上市公司定期报告制作系统

上市公司定期报告制作系统新版1.3使用指引深圳证券交易所天津神州浩天软件技术有限公司2005年09月欢迎使用上市公司定期报告制作系统新版1.3，是在原有上市公司定期报告制作系统新版1.2基础上升级而来的。本版本相对以前版本在功能上有一些改进，还请引起注意。一、系统安装1.1硬件软件环境I、硬件环境主机PIII800以上内存256MB以上100MB以上剩余硬盘空间SVGA显示器，建议800×600或以上的显示方式，16位真彩色II、软件环境Windows2000操作系统（或更高版本）简体中文版或其他语言版本配合中文处理系统。MicrosoftOffice2000（或更高版本）简体中文版。1.2系统安装指导升级安装使用本上报系统的升级安装程序用户，可以在安装了《深交所上市公司信息披露上报系统》新版1.3系统的计算机上升级本系统。安装过程如下图所示：图1.1安装的法律条款单击“下一步”图1.2系统安装的最后确认单击“下一步”，系统进入安装状态。 图1.3系统安装中安装完成后，系统提示安装完成。 图1.4系统安装完毕用户点击“关闭”按钮来确认安装完成。重要提示：本系统默认的固定目录为c:\stock2005，请不要将安装程序的文件解压到系统的安装目录下。完全安装使用本上报系统的完全安装程序用户可以在没有任何本系统原有版本的计算机上安装本系统。1．安装程序将提示图1.5系统安装12．系统在读取完数据信息程序后出现如下画面图1.6系统安装23．用户点取同意选项按扭后点取安装进入上报系统必要软件安装程序。安装状态如下图图1.7系统安装34．安装完毕后出现如下提示图1.8系统安装45．用户点击确定系统进入下一安装程序如图1.9图1.9系统安装56．用户点击“接受”按扭进入下一步系统显示如图1.10图1.10系统安装67.稍候提示安装完毕如下图1.11图1.11系统安装78.用户点击“确定”进入下一步，系统出现入下提示用如图图1.12系统安装89.用户点在点击确认选项后,单击下一步，安装完毕后如图用户点击“完成”按扭进入下一步安装如图1.13点击完成进入系统安装。图1.13系统安装10．用户点击“确定”开始安装本系统，安装过程如下图所示：图1.14系统安装1011．单击“下一步”图1.15系统安装1112．单击“下一步”，系统进入安装状态。 图1.16系统安装1213．安装完成后，系统提示安装完成。 图1.17系统安装1314．用户点击“关闭”按钮来确认安装完成。重要提示：本系统默认的固定目录为c:\stock2005，请不要将安装程序的文件解压到系统的安装目录下。同时还有用户手册在c:\stock2005下，供用户使用时参考。本系统在安装运行时需确认下载安装程序时是否包含dotnetfx.exe、langpack.exe、MDAC_TYP.EXE文件二、系统整体介绍本系统从功能模块上看老版基本相同。分为以下几部分：系统及数据管理部分包括：基本信息设定、系统备份、系统恢复。定期报告制作部分包括：定期报告填录、公告文件管理、生成定期报告报送盘。声明及承诺部分包括：声明及承诺填报和报送。财务报表分析部分包括：异常变动科目统计、重要财务指标计算、财务数据追溯调整对比。以下介绍一下新系统变动较大的地方。三、本版新增功能1、升级自动提示为了让上市公司及时地获得本系统更新的信息，在打开本系统，如果计算机连接到网络的话，可以自动获取最新的版本号，如果有最新版本会给出提示，让用户到指定网站去更新（图3.1所示）。图3.1监测升级提示2、生成季报的全文通过菜单中的“生成季报全文Word中文版”可以生成报送系统的全部数据，即季报的全文的内容。用户可以直接用于刊登到网站。3、声明和承诺可以修改公司简称和公司名称由于公司的简称和名称会发生变化，故在每个声明承诺的明细中可以修改公司的简称和名称，由于各声明和承诺是在不同时期签署的，所以不做统一的变更（图3.2所示）。图3.2声明和承诺填录界面4、主要财务指标提高了数据精度上市公司对主要财务指标的数据精度要求越来越高，系统原有的指标是保留到小数点后两位的，不能延长，这样就不能现有的需要。现允许对数据精度要求比较高的指标（每股……）。用户可以在这些指标中填入很多位小数的数字（系统会控制最小位数为2），同时校验的精度也会随着填写指标精度的提高而起高（图3.3所示）。图3.3主要财务指标填录界面5、多单元格粘贴可以应用到所有表格在复制表格信息后，在本系统选定好粘贴的起始位置，点击菜单的“多单元格粘贴”，系统会将复制的表格数据复制到系统中。如果数据类型不匹配，该数据将不被粘贴进去；如果系统光标所在剩余的列数少于复制的表格列数，系统会自动停止粘贴过程。如果复制的行数多于系统表格的行数，系统会自动增加行，使所复制的数据完全进入该表格（图3.4所示）。图3.4多单元格粘贴6、生成标准命名的文件具有中文含义现在系统生成的标准命名的文件将被在网上业务平台上逐一添加上传，为了增加标准命名的公告文件的可读性，在原有的命名规则上系统增加了中文的标示，如000001公司2005年第三季度季度报告正文的命名为：QR32005000001b.DOC，现命名为：QR32005000001b定期报告全文(Word中文版).DOC。四、定期报告填录在第一进入本公司的定期报告填录时，系统会提示“你是否要导入老版上报系统填报的数据？”如果选择“是”，系统就会将老版的上报系统中的财务数据导入到新版中，以便对财务数据进行对比、计算。但是老版的数据在新版上报系统中不作数据的展示。1、往期常用数据的导入新一报告期的数据有些是与上一报告期或上年同期有相同的地方，系统会在第一次进入一个报告期的时候从往期的数据中提取不经常变化的数据，用户只需要最改动的地方进行修改就可以了。注：如果对往期的财务数据进行了追溯调整，则一定要将导入的往期数据进行修改。导入往期的数据包括：章节标题提取数据内容备注基本情况简介全部内容主要会计数据和指标资产类的“上年度期末数”当前为中期报告取自上年年报的“本年度期末数”；当前为年度报告取自本年中报的“上年度期末数”资产负债表“期初数”当前为第一季度报告取自上年年度报告的“期末数”；当前为半年度报告取自本年第一季度报告的“期末数”；当前为第三季度报告取自本年半年度报告的“期末数”；当前为年度报告取自本年第三季度报告的“期末数”。自定义科目需要用户自己手工添加确认。利润及利润分配表取自上年相同报告期的“本期数”。自定义科目需要用户自己手工添加确认。2、数据录入在新版上报系统的主菜单上点击“定期报告”进入上报数据的录入界面（如图4.1所示）。定期报告中左侧树型标题栏中列出了此次年报需要填报的主要数据表。图4.1上报数据录入主界面本系统定期报告部分的目录仍采用树状结构，并且可以折叠，使用户可以一目了然地看到所有需填目录，并方便地予以控制。用鼠标点击左侧的目录，右侧填录界面会自动滚动到对应位置。3、适用、不适用部分数据表在填录前需要用户选择是否适用。系统初始化为不可编辑状态，数据表中对应颜色显示为灰色。用户可根据公司具体情况选择“适用”或者“不适用”。当用户选择“不适用”，此数据表不需要填录数据。不适用时其相关内容变为不可编辑，且内容消失，并不被保存；如果在不退出填录界面时选择适用，所填内容可被恢复及保存。4、长文本编辑在所要编辑的文本框中，如果感觉区域过小，可以用快捷键Ctrl+E或菜单中的“长文本编辑”来在弹出的大文本框中编辑文字（图4.2所示），并确认修改的文字。图4.2长文本编辑5、自定义项目在资产负债表、利润及利润分配表和现金流量表中存在着可由用户自定义项目，用户可在需要添加自定义项目的位置插入一条记录，并录入项目名称。在所在自定义项目的右键菜单中选择“自定义科目勾稽关系调整”来弹出“自定义项目勾稽关系调整”窗口，用户可在此窗口根据需要选择与其发生勾稽关系的项目以及运算符号，然后点击“确定”返回。察看自定义项目勾稽关系的方法同上(如图4.3所示)。图4.3自定义项目注意：如果选择运算符号自定义项目将参加校验。6、自定义章节用户可在任何位置增加自定义章节,自定义章节包括标题和大文本框部分,用户可以给出章节标题和自由填写文本信息。图4.4自定义章节用户可以在左边的目录中右键菜单里找到“插入同级自定义章节”、“插入下级自定义章节”、“删除自定义章节”。用户现在目录中选中要插入章节的位置，从右键菜单中选择要插入的类型，如果是插入下级章节，则最多到第三级。可以选中自定义章节选择右键菜单的“删除自定义章节”删除废弃的自定义章节。7、右键菜单本次更新在数据填报窗口中增加了右键菜单功能，用户点击右键时，系统弹出右键菜单，右键菜单会根据不同的表格情况不同的变化，主要包括剪切、复制、粘贴、删除行、多单元格粘贴、插入自定义科目、删除自定义科目、自定科目勾稽关系调整、匹配粘贴（如图4.5所示）。图4.5右键菜单剪切、复制、粘贴与Windows提供的基本功能完全一致。多表格粘贴是指将剪贴板中的内容复制到填录窗口中以达到减轻工作量的目的。使用者可以从Excel、Word中复制相应的表格，在数据窗口中选择“多单元格粘贴”即可自动填充相应的表格。在复制表格时需要注意以下原则才能正常使用此功能：对于三大报表、资产减值准备表：只能粘贴数字部分，粘贴时将从光标所在行开始，以后的数据按相对位置对应填充，如果在复制时选择了科目，则粘贴过程自动退出。匹配粘贴是在复制财务报表时选择了科目的时候，进行有选择粘贴的时候使用。在复制表格时需要注意以下原则才能正常使用此功能：该功能仅适用于三大报表以及资产减值准备表。使用时，要复制来源文件中包含数字和科目名称的矩形部分（不包括题头），然后，在系统相对应的科目名称上点击右键，选择“匹配粘贴”。系统会自动根据复制的科目与界面的科目进行完全匹配，如果匹配上，数据按相对位置对应填充。图4.6匹配粘贴8、校验校验分为勾稽关系、完整性、逻辑关系、万元等。逻辑关系的校验是根据业务情况定出的校验规则，防止误操作产生不必要的错误。万元校验主要起提醒作用，防止用户因忽略单位而造成的数据失实。该校验将作为错误出现在校验信息框中。完整性校验几乎分布在所有章节，系统对必填项给予校验，当出现必填项内容空缺的情况时，系统会给予提示。该功能保证用户尽量填录完整信息。勾稽关系的校验主要分布在资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表、资产减值准备明细表、应收账款表、投资情况表等。点击“校验当前节”或“校验全文”按钮，系统会自动进行完整性和勾稽关系的校验，并在提示框内显示结果(如图4.7所示)。双击该字段填录界面滚动到对应的位置，方便迅速查找。图4.7校验将鼠标停留在报错的数据项上，会有黄色提示条出现，提示该项错误的校验信息，可以迅速了解错误。(如图4.8所示)图4.8校验提示注意：即使有勾稽关系不平的字段或有不符合完备性校验要求的字段，也可以存盘，待以后修改。9、校验信息框点击“校验”按钮时，自动弹出校验信息框，提示勾稽关系及内容完备性是否有误。如果数据有误则校验信息框中显示校验后的错误信息，具体信息为当前数据表中错误字段的实际录入数据与理论上所要求录入的数据之间的差额和逻辑校验的结果，用户可以根据显示的差额进行相应的更改。数据更改后，如果检验正确会将该字段变色背景改为默认背景。表中有必填字段而用户没有填写，系统将在提示窗口中给出提示。(如图4.8所示)如果关闭了校验信息框，可以点击菜单的“视图—校验信息”将校验信息框重新打开。10、数据的导入导出点击菜单中的导出，弹出导出窗口（图4.9所示）。图4.9导出界面将所要导出的章节前点选成“√”，点中章底下的节也自动被选中，取消亦然。选好后点击“导出”按钮，弹出选择路径和文件名的窗口（图4.10所示）。图4.10导出选择文件名界面选择好路径和文件名后，系统将要导出的数据生成到指定的文件中。这样就可以将加算机A中的数据导出。在加算机B中，进入上报系统，点击菜单中的导入，弹出选择路径和文件名的窗口（图4.11所示）。图4.11导入选择文件名界面选择在加算机A中，导出的文件。系统弹出导入窗口（图4.12所示）。图4.12导入界面双击章节名称预览对应章节导入的数据（图4.13所示）。可以在这里核对所要导入的数据。图4.13浏览界面同样，将所要导入的章节前点选成“√”，点中章底下的节也自动被选中，取消亦然。选好后点击“导入”按钮，完成导入动作。导入导出，可以完成两台计算机的数据合并等功能。11、生成正文、全文将用户填录的数据生成WORD文档。生成正文、全文时系统会提示是否校验全文，来提醒用户生成的正文、全文能通过校验。通过选择保存的路径将生成的正文、全文保存到指定的路径下。注意：1、选择“不适用”的数据表，在生成正文、全文时只保留标题，删除表格。2、生成正文、全文前会提示“校验全文”。3、生成的正文、全文不能直接用于报送的正文、全文，须将红色字提示的部分做相应的修改。12、定期报告中的数据表类型定期报告中的数据表的类型包含两种：单条记录类型和多条记录类型。单条记录类型的表中不需要使用增加和插入按钮来加入新的记录。多条记录类型的表中用户在输入信息时会自动在最后一行添加记录的，对于最后的空行用户可以不用处理。如果不需要某条信息，用户可以点击右键菜单的“删除行”来删除相应的记录。单条记录类型表的典型界面（如图4.14所示）：图4.14基本情况简介多条记录类型表的典型界面（如图4.15所示）：图4.15主营业务分地区情况13、需要在系统自动生成的Word文件中手工处理主要财务数据系统只给出来了调整后的表格格式，如果公司根据定期报告披露准则需要披露调整前数要在系统自动生成的Word文件中手工处理。如果被出具非标准无保留意见，列示涉及事项的有关附注由于附注的格式和内容各不相同，形式复杂，所以需要用户手工贴到生成的摘要中。审计意见如果上市公司被出具了拒绝表示意见或否定意见的审计报告，则在披露半年度报告摘要时须公布完整审计报告、财务报表及附注全文。如果上市公司被出具了有解释性说明或保留意见的审计报告，应当披露完整审计报告、财务报表及解释性说明或保留意见涉及事项的有关附注。该部分的处理需要在系统自动生成的Word文件中手工处理。14、文件管理进入文件管理界面后，在浏览框内左则显示为定期上市公司各年度定期报告树型结构。提供增加年度报告按钮，和删除报告年度按钮。注意：1、树型报告年度中显示为红色对勾文件夹表示该文件目录下有定期报告文件。2、表后*为上报时上市公司必须上报的公告文件。图4.16公告文件管理用户可以点击下方的增加报告年度按钮来增加某一年度的定期报告（有效年度1998年至2010年），如增加2004年度定期报告系统会弹出选择报告年度对话框用户选择年度后在报告年度根结点下将创建2004字样结点，并在2004年度结点下自动创建“第一季报”，“半年度报告”，“第三季报”，“年度报告”供用户选填。如果用户点击删除报告年度按钮系统会提示：如果删除将会删除所有公告文件。需要删除该年度的所有报告才能删除年度。注意：只有用户点击相应的年度节点时系统才允许用户删除。点击其它节点系统将提示错误。当用户点选左侧树型结构相应的报告年度下相应的报告期时（如2004年节点下，年度报告节点）右侧在公告文件显示框则列出所有需要上报的文件的类型。添加定期报告栏中信息由系统提供，当用户要选择相关的公告文件时点击添加按扭,弹出打开文件对话框。用户选择选择相关公告文件，系统会自动将选择的文件拷贝到系统相应目录下，系统会记录用户最后一次添加或修改公告文件的系统时间以供用户参考（该栏用户不能更改）。此时删除按扭和查看按扭为可点击状态，用户点击查看按扭