程。会议通知：会议一定要提前通知，包括会议时间、会议时长、会议地点、参会人、会议主题、会议议程。二、会中执行（一）会议纪律和要求明确会议的纪律，比如：不能接听电话，不能玩手机，不能迟到；明确会议要求，例如：发言的顺序，发言的要求。（二）参会人员的投入度不够投入的会是浪费所有参会人的时间，要想保证开会的效率和结果，首先保证参会人员的投入度。可以从以下三个小方法着手：1.缩短会议的时间，利用适当的紧迫感，让参会人更聚焦；2.尝试站立会议，研究表明，坐着开会比站着开会多花34%的时间，站着开会更容易让人集中注意力，也更有意愿去关注别人的观点。3.停止手写笔记，手写虽然能增加记忆，但是会减少思考的时间和专注的时间；（三）会议发言1.结构化发言（1）紧紧围绕会议主题进行发言；（2）发言的内容要坦诚客观、条理清晰、内容准确地表达自己的思路，是想提出疑问、单纯发表意见还是表达某种顾虑（3）发言过程不贬低他人的看法，对不同意见要客观分析2.比同意会议更重要的是反对的意见。有很多会议看上去是达成了共识，结果出了问题大家才来马后炮说“我当时就觉得不行”。如果你不认同某一看法和意见，就要明确表示出自己的想法，提出反驳。在对立观点的相互反驳和激辩之下，才能产生解决问题的有效办法。3.设置“会议临停区”在自由发言的过程中，可能有人会提出新的问题，这个新问题如果和会议主题不符，可以由主持人或者专人记录，放入“会议临停区”，等会议结束还有时间再进行讨论或者等会后再决定这部分问题如何处理。（四）会议控制1.时间控制。会议召开过程中，主持人一定要强势地把控会议进度，对于发言跑题的、超时的一定要及时提醒并阻止，不然就是耽误所有参会人的时间。2.会议检视。会议结束前，预留几分钟的时间，回顾整个会议是否主要问题都得到了解决。（五）会议纪要指派专人负责会议纪要，会议纪要不只是简单地记录每个人的发言，而是要形成结论先行、论据充足、重点突出、条理清晰的纪要。三、会后跟踪（一）会议决定1.撰写会议纪要，确定会议决定，决定的内容要包含：什么事，谁来做、何时做。并且会后将会议的决定发给相应的责任人，让责任人明确清楚地知道自己要完成的任务内容。2.将会议纪要发送给所有的参会人员。（二）会议资料归档将会议材料立卷归档，以备查找。（三）会议事项跟踪对会议决定安排的事项进展情况进行跟踪，确定完成进度，并将完成进度汇报给相关领导。以上是一场高效会议的完成流程，如果你觉得在你的日常工作中涉及不到这么全面，那么没关系，你可以省去其中一些步骤，但是一旦有需要就按照上面的流程进行，会让你的会议真正高效而有质量。第二部分会议管理方法上面的内容可能对平常的一场会议来说，程序有点多，有点复杂，可以根据实际会议的需要进行选择，但是以下几点是不管什么会议都必须要坚持的，其实也就是你会前准备得越充分，会议开得就越高效：1.严格控制会议时间，明确会议结束的条件。心理学上有个“最后通牒效应”，一旦敲定了截止时间，人就会下意识地赶在截止时间之前把事情做完。所以在会议管理中，给会议设定时间，并且适时提醒会议的剩余时间可以保证会议的效率，让所有人集中在议题的讨论上。在会议的开始就确定下这次会议结束的条件是什么，比如找到某个问题的解决方式，每个人都发言完毕，那么当这个条件一满足的时候就是会议该结束的时候。2.明确会议上提出的要求和工作安排。在会议正式结束前，留几分钟由主持人或者专人确认“决定好的事情”和“该做的事情”。不管你是什么身份，如果你觉得这场会议没有达到预期的目的，你都可以提出来，作为管理者更应该将这份权益给予每一个部门成员，让他们一起监督执行，开好一场有结果的会。这个确定的动作也可以让每个参会人清楚地知道，自己应该做什么，自己的任务是什么，哪怕他在开会过程中走神了没听到，那么这个步骤可以让他清楚地知道自己的任务。将会议上布置的任务和工作安排（什么事、谁来做、什么时间做）发送通知给相关责任人，明确清晰地知道自己负责的内容。3.对会议事项完成情况进行跟踪汇报对会上布置的任务情况进行跟踪，确实事项的进展，并向上级汇报，事中进行汇报让领导了解任务进度，事后进行汇报让领导知道任务已经完成。4.分清哪些问题应该集中开会讨论，哪些问题无须共同讨论很多时候开会并没有想好这场会议要讲什么内容，或者想好了，但是等到开会的时候又想着，既然大家都在，我们就把另外的问题再讨论讨论。这种临时增加讨论主题的会议在工作中太常见不过了，这就导致了会议越开越长，会议的满意度也越来越差，所以在开会之前就要确定好哪些问题需要集中讨论。5.参会人员的确定要是想着“把某个人也叫来开会比较好吧”，那么多数情况下都会得到“叫总比不叫强”的结论。很少会有觉得“不叫更好”的时候。这种时候应该反向问“如果这个人不来开会，对会议讨论的事情有什么影响”如果没有什么影响，那说明这个人就不应该来参会。有时候会有这种想法“就算叫来了那些没必要参加会议的人，反正他们本身也很闲，所以应该对会议本身没什么影响吧？这么说来，应该还是多叫几个人来开会比较保险吧？”这种想法是错误的。参加会议的人一定会影响到会议的氛围。在会议中忙着干自己事情的人、闲着没事干的人、睡觉的人，都会给会议带来负面影响。没有干劲的人会带坏整个会议的氛围。因此，不要让没有必要参加会议的人来开会。6.参会的每个人都有义务让会议氛围变得更好要抛开一种先入为主的观念，即“会议就应该由主持者来安排”。如果是会议没有按照预期的流程进行，不管是主持人和参会人员都可以果断地进行提醒，参加会议的所有人都有责任让会议变得更好，也都有责任帮助提高会议的效率（哪怕只是一点点），同时也有责任改善会议氛围。第三部分三类会议召开方法其实在职场中，分类汇总后就只有三类会议：汇报型会议、决策型会议、专项任务会议一、汇报型会议：周会、月度会议、季度会议。汇报型的会议若是不涉及岗位或部门之间的协调工作或者共同处理的事项，建议这种会议能少开就少开，因为这类汇报更有意义和价值的方式是一对一的沟通，一对一沟通既减少了集中会议的时间，又提升了领导和下属直接的深度沟通。如果一定要用集中会议来召开，可以采用下面表格的形式，让参会者提前将表格内容填好，准备得越充分，会议开得就越快。部门汇报事项需求需决策内容你得到的新信息XX部门1.你要告诉参会人员什么，自上次会议以来你的工作进展，以及需要同步给大家的内容你需要什么资源，你需要其他部门协助或者领导支持你要上层决策什么，你自己做不了主的内容，在会上提出来一起做主。你得到了哪些新的信息要分享给参会人对于部门内的沟通会议要注意以下几点：开会的内容：管理者作为公司领导和基层员工的链接者，那么部门会议的召开就必须包含以下三点内容：1.传达公司的方针和要求；2.解决部门内的流程衔接、配合问题；3.发挥教育的功能；开会的形式和氛围：部门开会的形式可以自由选择，例如可以和生日会、学习会等结合起来，但是一定要在相对轻松的氛围下开展，同时注意以下三点：1.尽量固定在一个时间；2.会议的主持与记录，可轮流担任；3.少泼冷水，多给团队鼓舞士气，调动大家工作的热情和积极性；二、专项会议：对某些工作内容进行具体的任务安排的会议按照内容的时间顺序提前进行整理，确定分工安排，完成时间，具体负责人。内容提前发放到参会人手里或者开会时给固定的时间让参会人员熟悉。这类型会议的重点就是：一定要有牵头人。牵头人员需要在会议上确定两个事情，首先，接收任务的人或部门能不能接受这项工作，其次、请接受任务的人在规定的时间内拿着表思考工作内容是否有遗漏，或者上下链接是否顺畅。如果规定时间没有进行反馈，那么默认接收人接受这项任务并且是没有问题的，那请接收责任人