文档管理系统方案

文档管理系统方案2022年12月们日目录TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"第一部份技术方案 1\o"CurrentDocument"第1章前言与背景 1\o"CurrentDocument"1.1. 企业信息化建设存在的普遍问题 1\o"CurrentDocument"第2章需求分析 2\o"CurrentDocument"2.1. 文档系统功能需求分析 2\o"CurrentDocument"2.2. 技术要求分析 2\o"CurrentDocument"2.2.1 系.统开放性要求 2\o"CurrentDocument"2.2.2 系.统可扩充性要求 2\o"CurrentDocument"2.2.3 界.面友好性要求 2\o"CurrentDocument"2.2.4 服.务的个性化要求 2\o"CurrentDocument"2.2.5 系.统安全性要求 3\o"CurrentDocument"2.2.6 可.管理性要求 3\o"CurrentDocument"2.2.7 设.计原则 3\o"CurrentDocument". 安全性 3\o"CurrentDocument". 先进性 3\o"CurrentDocument". 成熟性 4\o"CurrentDocument". 集成性 4\o"CurrentDocument". 实用性 . 易用性 4\o"CurrentDocument". 可扩展性 5\o"CurrentDocument"第3章目标与规划 5\o"CurrentDocument"3.1. 总体目标规划 5\o"CurrentDocument"3.2. 近期目标规划 5\o"CurrentDocument"第4章系统功能 6\o"CurrentDocument"4.1. 系统初始化 6\o"CurrentDocument"4.1.1 系统用户管理 64.1.2 应用权限管理 74.1.3 系统日志管理 8\o"CurrentDocument"4.1.4 数据备份和恢复 84.1.5 数字桌面 8\o"CurrentDocument"4.1.6 提醒功能 9\o"CurrentDocument"4.1.7 系统关系管理 9\o"CurrentDocument"4.1.8 基础资料维护 9\o"CurrentDocument"4.1.9 个人信息设置 104.2.文档管理功能 10\o"CurrentDocument"4.2.1 文档归档 11\o"CurrentDocument"4.2.2 文档组卷 11\o"CurrentDocument"4.2.3 文档销档 11\o"CurrentDocument"4.2.4 文档检索 11\o"CurrentDocument"4.2.5 文档借阅 11\o"CurrentDocument"第5章安全机制 12\o"CurrentDocument"5.1.安全审查 125.2.权限管理 12\o"CurrentDocument"5.3.备份机制 12\o"CurrentDocument"第6章运行环境 13第一部份技术方案第4章前言与背景文档管理系统是为适应经济全球化、信息化的新趋势而提出的，目的是通过先进成熟的计算机技术等信息技术建成一个高质量、高效率、智能化的文档管理系统，为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题，采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理，并匡助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。企业信息化建设存在的普遍问题企业信息化战略与企业经营发展战稍不一致在还没有弄清晰企业自身的发展需要和信息化建设的作用时，就采取盲目跟风的态度，认为一上信息化，则企业内部的许多管理、销售、财务、生产等问题都迎刃而解了。结果是由于对信息化建设认识和理解的不足，建设起来的信息化系统并不能与企业的经营发展战略相适应，产生一个又一个失败的案例，造成资金和资源投入的重大浪费。企业领导层对信息化建设支持力度不足信息化工作是“一把手工程”。但许多企业的高层往往简单地认为信息化建设是服务提供商和企业IT部门的事，没有赋予足够的支持，从而造成企业在实施信息化项目时举步维艰，挫伤了信息化建设实施人员和企业相关员工的积极性。对于由信息化建设带来的先进管理思想和规范的抵触企业的信息化建设必然会引起企业业务流程和管理流程的改造，这是不以人的主观意识去改变的。部份企业过分要求满足现状，保留不合理的习惯行为，与信息化建设中规范和先进的管理思想背道而驰，从而造成信息化系统应用效率低下甚至矛盾重重。在信息化建设上过分急于求成企业信息化建设是一个系统工程，不可能、也没有任何方法一蹴而就。部份企业没有明确界定信息化项目的范畴就匆匆上马，或者在项目实施过程中随意更改需求，导致各方无所适从，既加大了项目成本，同时也增加了系统的不稳定性，造成信息化建设过程的失败，同时也影响了企业信息化战略所确定的各个阶段的目标。企业员工的信息化认知水平和应用素质不高部份企业在实施信息化过程中没有对员工进行信息化方面的基础教育和培训，而是采用行政命令等强制手段，结果给信息化项目实施过程带来了相当大的阻力，导致信息化实施周期延长、应用效果不理想、员工参预热情低下。第2章需求分析文档系统功能需求分析随着企业规模的扩大、企业内部的文档规模不断扩大,选成文档采集难度不断扩大，如何利用信息化技术改善这种不利状况相应的被提上日程。技术要求分析2.2.1.系统开放性要求基于开放平台建设的文档管理系统，具有良好的可扩充性和可移植性。遵循主流的标准和协议，不仅可以为系统与其他系统交换信息提供便利，而且也有利于系统内部各部份之间交换信息，这将有助于提高系统扩充性。2.2.2係统可扩充性要求系统能够方便的增加其系统模块。•界面友好性要求系统采用统一的网站风格和基调；系统提供统一的操作界面和方式。•服务的个性化要求系统针对不同的客户可考虑提供非常个性化的界面内容和界面形式，以满足客户的个性化需求。•系统安全性要求系统应具备完善的使用授权、监控和日志管理机制，能够访问进行审计。系统应提供相应数据备份/恢复功能，制定合理的备份策略提供保护机制。.可管理性要求系统涉及面较多，日常内容管理比较烦琐，而且网站需要进行分级分类管理和维护，系统应提供对网站的分级分类分布式内容管理和维护、内容发布、系统配置和管理、远程监测和故障诊断等功能。•设计原则在展开本项目时，一定要在设计规划阶段进行细致认真的工作，这样才干保证项目的顺利进行和规避不必要的项目风险。在文档管理系统方面，本公司具有深厚的实力和丰富的经验，长期以来，在设计文档管理系统时有一贯遵循的原则。在本项目的设计规划阶段，根据客户的特点和业务的要求，本公司和客户遵循以下设计原则：安全性安全保密是文档管理系统建设的关键。国务院规定，安全保密技术与信息技术发展同步——也就是同步发展、同步规划。各部门内部的局域网都应该设置密码。在操作端，操作人员根据不同的密码进入。软件除了WindowsNT提供的系统安全保障外，在网络的使用时还提供了系统管理员这个级别最高的控制者，由系统管理员进行用户身份权限的定义，使得数据信息得到了更好的安全保护。2.2.72先进性该系统除了必须满足当前的应用要求，在整套系统的设计过程中，还必须强调先进性。当前的信息技术日新月异，如果这套系统只着眼与满足当前的需求，而忽视了对系统技术和体系的前瞻性，可以预见在不久的将来，系统势必不能满足企业日益增长的需求，导致系统的生命周期缩短，从而增加企业在信息化建设上的投资。在本方案中，将体现以下一些结构特点：1、框架结构：保证系统各个模块在用户权限管理和界面整合的一致性。2、自定义结构：可以根据用户不断变化的需求调整系统的各种特性。3、完善而标准的扩展接口：满足日后增加的需求，使系统具有良好的二次开辟接口。成熟性作为一套庞大而复杂的应用系统开辟项目，如何降低项目开辟实施风险，避免浮现项目失败是在项目分析阶段所必须关注的重要环节。而系统平台和使用技术是否成熟，往往会直接影响到项目的结果，实践证明，过分强调采用先进的平台和技术，是系统不稳定的重要因素。本解决方案的文档管理系统自开辟以来，取得了众多成功实施案例。系统在多年的研究开辟和众多的用户使用过程中证明了产品是非常成熟的，该产品经过多次结构调整、算法优化，在系统稳定性、运行效率和可维护性上都达到了国际先进水平，并在用户大规模的使用环境进行了反复的检验，得到用户的认可和推荐，足以满足文档管理系统在稳定性、运行效率和可维护性上的严格要求。集成性在设计中将充分考虑维护工作的需要，通过文档管理系统中的维护模块，大幅度提高系统维护效率，降低维护工作复杂度及维护成本。.实用性为确保投资的有效性和系统的实用性，本公司根据各企事业的特点选用成熟而稳定的技术，针对信息流的特点采用合适的系统结构，使整个系统达到最高的性价比性能，并尽量简化用户的操作步骤，使系统容易被使用。此外，对于一套部署范围比较广的系统，其培训成本和维护成本在整个系统成本中占有非常大的部份，针对这一特点，本公司将使用B/S模式和集中式部署来设计整个系统，降低用户的操作难度，减少培训成本，同时也为降低系统维护和升级成本打下很好的基础。G.易用性本公司正视在企业内部的普通用户存在计算机水平参差不齐的可能性。于是，本系统的界面并不一定要像商业网站那样华丽，其首要的要求应是简单实用，而不是华而不实。在系统设计时，应该对系统的整体风格布局以实用、简洁、易用为原则，具有一致、友好的客户化界面，注重于界面的整体效果，精心设计界面中诸如按钮位置、数据表现方式等细节，使操作者能够方便地操作和比较容易地理解界面所表达的信息和内容，便于用户快速掌握系统的使用。企事业单位的日常办公无需长期的训练和磨合，在相当短的周期内就可以完成从传统的纸质文件办公向全面的无纸化办公方式迁移。而对于系统的管理和维护人员，系统具有可管理和易于维护的特点。力求以至少的人力资源和技术要求，就能够很好地维护和管理系统的正常运行。可扩展性本系统必须提供了一整套多层次的应用编程接口（API），并为用户提供个性化的企业应用集成（EAI）服务，将企业现有的管理系统和业务系统（如人事管理系统、财务管理系统、采购系统等）集成到统一的协作系统平台中，并为企业可能增添的ERP、CRM等新应用预留符合工业标准的接口，从而实现各级员工、管理人员对业务系统的实时监控、并对相关数据进行挖掘、整理，实现对业务数据的分析与辅助决策。同时，应用编程接口也为系统的二次开辟提供了方便。此外，由于系统按照企业建模的理论、方法和相关标准进行设计和构建，所以，如果第三方系统也基于同样的方法和标准，则可以通过工业标准化的企业模型进行系统集成。第3章目标与规划总体目标规划•成为企业文档服务的资讯服务平台•成为企业文档信息化服务的在线应用平台•成为企业内部文档管理的平台近期目标规划•确立企业文档公共服务的定位和发展方向•搭建初步的企业工作平台基础体系，完善企业内部文档管理信息化平台。•统一登录入口和权限控制，提供高可扩展性与兼容性，为后续系统的接入，提供必要接口支持，保证以后所有系统可以在一个统一的信息化平台上运行，避免信息孤岛现象，保证企业投资，避免重复建设。第4章系统功能系统初始化系统安装后惟独经过初始化才干开始正式使用，因此，平台系统提供一个“系统初始化工具程序”。系统初始化功能包括系统初始设置如应用服务器设置、SQL数据库服务器设置、Exchange服务器设置、各计划任务程序的参数设置等）、AD用户同步和系统激活三部份。4.1.1系统用户管理•用户组织结构：系统用户管理包括组织单元管理、用户管理、角色管理、工作组管理等功能。“组织单元”是可以分为多级进行设置的，构成一个树形结构。“系统用户”是指在本系统中具实用户帐号。“角色”是组织单元中包含的一类实体，主要对应企业组织结构中的职务、岗位等概念；同一个用户可以属于多个角色，但角色中不能再包含其他角色，而只能包含用户。“工作组”是一些用户的集合，主要对应企业组织结构中的动态组织或者虚拟组织；同一个用户可以属于多个工作组，工作组也可以包括其他工作组，但不允许产生自包含现象；工作组中也可以包含角色。所有的用户、角色、工作组必须隶属于组织单元树形结构中的某一个节点，但工作组和角色都可以包含其他节点下属的用户，从而为跨部门的虚拟组织的管理提供方便。•用户助理机制：系统提供给某个用户设置“用户助理”的功能。某个用户的用户助理相当于该用户的秘书或者助理职位的人员。例如，在公文流转系统中，可以在任务流程的定义中设置任务流程（过程Process）或者任务步骤（活动Activity）是否需要抄送用户助理，若启用抄送功能，则在该流程的所有步骤中、或者当任务流转到该步骤时，系统会自动将该任务抄送给相应处理人的用户助理；用户助理普通惟独阅读的权限，但如果在该任务流程的定义中设置了用户助理具有工作代理的权限，则用户助理可以代替原有的处理人处理相应的任务。用户可以自由设置自己助理的权限，可以在后述的“工作代理”功能模块中进行权限设置。•职务级别机制：系统可以设置各用户以及各用户组的级别，以实现职务级别机制。在最终确定某两个用户的级别高低比较时，以每一个用户的最高级别进行比较。默认情况下，上一级组织单元中的用户和用户组比下一级组织单元中的用户和用户组的级别要高，同级组织单元中的用户和用户组的级别相同，但另有设置的除外（即系统的“设置级别”优先于系统的“默认级别”）。用户认证机制：本系统能够支持多种用户认证机制，包括集成Windows验证、系统数字证书验证、USB智能卡验证、WebForm验证（可通过SSL加密身份信息）等，用户可以根据自己的需要进行选择或者设置（系统安装时可选择、或者在安装完成后再进行设置）。采用集成Windows验证时，系统直接提取当前登录到Windows操作系统的用户的身份信息；采用系统数字证书时，系统提取已经安装在本机系统中的用户身份信息，该身份信息已经过数字证书加密；采用USB智能卡时，用户身份信息存储在智能卡中，可以随身带走，再也不与特定机器相关联，而且智能卡中的身份信息也是经过数字证书加密的。在协作系统平台上安装的所有应用系统都采用统一的方法进行用户身份认证，以此实现用户的单点登录；如果其他第三方系统也与本系统采用相同的用户身份验证方法，也可以实现单点登录。此外，系统支持自动登录，使用户进入系统时可以不需要任何人工操作而自动登录到系统。本系统的权限管理规则如下：、系统刚安装后惟独Administrator一个用户可以进入本系统，该用户作为“系统初始化管理员”，可以进行系统初始化、系统激活、以及系统用户管理操作，除此之外的其他操作都需要授权。这里的“系统管理员”是指本系统中具有最高权限的用户。可以允许设置多个系统管理员，也可以只允许设置一个系统管理员，这由平台系统的系统参数进行控制。、系统管理员、各级应用管理员、各级类别管理员的管理权和使用权是统一的，本系统不采用管理权和使用权相分离的做法，以简化权限管理的规则。也就是说，系统管理员有权使用系统的所有功能，应用管理员有权使用该模块的所有功能，类别管理员有权使用该类别的所有功能。、关于新用户的默认权限问题，新建立的用户原则上是没有任何权限的（包括管理权和使用权），但如果在既往授权过程中将某种权限（管理权或者使用权）授予了某个组织单元、某个角色或者某个工作组，而该用户已经加入相应的工作组或者角色、或者建立在相应的组织单元下面，则该用户也就自动具有了相应的权限。、采用“功能授权和数据授权相结合”的机制，功能授权和数据授权同时进行，交叉管理，从而进一步提高系统的安全性。数据授权时，可以对用户、角色和工作组授予某种数据密级的访问权限，例如绝密、机密、秘密、内部、公开等级别（这些级别是可以设置的）。普通而言，大部份数据都会设计有数据密级的属性；没有数据密级属性的数据则按公开数据对待。用户只能看到所分配密级以下的数据，例如，如果某用户具有“秘密”数据授权，则他能够看到秘密、内部和公开的数据资料，而不能看到机密和绝密的数据资料。、数据授权方面除了数据密级以外，还提供根据职务级别进行控制的方法，例如在人力资源管理系统中，上级可以查看所有下级的人事信息，而下级不能查看平级和上级的人事信息。职务级别在用户组织结构中进行设置；根据职务级别进行数据访问权限的控制，则由具体的应用系统根据应用逻辑进行，平台系统不需要进行管理。、授权是针对用户、角色或者工作组进行的。作为一个特殊情况，也可以把组织单元作为一个工作组看待，其用户成员包括该组织单元内的所实用户，即包括其下属的所实用户以及下属组织单元所包括的所实用户，但不包括下属的角色和工作组（因为可能存在跨部门的虚拟组织）。系统日志记录系统运行过程中的一些事件，用于匡助系统维护人员分析解决系统浮现的问题，包括运行日志和错误日志。运行日志记入SQL数据库中，错误日志记入Web服务器的Windows事件日志表中，Windows事件日志存在的“单一机器”缺陷可以通过ApplicationCenter将ServerFarm的日志集中到本地事件日志中得以解决。444数据备份和恢复对系统中的所有数据（包括SQL数据库、WebStorage数据库等）定时备份，以防浮现意外时造成数据丢失。当浮现意外需要恢复数据库时，系统提供数据库恢复工具程序以恢复数据库。445数字桌面数字桌面是用户可以自定义的系统首页，用户可以自己定义其中的内容和布局。用户登录后系统默认自动进入“数字桌面”。它也相当于协作系统的系统主控台界面。数字桌面可以显示的内容包括：当前在线人数及其工作状态、收到的内部短信数量、当前用户的新邮件数、当前用户的待办事宜列表、当前用户的工作代理信息、当前用户的个人通讯录、文档管理解决方案建议书8当前用户的提醒信息、全局知识管理、系统关系管理、个人信息设置、匡助中心、以及系统全部功能列表等。数字桌面中可以显示的信息（称为Dashboard）是随着应用系统的增加而增加的，以上列举的只是平台系统预置的可以显示的信息。例如：当在平台系统上安装常用办公系统后，还会增加以下可显示内容：当前用户当天的日程安排（显示该日程安排的时间和标题）、当前用户尚未完成的任务列表、当前用户当天的工作日记、当前用户未阅读的电子公告的数量（如果有新的重要通知，则显示该通知标题和重要通知的标记，点击后进入电子公告栏目查看相应的内容）等等。此外，用户还应当可以将其他系统的URL链接设置到数字桌面上，从而使数字桌面可以将其他系统的界面集成到一个统一的界面上。4.1.6提醒功能用于给对方发送提醒通知。1、 发送的提醒通知将会通过提醒框弹出显示；2、 支持群发功能；、提醒消息可设定立刻提醒、指定时间提醒及有规律的频繁提醒等方式；、提醒消息与其它系统功能模块相结合，提供其它功能模块的提醒功能。4.1.7系统关系管理系统关系管理是文档管理系统平台的一个重要功能和特色。系统提供了一种能够将任意两种信息资料建立关联的机制和方法，只要所有的应用系统按照像同的机制进行系统关系的定义和管理，就能实现系统内部、以及不同系统之间的任意两种信息资料的相互关联，从而实现不同系统的更深层次的整合，使在平台系统上的各应用系统更密切地结合在一起，充分发挥应用系统整合的优势。按照平台系统制定的系统关系管理规范，要求各应用系统在安装时将“系统关系类别表”中的关系定义信息按照规范填写完整，完成与各应用系统相关的系统关系的定义工作；然后所有应用系统都按照统一的系统关系管理方法根据系统关系的定义进行管理。关系的定义信息由各应用系统在系统设计时根据平台系统制定的规范进行定义4.1.8基础资料维护基础资料维护和待办事务模块一样，也是一个公共的平台性事务，平台系统提供了这样一个公共的维护界面，当在平台系统上安装其他应用系统后，系统可以自动在这里增加该系统所需要文档管理解决方案建议书9的基础资料的类别，并将维护页面链接到相应的界面中去（这个维护页面是由增加该类别的应用系统所提供的）。基础资料的类别应当可以分为多级，并不限制其级别数。4.1.9个人信息设置个人信息设置的功能主要包括以下几个部份。1•修改登录密码：即修改当前用户登录本系统的密码。若采用集成Windows验证，则用户修改的是当前用户的域用户的密码；若采用WebForm验证，则用户修改的是数据库中存储的用户密码；若采用数字证书验证，则不存在本功能。2•个人资料维护:“个人资料”用于填写用户的个人信息，主要包括联系方式等资料，该资料存储在“公用通讯录”的“企业通讯录”类别中，其他用户可以在“企业通讯录”或者“工作状态”中查阅。3.平台个性设置*3.平台个性设置*平台个性设置”包括以下主要设置项：a） 是否自动弹出内部短信提示窗口。若不自动弹出，则仅显示提示动画和播放提示声音。b） 内部短信提示音和提示动画。c） 是否显示即时匡助信息。扩展个性设置：此功能是一个占位功能，保留给各应用系统在此扩展其他个性设置功能。个人权限査看：查看用户自己在本系统中有哪些权限及其权限范围。42文档WS功能文档管理是依据《国家文档法》及有关规章制度，结合计算机特点，对文件资料进行规范化、科学化管理。文档是指在公司业务活动中，对形成的具有保存价值的文字、照片、图表、声像等不同载体和类别的文件材料进行采集、保管。文档管理可分成两个部份，一部份是归档管理，对需求要归档的各类文件资料进行监控采集随时登记、分类组卷、查询检索、统计报表、输出打印等。另一部份是文档的利用，充分利用已存储的信息资源为需求者提供方便的查询检索、浏览和借阅。文档管理系统不仅包含文档的保存、管理和检索，还包括文档阅览权限的设定、文档登记、文档录入、归档、调阅等一系列业务功能。同时，为适应不同行业的文档分类方法，系统为文档管理员提供了分类工具。系统同时还有密级设置和文档操作（从登记到借阅）痕迹保留功能。文档管理系统主要包括以下功能：4.2.1文档归档各部门对需要归档的资料送到文档室，如果是公文则是自动由计算机转到文档部，由文档管理人员对资料进行分类保管，文档登记内容：归档日期、归档号、文件日期、保管期限、分类号、正题名、副题名、文件编号、第一责任者、其他责任者、简介、作者、存放处及状态（未借出、借出），并决定查看权限。为实现公司文档工作的标准化、规范化，根据文档分类管理规则分为三级类目，各类目都有其相应代字号，各文档的类别都可通过分类号表示其类别。并非所有文档都需要归档，考虑到有些文档只是暂时保存，可设一个特殊类用于存放不用归档的文件。文档归档前均需要填写文件着录卡。4.2.2文档组卷组卷即将已归档的文件放入案卷，分为自动组卷和手动组卷。自动组卷即计算机按第二级类目将所有未组卷的文档进行分类，并自动产生案卷号。手动组卷则在自动组卷的基础上进行手工调整，组卷完成后系统可以打印现案卷目录及各卷内文件目录。4.2.3文档销档将过期、失效等文档注